Unterstützt Personaler und Mitarbeiter
HRworks ist die ideale Lösung, wenn Ihre HR-Abteilung mal nicht im Büro ist. Das gesamte Personalmanagement kann über die Software von Zuhause aus geregelt werden. Dabei spielt es keine Rolle, um welchen Bereich es geht.
Krankmeldungen, Urlaubsanträge, Bewerbungsunterlagen, Zeitwirtschaft, Reisekostenabrechnungen oder Mitarbeitergespräche – Ihre Kollegen können alles remote bearbeiten und verwalten.
Egal ob im Büro oder Zuhause: In HRworks sehen Sie alle An- und Abwesenheiten Ihrer Mitarbeiter auf einen Blick. Im Corona-Lockdown besonders wichtig: Sie sehen im Teamkalender sofort, ob zu viele Kollegen im Büro sind und haben so die Möglichkeit, bei Bedarf die Anwesenheiten reduzieren.
Generell gilt: Mitarbeiter können Homeoffice-Tage über einen Button beantragen, Vorgesetzte diese ebenso einfach genehmigen. Alle Kollegen haben zudem via Teamübersicht die Möglichkeit zu sehen, wer wo arbeitet. HRworks wird dadurch zum idealen Tool für hybride Arbeitsortsmodelle.
Erstellen Sie Zusätze zu bestehenden Arbeitsverträgen – wie etwa Homeoffice-Vereinbarungen – und lassen Sie diese von Ihren Mitarbeitern unterschreiben. Die unterschriebenen Dokumente können per Smartphone fotografiert, in den Dokumentenkorb hochgeladen und der Digitalen Personalakte zugeordnet werden.
Als Arbeitgeber ist es wichtig, sämtliche Bedingungen für die Heimarbeit in einer Homeoffice-Richtlinie niederzuschreiben. Diese können Sie Ihren Kollegen auf digitalem Wege zusenden – über das Compliance Management System (CMS). Vorname, Nachname, Personalnummer oder auch Adressinformationen werden in der Software automatisch ergänzt und müssen nicht manuell eingefügt werden. Der Mitarbeiter kann die Homeoffice-Richtlinie gleich lesen und bestätigen.
Für die Arbeit im Homeoffice sind Arbeitsmittel wie Laptop, Bildschirm, Telefon oder sonstige Hardware notwendig. Mit der Arbeitsmittelverwaltung behalten Sie stets den Überblick über ausgegebene Leihgaben an Ihre Mitarbeiter. Ohne Ausgabezettel und Aktenschränke. Der Mitarbeiter wird per Mail darüber informiert, dass er bestimmte Arbeitsmittel erhält oder erhalten hat und quittiert diese dann per Klick.
Auch im Homeoffice immer informiert: Sie möchten Ihre Mitarbeiter regelmäßig mit aktuellen Infos, Tipps und Hinweisen versorgen? Über die Mitteilungsfunktion ist dies problemlos möglich. Passen Sie die Mitteilungen Ihrem Firmen-CD an und verschicken Sie professionelle Newsletter, die Sie jedes Mal inhaltlich anpassen können. So sorgen Sie für Vertrauen und Transparenz.
Sofort mit der Einführung von HRworks konnten wir die Prozesse im Personalbereich effizienter gestalten. Unter dem Stichwort „mobiles Arbeiten“ ist HRworks die perfekte Lösung für uns, egal ob für Mitarbeitende, die Ihre monatliche Gehaltsabrechnung abrufen möchten oder den Personalbereich, der alles digital zur Verfügung hat.
Heidi Miklowait
Mitglied der Geschäftsleitung, Garbe Immobilien-Projekte GmbH
FAQ
Arbeitnehmer haben bisher (Stand 11/2020) keinen rechtlichen Anspruch auf Arbeitszeit im Homeoffice. Es gilt: Mitarbeiter müssen mit ihren Vorgesetzten aushandeln, wieviel Zeit sie im Homeoffice verbringen dürfen. Oft sind Homeoffice-Zeiten bereits in Arbeits- oder Tarifverträgen geregelt oder werden vom Arbeitgeber als Zusatzleistung (Corporate Benefit) angeboten.
Umgekehrt hat der Arbeitgeber ein Weisungsrecht. Er darf bestimmen, wo seine Mitarbeiter arbeiten, wenn dadurch die Arbeit nicht zu sehr eingeschränkt wird. Die Corona-Krise im Winter/Frühjahr 2020 könnte ein Umdenken im Hinblick auf Homeoffice-Regelungen zur Folge haben.
Während beim mobilen Arbeiten der Mitarbeiter seine Arbeitsmittel selbst organisieren muss, stellt beim Homeoffice in der Regel der Arbeitgeber die Arbeitsmittel zur Verfügung.
Der Arbeitsplatz im Homeoffice muss den selben oder ähnlichen Standards wie am Büroarbeitsplatz entsprechen. Laut Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) und Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV) hat der Arbeitgeber auch zu kontrollieren, ob der Arbeitsplatz ordnungsgemäß eingerichtet ist.
Wenn der Mitarbeiter im Homeoffice private Geräte und damit private Hardware einsetzt, muss der Arbeitgeber ein Formular zum Thema “Bring Your Own Device” (BYOD) aufsetzen und dieses vom Mitarbeiter bestätigen lassen. Das funktioniert völlig unkompliziert über ein Compliance Management System.
Im Homeoffice können Mitarbeiter über eine Zeiterfassungssoftware, zum Beispiel die von HRworks, ihre Arbeitszeiten erfassen. Das funktioniert in der Regel über Smartphone oder Desktop. Mit einer digitalen Zeiterfassung im Homeoffice ist der Mitarbeiter nicht mehr gezwungen, sich über ein stationäres Gerät am Firmeneingang einzustempeln.
Auch beim Datenschutz müssen Arbeitgeber Bestätigungen von ihren Mitarbeitern einholen. Nötig dafür sind eine Vertraulichkeitsverpflichtung sowie eine Homeoffice Richtlinie in der grundlegende Vorgaben zur Heimarbeit festgehalten sind.
Eine Mustervorlage für Ihre Homeoffice-Richtlinie finden Sie hier.
Nein, der Arbeitgeber darf die Tätigkeit seines Mitarbeiters nicht überwachen. Der Arbeitgeber hat aber ein sogenanntes Betretungsrecht. Dieses erlaubt ihm bei vorheriger Terminabsprache zu prüfen, ob der Heimarbeitsplatz seines Mitarbeiters in Sachen Arbeitsschutz und Datenschutz entsprechend eingerichtet ist. Gesetzlich ist das im Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) sowie der Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV) geregelt.
Wer einen Unfall im Homeoffice hat, muss nachweisen können, dass sich der Unfall im Zusammenhang mit der Arbeit zugetragen hat. Wenn ein Mitarbeiter im Homeoffice auf dem Weg zur Toilette oder zur Küche stürzt, ist dies kein Arbeitsunfall. Zwickt man sich jedoch den Finger beim Drucker ein, kann dies durchaus als Arbeitsunfall gewertet werden. Dies muss der Mitarbeiter mit der jeweils zuständigen Berufsgenossenschaft abklären.
Wenn der Arbeitgeber bestimmte Dokumente von seinem Mitarbeiter benötigt, kann er dazu einfach eine HR Software nutzen. In HRworks existiert dafür die Möglichkeit “Dokumente anfordern” innerhalb der Funktion “Elektronische Personalakte”.
Der Mitarbeiter im Homeoffice kann mithilfe von HRworks Dokumente einfach versenden. Dazu braucht er lediglich sein Smartphone, mit dessen Hilfe er Dokumente abfotografiert, hochlädt und dem entsprechenden Kollegen zuordnet.
Mehr als nur Home Office
HRworks eignet sich für Unternehmen mit Präsenzkultur genauso wie für Remote Firmen. Die HR-Funktionen lassen sich von überall aus nutzen.
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Wir unterstützen Sie gerne bei der digitalen Optimierung Ihres Personalwesens. Ob es um Mitarbeiterverwaltung geht, Reisekostenabrechnung, Zeiterfassung oder alles zusammen: Gemeinsam finden wir heraus, ob HRworks zu Ihrem Unternehmen passt.
