Dank HR WORKS
HR WORKS ist die ideale Lösung, wenn Ihre HR-Abteilung mal nicht im Büro ist. Das gesamte Personalmanagement kann über die Software von Zuhause aus geregelt werden. Dabei spielt es keine Rolle, um welchen Bereich es geht.
Krankmeldungen, Urlaubsanträge, Bewerbungsunterlagen, Zeitwirtschaft, Reisekostenabrechnungen oder Mitarbeitergespräche – Ihre Kollegen können alles remote bearbeiten und verwalten.
Egal ob im Büro oder Zuhause: In HR WORKS sehen Sie alle An- und Abwesenheiten Ihrer Mitarbeiter auf einen Blick. Im Corona-Lockdown besonders wichtig: Sie sehen im Teamkalender sofort, ob zu viele Kollegen im Büro sind und haben so die Möglichkeit, bei Bedarf die Anwesenheiten reduzieren.
Generell gilt: Mitarbeiter können Homeoffice-Tage über einen Button beantragen, Vorgesetzte diese ebenso einfach genehmigen. Alle Kollegen haben zudem via Teamübersicht die Möglichkeit zu sehen, wer wo arbeitet. HR WORKS wird dadurch zum idealen Tool für hybride Arbeitsortsmodelle.
Mehr Zeit, weniger Aufwand. Aus dem Homeoffice verwalten Sie Ihren Urlaub online im Handumdrehen:
Per Klick reichen Ihre Mitarbeiter den Urlaubsantrag per Smartphone, Tablet oder Desktop ein. Dabei können sie für die Urlaubszeit einen Kollegen als Stellvertreter benennen. Vorgesetzte und Stellvertreter werden automatisch über den Urlaubsantrag informiert. Außerdem haben Vorgesetzte die Möglichkeit, den Urlaubsantrag sofort zu genehmigen oder abzulehnen. Mit dem Teamkalender behalten Sie zudem den Überblick über sämtliche Abwesenheiten.
Arbeitszeiten müssen nach einem Urteil des EuGH zukünftig systematisch erfasst werden. Das gilt auch für Homeoffice und mobiles Arbeiten. Mit HR WORKS können Sie in Ihrem Betrieb ortsunabhängig Arbeitszeiten dokumentieren. Die Mitarbeiter erfassen mit wenigen Klicks am Smartphone, Tablet oder Computer ihre Arbeitszeiten. Vorgesetzte erhalten Reportings wie zum Beispiel:
Erstellen Sie Zusätze zu bestehenden Arbeitsverträgen – wie etwa Homeoffice-Vereinbarungen – und lassen Sie diese von Ihren Mitarbeitern unterschreiben. Die unterschriebenen Dokumente können per Smartphone fotografiert, in den Dokumentenkorb hochgeladen und der Digitalen Personalakte zugeordnet werden.
E-Book zum Download
Remote Rules
Erfahren Sie alles, was Sie über Fernarbeit wissen müssen: Wie Arbeit ortsunabhängig ohne Firmensitz gelingt und wie sich Arbeitsabläufe durch die Digitalisierung verändern. Und warum das Remote-Prinzip für jedes Unternehmen relevant ist.
Als Arbeitgeber ist es wichtig, sämtliche Bedingungen für die Heimarbeit in einer Homeoffice-Richtlinie niederzuschreiben. Diese können Sie Ihren Kollegen auf digitalem Wege zusenden – über das Compliance Management System (CMS). Vorname, Nachname, Personalnummer oder auch Adressinformationen werden in der Software automatisch ergänzt und müssen nicht manuell eingefügt werden. Der Mitarbeiter kann die Homeoffice-Richtlinie gleich lesen und bestätigen.
Für die Arbeit im Homeoffice sind Arbeitsmittel wie Laptop, Bildschirm, Telefon oder sonstige Hardware notwendig. Mit der Arbeitsmittelverwaltung behalten Sie stets den Überblick über ausgegebene Leihgaben an Ihre Mitarbeiter. Ohne Ausgabezettel und Aktenschränke. Der Mitarbeiter wird per Mail darüber informiert, dass er bestimmte Arbeitsmittel erhält oder erhalten hat und quittiert diese dann per Klick.
Auch im Homeoffice immer informiert: Sie möchten Ihre Mitarbeiter regelmäßig mit aktuellen Infos, Tipps und Hinweisen versorgen? Über die Mitteilungsfunktion ist dies problemlos möglich. Passen Sie die Mitteilungen Ihrem Firmen-CD an und verschicken Sie professionelle Newsletter, die Sie jedes Mal inhaltlich anpassen können. So sorgen Sie für Vertrauen und Transparenz.
Neben Reisekosten können in HR WORKS auch Spesen und Arbeitsmaterialien abgerechnet werden. Zum Beispiel ein neuer Monitor für das Homeoffice, der vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellt wird. Die Belege werden digital vom Vorgesetzten geprüft und genehmigt.
Abrechnung in HR WORKS – so geht’s:
FAQ
Arbeitnehmer haben bisher (Stand 11/2020) keinen rechtlichen Anspruch auf Arbeitszeit im Homeoffice. Es gilt: Mitarbeiter müssen mit ihren Vorgesetzten aushandeln, wieviel Zeit sie im Homeoffice verbringen dürfen. Oft sind Homeoffice-Zeiten bereits in Arbeits- oder Tarifverträgen geregelt oder werden vom Arbeitgeber als Zusatzleistung (Corporate Benefit) angeboten.
Umgekehrt hat der Arbeitgeber ein Weisungsrecht. Er darf bestimmen, wo seine Mitarbeiter arbeiten, wenn dadurch die Arbeit nicht zu sehr eingeschränkt wird. Die Corona-Krise im Winter/Frühjahr 2020 könnte ein Umdenken im Hinblick auf Homeoffice-Regelungen zur Folge haben.
Während beim mobilen Arbeiten der Mitarbeiter seine Arbeitsmittel selbst organisieren muss, stellt beim Homeoffice in der Regel der Arbeitgeber die Arbeitsmittel zur Verfügung.
Der Arbeitsplatz im Homeoffice muss den selben oder ähnlichen Standards wie am Büroarbeitsplatz entsprechen. Laut Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) und Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV) hat der Arbeitgeber auch zu kontrollieren, ob der Arbeitsplatz ordnungsgemäß eingerichtet ist.
Wenn der Mitarbeiter im Homeoffice private Geräte und damit private Hardware einsetzt, muss der Arbeitgeber ein Formular zum Thema “Bring Your Own Device” (BYOD) aufsetzen und dieses vom Mitarbeiter bestätigen lassen. Das funktioniert völlig unkompliziert über ein Compliance Management System.
Im Homeoffice können Mitarbeiter über eine Zeiterfassungssoftware, zum Beispiel die von HR WORKS, ihre Arbeitszeiten erfassen. Das funktioniert in der Regel über Smartphone oder Desktop. Mit einer digitalen Zeiterfassung im Homeoffice ist der Mitarbeiter nicht mehr gezwungen, sich über ein stationäres Gerät am Firmeneingang einzustempeln.
Auch beim Datenschutz müssen Arbeitgeber Bestätigungen von ihren Mitarbeitern einholen. Nötig dafür sind eine Vertraulichkeitsverpflichtung sowie eine Homeoffice Richtlinie in der grundlegende Vorgaben zur Heimarbeit festgehalten sind.
Eine Mustervorlage für Ihre Homeoffice-Richtlinie finden Sie hier.
Nein, der Arbeitgeber darf die Tätigkeit seines Mitarbeiters nicht überwachen. Der Arbeitgeber hat aber ein sogenanntes Betretungsrecht. Dieses erlaubt ihm bei vorheriger Terminabsprache zu prüfen, ob der Heimarbeitsplatz seines Mitarbeiters in Sachen Arbeitsschutz und Datenschutz entsprechend eingerichtet ist. Gesetzlich ist das im Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) sowie der Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV) geregelt.
Wer einen Unfall im Homeoffice hat, muss nachweisen können, dass sich der Unfall im Zusammenhang mit der Arbeit zugetragen hat. Wenn ein Mitarbeiter im Homeoffice auf dem Weg zur Toilette oder zur Küche stürzt, ist dies kein Arbeitsunfall. Zwickt man sich jedoch den Finger beim Drucker ein, kann dies durchaus als Arbeitsunfall gewertet werden. Dies muss der Mitarbeiter mit der jeweils zuständigen Berufsgenossenschaft abklären.
Wenn der Arbeitgeber bestimmte Dokumente von seinem Mitarbeiter benötigt, kann er dazu einfach eine HR Software nutzen. In HR WORKS existiert dafür die Möglichkeit “Dokumente anfordern” innerhalb der Funktion “Elektronische Personalakte”.
Der Mitarbeiter im Homeoffice kann mithilfe von HR WORKS Dokumente einfach versenden. Dazu braucht er lediglich sein Smartphone, mit dessen Hilfe er Dokumente abfotografiert, hochlädt und dem entsprechenden Kollegen zuordnet.
HR WORKS ist Testsieger
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RDE-Dienstleistungen90Mitarbeiter
Wir bei RDE nutzen seit Juli 2019 die Software von HR WORKS. Von der Usability und dem Funktionsumfang sind wir begeistert. Das ist eine erhebliche Verbesserung gegenüber unseren bisherigen Prozessabläufen.
Christian Kütt
Leiter Finance
RDE-Dienstleistungen
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Wir unterstützen Sie gerne bei der digitalen Optimierung Ihres Personalwesens. Ob es um Mitarbeiterverwaltung geht, Reisekostenabrechnung, Zeiterfassung oder alles zusammen: Gemeinsam finden wir heraus, ob HR WORKS zu Ihrem Unternehmen passt.
