Homeoffice Software: Ihr HR-Tool für zu Hause

Unterstützt Personaler und Mitarbeiter

Mehr als 2.000 Unternehmen vertrauen bereits auf HRworks

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HR-Arbeit im Homeoffice

HRworks ist die ideale Lösung, wenn Ihre HR-Abteilung mal nicht im Büro ist. Das gesamte Personalmanagement kann über die Software von Zuhause aus geregelt werden. Dabei spielt es keine Rolle, um welchen Bereich es geht.

Krankmeldungen, Urlaubsanträge, Bewerbungsunterlagen, Zeitwirtschaft, Reisekostenabrechnungen oder Mitarbeitergespräche – Ihre Kollegen können alles remote bearbeiten und verwalten.

Mann arbeitet mit Smartphone im Homeoffice

Ihr Team auf einen Blick

Egal ob im Büro oder Zuhause: In HRworks sehen Sie alle An- und Abwesenheiten Ihrer Mitarbeiter auf einen Blick. Im Corona-Lockdown besonders wichtig: Sie sehen im Teamkalender sofort, ob zu viele Kollegen im Büro sind und haben so die Möglichkeit, bei Bedarf die Anwesenheiten reduzieren.

Generell gilt: Mitarbeiter können Homeoffice-Tage über einen Button beantragen, Vorgesetzte diese ebenso einfach genehmigen. Alle Kollegen haben zudem via Teamübersicht die Möglichkeit zu sehen, wer wo arbeitet. HRworks wird dadurch zum idealen Tool für hybride Arbeitsortsmodelle.

Urlaubsverwaltung im Homeoffice

Mehr Zeit, weniger Aufwand. Aus dem Homeoffice verwalten Sie Ihren Urlaub online im Handumdrehen:

  • Planen und beantragen
  • Ändern und stornieren

Per Klick reichen Ihre Mitarbeiter den Urlaubsantrag per Smartphone, Tablet oder Desktop ein. Dabei können sie für die Urlaubszeit einen Kollegen als Stellvertreter benennen. Vorgesetzte und Stellvertreter werden automatisch über den Urlaubsantrag informiert. Außerdem haben Vorgesetzte die Möglichkeit, den Urlaubsantrag sofort zu genehmigen oder abzulehnen. Mit dem Teamkalender behalten Sie zudem den Überblick über sämtliche Abwesenheiten.

Zeiterfassung – Auch im Homeoffice möglich

Arbeitszeiten müssen nach einem Urteil des EuGH zukünftig systematisch erfasst werden. Das gilt auch für Homeoffice und mobiles Arbeiten. Mit HRworks können Sie in Ihrem Betrieb ortsunabhängig Arbeitszeiten dokumentieren. Die Mitarbeiter erfassen mit wenigen Klicks am Smartphone, Tablet oder Computer ihre Arbeitszeiten. Vorgesetzte erhalten Reportings wie zum Beispiel:

  • Erfasste Arbeitsstunden
  • Pausendauer
  • Sollarbeitsstunden
  • Differenz geleistete Soll-Arbeitszeit
  • Kurzarbeit

Homeoffice-Vereinbarungen in Personalakten aufnehmen

Erstellen Sie Zusätze zu bestehenden Arbeitsverträgen – wie etwa Homeoffice-Vereinbarungen – und lassen Sie diese von Ihren Mitarbeitern unterschreiben. Die unterschriebenen Dokumente können per Smartphone fotografiert, in den Dokumentenkorb hochgeladen und der Digitalen Personalakte zugeordnet werden.

Mann stellt online Antrag für Homeoffice

Homeoffice-Richtlinie für Ihre Mitarbeiter

Als Arbeitgeber ist es wichtig, sämtliche Bedingungen für die Heimarbeit in einer Homeoffice-Richtlinie niederzuschreiben. Diese können Sie Ihren Kollegen auf digitalem Wege zusenden – über das Compliance Management System (CMS). Vorname, Nachname, Personalnummer oder auch Adressinformationen werden in der Software automatisch ergänzt und müssen nicht manuell eingefügt werden. Der Mitarbeiter kann die Homeoffice-Richtlinie gleich lesen und bestätigen.

Frau arbeitet mit Headset aus dem Homeoffice

Arbeitsmittel für das Homeoffice verwalten

Für die Arbeit im Homeoffice sind Arbeitsmittel wie Laptop, Bildschirm, Telefon oder sonstige Hardware notwendig. Mit der Arbeitsmittelverwaltung behalten Sie stets den Überblick über ausgegebene Leihgaben an Ihre Mitarbeiter. Ohne Ausgabezettel und Aktenschränke. Der Mitarbeiter wird per Mail darüber informiert, dass er bestimmte Arbeitsmittel erhält oder erhalten hat und quittiert diese dann per Klick.

Mitteilungsfunktion

Auch im Homeoffice immer informiert: Sie möchten Ihre Mitarbeiter regelmäßig mit aktuellen Infos, Tipps und Hinweisen versorgen? Über die Mitteilungsfunktion ist dies problemlos möglich. Passen Sie die Mitteilungen Ihrem Firmen-CD an und verschicken Sie professionelle Newsletter, die Sie jedes Mal inhaltlich anpassen können. So sorgen Sie für Vertrauen und Transparenz.

Elektronische Belege abrechnen

Neben Reisekosten können in HRworks auch Spesen und Arbeitsmaterialien abgerechnet werden. Zum Beispiel ein neuer Monitor für das Homeoffice, der vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellt wird. Die Belege werden digital vom Vorgesetzten geprüft und genehmigt.
Abrechnung in HRworks – so geht’s:

  • Belegmappe anlegen
  • Kaufdatum und Beträge eingeben
  • Originalbelege abfotografieren oder einscannen und in HRworks hochladen
  • Belegmappe abschließen – fertig!

Da wir einen Standort in Deutschland und einen in der Schweiz haben, gibt es länderspezifische Regelungen, die beim Anlegen von Mitarbeitern beachtet werden müssen. Mit HRworks können wir beim Anlegen der Person festlegen, welches Land dem Mitarbeiter zugeordnet werden soll. Dadurch greifen die verschiedenen Einstellungen von HRworks und es werden beispielsweise automatisch die entsprechenden Urlaubstage für das jeweilige Land berechnet.

Jonas Probst

Head of Human Resources
enersis europe GmbH

FAQ

Die wichtigsten Fragen & Antworten zum Thema Homeoffice

Mehr als nur Home Office

HRworks eignet sich für Unternehmen mit Präsenzkultur genauso wie für Remote Firmen. Die HR-Funktionen lassen sich von überall aus nutzen.

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Wir unterstützen Sie gerne bei der digitalen Optimierung Ihres Personalwesens. Ob es um Mitarbeiterverwaltung geht, Reisekostenabrechnung, Zeiterfassung oder alles zusammen: Gemeinsam finden wir heraus, ob HRworks zu Ihrem Unternehmen passt.