Wie Steuerkanzleien die richtige (HR-)Software finden | Gastbeitrag

Für neue Softwarelösungen wird umfangreich Marketing betrieben, was zu einem regelrechten Bombardement bezüglich neuer Möglichkeiten und digitaler Problemlöser führt. Allein dieser Flut an Angeboten auf dem Markt zu begegnen und die tatsächlich für die Kanzlei und den Mandanten nützlichen Werkzeuge herauszufiltern, ist eine große Herausforderung.

Software muss daher aus verschiedenen Blickwinkeln bewertet werden:

• Für welchen Zweck soll der Einsatz erfolgen?
• Ist das Kosten-zu-Aufwand-Verhältnis angemessen?
• Kann der notwendige Prozess dafür nicht gegebenenfalls auch mit bereits bestehender Software abgebildet werden?
• Wie steht es um den Datenschutz und die Datensicherheit? Ist die Software DSGVO- und GoBD-konform?
• Wie kann ich das Werkzeug in der Kanzlei implementieren? Welche Schritte sind notwendig, damit alle Mitarbeiter die neue Software nutzen und akzeptieren?
• Welche Prozesse muss ich intern dafür verändern und anpassen? Welche Prozesse und Arbeitsschritte werden abgelöst oder fallen weg?

Die Recherche und Prüfung entlang dieser Fragen erfordern Zeit und Mühen. Die intensive Vorarbeit ist allerdings wichtig, damit bei der Einführung nicht schon auf halber Strecke die Luft ausgeht und die Mitarbeiter Widerstände aufbauen.

Was ist bei der Auswahl und Einführung passender Software und Tools zu beachten?

Immer nach demselben Schema vorgehen.  So kann sichergestellt werden, dass die Werkzeuge auf die Bedürfnisse passen und auch von den Mitarbeitern richtig eingesetzt werden. An erster Stelle steht die Erstellung eines Anforderungsprofils. Einleitende Fragen wie beispielsweise »Welches Problem soll behoben werden bzw. welcher Arbeitsablauf soll unterstützt werden?« an die Mitarbeiter helfen zu verstehen, wo die tatsächlichen Probleme liegen und was man beachten sollte. Eine »Top-down«-Entscheidung (also Vorgabe von oben), dass zukünftig diese oder jene Software zu nutzen ist, ohne die Mitarbeiter nach ihrer Einschätzung zu fragen, kann schnell Widerstände aufbauen. Die Mitarbeiter, die die Softwarelösung später im Arbeitsalltag nutzen sollen, müssen daher bei der Auswahl aktiv mitreden können. Aus dem Anforderungsprofil wird im Anschluss eine Checkliste mit den benötigten Faktoren erstellt. Diese kann anschließend mit einer Shortlist an vorhandenen Anbietern und Softwarelösungen abgeglichen und nach praktischen sowie wirtschaftlichen Aspekten bewertet werden.

Die Software muss kompatibel mit der bereits in der Kanzlei vorhandenen Software sein. Es sollte sich nicht um eine sog. Insellösung handeln. Das wäre z.B. der Fall, wenn es keine passenden Schnittstellen zu bereits genutzten Programmen gibt. Bei einem digitalen Terminbuchungssystem müsste beispielsweise zumindest eine Programmschnittstelle zum digitalen Kalender der Kanzlei (Outlook o.ä.) vorhanden sein. Versehentlich erzeugte Insellösungen könnten in Zukunft hingegen zu neuen Problemen führen, die eigentlich vermeidbar wären. Des Weiteren sollte die Softwarelösung auch die verteilte Arbeit im Team unterstützen, um hohen Abstimmungsaufwand und Redundanzen zu vermeiden. Das bedeutet, jedes Teammitglied sollte je nach Bedarf Zugang und Zugriff haben, damit wichtige Informationen nicht verpasst werden. Die Software sollte klar strukturiert und möglichst intuitiv sein, damit sich Mitarbeiter schnell zurechtfinden und nicht zu umfangreiche Schulungen für die Nutzung absolvieren müssen. Ein klares Design sollte für Transparenz und leichte Handhabung sorgen.

Die Sicherheit der Lösung in Hinblick auf DSGVO und allgemeinen Datenschutz, GoBD sowie IT-Sicherheit muss gewährleistet sein. Ein Siegel »GOBD-konform« oder ähnliche Sicherheitsversprechen sehen auf den ersten Blick gut aus, sollten aber hinterfragt und geprüft werden.

Testphase starten. Verschiedene Lösungen werden von einem oder wenigen Mitarbeitern auf Herz und Nieren getestet. Viele Softwareanbieter ermöglichen meist eine kostenfreie Testphase oder Tutorials und Webinare, bei denen ein Einblick in die Software gewonnen werden kann. Dies sollte mit Hilfe des Anforderungsprofils sowie der Angaben des Herstellers durchgeführt werden. Es gilt zu überprüfen, ob der Einsatz der Software auch zum gewünschten Ergebnis führt. Je früher man ggf. das Gegenteil feststellt, desto mehr Zeit und Kosten spart man im späteren Verlauf ein.

Produkt-Entscheidung treffen und implementieren. Je nachdem, ob es sich um eine Cloud- oder »On-Premise«-Lösung handelt, wird die Software eingerichtet und mit Daten bestückt. Der Unterschied hierbei liegt darin, dass »On-Premise«-Software auf eigenen Servern/PCs installiert wird, während Cloud-Lösungen von den Anbietern direkt bereitgestellt werden. Ein erster Musterprozess könnte erstellt und auf seine Umsetzbarkeit geprüft werden. Ein kleines Team an Mitarbeitern kann für die Nutzung der Lösung ausgewählt werden, das im Vorfeld festgelegte Szenarien durchspielt und prüft, welche Auffälligkeiten oder Fehler entstehen, die vor einer Nutzung durch die gesamte Kanzlei ausgeräumt werden müssen. Auch hier ist wichtig, dass ein Abgleich mit dem Zielprozess stattfindet und etwaige Anpassungen oder Verbesserungen dokumentiert werden. Sollten in dieser Phase jedoch erhebliche Blocker aufkommen, ist das eventuell ein Zeichen, dass von der Einführung der Software in der Kanzlei abgesehen werden muss. Entsprechen die Testergebnisse hingegen den vorher festgelegten Kriterien, kann mit der Einführung der Software begonnen werden. Diese sollte aber unbedingt aus Mitarbeitersicht gedacht werden. Alle Mitarbeiter benötigen vor der Einführung eine Schulung und die Information, wie der zukünftige Arbeitsablauf genau aussieht.