Reisekosten­abrechnung mit HRworks

Reduzieren Sie mit HRworks Abrechnungsaufwand im Rahmen Ihrer Reisekostenabrechnung und nutzen Sie diese Zeit für Ihre Kunden! Von der Bestellung der Reisemittel über die Beantragung und Genehmigung bis zur Abrechnung der Reisekosten bietet Ihnen HRworks eine integrierte Lösung, die auf dem Prinzip des Employee Self Service basiert.

Das heißt: Ihre Mitarbeiter geben ihre Daten von der Bestellung bis zur Reisekostenabrechnung selbst ein. HRworks reduziert den Aufwand bei der Personalverwaltung, Buchhaltung und im IT-Bereich und garantiert Ihnen maximale Tranparenz.

Die Vorteile auf einen Blick

Fehlerfreie Abrechnung

Fehlerfreie Abrechnungen:
Das aktuelles Reisekostenrecht ist zuverlässig hinterlegt. Wechselkurse und Pauschalen werden automatisch aktualisiert, zeitaufwändige Recherchen entfallen.

Keine Mehrfach­erfassung

Keine Mehrfach­erfassung:
Ihr Kontenrahmen wird hinterlegt. Statt manueller Buchung, bietet HRworks flexible Schnittstellen zu Ihren Finanz- und Lohnbuchhaltungssystemen.

Einfache Bedienung

Einfache Bedienung
Intuitive, benutzerfreundliche Oberfläche sowie Bestellung, Beantragung, Genehmigung und Abrechnung von Reisekosten in einem durch Email unterstützten, integrierten Workflow.

Mitarbeiter Selbstbedienung

Mitarbeiter-Selbstbedienung:
Die Reisenden pflegen die Daten, HRworks sorgt für Plausibilität.

Maximale Transparenz

Maximale Transparenz:
Zahlreiche anpassbare Berichte ermöglichen schnelle Auswertungen nach Projekten, Kostenstellen, Mitarbeitern oder Standorten.

Kreditkartenimport

Kreditkarten­­import:
Belege für Ausgaben, die mit Kreditkarte bezahlt werden, werden per Knopfdruck in HRworks eingespielt und den entsprechenden Mitarbeitern und der Reise zugeordnet.

So funktioniert die Reisekostenabrechnung mit HRworks

MITARBEITER

Mitarbeiter bestellen und planen ihre Reisen eigenständig in einer einfachen Anwendung. Die Reisestelle, beziehungsweise das Reisebüro, vollzieht die Buchung entsprechend der in HRworks hinterlegten Reiserichtlinien. Während und nach der Reise erfassen Mitarbeiter alle weiteren Informationen, wie Belege oder Fahrten. Belege, für Ausgaben, die mit der Kreditkarte bezahlt wurden, werden per Knopfdruck in HRworks entsprechenden Mitarbeitern und Reisen zugeordnet. Haben Mitarbeiter alle Daten in HRworks gepflegt, schließen sie die Reise ab und leiten diese zur Prüfung an Vorgesetzte weiter.

VORGESETZTE

Vorgesetzte erhalten automatisch eine E-Mail, die über Reisen informiert, sobald der Mitarbeiter die Erfassung abgeschlossen hat. Vorgesetzte können nun online prüfen und anschließend Reisen genehmigen oder ablehnen.

BUCHHALTUNG

Für die Abrechnung der Reisen holt sich die Buchhaltung alle relevanten Daten aus dem System und erzeugt Berichte und Exportdateien, die automatisch an die Finanzbuchhaltung übergeben werden. Eine manuelle Buchung ist nicht mehr notwendig.

Unterstützte Finanz- und Lohnbuchhaltungssysteme

HRworks verfügt über einen umfangreichen Schnittstelleneditor, der die Einrichtung von Schnittstellen zu allen Lohn- und Finanzbuchhaltungssystemen ermöglicht, die über eine ASCII-Schnittstelle verfügen. Bereits vorkonfiguriert sind die Schnittstellen zu gängigen Anwendungssystemen (wie SAP, DATEV oder Microsoft Dynamics NAV – Navision). Statt mehrfacher manueller Bearbeitung werden so alle für die Abrechnung einer Reise relevanten Daten aus dem System erzeugt und automatisch an die Lohn- oder Finanzbuchhaltung übergeben.

Schnittstellen im Einsatz

ABAS
Active Agency
Agenda
Agresso
AllForOne
Baan
BPCS
BMD
Business Express
Coda
Comarch Financials DKS
Comarch Financials Schilling
Comarch Financials Suite
Compeso
Concord
CSS
Datev
DCW
DDS
Diamant/2Rechnungswesen
E+S
Exact Globe
FibuNet
Filosof
GDC
GDI
GEAC System 21 / FIB
Hoba/Accom Business
HS Finanzbuchhaltung
IFS
IPSI
Infoplan Delta
JDE
KDR-FIBU
Lexware
MAS 90
MS Business Solutions
MSIS
Mesonic
Microsoft Dynamics AX
Navision
OSG
Oracle
Oxaion
People Soft
ProAlpha
ProjectControl
SAGE PC Kaufmann
Sage Classic Line
Sage Office Line
SAP Business One
SAP FI
SBS Software
Simba
SUN
Syska SQL REWE
Topix
Varial
WINGS
XDRECO

Alle Markenzeichen sind Eigentum der jeweiligen Hersteller bzw. Herausgeber.

Unterstützte Kreditkarten

HRworks verfügt über eine Schnittstelle für den Kreditkartenimport. So werden Zahlungen von bei Geschäftsreisen eingesetzten Kreditkarten direkt per Knopfdruck in HRworks übernommen und können den entsprechenden Mitarbeitern und der entsprechenden Reise zugeordnet werden.

Fehlerfreie Belege
Das manuelle Eingeben von Belegen entfällt. Und das spart Zeit und vermeidet Fehler bei der Abrechnung.

Kein Barvorschuss
Da die Abrechnung der Beträge durch das Kreditkartenunternehmen erst nach 1 – 2 Monaten erfolgt, wird kein Barvorschuss mehr benötigt.

Aktuell unterstützte Kreditkartenanbieter sind:

AirPlus

Die Daten der AirPlus Company Accounts aller Länder sowie der AirPlus Corporate Cards können in HRworks importiert werden. Über die zur Verfügung stehende Schnittstelle können alle Belege der AirPlus Karten, also zentral bezahlte Flug,- Bahn und Mietwagenleistungen, sowie während der Reise mittels der AirPlus Corporate Card bezahlte Belege, in HRworks importiert werden.

Informationen zum Kreditkartenimport mit HRworks:
Factsheet HRworks-Airplus

Mehr Infos zu den elektronischen Rechnungsdaten, sowie den Antrag zur Übermittlung elektronischer Abrechnungsdaten finden Sie unter www.AirPlus.com/electronicbilling.

Unterstützte Formate:

  •  Lufthansa AirPlus XML-Rechnungssatz BTM (AirPlus Company Account)
  •  Lufthansa AirPlus ATX Transaktionsdaten vor Rechnungsstellung (AirPlus Company Account und AirPlus Corporate Cards)
  • Lufthansa AirPlus ATXPlus Transaktionsdaten vor Rechnungsstellung (AirPlus Company Account und AirPlus Corporate Cards

Im Antrag zur Übermittlung elektronischer Abrechnungsdaten wählen Sie bitte die Option “ATXplus”.


(Text vom Anbieter)

American Express

Mit American Express haben Sie die Möglichkeit Transaktionsdaten der Reisestellenkarte und der Corporate Card in das System von HRworks einzulesen. Der Datenfile im ASCII-Format wird täglich (Corporate Card) oder wöchentlich (Reisestellenkonto) entweder per Mail oder SIFT zur Verfügung gestellt. Der Austausch erfolgt über eine sichere Plattform.

Weitere Informationen zu American Express und den Kartenprodukten finden Sie unter:
http://www.americanexpress.com/germany/corporate/corporate.shtml

Unterstützte Formate:

  • American Express Unbilled Data File
  • American Express Reisestellenkarte


(Text vom Anbieter)

Corporate World Master Card

Karteninhaber der CorporateWorld Mastercard können ihre Daten in HRworks importieren. Über die zur Verfügung stehende Schnittstelle können alle Belege, die über das Geschäftsreise-Portal www.corporateworld.biz gebucht oder mit der CorporateWorld Mastercard bezahlt wurden, automatisch in HRworks importiert werden.

Unterstützte Formate:

  • CorporateWorld MasterCard

 (Text vom Anbieter)

Degussa Bank GmbH

Die Degussa Bank bietet die Möglichkeit, Transaktionsdaten der Reisestellenkarte als auch der Corporate Kreditkarten in das System von HRworks einzulesen.

Reisestellenkarte:

  • Die Degussa Bank stellt online einen Datenfile mit allen Einzeltransaktionen und Zusatzinformationen über das Firmenkundenportal bereit
  • Der Datenfile wird im ASCII Format immer nach Rechnungsstellung zur Verfügung gestellt
  • Der Datenfile ist für eine einzelne Kartennummer oder auch konsolidiert pro Konzern erhältlich

Corporate Kreditkarten:

  • Die Degussa Bank stellt einen Datenfile mit allen Einzeltransaktionen der einzelnen Karteninhaber über das Firmenkundenportal bereit
  • Dieser Datenfile kann täglich, wöchentlich oder monatlich im ASCII Format zur Verfügung gestellt werden
  • Der Datenfile ist konsolidiert pro Konzern

Weitere Informationen zu den Degussa Bank Kartenprodukten finden Sie unter www.firmen-karten.de


(Text vom Anbieter)