Spesenabrechnung im neusten Look

Die Unternehmensgruppe Betty Barclay gestaltet die Stammdatenverwaltung und den Reisekostenabrechnungsprozess mit der Cloud-Software HR WORKS. Vor allem die Sorgenfreiheit bei Pauschalen, Währungen und gesetzlichen Bestimmungen überzeugt das Modeunternehmen aus dem badischen Nußloch.

Mit weltweit mehr als 1.100 Mitarbeitern und in mehr als 60 Ländern erhältlichen Betty-Barclay-Kollektionen und Lizenzprodukten ist das Reiseaufkommen des Modeunternehmens entsprechend hoch: 140 Mitarbeiter sind regelmäßig unterwegs, 4.500 Reisen kommen so jedes Jahr zusammen.

Thea Schneider ist seit 43 Jahren im Unternehmen und kümmert sich seit Beginn ihrer Ausbildung bei Betty Barclay um Reisekostenabrechnungen. Heute leitet sie die Reisekostenstelle für die Unternehmensgruppe mit den Marken Betty Barclay, Vera Mont und Gil Bret. Vor der Einführung von HR WORKS läuft die Spesenabrechnung bei Betty Barclay ausschließlich über Papierformulare. Mitarbeiter müssen die Mehrwertsteuer manuell berechnen und Währungskurse in einem Bank-Faltblatt nachschlagen. Thea Schneider erinnert sich, dass in der Zeit kaum eine Abrechnung ohne Nachbearbeitung auskommt.

Bei Betty Barclay beginnt die Neuzeit in Sachen Reisekosten mit der HR WORKS Einführung im Jahr 2002. Seitdem profitieren die Betty-Barclay-Mitarbeiter von der Online-Lösung. Die modernen Self-Service-Anwendungen stehen hier hoch im Kurs: Denn sie erlauben es Mitarbeitern nicht nur, Reisekostenanträge schnell und einfach selbst in der Software zu erstellen. Sie haben fortan auch die Möglichkeit, ihre Daten im System bei Bedarf eigenständig anzupassen.

Es sei eine „enorme Zeitersparnis“, dass niemand mehr Umrechnungskurse und Pauschalen heraussuchen müsse. „Das wird immer alles automatisch von der Cloud-Lösung aktualisiert, wir haben keinen Aufwand damit“, sagt Thea Schneider. Auch um die Änderungen der Sachbezugswerte und Tagespauschalen zu jedem Jahreswechsel muss sich bei der Unternehmensgruppe Betty Barclay niemand mehr kümmern.

Bei vielen Reisen und Reisenden sind die Aufgaben- und Rollenverteilungen essenziell: Sowohl die Beantragung einer Reise als auch deren Abrechnung wird vom Vorgesetzten per Click bestätigt. Dann geht die Abrechnung online an die Reisekostenstelle, und Thea Schneider veranlasst die Kostenerstattung durch die Finanzbuchhaltung. Dabei nutzt Betty Barclay die Schnittstellenfunktion in HR WORKS. Thea Schneider lädt die Auszahlungsdaten herunter und importiert sie in das FiBu-System des Unternehmens. Dass der Prozess heute digital abläuft, gefällt ihr.