Sicherheit bei HR WORKS

Als Auftragsverarbeiter verarbeiten wir Ihre Daten ausschließlich im Rahmen der Software-Bereitstellung, zu den im Rahmen des im Auftragsverarbeitungsvertrag geregelten Zwecken sowie auf Ihre Weisung hin. Ebenso geben wir Ihre Daten nicht an Dritte weiter. Dazu sind wir gegenüber unseren Kunden vertraglich verpflichtet. Was dabei für Sie wichtig ist: Als Kunde sind Sie Verantwortlicher im Sinne der DSGVO. Das bedeutet, dass Sie in Ihrem Unternehmen u.a. für die Wahrung der Betroffenenrechte zuständig sind.

Damit nur berechtigte Nutzer auf die von Ihnen gewünschten Daten zugreifen, bietet Ihnen HR WORKS ein integriertes Rollen- und Berechtigungskonzept: Dadurch haben Sie die Möglichkeit, jedem Mitarbeiter individuell eine Rolle mitsamt den benötigten Berechtigungen zuzuweisen. So haben Sie die Kontrolle darüber, welche Mitarbeiter z.B. auf Personendaten Zugriff haben.

Dank der integrierten Protokollfunktion ist für Sie immer nachvollziehbar, wer in HR WORKS wann welche Daten eingegeben, geändert und gelöscht hat. Denn das System protokolliert automatisch alle Schritte bei den Mitarbeiterstammdaten und den Reisen.

Ob bei Systemfehlern oder bei Service-Anfragen: Unsere Mitarbeiter arbeiten immer nach dem Need-to-know-Prinzip, wenn es um Ihre Daten geht. Das heißt, dass sie wirklich nur die Daten sehen, die für ihre Arbeit auch tatsächlich notwendig sind. So ist beispielsweise der Datenschutzmodus aktiv, wenn Service-Mitarbeiter auf Ihr System zugreifen, um Ihre Anfragen zu bearbeiten. Alle personenbezogenen Daten in Ihrem Account sind für unsere Mitarbeiter nicht einsehbar.

Ihre Daten liegen bei unserem Unterauftragsverarbeiter Amazon Web Services (AWS) DSGVO-konform und sicher innerhalb der EU. Der Serverstandort befindet sich in Irland, konkret in Dublin in einem AWS-Hochsicherheitszentrum. AWS stellt die Rechen-, Speicher-, Datenbank- und Netzwerk-Services für HR WORKS zur Verfügung.

Ihre Daten liegen sicher verschlüsselt auf den AWS-Servern, sodass unser Unterauftragsverarbeiter AWS sie nicht einsehen kann. Dazu nutzt HR WORKS den AWS Key Management Service (KMS). Das erleichtert die Erstellung und Kontrolle der Verschlüsselungsschlüssel und trägt zusätzlich zum Schutz dieser Schlüssel bei. Durch Hardware-Sicherheitsmodule (AWS CloudHSM) liegt der kryptografische Schlüssel zudem auf einer separaten und manipulationssicheren Hardware, auf die AWS keinen Zugriff hat. Diese Verschlüsselung entspricht internationalen Standards (Common Criteria EAL 4+, NIST FIPS 140-2).

Bereits im Onboarding sorgen wir dafür, dass unsere Mitarbeiter alle relevanten Datenschutz- und Datensicherheitsrichtlinien kennenlernen. Indem unsere Angestellten im Arbeitsalltag auf IT-Sicherheit und Co. achten, erhöhen wir den Schutz für unser Unternehmen und unsere Software – und somit auch für Ihre Daten. Darüber hinaus absolvieren unsere Mitarbeiter jedes Jahr Schulungen für Datenschutz und IT-Sicherheit. Zudem schärfen wir das Sicherheitsbewusstsein unserer Mitarbeiter durch regelmäßige Phishing-Simulationen.

Um unsere Kunden genauso wie uns selbst optimal abzusichern, arbeitet unser internes Datenschutzteam mit externen Rechtsexperten von heyData zusammen. Durch das kombinierte Know-how unserer internen und externen Datenschutzprofis sind wir kompetent aufgestellt, um z.B. unsere Kunden bei Datenschutzfragen rund um unsere Software zu beraten.

Laut Hinweisgeberschutzgesetz benötigen u.a. Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeitende sowie Versicherungsunternehmen und Finanzdienstleister ein sicheres Hinweisgebersystem. Aus diesem Grund bieten wir unseren Kunden eine Whistleblowing-Software. Über diese haben Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die Möglichkeit, Ihre Arbeitgeber auf Missstände hinzuweisen. Technisch ist dieses System von den restlichen Funktionen von HR WORKS getrennt, um die Anonymität der hinweisgebenden Personen zu gewährleisten.