Neukunde - HR Software: HRworks - Personalmanagement & Reisekosten

Informationen zu Ihrem Start

Herzlich Willkommen!
Hier finden Sie alle Informationen, die Sie für den erfolgreichen Start mit HRworks benötigen.

Die Einführung von HRworks in Ihrem Unternehmen setzt sich zusammen aus der Einrichtung des Systems und der obligatorischen Teilnahme an einer Administrator-Schulung.

Die Einrichtung

HRworks konfigurieren Sie mit dem integrierten Einrichtungs-Assistent, der Sie Schritt für Schritt durch die relevanten Menüpunkte führt. Um fehlerhafte Erfassung der Daten zu vermeiden, beachten Sie, dass die gesamte Vorgehensweise nicht von mehreren Personen gleichzeitig durchgeführt wird.

Damit Sie gleich mit der Einrichtung starten können, bereiten Sie bitte folgende Daten vor:

Personenstammdaten

Halten Sie eine Tabelle mit allen erforderlichen Personendaten (Name, Adresse, Bankverbindung, etc.) bereit. Eine Vorlage der Datei erhalten Sie über den Einrichtungs-Assistent unter “Personen anlegen”. „Personalnummer“ und „Benutzerkennung“ sind Pflichtfelder in HRworks. Diese müssen eindeutig sein. Legen Sie zudem den Vornamen, Nachnamen und die geschäftliche E-Mail-Adresse jedes Mitarbeiters an. Nur so können Sie Zugangsdaten per E-Mail versenden.

Hier erhalten Sie auch eine CSV-Vorlage für den Import in HRworks, die Sie einfach ausfüllen können:

Reisekostenabrechnung

Exportieren Sie die Kostenstellen und Kostenträger, die Sie in HRworks importieren möchten, aus Ihrem Finanzbuchhaltungssystem und speichern diese als CSV-Datei für den Import in HRworks ab. Bitte speichern Sie die Kostenträger und die Kostenstellen in separaten Dateien.

Abwesenheitsverwaltung

Urlaubskorrekturen: Halten Sie eine Auflistung aller Urlaubstage bereit, die vor HRworks-Vertragsbeginndatum in Anspruch genommen wurden.
Urlaubseinträge: Halten Sie eine Liste aller bereits genehmigten Abwesenheiten ab dem Vertragsbeginndatum von HRworks bereit.

Eine CSV-Vorlage zum Import von Urlaubskorrekturen und Urlaubseinträgen erhalten Sie über den Einrichtungs-Assistenten.

Der Einrichtungs-Assistent

Melden Sie sich mit Ihren Zugangsdaten unter login.hrworks.de an. Oben rechts befindet sich das Menü für Einstellungen, Werkzeuge und Hilfen. Dort starten Sie den “Einrichtungs-Assistent” und beginnen mit der Datenerfassung.

Gemeinsam mit Ihrem Ansprechpartner konfigurieren Sie HRworks online, nach den individuellen Vorgaben Ihres Unternehmens. Er berät Sie bei der Vorbereitung sämtlicher Daten und richtet erforderliche Systemschnittstellen für Sie ein. 

Nach Abschluss des Einrichtungs-Assistenten überprüft der Consultant alle Einstellungen und Importe. Es folgt die ausführlichen Systemübergabe; dann ist HRworks startklar.

Versenden Sie die Zugangsdaten an Ihre Mitarbeiter, damit diese die ersten Daten erfassen können.

Administrator-Schulungen

Die HRworks Administrator-Schulungen bereiten Ihre Mitarbeiter aus Personalabteilung und Buchhaltung perfekt auf die Arbeit mit HRworks vor. Die Schulungen sind thematisch nach “Personalverwaltung” und “Reisemanagement” gegliedert und auf das jeweilige Arbeitsgebiet der künftigen Administratoren zugeschnitten. So werden die Teilnehmer zu HRworks-Experten und kompetenten Ansprechpartnern für Mitarbeiter und Kollegen.

Sie haben noch keine Administrator-Schulung absolviert? Melden Sie sich gleich an!

Elektronische Belegarchivierung – Hilfreiche Downloads

Diese Entwürfe helfen Ihnen bei der Beantragung der elektronischen Belegarchivierung bei Ihrem zuständigen Finanzamt sowie bei der Formulierung einer Arbeitsanweisung zur Digitalisierung von Belegen.

Starter Mail an Ihre Mitarbeiter/Kollegen

Informieren Sie Ihre Kollegen rechtzeitig! Nutzen Sie die vorbereitete E-Mail-Vorlage, um Ihre Kollegen auf den Start mit HRworks vorzubereiten. Die Starter Mail enthält alle wichtigen Informationen. Ihre Mitarbeiter können direkt loslegen.

Vorlage der Startermail