KMU vs. Konzerne: Welche Anforderungen haben sie an HR-Software? | Gastbeitrag

Die richtige HR-Software zu finden ist wirklich nicht einfach. Wo es früher nur eine überschaubare Anzahl an Anbietern gab, kommen heute mehr und mehr HR-Software-Unternehmen aus dem Boden geschossen. Spätestens seit Corona aufgedeckt hat, wie unterdigitalisiert Personalabteilungen in weiten Teilen noch sind, ist der HR-Tech-Markt heiß begehrt und die Chancen, welche darin liegen, nicht nur für Kenner ersichtlich. Mit der neuen Vielfalt an Themen im HR-Bereich, kommen auch neue Spezialanbieter mit kleinen Insellösungen. Und somit wird der Markt noch unübersichtlicher für kleine und große Unternehmen.

Die Folgen einer unpassenden Software

Doch gerade in dieser komplexen Welt von Anbietern auf der einen Seite und fachlichen Anforderungen auf der anderen Seite wird es immer wichtiger, den richtigen Softwareanbieter zu finden. Eine solche Software löst man nicht einfach nach zwei Jahren wieder ab und es kann zu unbedachten Folgen bei einer Nicht-Passung kommen:

• Geringer ROI durch mangelnde Nutzung
• Fehlende Nutzerakzeptanz
• Falsch abgebildete Prozesse
• IT-Schattenarchitektur entsteht und führt zu Prozessinkonsistenzen und Folgekosten
• Strategische Weiterentwicklung der HR-Themen nicht digital möglich
• Hohe Ablösekosten bei Neuausrichtung 

Nur mit der wirklich passenden Lösung können Sie das volle Potenzial der HR-Digitalisierung ausschöpfen.

KMU vs. Konzern: Warum gibt es Unterschiede?

Generell lässt sich sagen, dass der Einsatz einer HR-Software bereits für Kleinstunternehmen sinnvoll sein kann. Wichtig ist hier jedoch zu beachten, dass kleine bis mittlere Unternehmen andere Anforderungen haben als große Konzerne und nicht jede Lösung für jede Unternehmensgröße geeignet ist. 

Unterschiede zwischen KMU und Großunternehmen zeigen sich vor allem häufig in…

• …den Anforderungen an HR Prozesse und Flexibilität des Systems
• …den Nutzerzahlen
• …den benötigten Schnittstellen zu anderen Systemen
• …dem Grad der internationalen Nutzung
• …dem Grad der Abdeckung an HR-Prozessen pro Anbieter (Best of Breed vs. Suite)
• …dem Grad an gewünschter Innovation
• …dem Fokus auf Personalentwicklungsthemen vs. Personaladministrationsthemen

Die meisten Anbieter sind deshalb klar in einem der beiden Segmente an Kundengröße zu verordnen. Dies ist meist bereits historisch bedingt und richtet sich in der Regel nach Anzahl der Mitarbeitenden im Scope (Lizenzvolumen). Anbieter wie Oracle, Workday und SuccessFactors sind z.B. selten bei Kunden mit weniger als 1000 Mitarbeitenden finanziell und von der Passung her sinnvoll. Hingegen sind Anbieter wie HRworks eher fokussiert auf kleine bis mittlere Unternehmensgrößen.

Zwar lässt sich neuerdings immer mehr erkennen, dass gerade die großen Anbieter weiter in Richtung KMU-Markt gehen, dennoch ist die DNA des Anbieters bei der Auswahl zu beachten und es stellt sich die Frage, ob ein Anbieter aus dem Konzernumfeld wirklich erste Wahl sein sollte im KMU-Segment und andersherum.

Funktionsumfang: Spezialist vs. Generalist

Pauschal lassen sich nicht immer klare Präferenzen in der Software-Auswahl bei KMU oder Großunternehmen feststellen. Dennoch zeigt sich, dass sich gerade kleinere Unternehmen eher für eine breiten Funktionsumfang in einer Lösung entscheiden als größere Unternehmen. Dabei sind Spezialisten-Anbieter darauf ausgerichtet, dass sie Teilschritte eines HR-Portfolios (wie z.B. Recruiting) sehr in die Tiefe entwickelt anbieten. Diese Lösungen richten sich dann an Unternehmen, welche genügend Volumen für diesen Teilbereich an Lizenzen hätte und spezielle, innovative und flexible Lösungen für diesen einen Prozess benötigen. 

Kleinere Unternehmen reicht es oftmals, wenn sie die administrativen Aspekte des HR-Prozesses in einer gesamtheitlichen Lösung abdecken (z.B. reines Bewerbermanagementsystem). Suiten oder auch Generalisten sind hier eine gute Wahl. Sie decken möglichst viele Aspekte der HR-Arbeit in einer integrierten Lösung an, sind jedoch dafür weniger in die Tiefe entwickelt und selten innovative Trendtreiber.

Business Impact: Personalentwicklung vs. Personaladministration

KMU-Suite-Anbieter haben eher den Fokus auf die Vereinfachung der klassischen Personaladministration mit Hilfe einer passenden Personalverwaltungssoftware, da kleinere Unternehmen Personaladministration in geringerem, klassischerem Sinn betreiben. Eine HR-Software wird meist zuerst eingesetzt, um Verwaltungsaufgaben zu minimieren und zu digitalisieren. Prozesse wie Urlaubsverwaltung, Workflow-Management und Antragswesen mit Self Services fallen in diesen Bereich. Dazu stellen die KMU-Suite-Anbieter oft eine digitale Personalakte zur Verfügung. 

Themen aus der Personalentwicklung wie z.B. Beurteilungs-, Feedback- und Führungsgespräche oder Lernmanagement werden oftmals von KMU-Suite-Anbietern nur gering unterstützt und erfolgen oftmals erst zu einem späteren Zeitpunkt der HR-Digitalisierung. Deshalb sollten kleinere und mittlere Unternehmen zuerst darauf achten, eine solide Basis an Grundfunktionen durch einen generalistischen Anbieter abgedeckt zu haben und anschließend für spezielle und businessrelevante Themen in der Personalentwicklung weitere Anbieter hinzuzuziehen.

Anbieter in dem Segment der Großunternehmen und Konzerne stellen ein umfangreicheres Portfolio zu den großen Themen Personalbetreuung und -verwaltung sowie zu Personalentwicklung und Recruiting. Wo kleinere Unternehmen noch für eine solide Basis sorgen müssen, sind die großen Unternehmen bereits deutlich weiter in den Anforderungen und nutzen HR-Digitalisierung bereits als strategisches Steuerungsinstrument der Personalentwicklung und Mitgestalter einer digitalen, performanten Belegschaft. Hierbei gilt es jedoch zu beachten, in der Anbieterauswahl die strategische Ausrichtung des Anbieters zu beleuchten, um zu verhindern, dass sich dieser in die falsche Richtung entwickelt.

Fazit: Ob groß oder klein – das Passende muss es sein!

Abschließend lässt sich sagen, so unterschiedlich wie Produkte und Branche der Unternehmen sind, so unterschiedlich ist auch die strategische Ausrichtung und deren Anforderung an eine Personal-Software. Auch kleiner Unternehmen können flexible und internationale Personalverwaltung-Software benötigen, da sie komplexe Strukturen und Prozesse haben. Genauso wie große Unternehmen auch in den personaladministrativen Themen heute noch zu kämpfen haben und den Fokus bewusst nur auf transaktionale HR-Prozesse legen möchten. Damit die Passung zwischen Anbieter und Unternehmen sichergestellt werden kann, lohnt sich also ein detaillierter Ausschreibungsprozess und eine Marktanalyse. Denn nur weil die Konkurrenz oder das nachbarschaftliche Unternehmen mit einer Lösung zufrieden ist, heißt es nicht, dass das eigene Unternehmen ebenfalls mit dieser Lösung kompatibel ist.