E-Signatur

Darum E-Signatur:
Unterschriften digitalisieren, Zeit gewinnen

Im Personalwesen gibt es viele Dokumente, die unterzeichnet werden müssen. Oft sind hier die Unterschriften mehrerer Verantwortlicher nötig. In den letzten Jahren sind deswegen E-Signaturen immer wichtiger geworden. Durch Inkrafttreten des Bürokratieentlastungsgesetzes (BEG IV) und die voranschreitende Digitalisierung gewinnt sie nun noch mehr an Bedeutung. Mit der E-Signatur von HR WORKS lassen Sie all diejenigen Dokumente, die Sie sowieso schon in den digitalen Strukturen der HR-Software verwalten, einfach von Ihren Mitarbeitenden unterschreiben. So erhalten Sie große Zeit- und Kostenersparnis und optimieren Ihre Prozesse.

Was ist eine elektronische Signatur?

Die digitale Signatur ist eine elektronisch generierte Unterschrift, die bei entsprechend sicherer Verschlüsselung ebenso rechtsverbindlich ist wie eine handschriftliche Unterschrift. Eine solche zertifikatsbasierte Unterschrift wird durch eine spezifische Software erstellt und kodiert versendet. Spezielle Zertifizierungsstellen sorgen für die eindeutige Identifikation und Zuordnung der E-Signatur zum Unterzeichnenden mithilfe eines digitalen Zertifikats.

Die E-Signatur bei HR WORKS

Die E-Signatur steht Ihnen bei HR WORKS zur Verfügung: Damit Sie Ihre Personalarbeit so einfach und effizient wie möglich gestalten, haben Sie die Möglichkeit, Ihre digitale Signatur unter bestimmte HR-Dokumente zu setzen. So sparen Sie zum Beispiel das Porto beim Versenden von Unterlagen, die von Personen an verschiedenen Standorten unterschrieben werden müssen. HR WORKS bietet Ihnen die einfache und die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) an, sodass alle Beteiligten ihre Unterschrift einfach direkt in der Software auf den gewünschten Dokumenten ergänzen.

So wird die Fälschungssicherheit der Signaturen gewährleistet

Die zertifikatsbasierte Art der Unterschrift generiert eine eindeutige Identifizierung des Unterzeichnenden und weist somit die Integrität des Dokuments zweifelsfrei nach. Sie ist wie ein ganz persönliches Siegel. Um ein Höchstmaß an Fälschungssicherheit zu gewährleisten, verwenden Anbieter von elektronischen Signaturen das Standardformat Public Key Infrastructure (PKI).

Dieses erzeugt mithilfe mathematischer Algorithmen lange Zahlenketten, um die Unterschrift in einen Prüfschlüssel umzuwandeln. Dieser Schlüssel ist einmalig und eindeutig und identifiziert den Unterzeichner. Nur ein mit diesem Schlüssel unterzeichnetes Dokument wird anerkannt, wodurch die Integrität des Dokuments gewährleistet wird.

Ein wichtiger Schritt für die E-Signatur

Das zum 1. Januar 2025 in Kraft getretene Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) soll die Bürokratie verringert und die Digitalisierung von Prozessen in Deutschland vorantreiben. Neben der Abschaffung der Schriftformerfordernis in einigen Teilbereichen bedeutet das BEG IV auch eines: die steigende Relevanz der E-Signatur. Schränkte das Nachweisgesetz von 2022 und seine Pflicht der Schriftform eine fortschreitende Digitalisierung noch weitestgehend ein, sind nun wichtige digitale Dokumente rechtskräftig. Dazu zählen unter anderem Arbeitsverträge. Diese sind in Textform und mit Empfangsbestätigung seitens der Arbeitnehmer gültig. Ein digitaler Arbeitsvertrag ist damit endlich möglich.

4 Gründe, warum die digitale Signatur unverzichtbar ist

Grund 1: Größere Zeitersparnis

Besprechungen werden zunehmend digital durchgeführt. Da ist es logisch, dass Beschlüsse nicht nur in der Cloud festgehalten, sondern dort auch gegengezeichnet werden. Besonders praktisch daran ist, dass dies in Echtzeit geschieht. So entfällt das Warten auf Dokumente, die von verschiedenen Verantwortlichen an unterschiedlichen Orten unterschrieben werden müssen. Stattdessen werden sie in elektronisch signierter Form am richtigen Ort abgelegt.

Grund 2: Schlanke Workflows

Dokumente müssen nicht mehr ausgedruckt und verschickt, kopiert, gescannt und abgeheftet werden, sondern werden in der Cloud verwaltet. Hier ist der permanente Zugang für autorisierte Personen generiert, sodass die Arbeit mit und am Dokument wesentlich reibungsloser möglich ist.

Grund 3: Spart Papier und Porto

Die für Personalabteilungen üblichen Papierberge entfallen. Dies spart neben dem hohen Verwaltungsaufwand auch Kosten, Ressourcen und Platz im Aktenschrank. Da nachhaltiges Wirtschaften immer wichtiger wird, werden auch Personalabteilungen angehalten, umweltfreundlich zu agieren – was durch die elektronische Signatur erheblich erleichtert wird. Zudem spart die digitale Personalakte Portokosten ein, wenn Vorgesetzte und Mitarbeiter von verschiedenen Standorten ein und dasselbe Dokument unterzeichnen. Anstatt es per Post zu versenden, signieren es alle Beteiligten direkt in der Software.

Grund 4: Weniger Fehlerquellen

Liegt ein Dokument sicher in der Cloud, können weder Teile davon verloren gehen, noch in die falschen Hände geraten. Außerdem lässt sich mit der Signatur auch prüfen, ob ein Dokument zwischenzeitlich verändert wurde. So verringert sich der Aufwand, die unterzeichneten Dokumente manuell gegenzuprüfen. Verantwortliche werden daran erinnert, ihre Unterschrift bis zu einem bestimmten Termin zu leisten, sodass geplante Prozesse optimal durchgeführt werden.

Rechtliches zur elektronischen Signatur: eIDAS-Verordnung und Vertrauensdienstegesetz

Auf europäischer Ebene bildet die Verordnung über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste (eIDAS) die Grundlage für die jeweiligen nationalen Gesetze, die die Nutzung der elektronischen Signatur festlegen. In Deutschland ist dies das Vertrauensdienstegesetz. Es regelt, unter welchen Bedingungen die E-Signatur einer per Hand erfolgten Signatur gleichgestellt ist. So wird es möglich, auch bei Dokumenten mit Schriftformerfordernis digital zu unterzeichnen.

Dokumente elektronisch unterschreiben: Ihre Möglichkeiten bei HR WORKS

Es gibt bei HR WORKS 2 verschiedene Varianten von E-Signaturen, die sich in ihrem Nutzen unterscheiden:

• Einfache elektronische Signatur (EES): Es handelt sich um die einfachste Form der elektronischen Signatur, die auf Basis einer E-Mail-Adresse identifiziert wird. Beispiele hierfür stellen auch das Signieren eines Dokumentes ohne Identitätsprüfung durch Hinzufügen einer eingescannten Unterschrift oder das Unterschreiben auf Handscannern bei der Post dar.
• Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES): Sie beinhaltet laut eiDAS-Verordnung der EU einen zusätzlichen Faktor zur eindeutigen Authentifizierung der unterzeichnenden Person, beispielsweise einem OTP-Code an eine hinterlegte E-Mail-Adresse. Für die meisten Dokumente ist die FES ideal.