Bedeutung und Berechnung

FTE

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So nutzen Sie das Vollzeitäquivalent für strategische Personalentscheidungen

In der sich stetig entwickelnden HR-Branche sind präzise Kennzahlen von essenzieller Bedeutung, um den Überblick über die Mitarbeiterressourcen zu behalten. Eine häufig verwendete Kennzahl zum Messen der Arbeitskapazität ist dabei das Vollzeitäquivalent (VZÄ oder FTE). Unternehmen setzen durch die präzise Berechnung des FTE ihre Mitarbeiter optimal ein und können Arbeitsabläufe besser planen sowie budgetieren.

Human Resources-Mitarbeiter sollten das FTE, eine Abkürzung für “Full Time Equivalent”, als Ergänzung zu anderen Kennzahlen in ihrem Arbeitsalltag nutzen. Aber was bedeutet FTE in der Praxis? Und wie lässt sich mit dem FTE-Rechner die Kapazität der Angestellten ermitteln? Die Antworten auf diese Fragen liefern eine Grundlage für zukünftige strategische Entscheidungen.

FTE-Definition: Was ist ein FTE?

Wofür steht FTE? Das Full Time Equivalent (FTE), zu Deutsch Vollzeitäquivalent, ist eine Kennzahl, die verwendet wird, um die Gesamtarbeitskapazität von Vollzeitmitarbeitern eines Unternehmens zu beziffern – unabhängig von der eigentlichen Arbeitszeit.

Das Full Time Equivalent ermöglicht es Unternehmen, die Arbeitsstunden eines Mitarbeiters in einem verständlichen Verhältnis zu einer Standard-Vollzeitstelle zu erfassen. Das Vollzeitäquivalent richtet sich jedoch nicht an einen realen Mitarbeiter, sondern beschreibt lediglich den Zeitwert eines Vollzeit-Angestellten. Personalabteilungen verwenden das FTE als KPI im Human Resource Management, um die durchschnittliche Gesamtarbeitszeit im Unternehmen auf fiktive Vollzeitstellen zu berechnen. Es stellt somit eine wichtige HR-Kennzahl dar.

Wie viel ist ein FTE?

Ein VZÄ oder FTE von 1,0 repräsentiert die Arbeitszeit eines Mitarbeiters, der eine Vollzeitstelle innehat und somit eine Arbeitszeit von über 30 bis zu 40 Stunden pro Woche erfüllt. Ein Wert unter 0,5 beschreibt somit eine Teilzeitkraft, die jeweils 20 Stunden pro Woche arbeitet.

Der FTE-Wert nach Stunden im Überblick:

  • Mitarbeiter bis 20 Stunden = FTE von 0,5
  • Mitarbeiter bis 30 Stunden = FTE von 0,75
  • Mitarbeiter über 30 Stunden = FTE von 1
  • Mitarbeiter auf 520-Euro-Basis = FTE von 0,3

Diese Standardisierung erleichtert den Vergleich zwischen verschiedenen Mitarbeitern und Abteilungen. So bestimmt ein Unternehmen klar, wie viele Vollzeitarbeitskräfte es benötigt, um eine bestimmte Menge an Arbeit zu bewältigen. Unabhängig von Stellen mit unterschiedlichen Arbeitszeitmodellen.

Was sind FTEs nicht?

Ein Full Time Equivalent ist nicht einfach eine Zählung von Mitarbeitern. Es berücksichtigt die Arbeitszeit und ist somit aussagekräftiger als bloße Mitarbeiterzahlen. Ein Unternehmen mit vielen Teilzeitmitarbeitern kann eine höhere Mitarbeiteranzahl haben, aber eine niedrigere FTE-Zahl, wenn die Arbeitsstunden auf Vollzeitäquivalente umgerechnet werden.

Außerdem ist VZÄ keine Kennzahl, die die individuelle Produktivität oder Gesamtleistung eines Mitarbeiters oder einer Gruppe misst. Er fokussiert sich auf die Kapazität und nicht auf die Qualität der Arbeit. Unternehmen sollten VZÄ als ein Werkzeug zur Ressourcenplanung betrachten und diesen mit anderen Kennzahlen kombinieren, um ein umfassendes Bild zu erhalten.

Eine Mitarbeiterin berechnet das FTE, um mit dem Vollzeitäquivalent die Gesamtarbeitskapazität von Vollzeitmitarbeitern eines Unternehmens zu erfassen

Wozu dient die Berechnung des Vollzeitäquivalents?

Die Berechnung der Vollzeitäquivalente der Mitarbeiter dient primär dazu, die Leistung aller Voll- und Teilzeitbeschäftigten in einem Betrieb zu erfassen und den Personalbedarf zu berechnen.

Ferner liefert das VZÄ Informationen zu den folgenden relevanten Kennzahlen:

  • Arbeitskapazität
  • Produktivität
  • Ressourcenplanung
  • Budgetierung

Wie berechnet man das FTE?

Um das FTE zu berechnen, sind präzise Angaben zur Arbeitszeit jedes Mitarbeiters notwendig. Es gilt die grundlegende FTE-Formel:

Arbeitsstunden des Mitarbeiters / Gesamtarbeitsstunden eines Vollzeitarbeiters = FTE

Diese Formel ermöglicht es, die individuelle Arbeitszeit in ein vergleichbares Format umzurechnen. HR-Manager verwenden häufig 4 Schritte, um die Mitarbeiterkapazität zu berechnen.

Die 4 Schritte, um ein Full Time Equivalent zu berechnen

Bevor die 4 Schritte des VZÄ-Rechners angewandt werden, wird die Basis für eine Vollzeitkraft mit einem VZÄ von 1,0 gelegt. Bei einer Vollzeitkraft wird von einer Arbeitszeit von 35 bis 40 Wochenstunden sowie 52 Wochen pro Jahr ausgegangen.

Jährliche Basis berechnen:

Arbeitszeit pro Tag x Arbeitstage pro Woche x Wochen pro Jahr = Gesamtarbeitszeit pro Jahr

8 Stunden x 5 Tage = 40 Stunden

40 Stunden x 52 Wochen = 2.080 Stunden

Die jährliche Basis, um Vollzeitäquivalente zu berechnen, liegt somit bei 2.080 Arbeitsstunden. Diese beachtet Urlaubs-, Feier- sowie Krankheitstage noch nicht.

FTE-Berechnung: Schritt 1

Erfassen der Arbeitsstunden aller Teilzeitkräfte für einen bestimmten Zeitraum.

Beispiel:

  • 3 Teilzeitangestellte arbeiten 20 Stunden pro Woche für 25 Wochen.
  • 5 Teilzeitangestellte arbeiten 15 Stunden pro Woche für 40 Wochen.

Rechnung:

  • 3 Mitarbeiter x 20 Stunden x 25 Wochen = 1.500 Stunden
  • 5 Mitarbeiter x 15 Stunden x 40 Wochen = 3.000 Stunden

Um die Gesamtstundenzahl der Teilzeitangestellten zu erhalten, werden beide Ergebnisse addiert.

1.500 Stunden + 3.000 Stunden = 4.500 Stunden

FTE-Berechnung: Schritt 2

Berechnen der Gesamtarbeitsstunden, die die Vollzeitmitarbeiter in einem bestimmten Zeitraum geleistet haben.

Beispiel:

  • 6 Vollzeitkräfte arbeiten 40 Stunden pro Woche für 52 Wochen.

Berechnung:

  • 6 Mitarbeiter x 40 Stunden x 52 Wochen = 12.480 Stunden

FTE-Berechnung: Schritt 3

Die Anzahl der regulären Vollzeitstunden der Angestellten des Betriebs ermitteln.

Berechnung:

4.500 Teilzeitstunden + 12.480 Vollzeitstunden = 16.980 Gesamtstunden

FTE-Berechnung: Schritt 4

Das jährliche FTE des Unternehmens bestimmen, indem die Gesamtstundenzahl durch die regulären Vollzeitstunden geteilt werden.

Berechnung:

16.980 Gesamtstunden / 2.080 Stunden = 8,16

Bei 8 Teilzeitkräften und 6 Vollzeitangestellten liegt der Full Time Equivalent also bei 8,16. Das bedeutet, dass eine jährliche Personalkapazität von 8,16 Vollzeitkräften vorliegt.

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Was sind die Vorteile einer FTE-Berechnung?

Die Berechnung des Vollzeitäquivalents bietet eine Reihe von Vorteilen für Unternehmen in der HR-Branche. Zu diesen gehören:

Ressourcenplanung

Unternehmen sind in der Lage, effiziente Personaleinsatzpläne zu erstellen und sicherzustellen, dass alle Arbeitsaufgaben angemessen verteilt werden. So gewährleisten sie, dass sie über ausreichende Arbeitsressourcen verfügen, um ihre betrieblichen Aufgaben zu erfüllen. Dies verhindert Überlastung und Engpässe in der Arbeitskapazität, welche die Effizienz beeinträchtigen könnten und sorgt gleichzeitig für eine bessere Work-Life-Balance der Mitarbeiter.

Personalplanung

Indem das Full Time Equivalent die Arbeitszeit in Relation zur Vollzeitarbeit setzt, wird eine vergleichbare Basis geschaffen, um unterschiedliche Arbeitszeiten und -kapazitäten zu bewerten. Unternehmen haben somit eine sichere Planungsgewissheit, wie viele Angestellte sie für bestimmte Projekte und Aufgaben benötigten, ohne dabei lediglich auf die Zahl der Arbeitskräfte zu schauen.

Budgetierung

Betriebe können Budgets besser an geplante Arbeitskapazitäten anpassen. Dies ermöglicht eine präzise Budgetierung der Personalkosten und hilft, finanzielle Ressourcen effizienter zu nutzen.

Vergleichbarkeit

Verschiedene Abteilungen oder Zeiträume können miteinander verglichen werden, um Trends in der Arbeitsbelastung zu identifizieren. Dies ermöglicht eine kontinuierliche Optimierung der Ressourcenallokation und fördert die Projekt- und Personalentwicklung.

Entscheidungsmanagement

Auf Grundlage von FTE-Daten treffen Unternehmen fundierte Entscheidungen zur Einstellung neuer Mitarbeiter oder Umverteilung von Arbeitsaufgaben. Dies minimiert Risiken und sorgt für eine effektive Arbeitsstruktur.

Einschränkungen von FTE

Trotz seiner Nützlichkeit hat die FTE-Berechnung auch einige Beschränkungen. Dies betrifft die folgenden Bereiche:

Effizienz und Qualifikation

Das Full Time Equivalent berücksichtigt weder die individuelle Effizienz noch die Qualifikationen eines Mitarbeiters. Einige Angestellte erledigen in einem bestimmten Zeitraum mehr Arbeit als andere. Dies spiegelt sich jedoch nicht in der Berechnung des Vollzeitäquivalents für das Personal wider. Die FTE-Planung gibt zudem keine Aufschlüsse darüber, welche spezifischen Aufgaben ein Mitarbeiter erledigt oder wie komplex diese sind.

Arbeitszeitmodelle

FTE basiert auf einer Standard-Vollzeitarbeit und vernachlässigt Teilzeitarbeit, flexible Arbeitszeiten und Schichtarbeit. Die unterschiedlichen Arbeitszeitmodelle ergeben möglicherweise, dass das FTE die tatsächliche Arbeitsbelastung nicht vollständig erfasst, da es nur von Vollzeitkräften ausgeht.

Überstunden und Mehrarbeit

VZÄ erfasst ausschließlich die regulären geleisteten Arbeitsstunden und vernachlässigt Überstunden sowie Arbeit außerhalb dieser Zeiten. Dadurch wird die tatsächliche Arbeitsbelastung eventuell unvollständig erfasst und eine ungenaue Darstellung der Arbeitskapazität entsteht.

Arbeitszeitbedarf

Die VZÄ-Berechnung erfolgt in starren Zeitspannen und berücksichtigt keine saisonalen Schwankungen oder betrieblichen Anforderungen. Dies kann zu potenziellen Problemen bei der Ressourcenplanung führen, da es die Flexibilität für sich ändernde Arbeitsbedingungen einschränkt.

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