Corona-Serie Teil 5: Tipps für die Kommunikation im Homeoffice

Wenn die ganze Abteilung, ja die ganze Firma ins Homeoffice wechselt, ändert sich zwangsläufig die Art der Kommunikation. Mit spürbaren Folgen. Hat man mit einem Kollegen gerade noch in der Kantine ungezwungen über ein anstehendes Projekt geplaudert, so ist jetzt ein Telefonanruf oder Videocall nötig. Wie Sie Aufgaben, Prozesse und Meetings im Homeoffice geregelt bekommen, fassen wir hier für Sie zusammen.

„My Home Is My Office“ – so lautet dieser Tage das unfreiwillige Motto vieler Arbeitnehmer. Im heimischen Büro läuft allerdings vieles anders: die Kollegen fehlen, die übliche Infrastruktur ebenso und auch die Arbeitsabläufe müssen neu eingeübt werden. Insbesondere die Kommunikation im Team kann eine Herausforderung sein.

Tipps für Kommunikationskanäle

• E-Mail

Trotz anderer Möglichkeiten bleibt die E-Mail im Homeoffice der Kommunikationskanal schlechthin. In den meisten Büros und Abteilungen werden wichtige Informationen auf diesem Weg geteilt. Allerdings gilt es zu bedenken, dass E-Mails im Homeoffice nicht in allen Situationen das geeignete Kommunikationsmittel sind.

Ist zum Beispiel ein schneller Austausch von Informationen erforderlich, taugen E-Mails nur bedingt. Denn a) wird die E-Mail vom Empfänger womöglich nicht sofort gelesen und b) bleiben einige E-Mails im „Äther“ hängen und erscheinen erst dann im Vorschaufenster, wenn man den Refresh/Aktualisieren-Button klickt.

Als Kommunikationsweg für Grundsätzliches eignet sich das Format E-Mail jedoch auch im Homeoffice sehr wohl. Unbedingte Voraussetzung für die Kommunikation im Homeoffice: Die Kollegen sollten weiter ausschließlich ihre Firmen-Email-Adresse nutzen!

• Telefon

Es gibt drei Möglichkeiten, wie man im Homeoffice telefonieren kann: über sein privates Telefon, über ein vom Unternehmen bereitgestelltes Firmenhandy oder über IP-Telefonie. Letztere Methode ist die mit Abstand geeignetste, wenn man im Team arbeitet.

Denn bei IP-Telefonie – auch Voice over IP (VoIP) genannt – sind keine eigenen Endgeräte zum Telefonieren mehr notwendig. Die Kollegen im Homeoffice müssen nur die entsprechende VoIP-Software downloaden und können loslegen. Unternehmen, die bereits vor der Corona-Krise über eine digitale Telefonanlage verfügten, benötigen für den Wechsel ins nicht einmal eine Rufnummernportierung.

• Videocall

Im Homeoffice steht vor allem ein Kommunikationsmittel ganz oben: die Videotelefonie. Damit sich Teams auch in Corona-Zeiten austauschen und Entscheidungen fällen können, sind Videokonferenzen gerade an der Tagesordnung. Auf dem Markt gibt es verschiedene Tools, sowohl kostenlose wie kostenpflichtige.

Egal, für welches Tool sich ein Unternehmen entscheidet – wichtig ist der Datenschutz! Ein schönes Bild kann heute so gut wie jede Videochat-Software übertragen. Doch bei der Datensicherheit können sich die einzelnen Anbieter voneinander erheblich unterscheiden. Unternehmen sollten daher unbedingt ihren Datenschutzbeauftragten in die Entscheidung miteinbeziehen, welches Tool im Homeoffice verwendet werden soll.

• Chat

E-Mails sind oft träge. Daher braucht es im Homeoffice auch ein einfaches Chat-Tool. Mitarbeiter müssen sich schnell und unkompliziert verständigen können. Ein Messengerdienst eignet sich dann besonders, wenn es um kleinere Abstimmungen geht. Denn nicht immer ist ein Anruf oder ein Videocall die beste Alternative zur E-Mail.

• Geteilte Ablagen und Dokumente

Das Motto lautet hier „Zugriff für alle“. Damit ist nicht gemeint, dass jeder Mitarbeiter auf sensible Daten oder Dokumente Zugriff bekommen soll. Aber um eine Abteilung, um ein Team im Homeoffice handlungsfähig zu machen, ist eine geteilte Ablage erforderlich. Dazu ist es nötig, sämtliche Unterlagen strukturiert und übersichtlich in der Cloud abzulegen. Alle Teammitglieder bzw. alle die an einem Projekt mitwirken, müssen schnellen Zugriff auf die benötigten Informationen haben.

Regeln für die Kommunikation im Homeoffice

• Persönlicher Austausch

Im Homeoffice ist es wichtig, weiterhin Kontakt mit den Kollegen zu pflegen. Dazu zählt nicht nur der Austausch über Geschäftliches. Auch für private Plaudereien muss – in Maßen – Zeit sein. Gerade während der Corona-Krise, in der Menschen kaum noch Kontakt zueinander haben, ist dies besonders wichtig. Das setzt auch Energien für die Arbeit frei!

• Geräuschkulisse

Da man im Homeoffice viel Zeit am Telefon oder im Videochat verbringt, sollte man auf den Lärmpegel im Hintergrund achten. Das Baby, das schreit. Der Lebensgefährte, der im Nachbarzimmer einen Schrank aufbaut. Der Hund, der den Paketboten anbellt.

Selbst wenn man bestimmte Geräusche selbst nicht als störend empfindet, können Kollegen davon genervt sein. Um auf Nummer sicher zu gehen: einfach bei Telefonaten oder Videochats auf das eigene Mikrofon auf stumm schalten, wenn man nicht selbst spricht. So werden die Kollegen nicht gestört.

• Gepflegtes Auftreten

Es kann zwar verlockend sein, das Homeoffice mit Schlabberklamotten und ungewaschenen Haaren zu bestreiten. Doch damit macht man weder sich noch andere glücklich. Bei Remote Work sollte man genauso auf sein Äußeres achten, wie sonst auch. Und das nicht nur oben rum.

Auch in einer Videokonferenz kann es vorkommen, dass man aufstehen muss – etwa um Unterlagen zu holen. Wenn dann die Unter- oder Jogginghose im Bild auftaucht, kann man nur hoffen, dass sämtliche Kollegen über ausreichend Humor und Toleranz verfügen.

• Arbeitszeiten einhalten

Im Homeoffice verschwimmen naturgemäß Arbeits- und Freizeit. Weil der Weg zur Arbeit am Morgen sowie der Weg nach Hause am Abend wegfällt, dehnen manche Arbeitnehmer ihre Arbeitszeiten aus. Sie fangen früher an und/oder hören später auf. Das mag dem ein oder anderen Chef zwar ganz gut gefallen. Doch können diese Überstunden an ganz anderer Stelle zu Schwierigkeiten führen – nämlich in der eigenen Familie. Auch für die Kollegen gilt: Kontaktieren Sie diese innerhalb der gewohnten Arbeitszeiten.