Die benutzerfreundliche Software erlaubt Belegeingabe im Handumdrehen.
Für Reisekosten & Co.
Zeit sparen
Die benutzerfreundliche Software erlaubt Belegeingabe im Handumdrehen.
Reisende entlasten
Mitarbeiter laden Belege mühelos in der Cloud hoch – mit automatischer Prüfung.
Rechtssicher
Weniger Arbeit für Buchhalter und Co. dank hinterlegter Richtlinien und Pauschalen.
Mit der Ausgabenmanagement-Software von HR WORKS digitalisieren und automatisieren Sie Ihre Abrechnung – von der Belegerfassung für Bürobedarf, Reisekosten und vieles mehr bis hin zur steuerlich einwandfreien Dokumentation von Fortbildungen. Verlassen Sie sich auf effiziente Automatisierung, rechtssichere Berechnungen, eine benutzerfreundliche Oberfläche und Freigabe-Workflows, die klare Genehmigungsprozesse schaffen.
Top-Bewertung für Ihre
Reisekosten-Software
trusted ist eines der führenden Vergleichs- und Bewertungsportale für Business-Tools und -Software in Deutschland. Bei einem Vergleich von 16 Reisekosten-Software-Lösungen erreicht HR WORKS Platz 2 von 16 mit einer Gesamtnote von 1,3.
Zettelwirtschaft ade
Aktuell und gesetzeskonform
Pauschalen und Steuersätze sind immer aktuell und werden automatisch angewandt: So sind Ihre Unterlagen jederzeit rechtskonform. Ohne zusätzlichen Verwaltungsaufwand.
Viele Schnittstellen zur Buchhaltung
Keine doppelte Datenarbeit nötig: Einfache Abläufe dank nahtloser Schnittstellen zu Buchhaltungssystemen wie SAP, DATEV, Microsoft Dynamics NAV und vielen mehr.
Automatische Belegerkennung
Die OCR-Technologie erkennt alle relevanten Daten auf Belegen. Diese müssen Sie nicht mehr manuell abtippen. Ihr Vorteil: Belege für Geschäftsessen und Co. sind im Handumdrehen eingereicht.
Auf einen Blick
Allgemeines
Berichte
Rechtliches
Schnittstellen
Pauschalen und WährungenBelege einreichen:
Mitarbeitende fotografieren Belege oder laden Rechnungen hoch. Die Daten werden direkt erfasst, dokumentiert und archiviert. Einfach und revisionssicher.
Daten verarbeiten:
Die automatische Texterkennung liest alle Belegdaten aus und die Software wendet Steuersätze an. Komplett automatisiert und zeitsparend.
Ausgaben genehmigen:
Führungskräfte prüfen und genehmigen Ausgaben über automatisierte Freigabe-Workflows. Die klaren Prozesse sorgen für schnelle Bearbeitung.
Berichte generieren:
Sie erstellen direkt in der Software Berichte und Analysen. So behalten Sie den finanziellen Überblick und treffen fundierte Entscheidungen.
HR WORKS ist Testsieger
VORTEILE VON HR WORKS KENNENLERNEN
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HR WORKS ist so viel mehr!
Zeitwirtschaft
Reisekostenabrechnung
Personalverwaltung
Personalentwicklung
Payroll
Digitalisieren Sie Ihre Payroll
Deshalb vertrauen Kunden auf HR WORKS
Höchste Kundenloyalität
Flexible Cloud-Lösung
Qualität made in Germany
RDE-Dienstleistungen90Mitarbeiter
Wir bei RDE nutzen seit Juli 2019 die Software von HR WORKS. Von der Usability und dem Funktionsumfang sind wir begeistert. Das ist eine erhebliche Verbesserung gegenüber unseren bisherigen Prozessabläufen.
Christian Kütt
Leiter Finance
RDE-Dienstleistungen
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Wir unterstützen Sie gerne bei der digitalen Optimierung Ihres Personalwesens. Ob es um Mitarbeiterverwaltung geht, Reisekostenabrechnung, Zeiterfassung oder alles zusammen: Gemeinsam finden wir heraus, ob HR WORKS zu Ihrem Unternehmen passt.
Häufig gestellte Fragen
Die Ausgabenmanagement-Software von HR WORKS digitalisiert und automatisiert die Abrechnung von Unternehmensausgaben aller Art: von Reisekosten über Bürobedarf bis hin zur steuerlich einwandfreien Dokumentation von Fortbildungen. Die Lösung ist speziell auf die Bedürfnisse von KMU und mittelständischen Unternehmen zugeschnitten und deckt den gesamten Prozess ab, von der Belegerfassung über die steuerliche Berechnung bis zur revisionssicheren Archivierung.
HR WORKS setzt auf OCR-Technologie, die alle relevanten Daten auf einem Beleg automatisch erkennt und ausliest, ohne dass Mitarbeitende Beträge, Datum oder Steuersätze manuell eintippen müssen. Mitarbeitende fotografieren einen Beleg einfach mit dem Smartphone oder laden eine Rechnung hoch, die Software verarbeitet die Daten vollautomatisch und speichert sie zentral in der Cloud. Das gilt sowohl für Papierbelege als auch für importierte Kreditkartenumsätze.
Steuerliche Vorgaben wie Mehrwertsteuersätze, Verpflegungspauschalen, Kilometerpauschalen und Übernachtungspauschalen sind in HR WORKS bereits hinterlegt und werden automatisch angewendet, ohne zusätzlichen Verwaltungsaufwand. Darüber hinaus lassen sich firmenindividuelle Spesenregelungen und Budgets direkt im System definieren. Überschreitet eine Ausgabe die festgelegten Grenzen, etwa eine zu teure Hotelübernachtung, kennzeichnet die Software dies automatisch und benachrichtigt die zuständigen Führungskräfte.
HR WORKS bietet automatisierte Freigabe-Workflows, bei denen Unternehmen selbst festlegen, wer welche Berechtigungen und Aufgaben im Genehmigungsprozess hat. Führungskräfte prüfen und genehmigen Ausgaben digital, erhalten bei Richtlinienverstößen sofortige Benachrichtigungen und können direkt Maßnahmen einleiten. Klare Prozesse und Ablehnungsvorlagen sorgen für schnelle Bearbeitung und minimieren Verzögerungen auf beiden Seiten.
HR WORKS bietet Schnittstellen zu den gängigsten Systemen der Finanz- und Lohnbuchhaltung, darunter SAP, DATEV und Microsoft Dynamics NAV (Navision). Erfasste Ausgabendaten werden direkt und ohne doppelte Dateneingabe an die jeweiligen Buchhaltungssysteme weitergeleitet. Zusätzlich sind der Export digitaler Belege, der Import von Kreditkartenumsätzen sowie eine Google Maps API-Anbindung für die Kilometerberechnung verfügbar. Die Einrichtung der Schnittstellen wird durch HR WORKS Consultants unterstützt.
Ja. HR WORKS ist als cloud-basierte Lösung geräte- und browserunabhängig und jederzeit von überall zugänglich. Mitarbeitende reichen Belege bequem über die mobile Web-App direkt von unterwegs ein, ohne auf die Rückkehr ins Büro warten zu müssen.
HR WORKS stellt eine Reihe von Berichtsarten bereit, um den finanziellen Überblick zu behalten: Controllingberichte, Kostenberichte, Summenberichte, Bewirtungsberichte, Durchlaufzeitenberichte und Buchhaltungsberichte. Ausgaben lassen sich Kostenstellen und Kostenträgern zuordnen, was fundierte Budgetprognosen und gezielte Einsparungsanalysen ermöglicht. Führungskräfte erhalten so die Datenbasis, um finanzielle Entscheidungen zeitnah und auf solider Grundlage zu treffen.
Während eine klassische Reisekostenabrechnung primär Dienstreisen abbildet, deckt die Ausgabenmanagement-Software von HR WORKS alle Arten von Unternehmensausgaben ab, von Bürobedarf über Geschäftsessen bis hin zu Fortbildungskosten. Der Prozess ist vollständig digitalisiert und automatisiert, von der Belegerfassung über die steuerliche Berechnung bis zur revisionssicheren Archivierung und Weiterleitung an die Buchhaltung. HR WORKS ist eine vollständige HR-Software, die zusätzlich Personalverwaltung, Zeitwirtschaft, Payroll-nahe Prozesse und Personalentwicklung abdeckt.
Ineffizientes Ausgabenmanagement bringt oft unnötig Aufwand und Kosten mit sich: Manuelle Prozesse wie die Eingabe von Belegdaten sind fehleranfällig, zeitaufwändig und mühsam zu verwalten. Die Ausgabenmanagement-Software von HR WORKS unterstützt Sie daher bei Ihrer Arbeit, minimiert Fehler und erlaubt Ihnen, sich Ihren wichtigen Aufgaben zu widmen.
Mit der Ausgabenmanagement-Software von HR WORKS erhalten Unternehmen eine Lösung, die ihre Prozesse digitalisiert, automatisiert und vereinfacht. Von der Belegerfassung über die steuerliche Berechnung bis zur revisionssicheren Archivierung deckt die Software sämtliche Anforderungen ab und spart manuelle Arbeit.
Besonders praktisch: Steuerliche Vorgaben wie Mehrwertsteuersätze, die Verpflegungs-, Kilometer- und Übernachtungspauschale sind bereits hinterlegt und werden automatisch angewendet. Das System erkennt Belegdaten automatisch, verarbeitet sie optimal und speichert sie zentral in der Cloud. Und das sowohl bei Papierbelegen wie auch beim Kreditkartenimport. Durch cloudbasiertes Ausgabenmanagement reichen Mitarbeitende Belege ganz einfach auch von unterwegs mit der mobilen Web-App ein.
Durch automatisierte Freigabe-Workflows stellen Sie sicher, dass Sie Ausgaben effizient prüfen und schnell genehmigen. Dabei definieren Sie klare Regeln: Sie legen einfach in der Software fest, wer beim Ausgabenmanagement im Unternehmen welche Berechtigungen und Aufgaben innerhalb des Freigabeverfahrens hat. Sie minimieren Verzögerungen durch schlanke Prozesse, die Mitarbeitenden und Führungskräften gleichermaßen Transparenz und Sicherheit bieten.
Die Reisekostenabrechnung-Software hilft außerdem bei der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und firmeninterner Richtlinien: Integrieren Sie Regeln und Budgets direkt im System, so kennzeichnet diese genehmigungswidrige oder überschrittene Ausgaben automatisch. Hat ein Mitarbeitender beispielsweise eine zu teure Hotelübernachtung gebucht, meldet die Software dies den Führungskräften. Diese erhalten sofort Benachrichtigungen und können Maßnahmen einleiten. Sie müssen so weniger Regeln nachschlagen und werden entlastet. Die Sicherheit, rechtskonform zu arbeiten und interne Richtlinien einzuhalten, wird dadurch massiv erhöht.
Fehlende Transparenz bei den unternehmerischen Ausgaben erschwert Führungskräften, Budgets zu überwachen und finanzielle Entscheidungen zeitnah zu treffen. Diese Herausforderungen wirken sich nicht nur auf die Liquidität eines Unternehmens aus, sondern blockieren auch Ressourcen, die Betriebe für strategisch wichtige Aufgaben benötigen.
Dank der Ausgabenmanagement-Software von HR WORKS mit einfach nutzbarer Berichtfunktion behalten Unternehmen den Überblick über ihre Finanzen. So können Sie und Ihre Mitarbeitenden besser Budgetprognosen treffen oder erkennen, wo Einsparungen möglich sind. Mit Berichtsarten wie Bewirtungsberichten und Durchlaufzeitenberichten erhalten Sie wichtige Einsichten in Ausgaben. Ideal, um ihre buchhalterischen Prozesse zu optimieren.
Mehr Automatisierung für weniger Arbeit: In der Vergangenheit mussten Personaler viele Daten doppelt eintragen. Rechnungen wurden manuell erfasst und in Tabellenkalkulationen eingetragen. Verschiedene Abteilungen nutzen unterschiedliche Systeme, wodurch Datensilos und Fehler entstanden. Doch durch Schnittstellen zu den gängigsten Systemen der Finanz- und Lohnbuchhaltung geben Sie die von HR WORKS erfassten Daten einfach weiter. Von SAP über Navision (Microsoft Dynamics NAV) bis zur DATEV-Schnittstelle und vielen mehr: Durch die Unterstützung unserer Consultants ist sie einfach eingerichtet. Dank nahtloser Integration lassen sich Ihre Informationen leicht übertragen. Und dadurch doppelte Arbeit vermeiden.
Die Software von HR WORKS für Ihr Spend Management ist speziell auf die Bedürfnisse von KMU und mittelständischen Unternehmen zugeschnitten. Die einfache Bedienung spart Zeit, die Automatisierung eliminiert Fehler, und die Flexibilität der Spesenabrechnung-Software stellt sicher, dass Sie jederzeit volle Kontrolle über Ihre Unternehmensausgaben haben – einfach digital, flexibel und sicher.
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