Lohnabrechnung online HR Software

Gehaltsabrechnung online zustellen hilft sparen: Unternehmen verschenken noch viel Potenzial

Wir leben in Zeiten von Smartphones, Tablets und ständig fortschreitender Digitalisierung. Wenn es allerdings um Lohn und Gehalt geht, nutzen viele Unternehmen noch nicht den Schritt in Richtung digitale Gehaltsabrechnung oder Gehaltsabrechnung online.

Verwunderlich, denn das Sparpotenzial ist groß: Für ein Unternehmen mit 250 Mitarbeiter liegt es im vierstelligen Bereich. Ausschöpfen lässt sich das Sparpotenzial einer Gehaltsabrechnung online mit HRworks dabei ganz bequem: per Drag & Drop und automatisierter Zustellung. Wie sich dabei das konkrete Sparpotenzial online gegenüber papierbasiert errechnet zeigt die verlinkte Vergleichsrechnung.

Mehrheit der Unternehmen stellen Gehaltsabrechnung für Arbeitnehmer noch immer papierbasiert zu und nicht online

Gehaltsabrechungen werden heute noch mehrheitlich per Post und nicht online zugestelltWohl wenige Unternehmen erstellen Gehaltsabrechnung und Lohnabrechnung noch ganz analog. Heute unterstützen bereits gängige Programme die Prozesse zur Berechnung von Lohn und Gehalt in der HR Abteilung oder im Lohnbüro der Arbeitgeber. Somit erhalten Arbeitnehmer nach der Entgeltabrechnung vom Brutto auch das richtige Netto. Dennoch - 2018 nutzten unter fünf Prozent der Unternehmen die verfügbaren Sparpotenziale. So lautet die Bilanz der Veröffentlichung eines führenden deutschen Herstellers für Software zum Abrechnen von Lohn und Gehalt. Daraus folgt, dass mit 95 Prozent also fast alle Unternehmen auf die anschließende automatische Zustellung nach Erstellung der Lohnabrechnung verzichteten.

Verwunderlich, da sich diese nach der Gehaltsabrechnung online als abschließender Prozessschritt anbietet. Für die Erstellung und Verteilung der Dokumente nutzte die Mehrzahl der Arbeitgeber jedoch unverändert Papier, Umschlag und Briefmarke. Zwölf Monate im Jahr erledigten die Lohnbuchhalter also Routinearbeiten und verschenkten Geld für Porto. Dabei gibt es keine gesetzliche Regelung, die vorschreibt Lohn- oder Gehaltsabrechnungen gedruckt zuzustellen. Gesetzlich ist der Arbeitgeber nur verpflichtet dem Arbeitnehmer eine nachvollziehbare Berechnung des Gehalts darzulegen. Eine Übersicht die zeigt, wieviel Lohnsteuer und sonstige Abgaben das Programm im Monat abzieht und an das Finanzamt übermittelt. Dies darf allerdings auch elektronisch erfolgen.

Gehaltsabrechnung online an Arbeitnehmer zustellen und sparen

Lohnabrechnung online zuweisung der gehaltsabrechnungenIm Workflow nach Erstellung der Gehaltsabrechnung, die ohnehin ansteht, finden Sparfüchse das größte Potenzial, um die Gehalsabrechnung online zuzustellen. Innerhalb der Funktion Lohn und Gehalt von HRworks lässt es sich ausschöpfen und das mit nur wenigen Klicks! Dabei erledigen sich die meisten Aufgaben fast von alleine. Sobald Ihr Steuerberater oder Buchhalter die Lohnabrechnung abgeschlossen hat, folgen nur noch zwei Schritte und Ihre Arbeitnehmer erhalten deren Abrechnung digital. 

Der erste Schritt ist der Export der einzelnen Abrechnungen als PDF-Dateien mit eindeutigen Namen. Im zweiten Schritt lädt ein Mitarbeiter mit Administrator-Rechten in HRworks die Dateien per Drag & Drop ins Programm hoch. Durch die eindeutigen Dateinamen weist HRworks Dokumente wie Gehaltsabrechnung, Lohnsteuerbescheinigung oder Sozialversicherungsnachweis automatisch dem passenden Mitarbeiter zu. Fertig!

Entgeltabrechnung einmal automatisch zugestellt - immer und überall für den Arbeitnehmer verfügbar

Gehaltsabrechnungen lassen sich dank HRworks bequem von zu Hause aus öffnen Auch die Mitarbeiter profitieren von mehr Komfort. Denn Einmal zugestellt sind die Lohnabrechnung für den Arbeitnehmer immer und überall verfügbar. Auf Wunsch lassen sich die Dokumente zu Hause öffnen und ausdrucken. Braucht der Arbeitnehmer einen Gehaltsnachweis unterwegs, so lässt er sich einfach vom Mobiltelefon aufrufen. Durch die digitale Verfügbarkeit der Gehaltsabrechnung online steigt der Komfort, gleichzeitig sinkt der Zeitaufwand. Anfragen in der Lohnbuchhaltung, ob Dokumente nochmals ausgedruckt und zugesendet werden könnten, entfallen komplett. Denn: die Dokumente sind ja immer im Zugriff des Arbeitnehmers.

Auch die Archivierung der Löhne, Gehälter oder sonstiger Dokumente auf Papier und im Aktenordner wird überflüssig. Denn die Datei liegen zeitlich unbegrenzt und sicher in der Cloud. Ändern sich während des Arbeitsverhältnisses Daten des Mitarbeiters wie Adresse, Lohnsteuerklasse oder Familienstand wird auch dieses Handling für alle komfortabler. Mit Hilfe von Employee Self Service erledigt der Mitarbeiter eigenständig alle abrechnungsrelevanten Details bequem von zu Hause oder unterwegs. Einmal geändert sind diese anschließend für alle berechtigten Personen im HR System verfügbar. Mühseliges Übertragen von Papier oder von einem Programm ins andere entfällt.

Mehr erfahren zum Thema Lohn- und Gehaltsabrechnungen.

Interessieren Sie sich für weitere neue Funktionen in HRworks? Dann schauen Sie sich doch das Video zu den wichtigsten Neuerungen an.

Testen Sie HRworks kostenlos und unverbindlich!