Geringfügige Beschäftigung: Welche Regeln gelten?
Auch Minijobber haben Anspruch auf eine Lohnabrechnung, allerdings sind sie nahezu vollständig von Sozialabgaben und steuerlichen Ansprüchen befreit. Lediglich ein überschaubarer Betrag von 3,6 Prozent fällt für die Rentenversicherung an, der direkt an die Minijob-Zentrale geht ‒ wobei geringfügig Beschäftigte die Möglichkeit haben, sich von diesem Beitrag befreien zu lassen. Was bei dem Lohnniveau von Minijobbern auch nur zu verständlich ist: Lag der Lohn früher bei 450 Euro, beträgt er seit dem 1.10.2022 normalerweise 520 Euro. Dabei passt sich mittlerweile seine Geringfügigkeitsgrenze dynamisch an den Mindestlohn an.
Die Lohnabrechnung selber machen oder outsourcen?
Wenn sich Unternehmen dazu entscheiden, die Lohn- und Gehaltsabrechnung für ihre Mitarbeiter selbst zu erstellen, übernehmen sie damit ein komplexes Aufgabenfeld. Denn um die Entgeltabrechnung jederzeit korrekt umzusetzen, ist es Grundvoraussetzung, dass sich die dafür Verantwortlichen aus dem Bereich Payroll konsequent mit den aktuellen gesetzlichen Regelungen auskennen.
Darüber hinaus müssen ihnen bei Lohn oder Gehalt die Pflichtangaben bekannt sein, die auf dem Lohnbescheid auftauchen ‒ genauso wie die Beiträge, die an das Finanzamt sowie die Versicherungsträger abzuführen sind. Und selbstverständlich ist es für die Buchhaltung wichtig, von Anfang an zu wissen, ob es ganz grundsätzlich darum geht, ein Gehalt oder einen Lohn abzurechnen.
Lohnabrechnung selbst gemacht: Was passiert bei Fehlern?
Die Angaben auf einer Verdienstabrechnung sind steuerrelevant, es ist daher unumgänglich, dass die Lohnabrechnung sorgfältig, gewissenhaft und vor allem korrekt erstellt wurde. Natürlich liegt es in der Natur der Sache, dass sich selbst bei aller Sorgfalt Fehler einschleichen können, wenn Buchhalter die Entgeltabrechnung berechnen und erstellen. Nur: Passieren sollte das nicht.
Denn während sich zum Beispiel eine zu hoch oder zu niedrig angesetzte Lohnsteuer in der Regel mit einem gewissen Verwaltungsaufwand korrigieren lässt, können nicht gezahlte Sozialversicherungsbeiträge unter gewissen Umständen Geld- und sogar Freiheitsstrafen nach sich ziehen.
Aufgrund der Vielzahl der Dinge, die bei der Erstellung einer Lohn- und Gehaltsabrechnung zu beachten sind ‒ sowie der möglichen Folgen bei Fehlern ‒ entscheiden sich zahlreiche Unternehmen oft dazu, ihre Lohnbuchhaltung auszulagern oder sich Unterstützung in Form einer Software zu holen, um die Lohnabrechnung online vorzunehmen.
Die Aufbewahrungspflichten der Entgeltabrechnung verstehen
Zu guter Letzt sind bei der bei Lohnabrechnung steuer- und sozialversicherungsrechtliche Aufbewahrungsfristen zu beachten. Diese Pflichten treffen auch auf die Unterlagen von Mitarbeitern zu, die das Unternehmen schon längst verlassen haben.
Die steuerlichen Aufbewahrungsfristen zur Lohnabrechnung sind im EStG § 41 geregelt und reichen bis zu zehn Jahre, wenn die Dokumente in Zusammenhang mit der Ermittlung des betrieblichen Gewinns stehen. Die sozialversicherungsrechtlichen Aufbewahrungsfristen können im Falle der betrieblichen Altersvorsorge sogar bis zu 30 Jahre laut § 18a BetrAVG umfassen.
Fazit: Die Lohnabrechnung verstehen auf einen Blick
Also: Was ist eine Entgeltabrechnung? Eine Entgeltabrechnung beinhaltet sämtliche Informationen zu Lohn bzw. Gehalt, die für den Arbeitnehmer, den Arbeitgeber und das Finanzamt relevant sind. Deswegen handelt es sich bei zahlreichen Daten, die auf der Verdienstabrechnung aufgeführt sind, um verpflichtende Angaben. Dabei ist es besonders wichtig, dass sämtliche Informationen korrekt und gemäß den aktuellen gesetzlichen Bestimmungen enthalten sind. Und selbst nachdem der Arbeitnehmer seine Lohnabrechnung erhalten hat, bestehen für den Arbeitgeber langfristige Aufbewahrungspflichten.
Aufgrund dieser komplexen Gesamtlage ist das Outsourcing der Lohn- und Gehaltsabrechnung in vielen Buchhaltungsabteilungen gang und gäbe. Dabei gibt es mittlerweile zahlreiche Tools, die eine digitale Lohnabrechnung ermöglichen und die Verantwortlichen dadurch beim Erstellen der Lohnabrechnungen gezielt entlasten.
Lohnabrechnung kurzgefasst:
