Nicht im Büro? Auch dann klappt es mit dem Onboarding

Corona-Serie Teil 7: Onboarding aus dem Homeoffice

Ab sofort informiert Sie HRworks zu allen Auswirkungen der Corona-Krise auf die Arbeitswelt. Darunter Themen wie Arbeitsrecht, Homeoffice und Lohnfortzahlung.

Wie geht es im Homeoffice mit dem Onboarding weiter? Diese Frage stellen sich Recruiter seit Ausbruch der Coronavirus-Pandemie. Denn wenn es eine Tätigkeit im Personalwesen gibt, die man bisher nicht von Zuhause erledigen konnte oder wollte, dann war es die Einführung eines neuen Mitarbeiters in den Betrieb. Allerdings muss auch das Onboarding in Corona-Zeiten weitergehen.

Der Arbeitsmarkt durchlebt gerade eine starke Veränderung. Ganze Belegschaften ziehen ins Homeoffice um, etliche Arbeitgeber melden Kurzarbeit für Ihre Mitarbeiter an, viele Betriebe setzen sich erstmals ernsthaft mit dem Thema Digitalisierung auseinander. Im Personalwesen kann all dies zu Hürden und Hindernissen führen.

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Onboarding auch im Büro eine Challenge

Schon unter normalen Vorzeichen ist die Einführung und Einarbeitung eines neuen Kollegen eine Herausforderung. Ein schlechtes Onboarding kann aus einem engagierten schnell einen gleichgültigen Mitarbeiter machen. Laut einer Studie des Human Capital Institutes denken rund 15 Prozent der Mitarbeiter bereits am ersten Arbeitstag über eine Kündigung nach.

Die Mitarbeiterbindung beginnt allerdings nicht erst an Tag 1, sondern schon beim Preboarding. Auch hier müssen Personaler und Führungskräfte gegen hohe Absprungszahlen ankämpfen. Mehreren Umfragen zufolge kündigen bereits vor dem ersten Arbeitstag zwischen 25 und 30 Prozent der rekrutierten Neulinge. Unter diesen Gesichtspunkten spielt also das Preboarding eine ganz entscheidende Rolle im Personalmanagement.

7 Tipps für das Onboarding aus dem Homeoffice

Gerade zu Corona-Zeiten ist die Ausgestaltung des Onboardings ausgesprochen wichtig. Weil der direkte Kontakt fehlt, sollten die folgenden 7 Punkte mehr als ohnehin schon berücksichtigt werden.

  • Vorlaufzeit nutzen

Ab Unterzeichnung des Arbeitsvertrags gilt es für Personaler, Kontakt mit den neuen Mitarbeitern zu halten. In dem Zeitfenster bis zum ersten Arbeitstag (dabei kann es sich um wenige Tage oder mehrere Wochen handeln) kann man den neuen Kollegen bereits auf seine erste Zeit im Unternehmen vorbereiten.

Dabei gilt: Nicht mit Informationen, To-Do's und Schulungsplänen erschlagen. Das könnte den Neuling abschrecken. Stattdessen schon mal erwähnen, mit welchen Kollegen er in seiner ersten Arbeitswoche zu tun haben wird. Auch kleinere administrative Aufgaben lassen sich in der Vorlaufzeit erledigen, etwa das Einholen von Steuer- und Sozialversicherungsnummer des Mitarbeiters.

  • Einarbeitung planen

Die fachliche und technische Einarbeitung des neuen Kollegen will gut vorbereitet sein. Neue Systeme, neue Prozesse, neue Arbeitsabläufe – das kann selbst den gewieftesten Newbie schnell überfordern. Um dem neuen Mitarbeiter eine reibungslose Einarbeitung bieten zu können, müssen schon im Vorhinein Zugänge, E-Mailadressen, Rollen- und Bereichtigungskonzepte ausgearbeitet werden.

Außerdem braucht es für die ersten Tage/Wochen einen Schulungs- bzw. Einarbeitungsplan, damit auch Personaler und Vorgesetzte wissen, an welchem Punkt sich der neue Kollege gerade im Einarbeitungsprozess befindet.

  • Orientierung bieten

Neben der fachlichen Seite gilt es, dem neuen Kollegen auch das Unternehmen näherzubringen. Und zwar nicht nur in Form eines Organigramms. Wer ist für was zuständig? Wer sind die wichtigsten Ansprechpartner? In welche Teams/Abteilungen ist der Betrieb aufgegliedert? Wie sieht es mit flachen Hierarchien und agilem Arbeiten aus? Antworten auf diese und ähnliche Fragen verschaffen einem neuen Kollegen Sicherheit und den nötigen Überblick.

  • Menschen kennenlernen

Damit ein Mitarbeiter, der seinen Job im Homeoffice startet, sich von Beginn an besser im Unternehmen zurechtfindet, sollte er mit den neuen Kollegen ins Gespräch kommen. Aber wie geht das? Gemeinsame Pausen, in denen man sich näher kennenlernt, gibt es im Homeoffice nicht. Hier gilt es, kreativ zu sein.

Der neue Mitarbeiter könnte zum Beispiel an Videocalls anderer Abteilungen teilnehmen. Nicht, um dort einen inhaltlichen Beitrag zu leisten, sondern einfach nur um zu sehen, wer die Kollegen sind und an welchen Projekten sie gerade arbeiten. Für die Zeit im Homeoffice bietet sich zudem ein Pate oder Mentor an. Ein Kollege, der in den ersten Tagen und Wochen als fester Ansprechpartner dient.

  • Wissen aufbauen

Durch Gespräche und Meetings bekommt der neue Kollege zwar einen ersten Einblick in Abläufe und Aufgaben. Um in die Tiefe der Materie einzutauchen, braucht es allerdings firmeninterne Wikis, Dokumentationen oder andere Wissensressourcen, die dem Neuling dabei helfen, seinen Arbeitsbereich besser zu verstehen.

  • Eigeninitiative fördern

Ein Arbeitgeber will, dass sein Mitarbeiter so schnell wie möglich im Tagesgeschäft „funktioniert“. Um das zu erreichen, sollte man dem Kollegen von Beginn an zur Eigeninitiative ermutigen. Sich Informationen beschaffen, Vorschläge machen, erste Projekte anstoßen. Auch ist es hilfreich, dem neuen Mitarbeiter zu signalisieren, dass er jederzeit nachfragen kann, falls etwas unklar ist. Selbstverständlich müssen dann auch die alten Kollegen mitmachen und Geduld zeigen. Für ein Unternehmen ist das auch eine Chance, die eigene Firmenkultur durch Taten zu vermitteln, anstatt sie von der Praxis losgelöst zu predigen.

  • Feedback einholen

Selbstverständlich gehören auch regelmäßige Mitarbeitergespräche in die Einarbeitsungszeit. Gerade in Homeoffice-Zeiten ist es schwierig, die jeweilige Stimmung und Gefühlslage des Mitarbeiters abzuschätzen. Denn im Büro erlebt man den Kollegen hautnah und bekommt dadurch auch viel non-verbales Feedback. Arbeitet der neue Kollege im Homeoffice, sollten die Mitarbeitergespräche daher noch engmaschiger stattfinden als im Büro. Im ersten Monat empfiehlt sich eine Taktung von ein Mal pro Woche. Den Abstand zwischen den Feedback-Runden kann man danach immer weiter ausbauen.

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