Wie ein Büro ohne feste Arbeitsplätze funktioniert
Ursprünglich vor allem von Firmen im Silicon Valley bekannt, gibt es mittlerweile auch in Deutschland, Österreich und der Schweiz Desk Sharing: Denn durch Remote Work und Homeoffice bleiben unter der Arbeitswoche immer mehr Arbeitsflächen leer. Das ist ungenutzter Büroraum, der großes Einsparpotenzial für Betriebe und Firmen bietet. Viele Unternehmen setzen daher auf die Vorteile von Desk Sharing, um ihre Büroflächen besser auszulasten. Durch die geteilten Arbeitsplätze wirkt sich das Desk-Sharing-Konzept im besten Fall sogar positiv auf die Zusammenarbeit im Büro aus.
Doch was ist Desk Sharing genau? Welche Vor- und Nachteile bietet es? Was für Sharing-Modelle gibt es? Und welche Regeln sind notwendig, damit Desk Sharing im Büro gelingt?
Was ist Desk Sharing laut Definition?
Desk Sharing (auch “Desksharing”) bedeutet auf Deutsch, dass sich Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einen “Tisch teilen”. Es ist eine Art flexibler Arbeitsplatz, bei dem laut Definition Angestellte abwechselnd die vorhandenen Schreibtische sowie Arbeitsinseln nutzen und sie so mit ihren Kolleginnen und Kollegen teilen.
Da in diesem Fall für Angestellte kein fester Arbeitsplatz im Büro existiert, ermöglicht Desk Sharing, dass sich Arbeitskollegen schnell und unkompliziert zusammensetzen, um beispielsweise gemeinsam an einem Projekt zu arbeiten. Das sorgt für ein hohes Maß an Flexibilität. Firmen wiederum benötigen dank diesem Arbeitsplatzsharing weitaus weniger Bürofläche und sparen auf diese Weise Kosten – selbst wenn ihre Mitarbeiter nicht regelmäßig im Homeoffice arbeiten.
Desk-Sharing-Konzepte von Hot Desking bis Desk Booking
Desk Sharing umfasst verschiedene Konzepte und Modelle. Unternehmen bedienen sich dadurch an einer Auswahl von Desk-Sharing-Konzepten, um das passende Shared-Desk-Konzept für ihre Organisation auszuwählen und anzuwenden:
Hot Desking
Dieses Desk-Sharing-Modell ist sicher eines der grundlegendsten Konzepte von Desk-Sharing: Beim Hot Desking (auch “Open-Desk-Prinzip”) haben Mitarbeiter keinen festen Schreibtisch. Sie wählen ihren Arbeitsplatz stets aus den gerade frei verfügbaren Plätzen. Einerseits ist dieses Sharing Konzept ideal, um flexible Zusammenarbeit im Unternehmen zu fördern. Andererseits funktioniert es oft nach dem Motto “First come, first serve”. In diesem Fall hilft meist eine transparente Open Desk Policy, um Konflikte zwischen den Mitarbeitern zu verhindern.
Desk Sharing in Kombination mit Homeoffice
Shared Desks bieten sich gerade dann an, wenn durch Homeoffice stets nur ein Teil der Angestellten zur selben Zeit im Büro ist. Firmen profitieren davon, dass sie Kosten sparen und dabei die Anzahl von festen Arbeitsplätzen reduzieren. Und auch Mitarbeiter ziehen ihre Vorteile daraus, wenn sie sich den Arbeitsplatz teilen und dafür im Gegenzug die Möglichkeit zum Homeoffice haben: Durch die Option, von zu Hause aus zu arbeiten, gestalten sie ihr Arbeits- und Privatleben flexibler. Sie verbessern somit ihre Work-Life-Balance.
Hoteling und Desk Booking
Eine Sonderform von Desk Sharing ist Hoteling, die sich gerade für Mitarbeiter eignet, die keinen festen Arbeitsplatz im Büro haben – beispielsweise weil sie normalerweise an einem anderen Standort arbeiten oder weil es sich bei ihnen um Außendienstmitarbeiter handelt. Durch Desk Booking erhalten diese Angestellten die Möglichkeit, bei Bedarf ihren Shared Desk im Büro zu reservieren.
Activity-Based Working und zonenbasiertes Desk Sharing
Nicht jeder Arbeitsplatz ist gleich. Die Bandbreite reicht vom einfachen Schreibtisch für ruhige Einzelarbeit bis hin zum Besprechungsraum mit Großbildschirm für Videokonferenzen in großer Runde. Beim Activity-Based Working (ABW) wählen Mitarbeiter ihren Wechselarbeitsplatz passend zu ihren aktuellen Aufgaben. Eine Variante des Activity-Based Working stellt zonenbasiertes Desk Sharing dar. Bei diesem Desk-Sharing-Konzept ist das Büro in verschiedene Zonen unterteilt, die unterschiedliche Arbeitsumgebungen bieten. Während manche Bereiche konzentriertes Arbeiten ermöglichen, sind andere ideal für dynamische Gruppen- und Projektarbeiten. Beim zonenbasierten Desk Sharing suchen sich Mitarbeiter ihren Arbeitsplatz einfach in der passenden Lage.
Was sind beim Desk Sharing die Vor- und Nachteile?
Wenn Unternehmen keine festen Arbeitsplätze anbieten, dann fördert das die flexible Zusammenarbeit im Unternehmen und spart Kosten. Doch schaffen flexible Arbeitsplätze nicht nur Vorteile, sondern sind ebenfalls mit Nachteilen verbunden. So ist einer der Nachteile von Desk Sharing, dass ein Büro ohne Anspruch auf einen eigenen Schreibtisch zu Konflikten zwischen Mitarbeitern führt, wenn diese denselben Arbeitsplatz zur selben Zeit benötigen. Darüber hinaus bieten flexible Arbeitsplätze viele weitere Vor- und Nachteile.
Desk-Sharing-Vorteile: Was der Shared Desk für das flexible Office bringt
Geringere Kosten dank effizienter Raumnutzung
Grundsätzlich benötigen Unternehmen weniger Schreibtische, wenn sie Desk Sharing einführen. Ist auf lange Sicht damit zu rechnen, dass höchstens die Hälfte der Belegschaft gleichzeitig im Büro arbeitet, haben Firmen die Möglichkeit, angemietete Flächen zu verkleinern. Auch die Nebenkosten sinken dadurch enorm.
Bessere Zusammenarbeit für frische Ideen
Wer jeden Morgen neben einem anderen Kollegen sitzt, lernt schrittweise die gesamte Belegschaft eines Unternehmens kennen. Denn wenn kein Anspruch auf einen eigenen Schreibtisch besteht, entstehen nicht nur Gespräche und neue Ideen, Mitarbeiter bauen auch ihre Vorurteile und Barrieren ab.
Optimale Produktivität durch flexible Arbeitsumgebung
Jeder Mensch hat seinen eigenen Arbeitsstil, mit dem er wiederum die verschiedensten Aufgaben erfüllt. Ob er einen Besprechungsraum für ein Projektmeeting benötigt oder im Ruhebereich konzentriert seiner Arbeit nachgeht, Desk Sharing ermöglicht es jedem Angestellten, seinen Arbeitsplatz passend zu seinen Bedürfnissen und Aufgaben zu wählen. Das steigert die Produktivität im Unternehmen.
Flache Hierarchien für ein besseres Betriebsklima
Beim geteilten Schreibtisch sitzen Mitarbeiter nicht nur neben Kollegen aus verschiedenen Abteilungen, sondern auch neben Vorgesetzten. Diese positiven Desk-Sharing-Erfahrungen erleichtern die Kommunikation, geben interessante Einblicke und unterstreichen die Arbeit auf Augenhöhe – was sich gerade im Hinblick auf ein angenehmes Betriebsklima auszahlt.
Desk-Sharing-Nachteile: Warum das Büro ohne festen Arbeitsplatz Herausforderungen bietet
Fehlende Identifikation
Manche Mitarbeiter haben Schwierigkeiten, sich mit einem nicht fest zugeordneten Arbeitsplatz zu identifizieren, was ihre Zufriedenheit und somit die Mitarbeiterbindung zum Unternehmen beeinträchtigt.
Unterschiedliche Arbeitsplatzanforderungen
Der Mangel an persönlichem Raum stellt für diejenigen eine Herausforderung dar, die bei ihrer Arbeit großen Wert auf ihre Privatsphäre und eine ruhige Arbeitsumgebung legen, um konzentriert zu arbeiten.
Stress und Arbeitsplatzkonflikte
Wenn der Anspruch auf einen festen Arbeitsplatz nicht gegeben ist, führt dies unter Umständen zu Konflikten um die verfügbaren Schreibtische. Es besteht die Gefahr, dass jeden Tag ein richtiger Run auf die beliebten Arbeitsplätze ansetzt. Ebenso ist das Arbeitsplatz-Sharing für viele Mitarbeiter mit Stress verbunden, wenn sie jeden Morgen oder nach ihrer Mittagspause einen freien Arbeitsplatz suchen und einrichten müssen.
Technische Anforderungen und Kosten
Beim Desk Sharing muss jeder Arbeitsplatz optimal ausgerüstet werden, damit alle Mitarbeiter ihn auch benutzen können. Diese technische Ausstattung einzurichten, verursacht erst einmal Kosten. Darüber hinaus benötigen Desk-Sharing-Systemen oft eine geeignete technische Infrastruktur, um Reservierungen, Zugriffskontrollen und andere logistische Aspekte zu managen – beispielsweise über eine Desk-Sharing-Software.
Kein Raum für persönliche Gegenstände und Arbeitsmaterialien
Ein fester Arbeitsplatz hat laut Definition in der Regel immer auch eine gewisse Fläche, die Angestellte nutzen, um zum Beispiel Notizen, Unterlagen und Schreibmaterialien zu lagern. Auch ist es vielen Menschen wichtig, dass ihre persönlichen Gegenstände wie zum Beispiel eingerahmte Bilder auf ihrem Schreibtisch einen Platz finden. Ein Shared Desk ist jedoch immer auch ein Clean Desk: Auf geteilten Schreibtischen haben all diese Dinge keinen Platz. Alles, was Mitarbeiter an ihrem Schreibtisch mitbringen, nehmen sie beim Verlassen des Arbeitsplatzes gezwungenermaßen wieder mit.
