Was versteht man unter der Eisenhower-Matrix?
Die Eisenhower-Matrix ist eine Methode für effizientes Zeitmanagement. Benannt ist sie nach dem 34. US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower (1890-1969), der mit den Worten “What is important is seldom urgent, and what is urgent is seldom important.”, zu Deutsch:
“Was wichtig ist, ist selten dringend, und was dringend ist, ist selten wichtig.”, zitiert wird.
Auch bekannt als Eisenhower-Prinzip oder Eisenhower-Methode, hilft die Eisenhower-Matrix Menschen dabei, Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit zu ordnen. Das ist besonders im Arbeitskontext relevant für ein strukturiertes Zeitmanagement.
Das Wichtigste in Kürze
- Die Eisenhower-Matrix ist eine effiziente Zeitmanagement-Methode, die einfach umsetzbar ist und die dringenden, aber auch die langfristigen Ziele effizient zu erreichen.
- Durch die Aufteilung von Aufgaben in unterschiedliche Prioritäten gewinnen Menschen einen strukturierten Überblick über ihre To Dos.
- Das erleichtert insbesondere das Projektmanagement enorm und kann Zeitdruck deutlich reduzieren.
Die Entwicklung der Eisenhower-Matrix
Obwohl Präsident Eisenhower der Namens- und Ideengeber war, stammt das Modell nicht von ihm direkt. Auf Basis seines Gedankens entwickelte der US-Produktivitätsexperte Stephen R. Covey (1932–2012) später in seinem Buch “The 7 Habits of Highly Effective People” (1989) die bekannte Vier-Felder-Matrix, die heute als Eisenhower-Matrix bekannt ist.
Die 4 Felder der Eisenhower-Matrix
Die Eisenhower-Matrix besteht aus 4 Feldern, die jeweils 4 Parameter zu unterschiedlichen Arten von Problemen und der zeitlichen Dimension enthalten. Sie unterstützt Mitarbeitende dabei, dringende Aufgaben gezielt zu priorisieren, Wichtiges von Unwichtigem zu trennen und die Arbeitsproduktivität langfristig zu steigern.
Beispiele aus dem Arbeitskontext:
- Wichtig und dringend: Zeitkritische, wichtige Aufgaben mit hoher Bedeutung, die sofortige Aufmerksamkeit benötigen. Beispiel: Ein Kunde ruft wegen eines akuten Problems an. Diese Aufgaben sollten sofort erledigt werden.
- Wichtig, aber nicht dringend: Aufgaben mit großer Bedeutung, aber ohne unmittelbare Deadline, z.B. Projekte, Weiterbildungen oder strategische Planungen. Diese Aufgaben sollten bewusst geplant werden.
- Nicht wichtig, aber dringend: Oft ist es gar nicht einfach, bei Problemen die Dringenden von den weniger dringenden Aufgaben zu unterscheiden. In diesem Quadranten der Eisenhower-Matrix geht es um Aufgaben, die zwar zeitnah erledigt werden müssen, aber delegierbar sind, etwa Routineanfragen oder organisatorische Kleinigkeiten.
- Nicht wichtig und nicht dringend: Aufgaben ohne großen Nutzen, die oft nur ablenken, z.B. Scrollen durch LinkedIn. Diese können häufig gestrichen oder ignoriert werden.
Aufgaben priorisieren: Das Ziel der Eisenhower-Matrix
Das Kernziel der Eisenhower-Matrix liegt nicht darin, alle Aufgaben schnell zu erledigen. Das ist praktisch unmöglich. Vielmehr geht es um eine klare Trennung zwischen wichtigen Aufgaben und unwichtigen Aufgaben bzw. jenen, die sofort zu erledigen sind und jenen, die Zeit haben. Durch die Priorisierung der Aufgaben fällt es leichter, den Überblick über die eigene To-Do Liste zu behalten.
Die Eisenhower-Matrix in der Praxis
Wie also gehen Menschen vor, die das Eisenhower-Modell in ihrem Arbeitsalltag nutzen möchten?
- Aufgaben sammeln: In einem ersten Schritt geht es darum, alle To-dos des Tages oder der Woche aufzuschreiben.
- Bewerten: Jede Aufgabe wird ehrlich auf ihre Wichtigkeit und Dringlichkeit geprüft.
- Zuordnen: Anschließend ordnet man die Aufgaben einem der 4 Quadranten zu.
- Handeln: Die To-Do Liste wird nach Prioritäten abgearbeitet:
Quadrant 1 (wichtig und dringend): sofort erledigen.
Quadrant 2 (wichtig, aber nicht dringend): Zeit im Kalender fest einplanen.
Quadrant 3 (dringend, aber nicht wichtig): nach Möglichkeit delegieren.
Quadrant 4 (nicht dringend und nicht wichtig): streichen oder bewusst aufschieben.
Oft erledigen sich Aufgaben aus dem Quadrant 4 mit der Zeit von selbst, wenn sie an Aktualität verlieren oder ihre Ergebnisse gar nicht mehr benötigt werden.
Das Eisenhower-Prinzip hilft bei Beruflichem und Privatem
Eine aktuelle Befragung des britischen Weiterbildungs-Anbieters Acuity Training hat ergeben, dass 80% der befragten Arbeitnehmer tatsächlich kein Zeitmanagement-Tool nutzen. Überraschend: Ein Viertel der Studienteilnehmer gab an, sich einfach um das zu kümmern, was ihnen gerade am wichtigsten erscheint.
Dabei hat die vergleichsweise einfach zu nutzende Eisenhower-Matrix einen echten Mehrwert: Sie ist ein universell einsetzbares Tool, das sowohl im Berufsleben als auch im Privatbereich nützlich ist. Im Arbeitsalltag unterstützt die 4-Quadranten-Matrix bei der Projektpriorisierung, Aufgabenverteilung im Team und im E-Mail-Management. Im Privatleben kann die Aufgabenmatrix z.B. bei Haushaltsprojekten, persönlichen Aufgaben und dem wichtigen Thema Selbstfürsorge nützlich sein.
Stephen Covey sah den größten Hebel für langfristige Entlastung im2. Quadranten: Dort liegen wichtige, aber nicht dringende Aufgaben, etwa Beziehungspflege, Weiterbildung oder strategische Planung. Coveys These: Wer regelmäßig in diesen Quadranten investiert, reduziert Stress und beugt hektischen „Feuerwehreinsätzen“ im ersten Quadranten vor.
