Zeitmanagement-Methoden: Die 5 besten Methoden auf einen Blick

Welche Zeitmanagement-Methoden gibt es?

Einige Zeitmanagement-Methoden sind schon viele Jahre im Umlauf – und gerade deswegen in der Praxis bewährt. Ein Blick auf die unterschiedlichen Schwerpunkte der Ansätze zeigt die Gemeinsamkeiten, aber auch die Unterschiede auf. Welche Methoden zur Zeitplanung in unserem beruflichen und privaten Alltag zum Einsatz kommen, ist eine Frage des Geschmacks. Ein Blick auf die unterschiedlichen Zeitmanagement-Strategien gibt Aufschluss:

Das Eisenhower-Prinzip

Das sogenannte Eisenhower-Prinzip (auch: Eisenhower-Matrix) geht zurück auf den 34. US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower (1890-1969). Kern dieser Strategie ist es, anstehende Aufgaben in Kategorien zu unterteilen. Anhand der Parameter Wichtigkeit und Dringlichkeit entstehen insgesamt 4 Klassifizierungsmöglichkeiten: Wenn eine Aufgabe wichtig und dringend ist, bedeutet das, man erledigt sie umgehend selbst. Eine Aufgabe, die zwar wichtig, jedoch nicht dringend ist, kann man zu einem späteren Zeitpunkt erledigen. Ist eine Aufgabe nicht zwingend an die eigene Person gebunden, jedoch wichtig, kann man sie an eine kompetente Kollegin oder einen kompetenten Kollegen delegieren. Nicht wichtige und nicht dringende Aufgaben dürfen getrost ignoriert werden. Im Sinne des Prinzips wandern sie in den präsidialen Papierkorb. Aufgaben zu definieren, schenkt also Struktur und schont die Verfügung stehenden Ressourcen.

Die ALPEN-Methode

Was nach Berggipfeln und Klettersteigen klingt, ist ein Akronym und beschreibt eine Erfindung des deutsch-indonesischen Wirtschaftswissenschaftlers und Autors Lothar Seiwert. Der Gedanke: 5 zentrale Arbeitsschritte geben die Struktur der eigenen Tagesplanung vor:

• Aufgaben definieren, deren
• Länge schätzen,
• Pufferzeiten einplanen,
• Entscheidungen treffen und
• Nachkontrollen durchführen.

Nach der Zusammenfassung des Ionos Startup Guides besteht die Grundidee der ALPEN-Methode darin, jeden Tag wenige Minuten der eigenen Zeit für die Erstellung eines schriftlichen Tagesplans aufzuwenden. Das wiederum führt dazu, dass Mitarbeiter langfristig produktiver und stressfreier arbeiten. Idealerweise planen sie ihren Arbeitstag jeweils am Vorabend und ziehen noch am selben Abend ihr Fazit dazu.

Die 60:40-Regel

Originär entstammt die 60:40-Regel der ALPEN-Methode. Mittlerweile ist das Konzept jedoch auch als eigenständige Zeitmanagement-Methode bekannt. Kern der Strategie ist es, lediglich 60 Prozent seiner insgesamt zur Verfügung stehenden Arbeitszeit zu verplanen. Die restlichen 40 Prozent fungieren als Pufferzone und bleiben frei. Bei einem klassischen 8-Stunden-Tag verplanen Mitarbeiter so lediglich 5 Stunden. Die übrigen 3 Stunden stehen ihnen insbesondere für Unvorhergesehenes zur Verfügung, darunter Verzögerungen, spontane Anfragen, Aufträge und dringende E-Mails. Der Vorteil liegt auf der Hand: Angestellte und Führungskräfte verzetteln sich nicht und bewahren wertvolle Agilität.

Das Pareto-Prinzip

Das Pareto-Prinzip geht auf den Ökonomen Vilfredo Pareto (1848-1923) zurück. Der Italiener untersuchte seinerzeit das (Un-)Gleichgewicht zwischen Ressourcen und Ertrag. Seine Annahme: 80 Prozent eines gewünschten Ergebnisses können in der Regel mit rund 20 Prozent des Gesamtaufwandes erreicht werden. Voraussetzung dafür ist jedoch, dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ihre Prioritäten und Ressourcen genau analysieren. Anschließend konzentrieren sie sich zunächst auf jene Aufgabe, die die höchste Priorität hat und als erstes erledigt werden muss. Damit will das Pareto-Prinzip Menschen dabei unterstützen, die wesentlichen Aufgaben zu identifizieren, die für die eigene Produktivität und den eigenen Erfolg wichtig sind, um sich im Anschluss darauf zu konzentrieren.

Die Pomodoro-Technik

Francesco Cirillo, wie Pareto ebenfalls italienischer Herkunft, erfand in den 1980er Jahren während seiner Studentenzeit die sogenannte Pomodoro-Technik. Benannt ist die Methode nach dem italienischen Wort für “Tomaten”. Cirillos Idee war simpel und trotzdem clever: Um für sich ein effektives Lern- und Pausenmanagement zu entwickeln, stellte er sich eine Küchenuhr in Form einer Tomate. Nach 25 Minuten konzentrierten Lernens klingelte die Uhr und Cirillo pausierte für 5 Minuten. Diese Phasen wiederholte er täglich mehrere Male. Der Kern dieser Technik basiert darauf, ein Bewusstsein für Produktivitäts- und Pausenphasen zu entwickeln. Tatsächlich erinnert die Methode stark an achtsames Arbeiten. Die tickende Uhr symbolisiert die “Anpacken”-Phase. Durch die vergleichsweise kurzen Zeitintervalle kommt es seltener zu Prokrastination – im Volksmund gern “Aufschieberitis” genannt – denn die Aufgaben sind vom Umfang her auf das Machbare heruntergebrochen. Vor allem die innere Einstellung zu vermeintlich unbezwingbaren Arbeitsbergen verändert sich deutlich.

Was hat künstliche Intelligenz mit Zeitmanagement zu tun?

Interessante Ergebnisse hat eine aktuelle Online-Umfrage des Meinungsforschungsexperten Civey im Auftrag von Microsoft zu den Vorteilen von künstlicher Intelligenz ergeben. Demnach gab rund ein Viertel der Büroangestellten an, dass KI an ihrem Arbeitsplatz das Thema Zeitmanagement fördern kann. Konkret könnte dies beispielsweise durch entsprechende Software geschehen, die Aufgaben und Prioritäten visualisiert und im Sinne generativer KI Handlungsempfehlungen ableitet.

Zeit planen und Zeitmanagement verbessern: Wie lässt sich das lernen?

Viele Menschen möchten ihr Zeitmanagement verbessern, um ihre Zeit effektiver zu nutzen und damit beruflich wie privat produktiver und entspannter zu leben. Zum Glück gibt es eine Reihe erprobter Techniken, die Menschen bei diesem Vorhaben unterstützen. Welche Zeitmanagement-Methode gut funktioniert und wie Mitarbeiter in der Praxis ihre Zeit einteilen, ist letztendlich immer auch eine Typfrage. Entsprechend ergibt es wenig Sinn, im Unternehmen eine bestimmte Art des Zeitmanagements zu predigen. Eine hilfreiche Unterstützung für Arbeitnehmer kann ein praktisches Seminar mit wertvollen Zeitmanagement-Tipps sein: Indem es Denkanstöße gibt und die Gelegenheit bietet, offene Fragen zum Zeitmanagement zu besprechen und zu klären. So verleiten sie den einen oder anderen dazu, das eigene Arbeiten viel bewusster zu hinterfragen. Dadurch entsteht eine Win-Win-Situation für Mitarbeiter und Arbeitgeber.