Wie eine Software zum Bewerbermanagement der erste Schritt zur digitalen HR wird

Ein Unternehmen auf Wachstumskurs? Für HR bedeutet das: neue Herausforderungen. Gerade die Bewerbersuche erhält bei Firmen ab einer mittleren Größe einen immer größeren Stellenwert. Daher setzen zahlreiche Unternehmen ab 50-100 Mitarbeitern oftmals auf eine Bewerbermanagement-Software, um ausgeschriebene Stellen übersichtlich und effizient zu managen. Für viele Firmen ist dies der Zeitpunkt, sich erstmals mit einer Software im Personalbereich auseinanderzusetzen. Die ideale Gelegenheit, HR von Grund auf zu digitalisieren.

Wächst ein Unternehmen, erhöht sich auch die Mitarbeiterfluktuation. Dadurch gewinnt die Suche nach neuen Talenten eine immer größere Bedeutung für die Arbeit von HR-Abteilungen ‒ noch dazu in Zeiten eines virulenten Fachkräftemangels. So zeigt eine HR-Studie des Softwarehauses forcont und der Martin-Luther-Universität Halle-Wittenberg, dass die Gewinnung kompetenter Mitarbeiter neben der Automatisierung von Personalprozessen zu den wichtigsten Vorhaben von Personalern gehört. Doch den Überblick über alle ausgeschriebenen Stellen zu behalten und die Daten aller Bewerber zu organisieren, ist aufwendig und kostet Zeit. Aus diesem Grund setzen immer mehr Unternehmen auf eine Bewerbermanagement-Software, um dieses Aufgabenfeld effizient zu meistern.

Warum eine HR-Software auch im Bewerbermanagement sinnvoll ist

Neben der Sicherstellung eines effektiven Recruitings stehen die HR-Abteilungen mittelgroßer Unternehmen vor zahlreichen weiteren Herausforderungen. Denn der Mitarbeiterzuwachs stellt neue Anforderungen an HR-Manager: Wie lassen sich beispielsweise Abwesenheiten von 100 oder mehr Personen erfassen, ohne auf umständliche Excel-Listen zurückzugreifen? Oder wie können Mitarbeiterdaten so zur Verfügung gestellt werden, dass alle Berechtigten schnell darauf zugreifen können? Daher werden für Personaler zahlreiche weitere Funktionen interessant, die über das reine Anwendungsspektrum einer Bewerbermanagement-Software hinausgehen.

Denn nicht nur im Recruiting-Prozess helfen Software-Lösungen: Mittlerweile profitieren Unternehmen in nahezu allen Bereichen ihrer Personalverwaltung von Software-Anwendungen ‒ wie zum Beispiel bei der Zeiterfassung online. Oftmals setzen Unternehmen im HR-Bereich auf verschiedene Software-Lösungen, da sie eine Funktion nach der anderen digitalisieren. Dadurch entsteht jedoch eine Landschaft voller Insellösungen, die kostspielig sind und oftmals nicht miteinander kommunizieren, sodass Personaldaten in jedes System erneut eingepflegt werden müssen. Für Firmen auf der Suche nach Bewerbermanagement-Software ist es daher oft sinnvoller, von Beginn an nach einer digitalen HR-Komplettlösung Ausschau zu halten, mit der sie sämtliche Prozesse ihrer HR-Abteilungen steuern können.

Doch bevor sich Unternehmen Gedanken über eine Gesamtlösung für die Digitalisierung ihrer HR machen, müssen sie sich erst einmal im Klaren sein, welche Funktionen eine gute Bewerbermanagement-Software auszeichnen.

Das sollte eine Bewerbermanagement-Software können

• Stellenausschreibungen erstellen 
• Bewerber und Stellen übersichtlich verwalten 
• Bewerberauswahl effizienter gestalten
• Zeit sparen durch professionelle E-Mail-Vorlagen 
• Onboarding digital managen 
• Bewerbungsprozesse auswerten

Stellenausschreibungen erstellen

Stellenanzeigen zu realisieren ist eine der Basisfunktionen eines Bewerbermanagement-Tools. Das geschieht üblicherweise mithilfe von bestimmten Designformaten. Normalerweise sind die dafür vorgesehenen Templates leicht an das Corporate Design des eigenen Unternehmens anpassbar. Diese dienen oft auch als Vorlagen für neue Ausschreibungen, bei denen nur noch der Text angepasst wird. In einem Bewerbermanagement-System sollte es zudem möglich sein, die selbst erstellten Anzeigen in gängige Online-Jobbörsen und Social-Media-Kanälen einzubinden, sodass potenzielle Interessenten diese Stellenanzeigen in den verschiedenen Systemen finden können. 

Bewerber und Stellen übersichtlich verwalten

So gut wie jede Bewerbermanagement-Software nutzt ein Verlaufstracking zur Verwaltung der Stellenanzeigen. Wichtig für den HR-Prozess ist dabei die zeitliche und örtliche Erfassung eines jeden Bewerbungseingangs. Dadurch ist eine zeitnahe Kommunikation mit den Bewerbern möglich. Die Bewerbungseingänge können so einfach von verschiedenen HR-Mitarbeitern durchgesehen werden, ohne dass Dokumente verloren gehen. 

Bewerberauswahl effizienter gestalten

Bei der Auswahl der Bewerber arbeitet das HR-Management eng mit der Geschäftsführung bzw. einzelnen Führungskräften zusammen. Daher ist es von Vorteil, wenn die Bewerbermanagement-Software die internen Abstimmungsprozesse zwischen HR und den betreffenden Vorgesetzten und Abteilungsleitungen unterstützt. Aus diesem Grund bieten Bewerbermanagement-Lösungen oft die Möglichkeit, Bewerbungsunterlagen für Entscheider freizugeben, damit diese direkt im System die Eignung des jeweiligen Bewerbers beurteilen können. Automatische Benachrichtungsfunktionen erleichtern dabei die Kommunikation zwischen allen Beteiligten am Auswahlprozess. 

Zeit sparen durch professionelle E-Mail-Vorlagen

Ein weiteres nützliches Feature sind E-Mail-Vorlagen für Einladungen und Absagen. Mit nur einem Klick können in einer Bewerber-Software beispielsweise Einladungen zu Vorstellungsgesprächen oder Zu- und Absagen verschickt werden. Diese E-Mail-Vorlagen passen Personaler kurz vor dem Verschicken lediglich individuell auf den jeweiligen Bewerber an und sparen auf diese Weise Zeit und Arbeit. In der Regel speichern Bewerbermanagement-Tools die gesamte Kommunikation für die Dauer der Bewerbung, sodass der Austausch mit dem Bewerber jederzeit für HR-Manager nachvollziehbar ist.

Onboarding digital managen

Einige Bewerbermanagement-Tools enthalten Funktionen, um das Onboarding von Bewerbern zu erleichtern ‒ auch nach einer Initiativbewerbung. Zum Beispiel durch die digitale Erfassung der Stammdaten, um die digitale Personalakte eines erfolgreichen Bewerbers bereits vor dem ersten Arbeitstag zu vervollständigen. Über eine E-Mail erhält der neue Mitarbeiter ein Onboarding-Formular, das er schon vor seinem ersten Arbeitstag einfach und bequem von zu Hause aus ausfüllt.

Bewerbungsprozesse auswerten

Digitale Tools gestalten Bewerbungsprozesse gleich in doppelter Hinsicht effizienter: Zum einen, indem sie durchdachte Funktionen enthalten, die den Prozess an sich optimieren. Zum anderen, indem sie Analysemöglichkeiten für HR-Kennzahlen und Verbesserungspotenziale bieten. Dank Bewerbermanagement-Software erkennen Personaler unter anderem, wann Bewerbungen eingegangen sind oder in welchem Zeitraum die Zu- bzw. Absage erfolgte. Anhand dieser Kennzahlen zeigt sich deutlich, welche Stellenanzeigen funktionieren und welche optimiert werden sollten.

Mehr als Bewerbermanagement: Eine Software für alle HR-Themen

HR-Manager mit Weitsicht haben ihr gesamtes Aufgabengebiet im Blick. Und nicht nur Teilbereiche wie das Recruiting. Ob Zeitwirtschaft, Lohnprogramm oder Reisekosten, für all diese Bereiche existieren inzwischen digitale Lösungen. Wird das Bewerbermanagement zu einer immer größeren Aufgabe im Unternehmen, sodass eine Software-Lösung eine wirkliche Erleichterung darstellt, lohnt es sich also, langfristig zu denken. Durch die richtige Wahl einer HR-Software bietet sich Personalern die Chance, ihren gesamten Tätigkeitsbereich zu digitalisieren und somit deutlich effizienter zu gestalten. Die Möglichkeit einer digitalen Gesamtlösung besitzt gerade für das Bewerbermanagement einen Pluspunkt: So lassen sich die Daten eines erfolgreichen Bewerbers am Ende des Recruitingprozesses direkt in dessen digitale Personalakte übernehmen. Das erspart HR-Mitarbeitern das Einpflegen der Mitarbeiterdaten und erleichtert so das Onboarding.