Homeoffice für Ihre Mitarbeiter: Was Sie als Chef wissen müssen

Immer mehr Arbeitgeber erlauben Homeoffice. Warum auch nicht? Aufgrund der Digitalisierung ist eine physische Präsenz in vielen Jobs schlicht und ergreifend nicht mehr nötig. Damit das Pendeln Ihrer Mitarbeiter vom Büro an den heimischen Schreibtisch klappt, gilt es einige Dinge zu beachten.

Seit einigen Jahren existieren zwei diametral entgegengesetzte Trends. Auf der einen Seite wollen immer mehr Angestellte im Homeoffice arbeiten. Zuhause ist’s ja bekanntlich am schönsten. Auf der anderen Seite aber bemühen sich Firmen immer öfter, den Arbeitsplatz in eine Wohlfühloase zu verwandeln.

Die Tech-Konzerne aus dem Silicon Valley machen es vor. Da verfügen Arbeitsplätze inzwischen über kostenlose Fitnessstudios, E-Scooter und individuell gestaltete Rückzugsmöglichkeiten. Außerdem gibt es endlosen Gratis-Supply an Smoothies und anderen Superfoods. Mit anderen Worten: Das eigene Heim wird immer mehr zum Arbeitsplatz; das Büro zum attraktiven (oder gar attraktiveren) Zuhause.

Während man Abenteuer-Arbeitsplätze, wie sie in Kalifornien gang und gäbe sind, in Deutschland noch mit der Lupe suchen muss, ist das Homeoffice hierzulande gelebte Praxis. Dazu gibt es auch Zahlen. 2014 war das Homeoffice in knapp jedem fünften Unternehmen (22 Prozent) gestattet. 2018 waren es schon 39 Prozent. Und die Kurve zeigt weiter steil nach oben. Bald schon könnte die Hälfte aller Firmen Homeoffice anbieten, oder wie die Heimarbeit auch genannt wird: Remote Work bzw. Telearbeit.

Die Fragen, die sich Arbeitgeber wie Arbeitnehmer daher unweigerlich stellen: Geht die Reise unaufhaltsam in Richtung Heimarbeit?

Homeoffice und die Zukunft des Arbeitens

Flexible Arbeitszeitgestaltung liegt im Trend. Die Betriebsstätte Homeoffice wird aufgrund der Digitalisierung daher nicht mehr wegzudenken sein. Haushalte verfügen über High-Speed-Internet, Mitarbeiter über leistungsstarke Privatrechner. Arbeitgeber kommen also nicht umhin, ihrer Belegschaft mobiles Arbeiten anzubieten. Langfristig wird die Heimarbeit demnach fester Bestandteil von Arbeitsverhältnissen sein. Die Zeiten, in denen lediglich Minijobs und Nebenjobs mit Heimarbeit assoziiert wurden, sind dann endgültig vorbei.

Arbeitszeitmodell Homeoffice nicht für alle Berufsgruppen realisierbar

Nicht in allen Jobs ist das Arbeiten von Zuhause möglich. Man denke etwa an Sanitäter, Gleisarbeiter, Kellner, Piloten oder Verkäufer im Einzelhandel.

Aufgrund der fortschreitenden Digitalisierung können jedoch immer mehr Berufsgruppen ihren Job am Schreibtisch daheim erledigen. Dazu gehören alle Erwerbstätigen, die einen Löwenanteil ihrer Arbeitszeit vor dem Computer verbringen: Informatiker, Grafikdesigner, Werbetexter, Journalisten oder Marketer, um nur einige zu nennen. Grundsätzlich bestehen in der Kreativbranche die besten Aussichten auf alternative Arbeitsmodelle.

Die Relativitätstheorie der Arbeit

Zeiterfassung im Homeoffice wird immer wichtiger. Flexible Arbeitszeitmodelle, Homeoffice Arbeit, variable Arbeitszeit – all diese Varianten sind auf dem Vormarsch. Und machen (rund hundert Jahre nach Einstein) Zeit und Raum auch in der Arbeitswelt relativ. Es kommt nicht mehr zwingend darauf an, wo man arbeitet und zu welcher Uhrzeit. Hauptsache, das Arbeitspensum wird erledigt.

Werden jetzt manche Unternehmen zur Cloud, weil sie auf einen physischen Firmensitz komplett verzichten? Noch ist diese Vorstellung Utopie. Aber technisch machbar wäre ein solches Geschäftsmodell für den ein oder anderen Konzern. Doch bis es soweit ist, müssen sich Firmen mit variablen Arbeitszeit- und Arbeitsraummodellen auseinandersetzen.

Vorteile von Homeoffice für Arbeitgeber

Für Unternehmen ergeben sich durch Remote Work einige Vorteile.

• Kostensparend: Weicht ein Kollege auf das Homeoffice aus, spart der Arbeitgeber Geld. Denn ein Beschäftigter im Büro verbraucht auf Unternehmenskosten allerlei Ressourcen, sei es Strom, Kaffee, Obst oder was der Arbeitgeber sonst alles bereitstellt. Je mehr Leute ins Homeoffice wechseln und je mehr Zeit sie dort verbringen, desto größer der Spareffekt.
• Weniger Lärm: Wenn ein oder mehrere Kollegen ins Homeoffice ausweichen, wird es im Büro ruhiger. Weniger Getippe, weniger Telefonate, weniger Gespräche. Für die Bürokollegen wird es dadurch ruhiger und somit auch produktiver.
• Produktivität: Die Produktivität erhöht sich natürlich gleichermaßen für die Heimarbeiter, da diese ebenso ungestört und konzentriert arbeiten können.
• Ausweitung der Personalbeschaffung: Ist Homeoffice sogar dauerhaft möglich, dann können Unternehmen unabhängig von ihrem Standort Kandidaten rekrutieren. Die Firmenzentrale in Stuttgart kann dann beispielsweise auch Fachkräfte in Bremen oder Kiel anheuern.
• Attraktives Benefit: Arbeitgeber stärken durch flexible Arbeitszeit und Homeoffice sowohl ihr Employer Branding im E-Recruiting, als auch die Mitarbeiterbindung generell.

Worauf müssen Arbeitgeber beim Homeoffice achten?

Damit es zwischen Chef und Mitarbeiter zu keinen Missverständnissen kommt, gilt es einige Dinge zu beachten:

• Auf Mitarbeiter muss Verlass sein
• Homeoffice sollte rechtzeitig beantragt werden
• Technische Infrastruktur im Homeoffice ist Voraussetzung
• Arbeit muss selbstverständlich erledigt werden
• Die Erreichbarkeit der Kollegen im Homeoffice muss gewährleistet sein
• Keine Kontrolle oder Überwachung durch Vorgesetzte

Missbrauchen Mitarbeiter das Homeoffice?

Viele Arbeitgeber sehen das Homeoffice skeptisch. Sie argwöhnen, dass ihre Mitarbeiter im Homeoffice anstatt zu arbeiten lieber faulenzen. Dass sie Betriebsamkeit nur simulieren und in Wahrheit prokrastinieren. Und in der Tat gibt es solche schwarzen Schafe. Doch in der Regel ist das Gegenteil der Fall! Forscher der Universität Basel haben nämlich herausgefunden, dass Heimarbeiter im Schnitt 2,5 Stunden pro Woche mehr arbeiten als ihre Kollegen im Büro.

Rechtliche Aspekte

Wünscht der Arbeitgeber aus wirtschaftlichen Gründen, dass seine Mitarbeiter Telearbeit leisten, so muss er die entsprechenden Heimarbeitsplätze ausstatten.

Wenn aber umgekehrt die Mitarbeiter Zeiten im Homeoffice wünschen, der Arbeitgeber jedoch einen Arbeitsplatz im Betrieb zur Verfügung stellt, so müssen die Mitarbeiter selbst für einen ausgestatteten Heimarbeitsplatz sorgen.

Steuerliche Aspekte

In steuerlicher Hinsicht macht es für den Arbeitgeber keinen Unterschied, ob seine Mitarbeiter in der Firma arbeiten oder von Zuhause.

Arbeitnehmer, die keinen Arbeitsplatz im Firmenbüro ermöglicht bekommen, können jedoch steuerlich ihr Homeoffice absetzen.