Job Crafting: 5 Vorteile, wenn Mitarbeiter ihre Arbeit selbst gestalten

Die Vorstellung von der eigenen Arbeitsstelle als starres und von oben vorgegebenes Aufgabenpaket wandelt sich. Eine sich schnell verändernde Arbeitswelt und die digitale Transformation tragen dazu bei, dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ihren Job zunehmend selbst gestalten. Dieser Trend erhöht ihre Produktivität und bringt Unternehmen voran – sofern sie ihn richtig einsetzen. Doch wie lautet die Definition von Job Crafting und welche weiteren Vorteile bietet diese Entwicklung?

Was ist Job Crafting? Definition

Die Idee des Job Craftings stammt aus der Arbeitspsychologie und geht zurück auf die Forscherinnen Amy Wrzesniewski und Jane E. Dutton. Sie etablierten den Begriff bereits in den frühen 2000er Jahren. Beim Job Crafting ändern Angestellte eigenständig die Aspekte ihres Jobs, die ihnen nicht gefallen. “Crafting Jobs” bedeutet so viel wie “Jobs gestalten”. Die 5 Dimensionen des Job Crafting lauten: Erweiterung der Arbeitsrolle, Beziehungsmanagement (relational crafting), Aufgaben (task crafting), Wissen (cognitive crafting) sowie technologische Adaption.

Bei der eigenständigen Arbeitsgestaltung lassen sich 2 Strategien identifizieren: Mehr von dem zu tun, was leicht fällt und weniger von dem, was stresst und belastet. Ziel ist es, beide Strategien ins Gleichgewicht zu bringen – und sie dabei auch mit den Interessen des eigenen Arbeitgebers zu vereinen.

Job-Crafting-Beispiele: Wie gelingt “Crafting Jobs?”

Job-Crafting-Beispiele gibt es viele – eines könnte wie folgt aussehen: Eine Fachkraft im Kundenservice einer Bank stellt fest, dass der stetige Kundenkontakt sie auf Dauer belastet. Daher sucht sie in Eigeninitiative das Gespräch mit ihrem Vorgesetzten, um zu klären, ob sie einen anderen Aufgabenbereich übernehmen könnte. Dieser stimmt zu und gibt seiner Angestellten vermehrt Aufgaben im Hintergrund. Nun erledigt sie mehr von dem, was ihr liegt und weniger von dem, was sie stresst. Das macht sie zu einer entspannten, zufriedeneren und besser gebundenen Mitarbeiterin.

Ausweg Job Crafting: Bedeutung für Arbeitnehmer

Das Verständnis von Arbeit hat sich in den letzten Jahren deutlich gewandelt ‒ insbesondere die Ansprüche an den Arbeitsplatz. Arbeitnehmer sehen den Job mittlerweile weniger als reine Sicherung der Existenz im Sinne einer kapitalistischen Idee und mehr als Ort der Selbstverwirklichung. Besonders bei Arbeitnehmern der jüngeren Generationen resultiert daraus der Trend, den Arbeitgeber schnell und häufig zu wechseln. Eine forsa-Studie im Auftrag des Karrierenetzwerks XING zeigt: 48% der befragten Arbeitnehmer der Generation Z denken über einen Jobwechsel im laufenden Jahr nach.

Neben den hohen anfallenden Kosten für den Arbeitgeber ist ein Jobwechsel immer auch eine Umstellung für den Arbeitnehmer: Neue Kollegen, neue Dynamiken und vor allem neue Aufgaben und Verantwortungsbereiche. Job Crafting ermöglicht Angestellten eine Alternative zum vorschnellen Wechsel. Sie haben die Möglichkeit, ihre Arbeit, den Arbeitsplatz und die Dynamiken nachhaltig zu verändern ‒ und damit auch ihre Arbeitszufriedenheit langfristig zu steigern.

Job Crafting und HR: Was tun bei Frust am Arbeitsplatz?

Um die Fluktuationszahlen niedrig und das Employee Engagement hoch zu halten, ist Job Crafting daher für Human Resourceseine interessante Möglichkeit. Job Crafting einzuführen bedeutet allerdings nicht nur, dass Personalerinnen und Personaler Job Crafting vorleben, indem sie Aufgaben innerhalb ihrer Abteilung umstrukturieren, wenn dadurch alle im Team zufriedener werden. Sondern auch, dass sie Angestellte, die mit ihrem Aufgabenbereich unglücklich sind, dazu einladen, an Workshops teilzunehmen und Tests zu absolvieren.

Auf diese Weise entdecken diese ihre eigenen Stärken, erkennen aber auch ihre Schwächen. Dadurch kann Job Crafting eine sinnvolle Alternative zum Job Hopping sein, da Mitarbeiter ihre Tätigkeiten aktiv anpassen, anstatt das Unternehmen zu verlassen.

Was ist Team Crafting und warum ist es wichtig?

HR unterstützt Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter anschließend dabei, dass sie gemeinsam im Team und den Ergebnissen entsprechend ihren Arbeitsplatz gestalten: Beim sogenannten Team Crafting tauschen Teammitglieder ihre Aufgaben untereinander aus, bis ein Gleichgewicht entsteht. Somit umgeht HR heimliches Job Crafting – wenn Angestellte unliebsame Aufgaben schlicht nicht abarbeiten oder sie anders ausführen als gefordert.

Welche Rolle spielen Führungskräfte in puncto Crafting Jobs?

Hilfreich für die Umsetzung von Job Crafting ist, wenn Führungskräfte ebenfalls Um- und Neudenker sind. Bauen sie eine stärkenorientierte Unternehmenskultur auf und überdenken etablierte Rollen, bieten sie ihren Angestellten Anreize zur eigenständigen Jobgestaltung. Außerdem unterstützen sie so Human Resources Management, indem sie Raum für nötige Maßnahmen schaffen.

In 4 Schritten zur Arbeitsmotivation: So setzen Arbeitnehmer Job Crafting um

Die proaktive Gestaltung des Arbeitsplatzes und der eigenen Arbeit sollte geplant sein. Denn Anpassungen beeinflussen nicht nur den Arbeitnehmer selbst, sondern auch Kollegen und Führungskräfte. Daher ist es ratsam, Prozesse gemeinsam strukturiert zu erarbeiten und auf eigenmächtiges, heimliches Job Crafting zu verzichten.

1. Reflexion und Ziele

Welche Aufgaben übernehme ich aktuell? Welche potenziellen Probleme und Herausforderungen stellen sich mir? Entspricht mein Tätigkeitsfeld meinen Vorstellungen? Und wo sehe ich mich zukünftig selbst im Unternehmen? All das sind mögliche Fragen, die sich Arbeitnehmer stellen, um ihre Rolle und Aufgabenbereiche zu reflektieren. Daraus leiten sie nicht nur persönliche Interessen und Stärken ab, sondern auch konkrete Ziele. Wichtig dabei ist, die Analyse ehrlich zu gestalten und realistische Ziele zu definieren.

2. Maßnahmenplan erstellen

Nach der Analyse haben Arbeitnehmer die Möglichkeit, klare Maßnahmen zu definieren und einen groben Zeitplan zu erstellen. Die verschiedenen Job-Crafting-Bereiche erfordern unterschiedliche Maßnahmen:

• Task Crafting: Arbeitnehmer definieren konkrete Aufgaben, die sie ihrem Arbeitsprofil hinzufügen bzw. daraus entfernen möchten. Andere Aufgabenfelder passen sie entsprechend ihren Talente und Interessen an.
• Relational Crafting: Arbeitnehmer identifizieren bestimmte Beziehungsmuster und Arbeitsdynamiken am Arbeitsplatz. Gibt es in der Zusammenarbeit mit Kollegen Optimierungspotenzial, definieren Arbeitnehmer Maßnahmen, vereinbaren Feedback-Gespräche und verbessern so die Zusammenarbeit proaktiv. Sie haben auch die Möglichkeit, Netzwerke auszubauen und so das Arbeitsengagement zu fördern.
• Cognitive Crafting: Arbeitnehmer nehmen eine positive Perspektive auf die Arbeit und einzelne Aufgaben ein, die sie vorher gestört haben. Sie bewerten eher “lästige” Aufgaben neu, sehen diese als Teil eines großen Ganzen und definieren einen ganzheitlichen Arbeitsplan, der sie erfüllt. Einzelne Aufgaben bekommen dabei eine neue, positivere Bedeutung.

3. Kommunikation mit Führungskraft und HR suchen

Haben Arbeitnehmer Maßnahmen definiert und einen Plan erstellt, ist es ratsam, den Kontakt zur Führungskraft und zu HR zu suchen. Denn: Job Crafting ist im besten Fall kein Handeln in Eigenregie, sondern wird transparent kommuniziert. Sind die Maßnahmen mit HR und dem Vorgesetzten abgestimmt, fällt nicht nur die Umsetzung leichter. Alle Beteiligten nehmen die Effekte bewusst wahr, was sich positiv auf die gesamte Unternehmenskultur auswirkt.

4. Umsetzung der Maßnahmen

Haben Arbeitnehmer alle Vorbereitungen getroffen und klar kommuniziert, setzen sie die Job-Crafting-Maßnahmen gezielt um. Wichtig hierbei ist, mit kleinen, schrittweisen Änderungen zu beginnen, um eine Wirkungsanalyse zu ermöglichen. Die Effekte der Maßnahmen sind regelmäßig zu kontrollieren. Funktioniert etwas nicht wie geplant, ist es essentiell, flexibel zu bleiben. Arbeitnehmer holen sich regelmäßig Feedback zu ihren Maßnahmen ein und passen diese gegebenenfalls an.

Tipps für HR zur Umsetzung der Job-Crafting-Methode

Die Umsetzung der Job-Crafting-Methode geht zumeist von Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen selbst aus. HR und die Geschäftsführung entscheiden dann je nach Fall, ob sie die neuen Verhaltensweisen fördern, ignorieren oder im extremsten Fall unterbinden. Personalerinnen und Personaler haben aber auch die Möglichkeit, zusätzliche Anreize zu schaffen, damit Mitarbeiter eigenständig ihre Arbeit anpassen:

1. Ins Gespräch gehen

Regelmäßiges Brainstorming in Gesprächen hilft dabei herauszufinden, welche Aufgaben Mitarbeiter bevorzugt übernehmen beziehungsweise nicht gerne erledigen. Ob sich HR mit einzelnen Angestellten oder dem ganzen Team austauscht und dabei gezielt über einzelne Aspekte oder eher über allgemeine Themen spricht, ist unerheblich. Die Hauptsache ist, dass sich HR regelmäßig mit den Fachkräften in Verbindung setzt und zu eigenen Ideen und Vorschlägen anregt.

2. Fachkräfte ermutigen

Damit Job Crafting funktioniert, ermutigt HR die Angestellten dazu, neue Aufgaben zu übernehmen und Innovation zu schaffen. So probieren diese ungewohnte doch dafür frische Tätigkeiten aus und finden heraus, welche ihnen liegen und welche nicht. Zudem fühlen sich Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen mit einbezogen, engagieren sich und bleiben tendenziell länger im Unternehmen. Übernehmen Sie dazu auch noch im Rahmen von Job Enrichment anspruchsvollere und verantwortungsvollere Tätigkeiten als zuvor, qualifizieren sie sich zudem für eine Beförderung. Somit ist Job Crafting auch ein effektives Mittel der Führungskräfteentwicklung.

3. Erfolge feiern

Hat ein Mitarbeiter eine neue Aufgabe mit Erfolg erledigt, eine nützliche Idee eingebracht und seine Fähigkeiten verbessert, feiern HR und Führungskräfte diesen Erfolg. Sei es ein Lob vom Vorgesetzten oder eine kleine Belohnung – so werden Angestellte bestärkt, sich einzubringen.

Eigenständige Arbeitsanpassung: Die Vorteile von Job Crafting

Unternehmen profitieren enorm von Job Crafting – wenn sie es richtig einsetzen. Das bedeutet, dass jeder Mitarbeiter zwar hauptsächlich Aufgaben übernimmt, die ihm liegen. Aber – genau wie seine Kolleginnen und Kollegen – auch solche Tätigkeiten erledigt, die ihm weniger gefallen. Warum er oder sie trotzdem zufriedener, motivierter und sicherer ans Unternehmen gebunden ist? Die Studie social health@work der Barmer Krankenkasse arbeitet die zahlreichen Vorteile heraus, von denen Betriebe profitieren, wenn ihre Angestellten ihre Arbeit selbst anpassen:

1. Die Stärken der Beschäftigten wachsen

Stärken aktiv zu fördern und Fachkräfte in ihren Kernkompetenzen zu bekräftigen, führt unweigerlich zu mehr Erfolg. Wenn Angestellte vermehrt Aufgaben übernehmen, die ihnen zusagen, profitieren Unternehmen als Ganzes.

2. Mobile und hybride Arbeit funktioniert besser

Je mehr Mobile Worker ihre Workflows selbst gestalten, desto besser ist ihre Arbeitsleistung. Doch um wirklich unabhängig von Zeit und Ort zu arbeiten, müssen Prozesse individuell gestaltet und angepasst werden. Ist dies aufgrund von Job Crafting möglich, profitieren neben den Mobile Workern selbst auch ihre Teammitglieder und Vorgesetzten.

3. Gesundheit verbessern und Burnout vorbeugen

Da Job Crafting für Stressreduktion sorgt, verbessert es im Umkehrschluss die Gesundheit der Angestellten. Weniger Frust am Arbeitsplatz macht zudem glücklicher und motivierter. Durch das selbstständige Gestalten der täglichen Abläufe schaffen sich Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter genau den Rahmen, den sie fürs optimale Erledigen ihrer Aufgaben benötigen und arbeiten gleichzeitig nachhaltig an einer Burnout-Prävention.

4. Die Wettbewerbsfähigkeit steigt

Eine Belegschaft, die flexibel und anpassungsfähig arbeitet, erfüllt langfristig die Anforderungen eines sich stetig wandelnden Marktes. Bringen Fachkräfte ihre Kreativität ein und gestalten das Unternehmen aktiv mit, entwickeln sie eventuell sogar neue Produkte oder Dienstleistungen, die dem Unternehmen Wettbewerbsvorteile bringen.

5. Win-win-Situation schaffen: Mitarbeiterbindung und Kostenersparnis

Die Möglichkeit, den Arbeitsalltag selbst zu gestalten, erhöht die Mitarbeiterzufriedenheit und senkt die Fluktuationsrate. Langfristig spart ein Betrieb dadurch viel Zeit und Geld, da Fluktuationskosten deutlich geringer ausfallen. Außerdem vereinfacht Job Crafting die Nachfolgeplanung: Angestellte steigern ihr Selbstvertrauen, verbessern ihre Skills und steigen ganz natürlich innerhalb eines Unternehmens auf.

Job Crafting ermöglicht zufriedene High Performer

Beim Job Crafting gestalten Angestellte ihren Arbeitsalltag zunehmend selbst. Dazu übernehmen sie vermehrt Aufgaben, die ihnen besonders gut liegen. Auf diese Weise entwickeln sie ihre Fähigkeiten kontinuierlich weiter. Da jeder Mitarbeiter sich nach und nach die Rahmenbedingungen schafft, die er zum optimalen Arbeiten benötigt, verbessern sich Leistung, Motivation und Mitarbeiterzufriedenheit. Was langfristig auch die Mitarbeiterbindung stärkt.

Job Crafting ist keine Maßnahme, die lange strategische Planung und eine aufwändige Implementierung erfordert. Die Grundlagen dafür sind in jedem Unternehmen vorhanden: die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter selbst. Durch geeignete unternehmensspezifische Maßnahmen gelingt es HR, deren vorhandenes Potenzial zunehmend zu nutzen und auszubauen. Das lohnt sich besonders seit dem Beginn von New Work, da Angestellte ohnehin häufig eigenverantwortlich arbeiten, sich also ihren Stärken entsprechend organisieren. Leben Betriebe Job Crafting aktiv, profitieren sie von weniger Fluktuation und höherer Wettbewerbsfähigkeit.