Gehaltstransparenz: Das bedeutet die EU-Richtlinie

Die EU verlangt mehr Lohntransparenz: Seit Juni 2023 gilt eine neue Richtlinie, die eine Transparenzpflicht für Gehälter vorsieht. Unternehmen müssen nun regelmäßig offenlegen, wie sich ihr Gehaltsgefüge zusammensetzt. Das Ziel: Lohndiskriminierung in Unternehmen soll sichtbar werden. Aber wann ist ein Lohnunterschied zwischen Kollegen überhaupt ungerecht? Wie aufwändig ist die Erfassung und Analyse der Gehaltsbänder für das Personalmanagement? Welche Sanktionen drohen Unternehmen, wenn die Gehaltsauskunft tatsächlich eine Diskriminierung aufdeckt? Was ist der Unterschied zum bisherigen Entgelttransparenz-Gesetz? Und: Was ändert sich für Personalmanager, wenn alle Mitarbeiter wissen, wie viel die Kollegen verdienen?

Was ändert sich durch das neue Gehaltstransparenz-Gesetz der EU in deutschen Unternehmen?

Gehaltsstrukturen werden in Zukunft deutlich aktiver offengelegt: Mit der neuen EU-Lohntransparenz-Richtlinie müssen Unternehmen in Zukunft regelmäßig nachweisen, dass ihr Gehaltsgefüge nicht diskriminierend ist. Sie sollen dazu in einem Bericht regelmäßig offenlegen, wie hoch die Gehälter von Frauen und Männern für gleiche und gleichwertige Arbeit tatsächlich sind. Auskunftsrechte von Mitarbeitern werden gestärkt.

Die EU will mit dem neuen Transparenzgesetz die Gesprächskultur in Unternehmen über das Gehalt verändern – und Unternehmen stärker in die Pflicht nehmen, Transparenz zu schaffen und gegen diskriminierende Gehaltsgefüge vorzugehen.

Was ist anders als beim bisherigen deutschen Entgelttransparenz-Gesetz?

In Deutschland gilt bereits seit dem Jahr 2017 das sogenannte Entgelttransparenz-Gesetz. Dieses soll grundsätzlich „gleichen Lohn für gleiche oder gleichwertige Arbeit“ von Männern und Frauen sicherstellen. Unternehmen haben also schon jetzt die Pflicht, ihre Gehaltsstrukturen so zu gestalten, dass es keinen „Gender Pay Gap“ gibt, also keine diskriminierenden Lohnunterschiede zwischen Männern und Frauen.

Mitarbeiter haben auch das Recht zu erfahren, nach welchen Kriterien ihr Gehalt festgelegt wurde und welche Kriterien für gleichwertige Tätigkeiten im Unternehmen gelten. Große Unternehmen mit mehr als 500 Mitarbeitern müssen zudem Gehaltsauskunft geben und darüber berichten, was sie tun, um sicherzustellen, dass es zu keiner Gehaltsdiskriminierung kommt.

Tatsächlich dürfen Arbeitnehmer zudem auch heute schon jederzeit mit ihren Kollegen darüber sprechen, wie viel sie verdienen. Chefs können nicht grundsätzlich verbieten, das Gehalt von Kollegen zu erfragen und Informationen über das eigene Gehalt zu teilen – das haben Arbeitsgerichte in vielen Fällen so entschieden. Denn das Reden über Gehälter fällt unter den Schutz der Meinungsfreiheit.

In vielen Unternehmen herrscht aber dennoch eine Kultur der Verschwiegenheit, wenn es um die Höhe der Gehälter von Kolleginnen und Kollegen geht. Zudem gibt es bei vielen Arbeitnehmern Unsicherheiten: Darf ich das Gehalt meiner Kollegen wissen? Verdienen Kollegen des jeweils anderen Geschlechts mehr oder weniger Geld als ich? Mit wem darf ich über mein Gehalt sprechen? Wann ist ein Gehaltsunterschied überhaupt gerecht oder unfair?

Das will die EU nun ändern, indem sie mehr Transparenz für alle Beteiligten schafft. Dafür nimmt sie Unternehmen stärker in die Pflicht als es das bisherige deutsche Gesetz tat: Sie sollen ihre Gehälter offenlegen.

Ab wann gilt das neue Lohntransparenz-Gesetz der EU?

Die Lohntransparenz-Richtlinie der EU ist im Juni 2023 in Kraft getreten. Die EU-Länder haben jetzt drei Jahre Zeit, es in nationales Recht umzusetzen. In Deutschland müsste also spätestens im Jahr 2026 ein angepasstes Gesetz zur Gehaltstransparenz in Kraft treten.

Für welche Unternehmen gilt die neue Lohntransparenz-Richtlinie?

Ihre Gehälter offenlegen müssen laut der neuen EU-Richtlinie alle Unternehmen, die ihren Sitz in einem der EU-Mitgliedsstaaten haben. Dabei gelten unterschiedliche Pflichten je nach Unternehmensgröße.

Die Berichterstattungspflichten zum Gehaltsgefüge auf einen Blick:

• Unternehmen mit mehr als 250 Beschäftigten: Berichten spätestens ein Jahr nach Inkrafttreten der Richtlinie zum ersten Mal und dann jährlich über ihre Gehaltsstruktur an die zuständigen nationalen Behörden.
• Unternehmen mit mehr als 150 Beschäftigten: Berichten spätestens ein Jahr nach Inkrafttreten der Richtlinie und dann  alle drei Jahre über ihre Gehaltsstruktur an die zuständigen nationalen Behörden.
• Unternehmen mit weniger als 150 Beschäftigten: Für sie gilt keine Berichtspflicht.

Aber Achtung: Fünf Jahre nach Inkrafttreten des Gesetzes wird die Lohntransparenz-Berichtspflicht auch auf Unternehmen mit 100 bis 150 Beschäftigten ausgeweitet. Diese müssen dann ebenfalls alle drei Jahre über ihre Gehaltsstruktur berichten.

Zudem könnte es sein, dass nationale Regeln strenger ausfallen als die EU-Richtlinie selbst – indem sie zum Beispiel kleinere Unternehmen früher in die Pflicht nehmen, oder indem sie zusätzlich freiwillige Entgelttransparenzsiegel einführen.

Auskunftsrecht: Darf ich wissen, was meine Kollegen verdienen?

Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer haben laut der neuen Richtlinie zur Lohntransparenz einen individuellen Auskunftsanspruch: Sie dürfen sich also nicht nur untereinander frei über die Höhe der Gehälter von Kolleginnen und Kollegen austauschen. Sie können auch ihren Arbeitgeber direkt um Auskunft bitten.

Konkret dürfen Angestellte ihren Arbeitgeber nach den durchschnittlichen Entgelthöhen derjenigen Kollegen fragen, die im Unternehmen einer gleichen oder gleichwertigen Arbeit nachgehen. Unternehmen müssen ihren Angestellten diese Informationen zur Höhe der Gehälter – anonymisiert, aber aufgeschlüsselt nach Geschlecht – zur Verfügung stellen.

Arbeitnehmer dürfen bei ihrem Arbeitgeber also nicht konkret das Gehalt eines einzelnen Kollegen erfragen – dem steht schon der Datenschutz entgegen. Aber sie haben das Recht auf anonymisierte Vergleichsdaten, um zu erfahren, ob das Gehaltsgefüge und die Gehaltsbänder – und damit das eigene Gehalt – fair sind.  Dabei steht insbesondere die Frage im Vordergrund, ob es ein geschlechtsspezifisches Lohngefälle beziehungsweise eine geschlechtsspezifische Lohndiskriminierung gibt.

Haben auch Bewerber ein Auskunftsrecht zum Gehalt künftiger Kollegen?

Tatsächlich werden Arbeitgeber nach den neuen Vorschriften verpflichtet, auch Bewerber transparent über die Höhe von Einstiegsgehältern zu informieren oder die Gehaltsspanne der ausgeschriebenen Stelle offenzulegen. Das können Unternehmen entweder im Vorstellungsgespräch oder direkt in der Stellenanzeige tun. Auch Bewerber dürfen also bald von Anfang an wissen, was ihre zukünftigen Kollegen verdienen.

Umgekehrt hingegen dürfen Unternehmen ihre Bewerber nicht nach ihrer früheren Vergütung fragen.

Wie aufwändig ist die Berichterstattung zur Gehaltstransparenz für das Personalmanagement?

Auf das Human Resource Management kommen mit der Neuregelung viele Fragen und einige neue Aufgaben zu. Denn die Bedeutung des Gehaltsgefüges für die Arbeitgebermarke und die Mitarbeiterzufriedenheit steigt. Equal Pay ist schon heute ein wichtiger Faktor für die Gewinnung und Bindung von Mitarbeitern. Dieser Effekt wird sich in Zukunft noch weiter verstärken. Daher kann es auch für kleinere Unternehmen sinnvoll sein, sich damit auseinanderzusetzen – auch wenn sie wegen ihrer Unternehmensgröße von dem neuen Gesetz erst einmal nicht betroffen sind.

Personalverantwortliche müssen sich also darauf vorbereiten, dass die neue Transparenz zu intensivierten Diskussionen über Gehaltsgleichheit und Lohndiskriminierung führen kann.

Welche Arbeit wird im Unternehmen als gleichwertig angesehen? Welche Unterschiede ergeben sich dabei nicht nur innerhalb einzelner Teams, sondern auch zwischen verschiedenen Abteilungen und Geschäftsbereichen? Auf diese Debatten sollten sich Personalmanager gut vorbereiten, um Antworten parat zu haben. Dazu benötigen sie Tools, die ihnen bei der Zusammenstellung, der Analyse und der verständlichen Aufbereitung der Gehaltsdaten helfen.

Warum ist Lohntransparenz für Personalentwicklung so wichtig?

Im Bereich Human Resources gilt es immer, die nachhaltige Personalentwicklung im Blick zu behalten. Gehaltstransparenz ist in diesem Sinne in Zukunft eine Daueraufgabe. Und das nicht nur, weil der Gesetzgeber regelmäßige Berichte fordert. Sondern auch, weil es gilt, den gesamten Employee Life Cycle mit zu bedenken. Von der Gewinnung neuer Mitarbeiter über die Beförderung auf verschiedenen Karrierestufen bis hin zum Austritt aus dem Unternehmen muss sich die Gehaltsstruktur stimmig und transparent mitentwickeln. Gelingt es, die Gehaltsoffenlegung im Sinne von New Pay als Teil einer offenen, vertrauenswürdigen Unternehmenskultur zu etablieren, gewinnen Unternehmen an Attraktivität für Bewerber und Mitarbeiter.

Was passiert, wenn die Offenlegung der Gehälter eine Lohndiskriminierung zeigt?

Ein Ziel der neuen EU-Richtlinie: Opfer von Gehaltsdiskriminierung sollen leichter Zugang zur Justiz bekommen, zum Beispiel durch Sammelklagen. Wenn Arbeitnehmer nachweislich wegen ihres Geschlechts beim Lohn diskriminiert wurden, sollen sie eine Entschädigung erhalten.

Das bedeutet: Wurde der Equal-Pay-Grundsatz verletzt, erhalten sie eine vollständige Nachzahlung des entgangenen Gehalts und aller damit verbundenen Bonuszahlungen oder Sachleistungen. Die Beweislast, dass eine Gehaltsstruktur nicht diskriminierend ist, liegt beim Arbeitgeber.

Wenn die Gehaltsberichte zeigen, dass es geschlechtsspezifische Lohnunterschiede von mindestens fünf Prozent in einem Unternehmen gibt, muss das Unternehmen Maßnahmen ergreifen, Entschädigungen zahlen und die diskriminierenden Praktiken beenden – sonst drohen Sanktionen in Form von Geldstrafen.