Entgelttransparenzgesetz: Was ändert die EU-Richtlinie für Arbeitgeber?

Die EU fordert mehr Transparenz bei Gehältern. Für die Mitgliedstaaten gilt eine Umsetzungsfrist bis zum 7. Juni 2026. Verbindlich werden konkrete Pflichten für Unternehmen in Deutschland erst mit dem nationalen Umsetzungsgesetz. Je nach Unternehmensgröße gelten die Vorgaben stufenweise, zum Beispiel zur Offenlegung von Gehaltsbandbreiten, Vergleichswerten und Entgeltberichten. Ziel ist, Lohndiskriminierung sichtbar zu machen und wirksam zu reduzieren. Was bedeutet das konkret für Unternehmen in Deutschland, und welche Folgen ergeben sich für Arbeitgeber und ihre Mitarbeitenden?

Das Wichtigste in Kürze

• Für die Mitgliedstaaten gilt eine Umsetzungsfrist bis 7. Juni 2026.
• Berichtspflichten werden für Unternehmen ausgeweitet und greifen nach EU-Vorgaben bereits ab 100 Beschäftigte.
• Je nach Unternehmensgröße gelten Pflichten, Gehälter offenzulegen, z.B. über Gehaltsbandbreiten, Vergleichswerte und Entgeltberichte.
• Individueller Auskunftsanspruch: Beschäftigte erhalten auf Anfrage anonymisierte Vergleichswerte. Der Arbeitgeber stellt die Informationen spätestens innerhalb von 2 Monaten bereit.
• Bei Verstößen drohen Sanktionen und Entschädigungen, die genaue Ausgestaltung regelt die nationale Umsetzung.

Was unterscheidet die EU-Richtlinie vom bisherigen deutschen Entgelttransparenzgesetz?

In Deutschland gilt seit 2017 das sogenannte Entgelttransparenz-Gesetz. Dieses soll grundsätzlich „gleichen Lohn für gleiche oder gleichwertige Arbeit“ von Männern und Frauen sicherstellen. Unternehmen haben also schon jetzt die Pflicht, ihre Gehaltsstrukturen so zu gestalten, dass es keinen „Gender Pay Gap“ gibt, also keine diskriminierenden Lohnunterschiede zwischen Männern und Frauen.

Das Gehaltstransparenz-Gesetz regelt bereits:

• Auskunftsrechte: Mitarbeiter in Unternehmen ab 200 Beschäftigten können Auskunft zu Entgeltstrukturen in einer Vergleichstätigkeit verlangen.
• Berichtspflichten: Unternehmen mit mehr als 500 Beschäftigten müssen regelmäßig über Maßnahmen zur Gleichstellung und Gehaltsstrukturen berichten.

Im Vergleich zum EntgTranspG umfasst die EU-Richtlinie:

• Transparenz schon im Recruiting: Bewerbende erhalten frühzeitig Informationen zum Einstiegsgehalt oder zur Gehaltsspanne, z.B. in der Stellenausschreibung oder spätestens vor dem Bewerbungsgespräch.
• Ausgeweitete Berichtspflichten: Unternehmen ab 100 Beschäftigten berichten regelmäßig über geschlechtsspezifische Lohnunterschiede. Die Berichtsintervalle richten sich nach der Unternehmensgröße.
• Gestärktes Auskunftsrecht: Beschäftigte sind berechtigt, Auskunft über Entgeltniveaus bzw. Durchschnittswerte für gleiche oder gleichwertige Arbeit zu verlangen, nach Geschlecht aufgeschlüsselt, ohne dass das Entgelt einzelner Kolleginnen und Kollegen offengelegt wird.
• Strengere Durchsetzung und Sanktionen: Bei Verstößen gegen Entgeltgleichheit und bei Diskriminierung drohen Sanktionen und Entschädigungsansprüche. Die konkrete Ausgestaltung erfolgt national.

Ab wann gilt das neue Lohntransparenz-Gesetz in Deutschland?

Die Richtlinie gilt auf EU-Ebene seit 2023. Die Mitgliedstaaten müssen sie bis zum 7. Juni 2026 in nationales Recht überführen. Verbindlich für Unternehmen in Deutschland werden die neuen Pflichten erst mit dem deutschen Umsetzungsgesetz, das voraussichtlich Anfang 2027 in Kraft tritt. EU-Richtlinien setzen Mindeststandards. Der nationale Gesetzgeber kann darüber hinausgehen und strengere Vorgaben festlegen.

Die Richtlinie betrifft Arbeitgeber in der EU, sowohl öffentliche als auch private Arbeitgeber. Dabei gelten unterschiedliche Pflichten je nach Unternehmensgröße.

Bei den Berichtspflichten sieht die Richtlinie eine stufenweise Einführung vor:

Was gilt für KMU unter 100 Mitarbeitenden?

Unternehmen mit weniger als 100 Beschäftigten bleiben von den Berichterstattungspflichten zunächst ausgenommen. Die Grundsätze der Richtlinie, wie die Verpflichtung zur diskriminierungsfreien Entlohnung, betreffen dennoch alle Arbeitgeber. Zusätzlich kann die nationale Umsetzung strengere Vorgaben vorsehen und kleinere Unternehmen früher in die Pflicht nehmen.

Gehaltsgleichheit: Was diese Anforderung für Arbeitgeber bedeutet

Für viele Unternehmen bedeutet die Richtlinie einen deutlichen Wandel: Wenn Vergütung bislang stark individuell verhandelt wurde, fehlt häufig ein einheitliches, dokumentiertes System. Künftig müssen Arbeitgeber Vergütungsunterschiede entweder reduzieren oder objektiv und geschlechtsneutral begründen können. Damit steigt die Bedeutung eines konsistenten Entgeltgefüges und belastbarer Gehaltsbänder. Ziel bleibt: gleiches Entgelt für gleiche oder gleichwertige Arbeit.

Die größte Herausforderung liegt jedoch in der Bewertung „gleichwertiger Arbeit“. Sie müssen bis zur nationalen Umsetzung Kriterien und Prozesse schaffen, mit denen sich Rollen vergleichbar machen lassen. Dafür braucht es ein jobbasiertes, geschlechtsneutrales Bewertungs- bzw. Eingruppierungssystem, das Mitarbeitende nachvollziehbar in Vergleichsgruppen einordnet.

4 Kriterien zur Orientierung:

Die EU-Richtlinie schreibt nicht vor, wie genau Unternehmen diese Kriterien erstellen sollen, gibt aber 4 Kriterien als Anhaltspunkte, die bei der Bewertung typischerweise herangezogen werden sollten:

• Kompetenzen (Fachkompetenzen und Soft Skills)
• Belastungen (körperlich, psychisch, kognitiv und zeitlich)
• Verantwortung (z.B. Personal-und Budgetverantwortung)
• Arbeitsbedingungen (z.B. Schichtarbeit und Nachtarbeit)

Diese Kriterien sollen positionsbezogen angewendet werden, je nachdem, welche für die Position der Mitarbeitenden relevant sind. Auch zusätzliche Kriterien dürfen genutzt werden, solange sie geschlechtsneutral und nachvollziehbar sind

Solche Gruppierungen sind erforderlich, um künftig Durchschnittswerte pro Vergleichsgruppe nach Geschlecht zu ermitteln und zu kommunizieren.

Auskunftsrecht: Darf ich wissen, was meine Kollegen verdienen?

Viele Beschäftigte stellen sich die Frage: Darf man über sein Gehalt sprechen? Und: Darf ich das Gehalt meines Kollegen erfahren? Tatsächlich dürfen Arbeitnehmer auch heute schon jederzeit mit ihren Kollegen darüber sprechen, wie viel sie verdienen. Chefs dürfen nicht grundsätzlich verbieten, das Gehalt von Kollegen zu erfragen und Informationen über das eigene Gehalt zu teilen, das haben Arbeitsgerichte in vielen Fällen so entschieden. Denn das Reden über Gehälter fällt unter den Schutz der Meinungsfreiheit.

Unabhängig davon stärkt die Richtlinie den individuellen Auskunftsanspruch: Beschäftigte können ihren Arbeitgeber um Auskunft bitten und erhalten anonymisierte Vergleichswerte, um einschätzen zu können, ob das Gehaltsgefüge und die Gehaltsbandbreiten und damit das eigene Entgelt fair und diskriminierungsfrei sind. Der Arbeitgeber sollte diese Informationen spätestens innerhalb von 2 Monaten nach der Anfrage bereitstellen. So bleibt ein Gehaltsvergleich unter Kollegen nur auf Basis anonymisierter Vergleichswerte möglich.

Lohntransparenz für Bewerber: Müssen Arbeitgeber Gehaltsspannen nennen?

Nach den EU-Vorgaben sollen Arbeitgeber bereits im Bewerbungsprozess transparent über die vorgesehene Vergütung informieren. Gehaltsoffenlegung beginnt damit oft schon in der Stellenbeschreibung: mit Angaben zum Einstiegsentgelt oder eine Entgeltspanne für die Position. Diese Information kann in der Stellenanzeige stehen oder spätestens vor dem Vorstellungsgespräch bereitgestellt werden. Bewerbende können dadurch früher einschätzen, welches Entgeltniveau für die Rolle vorgesehen ist.

Für Personaler eröffnet sich hier eine der großen Hürden: Sie müssen einerseits über Gehälter transparent kommunizieren und gleichzeitig attraktiv bleiben, um im Markt um Fachkräfte mitzuhalten. Verhandeln Bewerber jedoch höhere Gehälter, stehen Betriebe vor der nächsten Problematik: Denn die Mitarbeitenden aus der bestehenden Belegschaft werden eventuell verlangen, dass auch ihr Gehalt angepasst wird.

Außerdem setzt die Richtlinie Grenzen im Recruiting: Arbeitgeber dürfen Bewerber nicht nach ihrem aktuellen oder früheren Gehalt fragen und solche Informationen auch nicht aktiv einholen.

Gehaltstransparenz: Wie aufwändig ist das Reporting für HR?

Auf das Human Resource Management kommen mit den EU-Vorgaben viele Fragen und neue Aufgaben hinzu. Denn Vergütungsstrukturen werden stärker in den Fokus rücken, nicht nur im Hinblick auf die Arbeitgebermarke und die Mitarbeiterzufriedenheit, sondern auch, weil Transparenzrechte und (je nach Unternehmensgröße) Berichtspflichten zu mehr internen Rückfragen und Diskussionen führen können. Equal Pay ist schon heute ein wichtiger Faktor für die Gewinnung und Bindung von Mitarbeitern. Dieser Effekt wird sich in Zukunft noch weiter verstärken.

Personalverantwortliche sollten sich deshalb frühzeitig auf typische Kernfragen vorbereiten: Welche Rollen und Aufgaben gelten als gleiche oder gleichwertige Tätigkeit im Unternehmen? Wie werden Rollen fair eingeordnet, nicht nur innerhalb eines Teams, sondern auch zwischen verschiedenen Abteilungen und Geschäftsbereichen? Und wie lassen sich Vergütungsunterschiede objektiv und geschlechtsneutral erklären?

Auf diese Debatten sollten sich Personalmanager gut vorbereiten, um Antworten parat zu haben, denn mit mehr Transparenz fragen Mitarbeiter häufiger: Ist mein Gehalt gerecht? Für die Überprüfung und Herstellung von Entgeltgleichheit braucht es klare Grundlagen und saubere Daten: ein nachvollziehbares System zur Rollen-/Jobbewertung, konsistente Gehaltsbänder sowie Prozesse für Datenerhebung, Analyse und Reporting. Unterstützend sind Tools wie z.B. eine HR-Analytics-Software sinnvoll, um Vergütungsdaten zu bündeln, auszuwerten und verständlich aufzubereiten, sowohl für interne Entscheidungen als auch für Auskünfte und Berichte.

Warum ist Entgelttransparenz für die Personalentwicklung so wichtig?

Im Bereich Human Resources gilt es, eine nachhaltige Personalentwicklung im Blick zu behalten. Entgelttransparenz ist in diesem Sinne in Zukunft eine Daueraufgabe. Und das nicht nur, weil der Gesetzgeber je nach Unternehmensgröße regelmäßige Berichte fordert, sondern auch, weil sie den gesamten Employee Life Cycle betrifft. Von der Einstellung über Beförderung bis zum Austritt bleibt die Vergütungsstruktur nachvollziehbar, konsistent und transparent.

Gelingt es, Entgelttransparenz im Sinne von New Pay als Teil einer offenen und vertrauenswürdigen Unternehmenskultur zu etablieren, steigert das die Attraktivität von Unternehmen, sowohl für Bewerber als auch für bestehende Mitarbeiter.

Was passiert bei Entgeltdiskriminierung?

Ein zentrales Ziel der Richtlinie ist, dass Betroffene ihre Rechte leichter durchsetzen können. Liegt eine Benachteiligung wegen des Geschlechtes beim Entgelt vor, greifen Entschädigungs- und Nachzahlungsansprüche.

Das bedeutet: Wurde der Equal-Pay-Grundsatz verletzt, erhalten Arbeitnehmer eine vollständige Nachzahlung des entgangenen Entgelts einschließlich damit verbundener variabler Bestandteile (z.B. Boni) und Sachleistungen.

Außerdem werden die prozessualen Hürden gesenkt: Die Beweislast, dass eine Entgeltsstruktur nicht diskriminierend ist, liegt beim Arbeitgeber. Dieser muss darlegen und nachweisen, dass die Gehaltsstruktur im Unternehmen auf geschlechtsneutralen und objektiven Kriterien basiert.

Wenn Entgeltberichte in einer Beschäftigtengruppe Unterschiede zwischen Beschäftigten des anderen Geschlechts in vergleichbaren Tätigkeiten zeigen, wird Handlungsbedarf sichtbar. Liegt der geschlechtsspezifische Unterschied bei mindestens 5 %, zählt vor allem eines: Lässt sich die Differenz objektiv und geschlechtsneutral erklären?

Stand heute: Die EU‑Richtlinie gibt den Rahmen vor. Verbindlich werden die konkreten Pflichten in Deutschland erst, sobald das nationale Umsetzungsgesetz in Kraft getreten ist.

Nach Angaben des zuständigen Ministeriums tritt das Gesetz voraussichtlich Anfang 2027 in Kraft. Die zentralen Pflichten greifen später: Berichtspflichten für Unternehmen und der individuelle Auskunftsanspruch werden erstmals im Juni 2028 fällig.

• Gehaltskürzung: Unter welchen Umständen ist sie zulässig?
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