Mitarbeiterbefragung – 5 Tipps, wie eine Mitarbeiterumfrage gelingt

Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen sind das Herzstück eines Unternehmens. Sind sie zufrieden, tragen sie motiviert und loyal zum Unternehmenserfolg bei. Umgekehrt wirken sich unzufriedene Angestellte jedoch negativ auf die Arbeitsmotivation und -produktivität aus. Regelmäßige Mitarbeiterbefragungen sind daher sinnvoll, um ein Stimmungsbild des eigenen Unternehmens zu erhalten. Firmen etablieren so eine konstruktive Feedbackkultur und entwickeln Maßnahmen für eine bessere Mitarbeiterzufriedenheit.

Die klassische Mitarbeiterbefragung: Eine Definition

Per Definition ist eine Mitarbeiterbefragung ein personalwirtschaftliches Instrument, um Feedback von allen oder einzelnen Mitarbeitenden zu sammeln. Bei diesem auch als “Mitarbeiterumfrage” bekannten Instrument geht es vor allem darum, Meinungen, Einstellungen und Stimmungen von Mitarbeitern zu bestimmten Fragen im Zusammenhang mit dem jeweiligen Unternehmen und seinen Abläufen zu erfassen. Zum Beispiel, um rechtzeitig potenzielle Anzeichen für Career Cushioning zu erkennen.

Je nach Themen und Zielen kommen verschiedene Arten der Befragungen in Frage. In der Regel werden entweder alle Mitarbeiter eines gesamten Unternehmens oder nur bestimmte Bereiche und Personengruppen befragt – typischerweise anonym. So haben Mitarbeiter die Möglichkeit, offen und ehrlich über ihre Erfahrungen zu sprechen und ihre Meinung mitzuteilen, ohne Angst vor möglichen Konsequenzen zu haben. Dadurch erfahren Unternehmen, an welchen Stellschrauben sie drehen müssen, um Prozesse zu verbessern.

Welche Ziele eine Mitarbeiterbefragung verfolgt

Die Zielsetzung, die Unternehmen mit einer Mitarbeiterbefragung verfolgen, hängt von zahlreichen Faktoren ab. Dabei stellen klare Ziele sicher, dass die Fragen und Ergebnisse einer Befragung relevante Informationen liefern. Entsprechend ist es sinnvoll, die Ziele einer Mitarbeiterbefragung möglichst präzise zu definieren. Dabei hilft oftmals eine Checkliste. Zu den möglichen Zielen gehört es:

• Informationen über den Status quo im Unternehmen zu erhalten (etwa zu den Themen Mitarbeiterzufriedenheit, Betriebsklima, Führungsstil etc.)
• Stärken-und-Schwächen-Analysen durchzuführen (z.B. zur Personal- und Informationspolitik sowie zu sinnvollen Weiterbildungsangeboten)
• Eine Bestandsaufnahme und Bedarfsermittlung für konkrete Projekte (darunter möglicherweise eine anstehende Umstrukturierung) zu erheben
• Die Analyse spezifischer Problemstellungen durchzuführen (z.B. zu Krankentagen oder zur Employee Experience)

Wie Unternehmen eine Mitarbeiterbefragung durchführen und auswerten

In vielen Fällen initiiert die Personalabteilung mithilfe eines externen Dienstleisters die Mitarbeiterbefragung. Zu diesem Schluss kommt auch eine aktuelle Studie des Marktforschungsinstituts smartinsights. Demzufolge setzt mehr als die Hälfte der 300 befragten Unternehmen (57 %) einen Teil des Budgets für Unterstützung von außerhalb ein und lässt Mitarbeiterumfragen vollständig oder zumindest teilweise mit externer Hilfe erstellen. Alternativ ist es auch möglich, dies eigenständig zu tun. Mittlerweile existieren genau dafür spezialisierte Software-Lösungen, die bei der Auswahl der Art der Mitarbeiterbefragung, Formulierung der Fragen und auch der Auswertung unterstützen. Darüber hinaus finden sich zahlreiche bewährte Beispiele für gute Mitarbeiterbefragungen im Internet.

Wie sieht also der Ablauf einer klassischen Mitarbeiterbefragung aus? Zeitlich gliedert sich der Prozess in acht verschiedene Abschnitte:

1. Auswahl der Befragungs-Software
2. Definition eines geeigneten Datenmodells
3. Einbindung des Betriebsrats, sofern ein solcher vorhanden ist
4. Kollaborative Erstellung eines Fragebogens
5. Interne Ankündigung und Kommunikation der Mitarbeiterbefragung
6. Durchführung der Umfrage
7. Auswertung, Interpretation, Aufarbeitung und Kommunikation der gewonnenen Daten und Informationen
8. Beginn des Follow-ups und Initiierung des Change Managements

5 Tipps für eine Mitarbeiterbefragung: So erhalten Unternehmen wertvolles Feedback ihrer Belegschaft

Damit die Befragung erfolgreich ist und Unternehmen mehr über z.B. die Arbeitsprozesse ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. erfahren, braucht es die Unterstützung der Belegschaft. Mithilfe von 5 Tipps bewirken Firmen, dass sie das Vertrauen und das Engagement ihrer Mitarbeiter in und für die Befragung steigern. Dadurch verbessern sie auch bei zukünftigen Mitarbeiterbefragungen die Teilnahmequoten und erhalten eine ehrliche sowie umfassende Einschätzung ihrer Mitarbeiter.

Tipp 1: Mitarbeiter einbeziehen, um relevante Themen zu identifizieren

Damit die Belegschaft offen und ehrlich auf die gestellten Fragen antwortet und das Unternehmen somit ein realistisches Stimmungsbild erhält, braucht sie Vertrauen in die Mitarbeiterumfrage. Außerdem ist es wichtig, dass sie die Sinnhaftigkeit der Mitarbeiterbefragung erkennt. Dazu bietet es sich beispielsweise an, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter für die Umfrage von Anfang an ins Boot zu holen und in die Erstellung der Mitarbeiterbefragung zu involvieren.

Mitarbeiter kennen die Themen, die die Belegschaft beschäftigen, häufig besser als die Führungsebene. Durch offene Kommunikation erklären Unternehmen den Zweck der Umfrage und betonen die Vorteile der Mitarbeiterbefragung, die sich durch sie sowohl für das Unternehmen als auch für die Belegschaft ergeben. Fragen zur Mitarbeiterbefragung sind selbstverständlich immer erlaubt.

Tipp 2: Umfassende interne Kommunikation schafft Vertrauen

Nur wenn die betroffenen Mitarbeiter rechtzeitig wissen, warum die Mitarbeiterbefragung im Unternehmen durchgeführt wird und welchen Nutzen sie daraus ziehen, geben sie entsprechend konstruktive Antworten. Im Vorfeld der Befragung müssen Mitarbeiter über den Zweck, die Ziele, den Ablauf sowie die Rahmenbedingungen der Umfrage Bescheid wissen und erfahren, was im Anschluss mit ihren Antworten passiert.

Das Unternehmen punktet, indem es den Mitarbeitern ermöglicht, bereits im Vorfeld Fragen zur Mitarbeiterbefragung zu stellen und auf diese eingeht. Transparenz schafft Vertrauen und den Willen, konstruktive Lösungen gemeinsam zu erarbeiten.

Tipp 3: Eine anonyme und vertrauliche Umfrage gewährleistet ehrliches Feedback

Haben die Mitarbeiter das Gefühl, dass ihre Kollegen oder Vorgesetzten ihre Antworten zu ihnen zurückverfolgen können, geben sie kein ehrliches Feedback. Denn im Gegensatz zum regelmäßigen Mitarbeitergespräch, wie dem Jahresgespräch, ist die Mitarbeiterbefragung für die Mitarbeiter eine gute Gelegenheit, nicht nur Positives hervorzuheben. Kritisieren sie etwa bestimmte Aspekte, die andere Personen oder das Arbeitsklima betreffen, haben sie dabei gegebenenfalls Angst vor Konsequenzen. Um ehrliches Feedback zu erhalten, ist es daher notwendig, dass die Umfrage vollständig anonym durchgeführt wird.

Daher bietet es sich an, bei der Durchführung von Mitarbeiterbefragungen gegebenenfalls mit externen Dienstleistern zusammenzuarbeiten. So stärken Unternehmen das Vertrauen ihrer Mitarbeiter in die tatsächliche Anonymität der Umfrage. Ein weiterer wichtiger Punkt bei der Anonymität ist auch gesetzlich festgehalten: Das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) regelt, dass im Rahmen einer Mitarbeiterbefragung keine personenbezogenen Daten gesammelt werden dürfen.

Tipp 4: Freiwilligkeit und Anreize für die Teilnahme statt Verpflichtung

Fast so wichtig wie die Anonymität ist bei einer Umfrage unter Mitarbeitern auch die Freiwilligkeit, auf der die Teilnahme an der Mitarbeiterbefragung beruht. Kein Mitarbeiter muss an einer Befragung teilnehmen – das kommuniziert die Personalabteilung bzw. die interne Unternehmenskommunikation klar an die Belegschaft.

Gezielt Anreize für die Teilnahme an der Umfrage zu schaffen, ist eine der  Möglichkeiten, um die Anzahl und die Qualität der Rückmeldungen zu erhöhen. Mögliche Anreize sind zum Beispiel die Teilnahme an einem Gewinnspiel oder Belohnungen für die Teams mit der höchsten Beteiligungsquote.

Tipp 5: Auswertung und Follow-Up-Prozesse, um Veränderungen anzustoßen

In regelmäßigen Abständen durchgeführte Mitarbeiterbefragungen geben der Belegschaft das Gefühl, gehört zu werden. Sie merken, dass ihre Meinung wichtig ist und sie vom Unternehmen wertgeschätzt werden. Im Idealfall entsteht so ein offener und konstruktiver Dialog auf allen Ebenen.

Nach der Mitarbeiterbefragung beginnt die eigentliche Arbeit für ein Unternehmen. Schließlich haben die Mitarbeiter durch ihre Erfahrungen und Eindrücke wertvolles Feedback gegeben. Folgende Schritte schließen an eine Mitarbeiterbefragung an:

1. Auswertung der Daten: Die gesammelten Daten und Antworten werden ausgewertet und analysiert.
2. Kommunikation der Ergebnisse: Die Ergebnisse der Mitarbeiterbefragung und die aus ihr gewonnenen Schlüsse werden transparent und zeitnah kommuniziert.
3. Implementierung von Maßnahmen: Die identifizierten Maßnahmen werden umgesetzt, um die gefundenen Probleme anzugehen und um die gewünschten Veränderungen im Unternehmen voranzutreiben.
4. Follow-Up: Nach der Implementierung der Maßnahmen überwacht das Unternehmen den Fortschritt und die Auswirkungen. Das ist häufig Teil des Change Managements, mit dem sich moderne Unternehmen beschäftigen.

Die Mitarbeiterbefragung – ein sinnvolles Tool, das HR „Hausaufgaben“ gibt

Das „Warum?“ ist bei einer Mitarbeiterbefragung schnell beantwortet – schließlich hilft die Evaluation durch die Mitarbeiter dabei, die Stärken und Schwächen eines Unternehmens authentisch und konstruktiv abzubilden. Eine Mitarbeiterbefragung ist ein sinnvolles Tool, um mehr über das eigene Unternehmen und die Wünsche seiner Belegschaft zu erfahren. Doch um konstruktives Feedback zu erhalten, müssen die Rahmenbedingungen stimmen. Indem Unternehmen eine vertrauensvolle und anonymisierte Basis für eine Zufriedenheitsbefragung unter Mitarbeitern schaffen, bieten sie ihnen die Sicherheit, auch negative Punkte anzusprechen, ohne Konsequenzen zu fürchten.

Genauso wichtig wie die Befragung selbst sind die daraus folgenden Erkenntnisse. Denn wenn Mitarbeiter feststellen, dass ihr Feedback berücksichtigt wird, steigert dies ihre Motivation, an zukünftigen Befragungen teilzunehmen. Daher braucht es eine ausführliche Analyse der Ergebnisse, die Entwicklung von Verbesserungsmaßnahmen und die gemeinsame Umsetzung dieser Maßnahmen mit der Belegschaft. Auf diese Weise wird nicht nur das Engagement der Mitarbeiter gestärkt, sondern auch die Unternehmenskultur nachhaltig verbessert.