So unterstützt Software Ihr Compliance Management

Compliance bezeichnet schlicht Regelkonformität. In jedem Unternehmen gibt es nicht nur gesetzliche Bestimmungen, an die sich alle Mitarbeiter zu halten haben. Sondern auch interne Leitlinien, die auf ethischen, wirtschaftlichen sowie persönlichen Vorstellungen beruhen. Für die Etablierung und Einhaltung dieser Prinzipien sorgt das sogenannte Compliance Management. Da es besonders in unserer schnelllebigen digitalen Welt für den unternehmerischen Erfolg entscheidend sein kann, wächst dessen Bedeutung.

Was ist Compliance Management?

Das Ziel von Compliance Management besteht darin, dass alle das Unternehmen betreffenden internen und externen Regeln eingehalten werden. Es stellt also eine Art der Risikovorsorge dar, die Strafen sowie Reputationsschäden verhindert. Bei der Einführung und Umsetzung dieser Leitlinien ist ein Compliance Management System (CMS) sinnvoll. Dessen Integration in Unternehmen und HR-Strategie gelingt mit folgenden Maßnahmen:

1. Rechtsnormen kennen

Pflichtverletzungen geschehen nicht ausschließlich mit Vorsatz. Da es eine Vielzahl von Bestimmungen für Unternehmen und deren spezifische Geschäftsfelder gibt ‒ national und international ‒ sind Spezialisten mit der Recherche für ein ganzheitliches Regelwerk zu betrauen. Diese identifizieren alle relevanten Handlungsfelder und Risiken.

2. CMS aufsetzen

Beim Erstellen eines Compliance Management Systems (CMS) ist es entscheidend, alle sieben Grundelemente auszuarbeiten. Diese lauten: Compliance Kultur, Compliance Ziele, Compliance Risiken, Compliance Programm, Compliance Organisation, Compliance Kommunikation und anonyme Hinweisgebersysteme sowie Compliance Überwachung und Verbesserung. Dabei sind die im Compliance Management festgehaltenen Vorschriften möglichst einfach zu formulieren und klar zu strukturieren.

3. Wirksamkeit prüfen

Um sicherzustellen, dass das Compliance Management System für das betreffende Unternehmen funktioniert, sind der Abgleich mit Studien wie die des Konstanzer Instituts für Corporate Governance zum Thema “Empfehlungen für die Ausgestaltung und Beurteilung von Compliance-Management-Systemen” sinnvoll. Zusätzlich sind eine externe Prüfung sowie ein internes Assessment ratsam.

4. CMS umsetzen

Sind alle Lücken geschlossen und das Konzept rund, präsentiert die Geschäftsführung der Belegschaft sowie Geschäftspartnern und Lieferanten ihre Grundsätze. Zum Biispiel in Form eines Code of Conduct. Außerdem ernennt sie einen Compliance-Beauftragten aus der Personalabteilung, der spezifische Anordnungen für einzelne Abteilungen individuell kommuniziert. Die Kenntnis der jeweils relevanten Auszüge des Regelwerks und deren willentliche Umsetzung bestätigen die Angestellten mit ihrer Unterschrift. Zu speziellen Aspekten gibt es zusätzlich Schulungen für ausgewählte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.

5. Sukzessive Prozessintegration

Die Compliance eines Unternehmens ist nicht dazu da, Mitarbeitende zu kontrollieren und einzuschränken. Vielmehr gilt der die Unternehmensphilosophie widerspiegelnde Leitfaden als stützende Richtlinie, die Unklarheiten in Arbeitsabläufen beseitigt. Der Compliance-Beauftragte ist demnach ein wichtiger Ansprechpartner, der hauptsächlich aufklärt und erinnert, aber nur im Extremfall ermahnt.

6. Einhaltung sicherstellen

Eine weitere wichtige Funktion des Compliance Management Systems besteht darin, dass die aufgestellten Regeln befolgt werden. Somit ist es nötig, eine Kontaktstelle einzurichten, bei der Angestellte mutmaßliche Verstöße melden können. Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sind laut „Richtlinie (EU) 2019/1937 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 23. Oktober 2019 zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden“ sogar verpflichtet, ein solches Hinweisgebersystem einzurichten.

7. Stetige Anpassungen

Um Entwicklungen zu unterstützen oder zu unterbinden, sind Erweiterungen beziehungsweise Änderungen regelmäßig ins bestehende CMS einzuarbeiten. Durch offenen Austausch zum Thema Compliance können Unklarheiten ebenso beseitigt, wie gute Ideen integriert werden. Aktualisierungen sind regelmäßig an die sie betreffenden Angestellten zu kommunizieren ‒ beispielsweise in Form von Newslettern.

8. Auswirkungen messen

Umfragen eignen sich gut, um ein Stimmungsbild zu erhalten und es auszuwerten. Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen beantworten dazu regelmäßig die sogenannten „Compliance Perception Surveys“. Mit diesem Controlling-Instrument sind nicht nur langfristige Ergebnisse des Compliance Managements zu erkennen ‒ auch nötige Anpassungen werden durch einen vergleichsweise geringen Arbeitsaufwand ersichtlich.

Warum ist Compliance Management so wichtig?

In allen Unternehmen spielt das Mindset eines jeden Angestellten eine Rolle ‒ egal ob klein, mittelständisch oder groß. Denn das Verhalten eines Individuums beeinflusst nicht nur das seiner Kolleginnen und Kollegen. Es hat auch Einfluss auf folgende Punkte:

Image

In seinem Regelwerk hält ein Unternehmen individuelle Grundsätze und Werte fest, nach denen die Belegschaft sich zu richten hat. Diese wirken nicht nur intern, sondern nehmen auch einen gewissen Stellenwert in der Außenwirkung ein.

Geheimhaltung

Dass Interna in Unternehmen bleiben, ist essenziell, um die individuellen Vorteile am Markt zu nutzen und unternehmerisch erfolgreich zu sein. Außerdem schadet Whistleblowing nachhaltig ‒ wie der Whistleblowing Report 2021 belegt.

Erfolg

Bei der Vergabe von Aufträgen oder der Anbahnung neuer Geschäftsbeziehungen wird sich häufig am Compliance Management der möglichen Partner orientiert. Zudem wirkt sich ein grundsätzlich effektives und funktionierendes Compliance Management System strafmildernd aus, sollte es dennoch zu Verstößen kommen.

Wie unterstützt Software beim Compliance Management?

Die digitale Transformation erleichtert auch die Arbeit mit Compliance Management Systemen. So stellen entsprechende Tools wie eine Compliance-Management-System-Software unter anderem sicher, dass jeder Angestellte die für sie oder ihn relevanten Firmendokumente zur Verfügung gestellt bekommen und gelesen hat. Digitale CMS haben sich längst bewiesen ‒ als unverzichtbare Schnittstelle für den Compliance Management Beauftragten sowie für die Personalabteilung, Belegschaft und Geschäftsführung.

Welche Vorteile birgt ein digitales Compliance Management System?

• Transparenz: Alle relevanten gesetzlichen Richtlinien sowie interne Vereinbarungen sind hinterlegt ‒ dazu zählen unter anderem Datenschutzbestimmungen, Verfahrensanweisungen und Vertraulichkeitsverpflichtungen.
• Prozessoptimierung: Dokumente können jederzeit hochgeladen, bearbeitet und eingesehen werden. Bleibt die erforderliche Lese-Bestätigung durch einen Angestellten aus, wird dieser per E-Mail erinnert.
• Ressourcenmanagement: Durch die digitale Bereitstellung relevanter Dokumente werden Arbeitszeit und Material eingespart. Auch die mitarbeiterspezifische Zuordnung bestimmter Dateien erleichtert die Arbeit des Compliance Managements.

Compliance Management ist zwar eine Herausforderung, doch schaffbar

Die Wirksamkeit von Compliance Management Systemen ist auch durch eine Studie der Fachhochschule Münster belegt worden. Das klare Ergebnis stellt heraus: Compliance Management ist eine Herausforderung für jeden Angestellten eines Betriebes.

Denn dass es gesetzwidrige Handlungen erfolgreich unterbindet, steht außer Frage. Damit es jedoch zusätzlich zum gelebten Regelwerk eines zeitgemäßen und ethisch vertretbaren Wertesystems wird, ist die Ernennung eines Compliance Management Beauftragten nur ein erster Schritt. Um messbare Erfolge zu erzielen, Ressourcen einzusparen und transparent zu kommunizieren, ist die Integration digitaler Tools essenziell.