Mitarbeiterbefragung – 5 Tipps, wie eine Mitarbeiterumfrage gelingt
Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen sind das Herzstück eines Unternehmens. Sind sie zufrieden, tragen sie motiviert und loyal zum Unternehmenserfolg bei. Umgekehrt wirken sich unzufriedene Angestellte jedoch negativ auf die Arbeitsmotivation und Produktivität aus. Regelmäßige Mitarbeiterbefragungen sind daher sinnvoll, um ein Stimmungsbild des eigenen Unternehmens zu erhalten. Mit diesen Tipps, Beispielen und einer hilfreichen Checkliste entwickeln Firmen Mitarbeiterumfragen, eine konstruktive Feedbackkultur und Maßnahmen für mehr Mitarbeiterzufriedenheit.
Beispiele für Mitarbeiterbefragungen: Arten und Fragen
Zu den häufig genutzten Arten der Mitarbeiterbefragungen gehören:
- Pulse-Umfragen: Kurze, regelmäßige Befragungen zu bestimmten Bereichen, wie Arbeitszufriedenheit oder Teamdynamik. Zum Beispiel: „Wie bewerten Sie Ihre aktuelle Work-Life-Balance auf einer Skala von 1 bis 10?“
- Projektbezogene Feedback-Befragungen: Nach Abschluss eines Projekts können spezifische Erfahrungen abgefragt werden, z.B.: „Wie gut war die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen während des Projekts?“
- Klassische Mitarbeiterumfrage: Eine umfassende Umfrage zu Themen wie Führung, Betriebsklima oder persönlichen Entwicklungsmöglichkeiten.
Passende und gut strukturierte Fragen sind ein entscheidender Erfolgsfaktor für informative Mitarbeiterbefragungen. Beispielfragen für einige der typischen Themen lauten:
Arbeitszufriedenheit:
- „Wie zufrieden sind Sie mit Ihren täglichen Arbeitsaufgaben?“
- „Würden Sie Ihr Unternehmen als Arbeitgeber weiterempfehlen?“
Kommunikation im Unternehmen:
- „Haben Sie das Gefühl, dass Sie über wichtige Entscheidungen im Unternehmen ausreichend informiert werden?“
- „Wie bewerten Sie die Zusammenarbeit zwischen Führung und Team?“
Führungsstil:
- „Fühlen Sie sich von Ihren Vorgesetzten unterstützt und wertgeschätzt?“
- „Haben Sie klare Ziele, die von Ihrem Vorgesetzten vermittelt werden?“
Arbeitsbedingungen:
- „Wie gut fühlen Sie sich durch die vorhandene Arbeitsumgebung (z. B. Technik, Büros) unterstützt?“
- „Haben Sie alle notwendigen Ressourcen, um Ihre Aufgaben erfolgreich zu erledigen?“
Entwicklungsmöglichkeiten:
- „Wie bewerten Sie die Möglichkeiten für Weiterbildung und persönliche Weiterentwicklung im Unternehmen?“
- „Welche zusätzlichen Maßnahmen würden Ihnen helfen, Ihre Fähigkeiten zu verbessern?“
Die richtige Mischung aus geschlossenen (Skalenfragen) und offenen Fragen – wie „Was läuft bereits gut, und wo sehen Sie Verbesserungspotenzial?“ – trägt dazu bei, ein umfassendes Meinungsbild zu erhalten.
Wie Unternehmen eine Mitarbeiterbefragung durchführen und auswerten
In vielen Fällen initiiert die Personalabteilung, oder im Speziellen ein Feelgood-Manager, mithilfe eines externen Dienstleisters die Mitarbeiterbefragung. Zu diesem Schluss kommt auch eine Studie des Marktforschungsinstituts smartinsights. Demzufolge setzt mehr als die Hälfte der 300 befragten Unternehmen (57%) einen Teil des Budgets für Unterstützung von außerhalb ein und lässt Mitarbeiterumfragen vollständig oder zumindest teilweise mit externer Hilfe erstellen. Alternativ ist es auch möglich, dies eigenständig zu tun. Mittlerweile existieren genau dafür spezialisierte Software-Lösungen, die bei der Auswahl der Art der Mitarbeiterbefragung, Formulierung der Fragen und auch der Auswertung unterstützen.
5 Tipps für eine Mitarbeiterbefragung: So erhalten Unternehmen wertvolles Feedback ihrer Belegschaft
Damit die Befragung erfolgreich ist und Unternehmen mehr über z.B. die Arbeitsprozesse ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erfahren, braucht es die Unterstützung der Belegschaft. Mithilfe von 5 Tipps bewirken Firmen, dass sie das Vertrauen und das Engagement ihrer Mitarbeiter in und für die Befragung steigern. Dadurch verbessern sie auch bei zukünftigen Mitarbeiterbefragungen die Teilnahmequoten und erhalten eine ehrliche sowie umfassende Einschätzung ihrer Mitarbeiter.
Tipp 1: Mitarbeiter einbeziehen, um relevante Themen zu identifizieren
Damit die Belegschaft offen und ehrlich auf die gestellten Fragen antwortet und das Unternehmen somit ein realistisches Stimmungsbild erhält, braucht sie Vertrauen in die Mitarbeiterumfrage. Außerdem ist es wichtig, dass sie die Sinnhaftigkeit der Mitarbeiterbefragung erkennt. Dazu bietet es sich beispielsweise an, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter für die Umfrage von Anfang an ins Boot zu holen und in die Erstellung der Mitarbeiterbefragung zu involvieren.
Mitarbeiter kennen die relevanten Probleme oder Kritikpunkte, häufig besser als die Führungsebene. Durch offene Kommunikation erklären Unternehmen den Zweck der Umfrage und betonen die Vorteile der Mitarbeiterbefragung, die sich sowohl für das Unternehmen als auch für die Belegschaft ergeben.
Tipp 2: Umfassende interne Kommunikation schafft Vertrauen
Nur wenn die betroffenen Mitarbeiter rechtzeitig wissen, warum die Mitarbeiterbefragung im Unternehmen durchgeführt wird und welchen Nutzen sie daraus ziehen, geben sie entsprechend konstruktive Antworten. Im Vorfeld der Befragung müssen Mitarbeiter über den Zweck, die Ziele, den Ablauf sowie die Rahmenbedingungen der Umfrage Bescheid wissen und erfahren, was im Anschluss mit ihren Antworten passiert.
Wie das Unternehmen hier besonders punktet: Indem es den Mitarbeitern ermöglicht, bereits im Vorfeld Fragen zur Mitarbeiterbefragung zu stellen und auf diese eingeht. Transparenz schafft Vertrauen und den Willen, konstruktive Lösungen gemeinsam zu erarbeiten.
Tipp 3: Eine anonyme und vertrauliche Umfrage gewährleistet ehrliches Feedback
Haben die Mitarbeitenden das Gefühl, dass ihre Kollegen oder Vorgesetzten ihre Antworten zu ihnen zurückverfolgen können, geben sie kein ehrliches Feedback. Denn im Gegensatz zum regelmäßigen Mitarbeitergespräch, wie dem Jahresgespräch, erlaubt es die Mitarbeiterbefragung den Mitarbeitern, auch Negatives hervorzuheben. Kritisieren sie etwa andere Personen oder das Arbeitsklima, haben sie dabei gegebenenfalls Angst vor Konsequenzen. Ehrliches Feedback setzt voraus, dass die Umfrage vollständig anonym ist.
Daher bietet es sich an, bei der Durchführung von Mitarbeiterbefragungen gegebenenfalls mit externen Dienstleistern zusammenzuarbeiten. So stärken Unternehmen das Vertrauen ihrer Mitarbeiter in die tatsächliche Anonymität der Umfrage. Ein weiterer wichtiger Punkt bei der Anonymität ist auch gesetzlich festgehalten: Das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) regelt, dass im Rahmen einer Mitarbeiterbefragung keine personenbezogenen Daten gesammelt werden dürfen.
Tipp 4: Freiwilligkeit und Anreize für die Teilnahme statt Verpflichtung
Fast so wichtig wie die Anonymität ist bei einer Umfrage unter Mitarbeitern auch die Freiwilligkeit, auf der die Teilnahme an der Mitarbeiterbefragung beruht. Kein Mitarbeiter muss an einer Befragung teilnehmen – das kommuniziert die Personalabteilung klar an die Belegschaft.
Gezielt Anreize für die Teilnahme an der Umfrage zu schaffen, ist eine der Möglichkeiten, um die Anzahl und die Qualität der Rückmeldungen zu erhöhen. Mögliche Anreize sind zum Beispiel die Teilnahme an einem Gewinnspiel oder Belohnungen für die Teams mit der höchsten Beteiligungsquote.
Tipp 5: Auswertung und Follow-Up-Prozesse, um Veränderungen anzustoßen
Regelmäßig durchgeführte Mitarbeiterbefragungen geben der Belegschaft das Gefühl, gehört zu werden. Sie merken, dass ihre Meinung wichtig ist und sie vom Unternehmen wertgeschätzt werden. Im Idealfall entsteht so ein offener und konstruktiver Dialog auf allen Ebenen.
Nach der Mitarbeiterbefragung beginnt die eigentliche Arbeit für ein Unternehmen. Schließlich haben die Mitarbeitenden durch ihre Erfahrungen und Eindrücke wertvolles Feedback gegeben. Folgende Schritte schließen an eine Mitarbeiterbefragung an:
- Auswertung der Daten: Die gesammelten Daten und Antworten werden ausgewertet und analysiert.
- Kommunikation der Ergebnisse: Die Ergebnisse der Mitarbeiterbefragung und die aus ihr gewonnenen Schlüsse werden transparent und zeitnah kommuniziert.
- Implementierung von Maßnahmen: Die identifizierten Maßnahmen werden umgesetzt, um die gefundenen Probleme anzugehen und um die gewünschten Veränderungen im Unternehmen voranzutreiben.
- Follow-Up: Nach der Implementierung der Maßnahmen überwacht das Unternehmen den Fortschritt und die Auswirkungen. Das ist häufig Teil des Change Managements, mit dem sich moderne Unternehmen beschäftigen.
Mitarbeiterbefragung erfolgreich umsetzen: Eine Checkliste
Um den Prozess zu strukturieren, können Unternehmen eine Checkliste nutzen, die folgende Punkte abdeckt. Zeitlich gliedert sich der Prozess in 8 verschiedene Abschnitte:
- Auswahl der Befragungs-Software: Ist die Software benutzerfreundlich und anonym? Besteht die Möglichkeit, Ergebnisse übersichtlich darzustellen und auszuwerten?
- Definition eines geeigneten Datenmodells: Welche Daten benötigen wir, um unsere Ziele zu erreichen? Sind alle Datenschutzrichtlinien eingehalten?
- Einbindung des Betriebsrats, sofern ein solcher vorhanden ist: Gibt es eine Freigabe durch den Betriebsrat oder eine Verständigung bei relevanten Themen?
- Kollaborative Erstellung eines Fragebogens: Wurde die Belegschaft eingebunden, um wichtige Themen zu identifizieren? Sind die Fragen klar und verständlich?
- Interne Ankündigung und Kommunikation der Mitarbeiterbefragung: Wurde der Zweck der Befragung vermittelt (z.B. per E-Mail, durch Info-Meetings oder Poster)? Haben Mitarbeitende die Möglichkeit, im Vorfeld Fragen zur Erhebung zu stellen?
- Durchführung der Umfrage: Ist die Befragung für alle leicht zugänglich? Ist die anonyme Teilnahme garantiert?
- Auswertung, Interpretation, Aufarbeitung und Kommunikation der gewonnenen Daten und Informationen: Wurden die Ergebnisse verständlich aufbereitet? Haben Führungskräfte spezifische Maßnahmen für ihre Teams definiert?
- Beginn des Follow-ups und Initiierung des Change Managements: Wurden Ergebnisse in konkreten, sinnvollen Maßnahmen umgesetzt? Erhalten Mitarbeiter zeitnah Updates über den Fortschritt?
Die Mitarbeiterbefragung – ein sinnvolles Tool, das HR „Hausaufgaben“ gibt
Das „Warum?“ ist bei einer Mitarbeiterbefragung schnell beantwortet – schließlich hilft die Evaluation durch die Mitarbeiter dabei, die Stärken und Schwächen eines Unternehmens authentisch und konstruktiv abzubilden. Eine Mitarbeiterbefragung ist ein sinnvolles Tool, um mehr über das eigene Unternehmen und die Wünsche seiner Belegschaft zu erfahren. Doch um konstruktives Feedback zu erhalten, müssen die Rahmenbedingungen stimmen. Indem Unternehmen eine vertrauensvolle und anonymisierte Basis für eine Zufriedenheitsbefragung unter Mitarbeitern schaffen, bieten sie ihnen die Sicherheit, auch negative Punkte anzusprechen, ohne Konsequenzen zu fürchten.
Genauso wichtig wie die Befragung selbst sind die daraus folgenden Erkenntnisse. Denn wenn Mitarbeiter feststellen, dass ihr Feedback nicht berücksichtigt wird, sorgt dies für Frust und senkt ihre Motivation, an zukünftigen Befragungen teilzunehmen. Daher braucht es eine ausführliche Analyse der Ergebnisse, die Entwicklung von Verbesserungsmaßnahmen und die gemeinsame Umsetzung dieser Maßnahmen mit der Belegschaft. Auf diese Weise wird nicht nur das Engagement der Mitarbeiter gestärkt, sondern auch die Unternehmenskultur nachhaltig verbessert.
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