Urlaubsantrag stellen: Diese Regeln und Fristen gelten

Ein wichtiges Ereignis steht bevor und der avisierte Urlaubszeitraum ist ein echtes Schnäppchen: Viele Arbeitnehmer planen ganz genau, wann und wie sie ihren wohlverdienten Jahresurlaub nehmen möchten. Doch es gelten formale Kriterien für die Urlaubsantrag. Diese regeln unter anderem, was passiert, wenn der gewünschte Zeitraum für den Arbeitgeber nicht passt und der Urlaubsantrag abgelehnt wird.

Urlaub beantragen: Das gilt

Wie fragt man nach Urlaub? Wenn ein Mitarbeiter für einen bestimmten Zeitraum Urlaub benötigt, stellt er bei der HR-Abteilung einen Urlaubsantrag mit Start- und Enddatum des Zeitraums. In digitalisierten Unternehmen stellt er diesen Antrag inzwischen unkompliziert über eine HR-Software.

Ein Vorgesetzter oder Mitarbeiter im Unternehmen, der mit der Urlaubsverwaltung betraut ist, prüft den Antrag und entscheidet je nach betrieblicher Situation und personeller Besetzung über die Freigabe. Der Mitarbeiter erhält daraufhin meist eine digitale schriftliche Bestätigung, ob der Urlaub genehmigt wurde oder nicht. Im positiven Fall findet die geplante Reise statt und die HR Software verrechnet den Urlaubsanspruch mit dem Urlaubskontingent des Mitarbeiters.

Wo stehen die Urlaubsregelungen?

Jeder sozialversicherungspflichtige Arbeitnehmer in Deutschland hat das Recht, bezahlten Erholungsurlaub zu nehmen. Das ist eine gesetzliche Regelung. Wie viel Urlaubsanspruch ein Mitarbeiter hat, regelt der jeweilige Tarif- oder Arbeitsvertrag. Im Zweifel bzw. wenn eine entsprechende Klausel nicht vorhanden ist, gelten Regelungen laut Bundesurlaubsgesetz (BUrlG). Auch der gesetzliche Urlaubsanspruch bei Teilzeit ist dort geregelt. Dabei wird der Urlaubsanspruch anteilig anhand der regelmäßig gearbeiteten Wochentage berechnet. In der Betriebsvereinbarung eines Unternehmens ist zudem häufig festgehalten, ob ein Betrieb seinen Mitarbeitern ein Urlaubsgeld auszahlt oder nicht.

HR darf Urlaubsantrag nur aus wichtigen Gründen ablehnen

Manchmal passt der gewünschte Urlaubszeitraum nicht zu den Bedürfnissen des Unternehmens. Damit ein gestellter Urlaubsantrag bei bestehendem Urlaubsanspruch abgelehnt werden kann, braucht ein Unternehmen jedoch triftige Gründe.

Dringende betriebliche Gründe sind etwa akuter Personalmangel durch Krankheitsausfälle und saisonale Hochphasen wie zum Beispiel das Weihnachtsgeschäft. Auch Überschneidungen mit Kollegen, die aufgrund schulpflichtiger Kinder einen prioritären Urlaubsanspruch während der Ferienzeit haben, zählen zu diesen Gründen. Das gilt jedoch nur bei rechtzeitig eingereichtem Urlaub und unter Berücksichtigung sozialer Gesichtspunkte gemäß § 7 BUrlG. Willkürliche Urlaubsablehnungen sind unzulässig.

Wann gilt Urlaub als genehmigt?

Manchmal kommt es vor, dass ein Mitarbeiter zunächst gar keine Antwort auf seinen Urlaubsantrag erhält. Je nach Arbeits- oder Tarifvertrag greift eine sogenannte Genehmigungsfiktion – also die Annahme, dass der Zuständige den Urlaubsantrag dann nach 4 Wochen automatisch genehmigt. Dies gilt jedoch nur, wenn eine solche Regelung ausdrücklich vereinbart ist.

In der Praxis ist diese “Stillschweigen-gilt-als-Zustimmung”-Regelung für Urlaubsanträge allerdings jedoch die Ausnahme. Grundsätzlich ist keine Antwort auf den Urlaubswunsch nicht mit einer Genehmigung gleichzusetzen. Wenn ein Mitarbeiter seinen Urlaub trotzdem antritt und es zum Streit kommt, kann der Arbeitgeber das als Arbeitsverweigerung werten und eine Abmahnung aussprechen. Im Zweifel lohnt es sich für Mitarbeiter, beharrlich zu bleiben – und bei Vorgesetzten und HR regelmäßig nachzufragen.

Bis wann muss Urlaub genehmigt werden?

Grundsätzlich gilt: Ist der Urlaubsantrag gestellt, haben Mitarbeiter das Recht auf eine zeitnahe Rückmeldung, damit sie planen und im besten Fall ihren Urlaub antreten können. Wie schnell Arbeitgeber Urlaub genehmigen müssen, ist jedoch nicht gesetzlich vorgeschrieben.

Muss Urlaub schriftlich genehmigt werden?

Ein Urlaubsantrag gilt dann als genehmigt, wenn der Arbeitgeber seinem Mitarbeiter die Zustimmung mündlich oder schriftlich mitteilt. Damit beide Parteien im Streitfall auf der sicheren Seite sind, empfiehlt sich für die Urlaubsgenehmigung die Schriftform. Häufig erfolgt die Urlaubsfreigabe in einer HR-Software, die ein Unternehmen unter anderem zu diesen Zwecken nutzt.

Kann man einen gestellten Urlaubsantrag zurückziehen?

Pläne ändern sich. Solange ein Urlaubsantrag noch nicht genehmigt ist, können Arbeitnehmer diesen in der Regel unkompliziert zurückziehen. Liegt eine Genehmigung bereits vor und der Arbeitgeber hat im Zweifel schon eine Vertretung organisiert, ist für die Umplanung seine Zustimmung notwendig. Andernfalls muss der Arbeitnehmer die Urlaubstage antreten.

Urlaub nicht genehmigt – was nun?

Wenn ein Arbeitnehmer partout keine Rückmeldung zu seinem Urlaubsantrag erhält, sollte er, wenn vorhanden, einen Betriebsrat einschalten. Nicht jeder Betrieb verfügt jedoch über einen Betriebsrat. Sowohl Unternehmen als auch Mitarbeiter profitieren von einer guten und wertschätzenden Urlaubskommunikation. Im Zweifel haben Mitarbeiter das Recht, ihren Urlaubsanspruch – nicht jedoch ihre Wunschtage – gerichtlich einzuklagen.

Wie oft darf Urlaub abgelehnt werden?

Gesetzlich gibt es zwar keine Beschränkung, wie oft ein Arbeitgeber einen Urlaubsantrag ablehnen darf. Dabei kommt es stark auf die Umstände des Einzelfalls an. Grundsätzlich gilt: Er darf Urlaub nicht beliebig oft ablehnen. Bei wiederholter oder auch unbegründeter Ablehnung suchen Mitarbeiter am besten das Gespräch mit dem Betriebsrat oder einem Anwalt für Arbeitsrecht.

Gibt es bei Urlaubsanträgen eine Rangfolge?

In puncto Urlaubsantrag gibt es zwar keine gesetzlich vorgeschriebene Rangfolge. Einige Arbeits- und Tarifverträge legen diese allerdings fest und definieren soziale Gesichtspunkte in ihrer Betriebsvereinbarung. Im Konfliktfall, wenn zum Beispiel mehrere Urlaubsanträge kollidieren, trifft der Arbeitgeber eine gerechte Abwägung – idealerweise unter Einbeziehung des Betriebsrats, der bei der Urlaubsplanung nach § 87 BetrVG Mitbestimmungsrecht hat. Meistens haben dann Kollegen mit schulpflichtigen Kindern in der Ferienzeit den Vorrang.

Sonderregelungen für lange Urlaube

Auch unbezahlter Urlaub oder ein Sabbatical müssen bei der Personalabteilung beantragt werden. Der Grund: Unternehmen müssen für alle Arten von Urlaub die Möglichkeit haben, eine Urlaubsrückstellung zu bilden und die Auszeit eines Mitarbeiters personell abzubilden. Hier empfiehlt sich ein Vorlauf von mindestens einem halben Jahr. Selbiges gilt auch für eine Workation, bei der die Arbeit an einem anderen Ort im Fokus steht.

Kann man kurzfristig Urlaub nehmen?

Tatsächlich gibt es keine gesetzliche Vorgabe und spezifische Fristen, die besagen, dass Arbeitnehmer Urlaub innerhalb eines bestimmten Zeitraums beantragen müssen. Über den Antrag entscheiden Geschäftsführung und HR.

Manchmal entsteht ein Urlaubswunsch auch ganz kurzfristig. Das hat etwa persönliche Gründe, wenn sich Besuch ankündigt. Je nach Arbeitgeber und Betriebsklima haben Mitarbeiter häufig die Möglichkeit, auch kurzfristig Urlaub einzureichen. Morgens spontan Urlaub nehmen ist nur mit ausdrücklicher Zustimmung des Arbeitgebers möglich – ohne Genehmigung handelt es sich um unentschuldigtes Fehlen. Einen entsprechenden expliziten Rechtsanspruch gibt es nicht.

Urlaubsantrag nicht rechtzeitig gestellt – darf Urlaub zum Jahresende verfallen?

Nein. Nach Rechtsprechung des Europäischen Gerichtshofs aus dem Jahr 2018 darf nicht genommener Urlaub nicht mehr automatisch zum Jahresende verfallen. Der Verfall ist nur zulässig, wenn der Arbeitgeber nachweislich und rechtzeitig auf den drohenden Urlaubsverfall hingewiesen hat.

Das passiert, wenn Urlaub nach einer Kündigung nicht mehr antretbar ist

Wenn ein Mitarbeiter kurzfristig das Unternehmen verlässt oder nach der Elternzeit unmittelbar eine neue Stelle antritt, hat er oder sie einen Anspruch auf Urlaubsabgeltung. Die errechneten Urlaubstage werden dann analog zum anteiligen Monatsgehalt des Mitarbeiters berechnet und lohnsteuerpflichtig ausgezahlt.

Bis wann muss die Urlaubsplanung abgeschlossen sein?

Tatsächlich gibt es auch hier keine bindenden Fristen. Gerade bei Unternehmen mit mehreren Mitarbeitern empfiehlt sich eine frühzeitige Planung, um möglichst allen Urlaubswünschen gerecht zu werden und gleichzeitig sicherzustellen, dass alle Unternehmensprozesse gut funktionieren.

Egal, ob Firmen digitale Urlaubsplaner online verwenden oder ganz klassisch auf analoge Urlaubsplaner setzen: in jedem Falle sind Urlaubsplaner nützliche Hilfsmittel für Unternehmen, um bei Urlaubswünschen den Überblick zu behalten und niemanden zu benachteiligen. Genehmigter Urlaub freut den Mitarbeiter – das trägt natürlich auch zur Zufriedenheit und einer positiven Employee Experience bei.

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