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Anspruch und Berechnung

Urlaubsabgeltung

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7 Min. Lesezeit

So gelingt eine korrekte Urlaubsabgeltung

Die Urlaubsabgeltung ist eine wichtige Absicherung für Arbeitnehmer, die ihren Resturlaub bei Kündigung o.ä. nicht mehr nehmen können. Jedoch sorgt das Thema Urlaubsabgeltung in der Praxis häufig für viele Fragen und Unsicherheiten – sei es bei Arbeitgebern oder bei Arbeitnehmern. Was passiert mit noch nicht genommenen Urlaubstagen? Gibt es eine gesetzliche Regelung? Und wie sieht es mit steuerlichen Abzügen aus?

Besonders Arbeitgeber sollten bei der Abrechnung mit größter Sorgfalt vorgehen, um die rechtlichen Vorgaben zu erfüllen. Arbeitnehmer wiederum sollten sich ihrer Ansprüche bewusst sein und diese rechtzeitig geltend machen. Ist dies der Fall, stellt die Urlaubsabgeltung für Unternehmen kein Hindernis dar.

Das Wichtigste in Kürze

  • Die Urlaubsabgeltung erfolgt ausschließlich bei der Beendigung eines Arbeitsverhältnisses.
  • Der finanzielle Ausgleich setzt voraus, dass Resturlaub nicht mehr in Freizeit möglich ist.
  • Die Höhe der Abgeltung basiert auf dem durchschnittlichen Verdienst der letzten 13 Wochen.
  • Die Auszahlung ist voll steuer- und sozialversicherungspflichtig
Um die Urlaubsabgeltung zu berechnen, ist es wichtig, alle wichtigen Faktoren zu kennen

Was bedeutet Urlaubsabgeltung? Definition

Die Urlaubsabgeltung bezeichnet den finanziellen Ausgleich für nicht genommenen Urlaub bei einem endenden Arbeitsverhältnis. Eine Abgeltung erfolgt, wenn der Urlaub nicht mehr “in Natur”, also durch Freistellung, gewährt werden kann. Die Berechnung der Urlaubsabgeltung orientiert sich dabei an den Regelungen von § 7 des Bundesurlaubsgesetzes.

Neben Urlaubsentgelt und Urlaubsgeld zählt die Urlaubsabgeltung zu den 3 zentralen Leistungen im Zusammenhang mit Erholungsurlaub, zwischen denen es entscheidende Unterschiede gibt:

  • Urlaubsentgelt: Die Lohnfortzahlung während des Urlaubs.
  • Urlaubsgeld: Die freiwillige Zusatzleistung zum Urlaub durch den Arbeitgeber, die über das Urlaubsentgelt hinaus gezahlt wird.

Lesetipp: Wann verfällt Urlaub?

Wann liegt eine Urlaubsabgeltung vor?

Die Urlaubsabgeltung tritt laut § 7 Abs. 4 BUrlG ein, wenn der Resturlaub bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses nicht durch Freistellung gewährt werden kann. Vorrang hat stets die bezahlte Freistellung, sofern dies möglich ist. Beim Todesfall des Arbeitnehmers erfolgt die Auszahlung auch an Erben.

Was sind die Voraussetzungen für einen Anspruch auf Urlaubsabgeltung?

Ein Anspruch auf Urlaubsabgeltung besteht nur unter bestimmten Bedingungen:

  • Beendigung des Arbeitsverhältnisses: Die Abgeltung kommt nur infrage, wenn ein Arbeitsverhältnis endet, etwa durch Kündigung oder Renteneintritt.
  • Offener Urlaubsanspruch: Der Arbeitnehmer muss zum Zeitpunkt der Beendigung noch offenen Urlaubsanspruch besitzen.
  • Unmöglichkeit der Gewährung: Der Resturlaub kann nicht mehr durch Freizeit gewährt werden. Dies tritt vor allem beim Tod eines Arbeitnehmers ein.

Welche Ausschlussfristen gelten bei der Urlaubsabgeltung?

Der Anspruch auf Urlaubsabgeltung unterliegt den tariflichen oder arbeitsvertraglichen Ausschlussfristen. Dies erfordert von den Beschäftigten eine rechtzeitige Geltendmachung, um einen Verfall zu verhindern.

Hinsichtlich des Verfalls und der Verjährung gelten seit den Entscheidungen des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) und des Bundesarbeitsgerichts (BAG) strenge Anforderungen. Urlaub und der daraus resultierende Abgeltungsanspruch verfallen nicht mehr automatisch nach Ablauf des Kalenderjahres oder Übertragungszeitraums. Voraussetzung für den Verfall ist, dass der Arbeitgebende seine Mitwirkungspflichten erfüllt hat. Das bedeutet: Arbeitgebende weisen die Mitarbeitenden rechtzeitig auf ihren offenen Urlaub sowie den drohenden Verfall hin.

Fehlt dieser rechtzeitige Hinweis, läuft auch nicht die 3-jährige gesetzliche Verjährungsfrist für den Urlaub. Damit bleiben verbleibende Urlaubsansprüche über Jahre hinweg bestehen und fließen im Falle einer späteren Vertragsbeendigung voll in den Abgeltungsanspruch ein.

Ist der Arbeitgeber verpflichtet, Urlaubsabgeltung zu zahlen?

Ja, grundsätzlich ist der Arbeitgeber verpflichtet, Resturlaub finanziell abzugelten. Voraussetzung dafür ist, dass der Urlaub aufgrund der Beendigung des Arbeitsverhältnisses nicht mehr genommen werden kann.

Können Arbeitnehmer auf ihre Urlaubsabgeltung verzichten?

Ein Verzicht auf Urlaubsabgeltung ist nur möglich, wenn der Anspruch bereits entstanden ist und der Arbeitnehmer die Möglichkeit hatte, die Abgeltung einzufordern. Vorab-Vereinbarungen, die den Anspruch verhindern, sind gemäß § 13 Abs. 1 Satz 3 BUrlG unwirksam. Das BAG gewährte jedoch in einem Urteil vom 14. Mai 2013 Verzichtserklärungen nach Anspruchsentstehung und bei Vergleichen.

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Wie rechnet man die Urlaubsabgeltung aus?

Die Berechnung der Urlaubsabgeltung erfolgt nach § 11 BUrlG auf Grundlage des durchschnittlichen Arbeitsverdienstes der letzten 13 Wochen vor Urlaubsantritt. Hierbei wird der Gesamtverdienst durch die Anzahl der Arbeitstage geteilt, um den Tagesverdienst zu ermitteln.

Zu den Vergütungsbestandteilen, die in die Berechnung der Urlaubsabgeltung einfließen, gehören:

  • Gehalt, (Akkord-)Lohn
  • Zulagen (Nacht- oder Gefahrenzulage)
  • Verdiensterhöhungen
  • Verkaufs- und Inkassoprämien
  • Provisionen
  • Sachbezüge (Geldwerte Vorteile)

Diese Vergütungsbestandteile werden bei der Berechnung der Urlaubsabgeltung nicht berücksichtigt:

  • Trinkgelder
  • Verdienstkürzungen (z.B. aufgrund von Kurzarbeit oder Arbeitsversäumnissen)
  • Überstundenvergütung
  • Treueprämien
  • Vermögenswirksame Leistungen
  • Aufwendungsersatz

Formel, um die Urlaubsabgeltung zu berechnen

Die Berechnung der Urlaubsabgeltung beim Gehalt basiert auf dem durchschnittlichen Verdienst der letzten 13 Wochen. Diese Methode ermöglicht eine einfache Ermittlung der konkreten Höhe des Abgeltungsanspruchs. Dafür wird der Gesamtverdienst durch die geleisteten Arbeitstage (65 bei einer 5-Tage-Woche) geteilt, um den Tagesverdienst zu ermitteln. Dieser wird mit den verbleibenden Urlaubstagen multipliziert.

Dadurch ergibt sich die folgende Formel, um die Urlaubsabgeltung zu berechnen:

  • Abgeltungsanspruch = (Gesamtverdienst der letzten 13 Wochen / Arbeitstage) × verbleibende Urlaubstage

Beispiel: Ein Monatsgehalt von 3.000 Euro ergibt 9.000 Euro im Quartal. Dieses wird durch 65 Arbeitstage (5 Tage x 13 Wochen) geteilt. Somit beträgt der Tagesverdienst 138,46 Euro. Dieser wird mit den verbleibenden Urlaubstagen multipliziert.

Welche Spezialfälle gibt es bei der Urlaubsabgeltung?

Urlaubsabgeltung berechnen bei Krankheit

Der Urlaubsanspruch und der Urlaubsabgeltungsanspruch bleiben auch bei lang andauernder Arbeitsunfähigkeit erhalten. Der Grund ist, dass Arbeitnehmer durch Krankheit nicht benachteiligt werden dürfen. Nach Europarecht verfallen Urlaubsansprüche jedoch spätestens 15 Monate nach Ende des Urlaubsjahres.

Krankschreibungen im Zeitraum der Urlaubsberechnung haben keinen Einfluss auf die Höhe der Urlaubsabgeltung. Besteht eine Krankheit bis zum Ende des Übertragungszeitraums, bleibt der Anspruch nach BAG-Urteil vom 24. März 2009 bestehen. Bei Einigung über eine Freistellung zur Urlaubserfüllung in Aufhebungsverträgen hängt die Durchführung von der Gesundheit des Arbeitnehmers ab.

Urlaubsabgeltung berechnen bei Teilzeit

Teilzeitkräfte und Personen mit einem Minijob haben denselben Anspruch auf Urlaubsabgeltung wie Vollzeitbeschäftigte. Zur exakten Berechnung der Urlaubsabgeltung dient die Formel zur Berechnung des Urlaubsentgelts, angepasst an die tatsächlichen Arbeitstage pro Woche: Gesamtverdienst der letzten 13 Wochen geteilt durch Arbeitstage (z.B. 39 Tage bei einer Dreitagewoche).

Für Minijobber kann die Abgeltung die Geringfügigkeitsgrenze überschreiten. Bei unvorhersehbaren Zahlungen – wie eben der Urlaubsabgeltung – bleibt die Grenze jedoch ohne Einfluss auf den Minijob-Status. Somit ist die Gleichbehandlung aller Beschäftigungsformen gewährleistet.

Urlaubsabgeltung berechnen bei Stundenlohn

Bei Stundenlohnempfängern wird die Berechnung der Urlaubsabgeltung häufig anhand des durchschnittlichen Stundenlohns vorgenommen. Dies ergibt die folgende Berechnung:

  • Tagesverdienst = (Stundenlohn x Arbeitsstunden pro Woche) / Wochenarbeitstage
  • Abgeltungsanspruch = Tagesverdienst x verbleibende Urlaubstage

Wird die Urlaubsabgeltung von der Steuer abgezogen?

Ja, die Urlaubsabgeltung gilt als steuerpflichtiger Arbeitslohn gemäß § 19 Einkommensteuergesetz (EStG) und wird als „sonstiger Bezug“ behandelt. Abgezogen werden:

  • Lohn- und Kirchensteuer
  • Solidaritätszuschlag
  • Sozialversicherungsbeiträge (Kranken-, Renten- sowie Pflege- und Arbeitslosenversicherung)

Die sozialversicherungsrechtliche Bewertung richtet sich nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts und basiert auf Vorgaben des Europäischen Gerichtshofs. Dadurch wird die Urlaubsabgeltung einheitlich steuer- und sozialversicherungspflichtig geregelt.

Hinweis: Für eine korrekte Abwicklung kann ein modernes Tool zur Entgeltabrechnung genutzt werden, um steuerliche und sozialversicherungspflichtige Vorgaben einzuhalten.

Welche Auswirkungen hat die Urlaubsabgeltung auf das Arbeitslosengeld?

Solange ehemalige Angestellte eine Urlaubsabgeltung erhalten, ruht der Anspruch auf Arbeitslosengeld I für die abgegoltene Urlaubszeit (§ 157 Abs. 2 SGB III). Wirtschaftlich kann eine Abgeltung dennoch vorteilhaft sein, da nicht der ausgezahlte Betrag, sondern die Anzahl der abgegoltenen Urlaubstage auf das Arbeitslosengeld angerechnet wird.

FAQ zur Urlaubsabgeltung

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