Teammeeting: 5 Tipps für effektive Meetings
Ob wöchentlich, monatlich oder flexibel nach Bedarf: Teammeetings sind für die Arbeit im Team unverzichtbar: In Unternehmen sind sie ein wichtiges Instrument, um Strategien und Maßnahmen rund um ein Projekt zu besprechen – mit der Perspektive, durch die Besprechung Ziele zu setzen und Standpunkte auszutauschen.
Effektive Teammeetings: Was macht ein Teammeeting produktiv?
Pauschal lässt sich diese Frage schwer beantworten. Und doch gibt es Merkmale und Kniffe, die die Produktivität deutlich aufwerten. Damit ein Teammeeting effektiv ist und ein Team wirklich voran bringt, gilt es verschiedene Punkte zu beachten.
Die wichtigsten Merkmale von erfolgreichen Teammeetings
Ein Teammeeting sieht je nach Organisation und Teamstruktur ganz unterschiedlich aus. In der Regel nehmen Teammitglieder es als effektiv wahr, wenn folgende Merkmale zutreffen:
- Klare Zielsetzung: Das Meeting hat einen klar definierten Zweck. Das ist zum Beispiel das Treffen einer Entscheidung, ein Status-Update oder ein Brainstorming. Im Idealfall gibt es bereits vorab eine Agenda, die Zeitangaben pro angesprochenem Thema enthält.
- Gute Vorbereitung: Alle Teilnehmer des Meetings sind auf die Themen vorbereitet und wissen, welche Beiträge das Unternehmen von ihnen erwartet. Wichtige Unterlagen und Informationen erhalten sie dazu im Vorfeld.
- Effektives Zeitmanagement: Das Meeting beginnt und endet pünktlich. Die Beteiligten halten die Agenda ein und die Meetingleitung moderiert bei Abschweifungen.
- Aktive Beteiligung: Alle Teammitglieder bringen sich ein und kommunizieren wertschätzend.
- Fokussierung auf Entscheidungen und Ergebnissen: In einem effektiven Teammeeting führen Diskussionen zu konkreten Ergebnissen, beispielsweise Entscheidungen, Aufgaben und die Definition der nächsten Schritte.
Das macht Meetings ineffektiv
Jeder kennt wahrscheinlich Meetings, bei denen Beteiligte abschweifen, jemand die Teamsitzung-Agenda sowie Kommunikationsregeln ignoriert und niemand im Anschluss so recht weiß, ob und welchen Mehrwert die Zusammenkunft hat.
Mangelnde Struktur, unklare Ziele eines Meetings und schwammige Verantwortlichkeiten machen Meetings ineffektiv und sind Ausdruck einer schlechten Meetingkultur. So geht im hektischen Arbeitsalltag wertvolle Zeit verloren, die Mitarbeiter anderweitig besser nutzen könnten.
Wie lange dauert ein effektives Teammeeting und wie oft ist ein Meeting sinnvoll?
Besprechungen gestalten ist nicht leicht. Ob 20 Minuten oder 2 Stunden – je nach Thema und Teilnehmerzahl gibt es kaum allgemeingültige Vorgaben für die Dauer eines effektiven Teammeetings. In manchen Teams hat sich ein monatliches Meeting bewährt, während andere Organisationen auf einen wöchentlichen Jour fixe schwören.
Auch ein sogenanntes “Stand-Up-Meeting” einmal pro Woche, bei dem die Teilnehmer im Stehen aus ihrem Arbeits- und Projektalltag berichten und sich gegenseitig auf den neuesten Stand bringen, kommt in vielen Unternehmen gut an. Das stehende Format soll dabei zu lange Redebeiträge im Teamaustausch vermeiden und so Meetings optimieren
Teammeeting gestalten: 5 Tipps für effektivere Meetings
Mobiles Arbeiten oder Zusammenkunft im Büro: Damit alle Beteiligten Meetings als effektiv wahrnehmen, haben sich in der Praxis einige Strategien bewährt. 5 Tipps für effektive Meetings, die ein Team voranbringen:
1. Moderation und Leitung bestimmen
Eine klare Moderation sorgt für Struktur, Zeitkontrolle und Beteiligung. Die Leitung teilt vorab die Meeting-Agenda, hält die Gruppe gemäß des Leitfadens des Meetings fokussiert auf ihr Ziel und achtet auf die Dynamik. Der Moderation obliegt es, das Meeting zu führen.
2. Einen aktiven Austausch fördern
Wenn alle Meetingteilnehmer Raum bekommen, um mitzuwirken und Fragen zu stellen, ist das Meeting häufig am effektivsten. Wichtig ist zudem eine offene und respektvolle Kommunikationskultur. Die Leitung des Meetings achtet darauf, dass der Austausch über die betroffenen Themen wertschätzend stattfindet und greift ein, wenn Redebeiträge ausarten.
3. Verantwortlichkeiten und Deadlines festhalten
Wer macht was bis wann? Wer wird die Agenda erstellen? Wer das Protokoll? Es ist wichtig, diese Punkte – teilweise bereits im Vorfeld des Meetings – schriftlich festzuhalten. Diese Orientierung hilft auch im Nachgang des Meetings, wenn es zu Rückfragen oder Vertretungssituationen kommt. So wird sichergestellt, dass das Meeting klare Ergebnisse erzielt hat, alle auf dem gleichen Stand sind und keine Informationen verloren gehen, wenn Kollegen übernehmen.
4. Das Meeting dokumentieren
Die Teilnehmer bestimmen während des Meetings eine Person, die ein Protokoll über die Agenda-Punkte und die getroffenen Entscheidungen führt – und anschließend eine Zusammenfassung über die besprochenen Punkte erstellt. Diese wird in der Regel zeitnah an die Teilnehmer und einen definierten Personenkreis per E-Mail verschickt.
5. Reflektieren und verbessern
Gelegentlich hinterfragen Mitarbeiter die Ziele eines Meetings und das Format selbst: Was läuft gut, was können wir verbessern? Auch ein Kurzfeedback am Ende des Meetings hilft, Meetings zu optimieren und Meetingfrust zu verhindern.
Sonderfall: Hybrides Arbeiten nutzt unterschiedliche Meetingformate
In der Praxis gibt es verschiedene Arten von Teammeetings: Ob sie in Person oder digital stattfinden, hängt von der geografischen Teamstruktur ab. Hybrides Arbeiten und der Trend zu Remote Work haben in den vergangenen Jahren dazu geführt, dass Unternehmen heutzutage einen Großteil der Meetings online über Plattformen wie Google, Zoom und Microsoft Teams durchführen.
Auch hybride Meetings haben sich etabliert: Bei diesem modernen Meeting nimmt eine Gruppe Teilnehmer gemeinsam im Büro an der Besprechung teil, während andere Teammitglieder online z.B. aus dem Homeoffice hinzugeschaltet sind.
Trend aus Japan: Die Pecha-Kucha-Methode
Ebenfalls modern ist ein Trend, der sich in den vergangenen Jahren aus Japan durchgesetzt hat – die sogenannte Pecha-Kucha-Methode. Aus dem Japanischen übersetzt bedeutet “Pecha Kucha” so viel wie „Plaudern“.
Die Idee: Jeder Teilnehmer des Meetings zeigt 20 Folien, die jeweils exakt 20 Sekunden lang eingeblendet werden. Diese strikte Zeitvorgabe fördert Klarheit. Jeder Teilnehmer ist so angehalten, seine Kernbotschaften auf den Punkt zu bringen.
Was ist Meetingfrust?
Wenn Mitarbeiter nach einem Meeting frustriert und unzufrieden sind, spricht man von Meetingfrust. Dieser resultiert zum einen aus einer ineffizienten Durchführung oder mangelnder Beteiligung. Zum anderen ist Meetingfrust ein mögliches Zeichen von zu vielen Meetings. Dadurch haben die Teilnehmer der Teamrunde das Gefühl, kaum etwas Neues zu berichten und zu wenig Zeit für konzentriertes Arbeiten zu haben.
Studien im Auftrag des Harvard Business Review kamen zu dem Ergebnis, dass bis zu 92 Prozent der Mitarbeiter in den USA Meetings als kostspielig und die Meetingstruktur als unproduktiv empfinden. Unzählige Online-Interaktionen führten demnach häufig zu einer sogenannten „Zoom-Müdigkeit“. Wenige, dafür aber effiziente Meetings verhindern Meetingfrust zwar nicht gänzlich, reduzieren ihn aber auf ein Minimum.
Effektive Teammeetings erhöhen Produktivität und Zufriedenheit
Auf der wirtschaftlichen Ebene tragen effektive Teammeetings entscheidend zur Produktivität bei. Indem sie durch bewährte Meetingtechniken den Aufbau einer Besprechung gut gestalten, nutzen Meetingleitungen die Kapazitäten der Teilnehmer geschickt und setzen wichtige Prozesse in Gang. Psychologisch wird bei einem erfolgreichen Meeting gleichzeitig die Zufriedenheit der Mitarbeiter gestärkt. Wer sich gehört und gesehen fühlt, identifiziert sich in der Regel stärker mit seinem Arbeitgeber – auch dies kommt Unternehmen in vielfacher Hinsicht zugute.
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