Hybride Meetings – 6 Tipps, wie sie gelingen

Das Berufsleben hat sich nach der Corona-Pandemie mittlerweile weitgehend normalisiert, sodass viele Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer wieder ins Büro zurückgekehrt sind. Doch die Arbeitswelt hat sich verändert. Wurden die Konferenzen vor der Pandemie überwiegend in Präsenz und währenddessen digital durchgeführt, setzen sich nun hybride Meetings durch. Doch wie lassen sich die digitale und die physische Welt vereinbaren, um produktive Meetings zu realisieren?

Das Hybrid Meeting: Definition – was ist eine hybride Konferenz?

Eine hybride Konferenz ist eine Mischform aus einem digitalen Meeting und einer physischen Präsenzbesprechung. Einige der Teilnehmer befinden sich gemeinsam an einem Ort, während sich die übrigen aus dem Homeoffice oder der Workation digital zuschalten.

Während der Pandemie haben viele Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer die Vorteile von Remote Work zu schätzen gelernt. Unternehmen reagieren darauf, indem sie ihren Angestellten beispielsweise gestatten, an drei Tagen in der Woche im Büro zu arbeiten und an zwei im Homeoffice. Dadurch etablieren sich hybride Meetings mehr und mehr.

Herausforderungen hybrider Videokonferenzen: Die Faktoren Mensch und Technik

Die Umsetzung hybrider Videokonferenzen birgt einige Herausforderungen. Da der Fokus in der Regel auf dem Gespräch im Raum liegt, kommen digitale Teilnehmer tendenziell seltener zu Wort. Für produktive Meetings braucht es aber eine gleichberechtigte und fließende Diskussion über die verschiedenen Kanäle hinweg. So ist es nicht verwunderlich, dass 47 % der befragten Führungskräfte einer Studie der YouGov Deutschland im Auftrag von Sherpany aus dem Jahr 2022 hybride Konferenzen als herausfordernder empfinden als Meetings vor Ort.

Welche weiteren Aspekte sind bei Hybrid Meetings zu beachten?

Auch die technischen Ansprüche für Hybrid Meetings stellen Unternehmen vor Herausforderungen. Denn für eine gute Verständigung braucht es im Konferenzraum mehr als Headset und Kamera. Zudem haben virtuelle und physische Teilnehmer sich oft nicht immer vollständig im Blick.

Produktivität von Meetings mit Vorteilen des Homeoffice verbinden – geht das?

Das Potenzial hybrider Videokonferenzen ist groß: Ganze 41 % der befragten Personen der YouGov-Studie schätzen die Produktivität dieser Meetings als hoch ein. Nur 12 % empfanden sie eher niedrig oder niedrig. Mehr als jeder Zweite gab zudem an, dabei gut Entscheidungen treffen zu können. Es lohnt sich also, die Vorteile des Homeoffice mit denen von Meetings zu verknüpfen und weiter auszubauen.

So gelingen hybride Meetings: Die 6 wichtigsten Tipps

Immer mehr Unternehmen stellen sich den Herausforderungen hybrider Meetings proaktiv. Denn mit einigen Tipps und Tricks schaffen sie die Rahmenbedingungen für gelungene hybride Konferenzen und ermöglichen ihrer Belegschaft dadurch, sowohl im Homeoffice als auch im Büro flexibel zu arbeiten.

1. Die richtige Technik sowie Ausstattung für Hybrid Meetings

Durch zunehmendes mobiles Arbeiten haben viele Unternehmen ihre Belegschaft bereits mit Kameras und Mikrofonen ausgestattet. Für hybride Meetings braucht es jedoch weiteres Equipment in den Büroräumen:

• Leinwand / weiße Wand
• Beamer
• Tischmikrofon
• Lautsprecher
• Kamera

Wichtig: Gute technische Ausstattung sorgt dafür, dass die Qualität von Ton und Video stimmt. Um die Konferenz nicht unnötig in die Länge zu ziehen, ist es wichtig, dass alle Teilnehmer mit dem optimalen technischen Equipment ausgerüstet sind. Dabei unterstützen beispielsweise digitale Tools zur Arbeitsmittelverwaltung, über die Unternehmen stets den Überblick behalten, welche Mitarbeiter mit welchen technischen Geräten ausgestattet sind – und welche noch nicht die benötigte Ausrüstung erhalten haben.

Denn verwenden die Teilnehmer vor Ort zum Beispiel nur einen normalen Laptop, der in der Mitte des Raumes steht, kommt es häufig zu Tonproblemen. Diese führen dazu, dass die digital zugeschalteten Kollegen nicht jedes gesprochene Wort mitbekommen. Zudem sind die Lautsprecher meist zu leise und der Bildschirm zu klein, sodass auch den physisch Präsenten viele Informationen – wie Gestik und Mimik der Zugeschalteten – entgehen.

2. Kommunikation vor, während und nach hybriden Meetings

Es mag banal klingen, ist aber wichtig: Das digitale Meeting muss rechtzeitig gestartet werden. Bei physischen Konferenzen sind die Türen oftmals schon einige Minuten vor dem eigentlichen Beginn geöffnet. Während sich manche Kolleginnen und Kollegen noch einen Kaffee holen, unterhalten sich andere bereits. Um diese Kontaktmöglichkeit den digitalen Teilnehmern zu ermöglichen, bietet es sich an, auch digitale Meetings einige Minuten früher zu starten.

Des Weiteren hat es sich bewährt, zu Beginn einige Regeln festzulegen. Damit Hintergrundgeräusche nicht stören, schalten die Teilnehmer ihr Mikrofon nur für Redebeiträge ein. Nutzt die Belegschaft in einem Raum mehrere Laptops für das gleiche Meeting, sind nur bei einem davon Ton sowie Mikrofon an. Das vermeidet störende Rückkopplungen.

3. Gute Vorbereitung: Struktur und Orientierung für hybride Meetings erarbeiten

Sind alle Teilnehmer in einem Raum, ist es leicht, spontanen Themenwechseln zu folgen. Im Homeoffice ist das aber zuweilen eine Herausforderung – etwa wenn das Internet hakt und somit Mimik und Gestik zu einer Aussage verzerrt übertragen werden. Eine Agenda hilft dabei, eine gute Struktur in die Hybridkonferenz zu bringen. Hilfreich ist zudem, Dokumente bereits vor dem Meeting digital zu verschicken. So haben alle direkt Zugriff auf die wichtigsten Informationen.

Um zu wissen, ob die Konferenz hybrid stattfinden wird, bietet sich eine proaktive Abwesenheitsverwaltung an. Hier vermerkt die Belegschaft ihre Homeoffice-Tage. Dadurch wissen die Veranstalter der Meetings bereits im Vorhinein, welche technischen Mittel sie benötigen und ob sie eine Agenda erstellen.

4. Moderation der Redebeiträge in hybriden Konferenzen steuern

In hybriden Konferenzen ist die Moderation relevant dafür, ob das Meeting gelingt oder nicht. Denn digitale Teilnehmerinnen und Teilnehmer haben – im Gegensatz zu ihren Kollegen vor Ort – nicht die Möglichkeit, sich mit lauter Stimme oder durch ihre Mimik und Gestik bemerkbar zu machen. Um jede Wortmeldung wahrzunehmen, braucht es klare Vorgaben. Dafür gibt es unter anderem folgende Möglichkeiten:

1. Jede Person hebt für einen Wortbeitrag die Hand, egal ob digital oder physisch.
2. Digitale Teilnehmer kündigen ihre Redebeiträge im Chat an. Ein Moderator oder eine Moderatorin beobachtet den Chat und erteilt das Wort.
3. Jedes Thema wird reihum besprochen, sodass jeder einzelne Teilnehmer etwas beisteuert.
4. Nach jedem besprochenen Thema gibt es eine Abschlussrunde, in der jede Person etwas dazu sagen darf.
5. Der Moderator fragt die digitalen Teilnehmer regelmäßig, ob sie etwas beitragen möchten.

5. Digitale statt analoge Tools für hybride Meetings nutzen

In Präsenz-Meetings halten die Teilnehmerinnen und Teilnehmer Notizen häufig auf einer Tafel oder einem Whiteboard fest. Nehmen Personen digital an der Konferenz teil, ist das schnell eine Herausforderung. Denn oft sind solche Notizen sehr klein oder schwer zu lesen, weil gleichzeitig auch die im Raum Anwesenden weiterhin zu sehen sein sollten.

Um dies zu umgehen, haben sich digitale Tools für hybrides Arbeiten etabliert. Damit alle Teilnehmer die Notizen erkennen, eignet sich etwa ein Dokument in Word, das während der Konferenz über den Bildschirm geteilt wird. Auch andere Anwendungen wie beispielsweise Trello unterstützen bei der Aufgaben- und Statusübersicht.

6. Regelmäßige Rückmeldungen und Absprachen einführen

Bei jedem neuen Prozess sind vorherige Absprachen und späteres Feedback wichtig, um die Angestellten mit einzubeziehen. Was wünschen sie sich? Wo gibt es noch Verbesserungsbedarf?

Durch Feedbackrunden zu hybriden Meetings lässt sich beispielsweise herausfinden, ob jemand mit seinen Redebeiträgen untergegangen ist. Achten Unternehmen darauf, ihre Belegschaft in neue Prozesse zu integrieren, ebnet das den Weg für moderne Methoden und New Work.

Personal-Software unterstützt Prozesse rund um Hybridkonferenzen

Eine Personal-Software unterstützt Arbeitsprozesse rund um hybride Meetings, indem sie Tools für Absprachen zur Verfügung stellt. Darin tragen alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Vorhinein ein, wer wann im Homeoffice bleibt, woraufhin die Organisatoren das entsprechende Meeting planen – digital, physisch oder hybrid. Das vermeidet, dass Meetings ineffektiv werden und sich so zu Produktivitätskillern in HR und allen anderen Abteilungen entwickeln. Durch eine digitale Arbeitsmittelverwaltung wiederum behält die Personalabteilung den Überblick, wer über welche Geräte verfügt und ob weitere benötigt werden.

Erfolgreiche Hybrid Meetings erfordern Absprachen und Organisation

Die Organisation hybrider Modelle ist essenziell, damit Remote Work dauerhaft funktioniert und den Arbeitsalltag bereichert. Mit guter Vorbereitung, festen Regeln sowie aufmerksamer Moderation erweisen sich mittlerweile sogar hybride Meetings als effektiv. Dabei ist eine HR-Software mit einer digitalen Abwesenheitsverwaltung durchaus hilfreich, um den Überblick über sämtliche An- und Abwesenheit im Büro sowie über die benötigten Arbeitsmittel zu behalten.