Lohnsteuerbescheinigung

Wie sieht eine Lohnsteuerbescheinigung aus?

Eine Lohnsteuerbescheinigung ist in 2 Spalten aufgeteilt. In der linken Spalte stehen neben der Anschrift und Steuernummer des Arbeitgebers auch folgende Arbeitnehmerdaten:

• Persönliche Daten:

• • • Name und Anschrift des Arbeitnehmers
    • Geburtsdatum
    • Steuerliche Identifikationsnummer (Steuer-ID)
    • Elektronische Transfer-Identifikationsnummer (eTIN, nur bis einschließlich 2022)
    • Personalnummer (vom Arbeitgeber vergeben)

• Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM):

• • Steuerklasse (I bis VI) und ggf. Faktor bei der Steuerklassenkombination IV/IV
  • Kinderfreibeträge (entsprechend der Kinderanzahl mit Kindergeldanspruch)
  • Kirchensteuermerkmale (abhängig von der Konfession)
  • Steuerfreibeträge (z.B. bei beantragten Lohnsteuerfreibeträgen)
  • Jahreshinzurechnungsbetrag (z.B. bei mehreren geringfügigen Beschäftigungen)
• Arbeitgeberangaben:
  • Name und Anschrift
  • Steuernummer

Die rechte Spalte enthält detaillierte Angaben zu den steuerpflichtigen und steuerfreien Beträgen sowie zu den Abzügen:

• Beschäftigungsdetails:

• • • Beschäftigungszeitraum, auf den sich die Lohnsteuerbescheinigung bezieht
    • Zeiträume ohne Anspruch auf Arbeitslohn (z.B. Elternzeit, unbezahlter Urlaub)

• Einkünfte und Abzüge:

• • • Steuerpflichtiger Bruttoarbeitslohn (einschließlich Sachbezüge)
    • Einbehaltene Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer
    • Beiträge zur gesetzlichen Rentenversicherung, Krankenversicherung, Pflegeversicherung und Arbeitslosenversicherung
    • Beiträge zur berufsständischen Versorgungseinrichtung (falls relevant)

• Sonderleistungen und steuerfreie Bezüge:

• • • Entgeltersatzleistungen (z.B. Kurzarbeitergeld, Mutterschaftszuschüsse, Verdienstausfallentschädigungen)
    • Steuerfreie Arbeitgeberzuschüsse (z.B. Fahrtkostenzuschüsse, Umzugskosten bei doppelter Haushaltsführung)
    • Steuerfreie Verpflegungszuschüsse bei Auswärtstätigkeiten
    • Steuerfreie Arbeitgeberzuschüsse zur privaten Kranken- und Pflegeversicherung

• Besondere Einkünfte:

• • • Ermäßigt besteuerter Arbeitslohn (z.B. Abfindungen, Nachzahlungen über mehrere Kalenderjahre)
    • Versorgungsbezüge (z.B. Ruhegehälter, Witwen-/Witwergeld)
    • Steuerfreie Arbeitslöhne bei Auslandstätigkeit (nach Doppelbesteuerungsabkommen oder Auslandstätigkeitserlass)

• Weitere Angaben:

• • Pauschal besteuerte Arbeitgeberleistungen (z.B. für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte)
  • Sterbegeld, Kapitalauszahlungen oder Abfindungen
  • Ausgezahltes Kindergeld (bei Arbeitgebern als Familienkassen)
  • Freibetrag DBA Türkei (gemäß Abkommen mit der Türkei, um doppelte Besteuerung von Personen mit Einkommen in Deutschland und der Türkei zu verhindern)
  • Ermäßigt besteuerte Versorgungsbezüge wie Nachzahlungen, die sich über 12 Monate erstrecken. Diese “ermäßigte Besteuerung” ergibt sich aus der Fünftelmethode.

Der Aufbau der Bescheinigung ist einheitlich geregelt und teils durchnummeriert, was die Nutzung für die Steuererklärung erleichtert.

Was bedeuten die Großbuchstaben in der Lohnsteuerbescheinigung?

Auf der Lohnsteuerbescheinigung können Vermerke in Zeile 2 mit Großbuchstaben wichtige Hinweise geben:

• Großbuchstabe U: Lohnunterbrechung für mindestens 5 Tage, z.B. wegen unbezahltem Urlaub oder Elterngeld.
• Großbuchstabe F: Steuerfreie Sammelbeförderung zur ersten Tätigkeitsstätte.
• Großbuchstabe M: Wenn Mahlzeiten zur Verfügung gestellt werden (z.B. bei Auswärtstätigkeiten) oder doppelter Haushaltsführung; wird als Sachbezug bewertet.
• Großbuchstabe S: Lohnsteuerberechnung aus sonstigen Bezügen (z.B. Weihnachtsgeld) ohne Berücksichtigung früherer Dienstverhältnisse.
• Großbuchstaben FR: Für französische Grenzgänger, die von der Lohnsteuer befreit sind; ergänzt durch regionale Codes wie „FR1“ (Baden-Württemberg).

Hinweis: Vermerke wie der Großbuchstabe S oder Lohnersatzleistungen (Kurzarbeitergeld, Elterngeld) können zur Abgabepflicht einer Steuererklärung führen.

Wie wird die Lohnsteuer ermittelt?

Die Lohnsteuer bemisst sich anhand des jährlichen Bruttolohns, von dem die Steuerfreibeträge abgezogen werden. Der Steuerfreibetrag wird anschließend vom Bruttolohn abgezogen und das daraus resultierende zu versteuernde Einkommen mit dem persönlichen Steuersatz multipliziert. Dieser liegt je nach Verdienst zwischen 14 und 45 Prozent.

Die Lohnsteuerklasse bestimmt, ob der Grundtarif (Klassen I, II, IV) oder das Splittingverfahren (Klassen III, V) gilt. Sie beeinflusst Freibeträge wie den Arbeitnehmer-Pauschbetrag (1.230 €) oder den Entlastungsbetrag für Alleinerziehende (4.260 €). Arbeitgeber nutzen diese Angaben, um die korrekte Steuer einzubehalten, während Arbeitnehmer mithilfe von Tabellen oder Online-Rechnern ihre Steuerlast ermitteln können.

Hinweis: 2024 betrug der Grundfreibetrag ursprünglich 11.604 Euro für Alleinstehende und 23.208 Euro für Verheiratete. Am 22. November 2024 stieg der Betrag durch das Gesetz zur steuerlichen Freistellung des Existenzminimums um 180 Euro für Alleinstehende bzw. 360 Euro für Verheiratete.

Wann erhält man die Lohnsteuerbescheinigung?

Arbeitnehmer erhalten die elektronische Lohnsteuerbescheinigung in der Regel bis Ende Februar des Folgejahres, oft auch früher. Arbeitgeber müssen die Daten bis spätestens 28. Februar an das Finanzamt übermitteln. Nach Beendigung eines Arbeitsverhältnisses erfolgt die Ausstellung meist sofort. Sollten Angestellte bis Ende Februar keine Bescheinigung erhalten, sollten sie sich an ihren Arbeitgeber wenden. Bei Arbeitslosigkeit erstellt das Arbeitsamt eine separate Lohnsteuerabrechnung.

Wann erhält man keine Lohnsteuerbescheinigung?

Für Minijobs ohne Lohnsteuerabzug oder bei pauschaler Besteuerung gemäß §§ 40 bis 40b Einkommensteuergesetz (EStG) wird keine Lohnsteuerbescheinigung ausgestellt.

Ist der Arbeitgeber verpflichtet, die Lohnsteuerbescheinigung auszuhändigen?

Ja, der Arbeitgeber ist nach § 18 Abs. 1 Satz 1 Umsatzsteuergesetz (UStG) und § 41a Abs. 1 EStG gesetzlich dazu verpflichtet, die Lohnsteuerbescheinigung rechtzeitig bereitzustellen und die Daten an das Finanzamt zu übermitteln. Dabei gilt die Frist, die Lohnsteuerbescheinigung nach Ende des Kalenderjahres, spätestens aber bis zum letzten Februartag des Folgejahres, zu versenden. Erfüllt ein Arbeitgeber diese Pflicht nicht, sollten Arbeitnehmer die Ausstellung aktiv einfordern.

Hinweis: Sollten Angestellte bis Ende Februar keine Lohnsteuerbescheinigung erhalten, können sie eine Lohnsteuerbescheinigung vom Arbeitgeber anfordern oder sich informieren, wie man eine Steuererklärung ohne Lohnsteuerbescheinigung einreicht.

Wie lange müssen Arbeitnehmer ihre Lohnsteuerbescheinigung aufbewahren?

Arbeitnehmer sollten ihre Lohnsteuerbescheinigungen bis zur Rente aufbewahren, da sie zur Berechnung der Rente oder bei fehlerhaften Ansprüchen als Nachweis dienen. Zusätzlich können sie bereits vorher für Anträge wie Elterngeld, BAföG oder Pflegeleistungen relevant sein.

Wie lange muss der Arbeitgeber die Lohnsteuerbescheinigung aufbewahren?

Der Arbeitgeber ist gesetzlich verpflichtet, die Dokumente 10 Jahre lang aufzubewahren, um möglichen Prüfungen durch das Finanzamt standzuhalten.

Was tun, wenn die Lohnsteuerbescheinigung verloren geht?

Wenn die Lohnsteuerbescheinigung verloren geht, kann sie beim Arbeitgeber über Human Resources erneut angefordert werden. Auch ehemalige Arbeitgeber sowie Programme zur digitalen Lohnabrechnung oder Self-Service-Portale bieten Zugriff auf ältere Bescheinigungen.

In Ausnahmefällen kann das Finanzamt unterstützen, wenn der Arbeitgeber keine Hilfe bietet.

Was tun bei falschen Angaben auf der Lohnsteuerbescheinigung?

Fehlerhafte Angaben sollten unverzüglich korrigiert werden. Arbeitnehmer sollten den Arbeitgeber kontaktieren, damit dieser die Korrekturen beim Finanzamt meldet. Bei komplexen Fällen kann auch eine direkte Rücksprache mit dem Finanzamt notwendig sein.