Lohnsteuerbescheinigung

Wie sieht eine Lohnsteuerbescheinigung aus?

Eine Lohnsteuerbescheinigung ist in 2 Spalten aufgeteilt. In der linken Spalte stehen neben der Anschrift und Steuernummer des Arbeitgebers auch folgende Arbeitnehmerdaten:

• Persönliche Daten:

• • • Name und Anschrift des Arbeitnehmers
    • Geburtsdatum
    • Steuerliche Identifikationsnummer (Steuer-ID)
    • Personalnummer (vom Arbeitgeber vergeben)

• Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM):

• • Steuerklasse (I bis VI) und ggf. Faktor bei der Steuerklassenkombination IV/IV
  • Kinderfreibeträge (entsprechend der Kinderanzahl mit Kindergeldanspruch)
  • Kirchensteuermerkmale (abhängig von der Konfession)
  • Steuerfreibeträge (z.B. bei beantragten Lohnsteuerfreibeträgen)
  • Jahreshinzurechnungsbetrag (z.B. bei mehreren geringfügigen Beschäftigungen)
• Arbeitgeberangaben:
  • Name und Anschrift
  • Steuernummer

Die rechte Spalte enthält detaillierte Angaben zu den steuerpflichtigen und steuerfreien Beträgen sowie zu den Abzügen:

• Beschäftigungsdetails:

• • • Beschäftigungszeitraum, auf den sich die Lohnsteuerbescheinigung bezieht
    • Zeiträume ohne Anspruch auf Arbeitslohn (z.B. Elternzeit, unbezahlter Urlaub)

• Einkünfte und Abzüge:

• • • Steuerpflichtiger Bruttoarbeitslohn (einschließlich Sachbezüge)
    • Einbehaltene Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer
    • Beiträge zur gesetzlichen Rentenversicherung, Krankenversicherung, Pflegeversicherung und Arbeitslosenversicherung
    • Beiträge zur berufsständischen Versorgungseinrichtung (falls relevant)

• Sonderleistungen und steuerfreie Bezüge:

• • • Entgeltersatzleistungen (z.B. Kurzarbeitergeld, Mutterschaftszuschüsse, Verdienstausfallentschädigungen)
    • Steuerfreie Arbeitgeberzuschüsse (z.B. Fahrtkostenzuschüsse, Umzugskosten bei doppelter Haushaltsführung)
    • Steuerfreie Verpflegungszuschüsse bei Auswärtstätigkeiten
    • Steuerfreie Arbeitgeberzuschüsse zur privaten Kranken- und Pflegeversicherung

• Besondere Einkünfte:

• • • Ermäßigt besteuerter Arbeitslohn (z.B. Abfindungen, Nachzahlungen über mehrere Kalenderjahre)
    • Versorgungsbezüge (z.B. Ruhegehälter, Witwen-/Witwergeld)
    • Steuerfreie Arbeitslöhne bei Auslandstätigkeit (nach Doppelbesteuerungsabkommen oder Auslandstätigkeitserlass)

• Weitere Angaben:

• • Pauschal besteuerte Arbeitgeberleistungen (z.B. für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte)
  • Sterbegeld, Kapitalauszahlungen oder Abfindungen
  • Ausgezahltes Kindergeld (bei Arbeitgebern als Familienkassen)
  • Freibetrag DBA Türkei (gemäß Abkommen mit der Türkei, um doppelte Besteuerung von Personen mit Einkommen in Deutschland und der Türkei zu verhindern)
  • Versorgungsbezüge für mehrere Kalenderjahre werden gesondert bescheinigt. Für Entschädigungen, etwa Abfindungen, und Arbeitslohn aus mehreren Kalenderjahren wird die Fünftelregelung seit 2025 nicht mehr im Lohnsteuerabzugsverfahren berücksichtigt. Eine mögliche steuerliche Entlastung prüft das Finanzamt im Rahmen der Einkommensteuerveranlagung.

Der Aufbau der Bescheinigung ist einheitlich geregelt und teils durchnummeriert, was die Nutzung für die Steuererklärung erleichtert.

Was bedeuten die Großbuchstaben in der Lohnsteuerbescheinigung?

Auf der Lohnsteuerbescheinigung können Vermerke in Zeile 2 mit Großbuchstaben wichtige Hinweise geben:

• Großbuchstabe U: Unterbrechungszeiträume, in denen der Anspruch auf Arbeitslohn an mindestens 5 aufeinanderfolgenden Arbeitstagen im Wesentlichen weggefallen ist. Zeiträume, in denen Beschäftigte Lohnersatzleistungen erhalten, werden dabei nicht als solche Unterbrechungszeiträume bescheinigt.
• Großbuchstabe F: Steuerfreie Sammelbeförderung zur ersten Tätigkeitsstätte.
• Großbuchstabe M: Der Buchstabe M wird eingetragen, wenn der Arbeitgeber oder ein beauftragter Dritter während einer beruflichen Tätigkeit außerhalb der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte oder im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung eine Mahlzeit bereitstellt, die mit dem Sachbezugswert zu bewerten ist.
• Großbuchstabe S: Lohnsteuerberechnung aus sonstigen Bezügen (z.B. Weihnachtsgeld) ohne Berücksichtigung früherer Dienstverhältnisse.
• Großbuchstaben FR: Für französische Grenzgänger, die von der Lohnsteuer befreit sind; ergänzt durch regionale Codes wie „FR1“ (Baden-Württemberg).

Hinweis: Vermerke wie der Großbuchstabe S oder Lohnersatzleistungen (Kurzarbeitergeld, Elterngeld) können zur Abgabepflicht einer Steuererklärung führen.

Wie wird die Lohnsteuer ermittelt?

Die Lohnsteuer ist ein laufender Steuerabzug auf Arbeitslohn. Der Arbeitgeber berechnet sie anhand des Arbeitslohns und der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale. Dazu gehören unter anderem die Steuerklasse, eingetragene Freibeträge, Kinderfreibeträge und Kirchensteuermerkmale.

Die Lohnsteuerbescheinigung dokumentiert die im Kalenderjahr abgerechneten Beträge. Sie ersetzt nicht die Einkommensteuerveranlagung. Erst im Rahmen der Einkommensteuererklärung ermittelt das Finanzamt die endgültige Einkommensteuer und berücksichtigt die bereits einbehaltene Lohnsteuer.

Die Steuerklasse beeinflusst den laufenden Lohnsteuerabzug. Sie legt nicht endgültig fest, wie hoch die persönliche Einkommensteuer für das Kalenderjahr ausfällt. Deshalb kann es im Rahmen der Einkommensteuererklärung zu einer Erstattung oder Nachzahlung kommen.

Wann erhält man die Lohnsteuerbescheinigung?

Arbeitgeber übermitteln die elektronische Lohnsteuerbescheinigung bis zum letzten Tag des Monats Februar des Folgejahres an die Finanzverwaltung. Beschäftigte erhalten einen Ausdruck oder eine elektronische Kopie. Endet ein Beschäftigungsverhältnis vor Ablauf des Kalenderjahres, ist eine frühere Übermittlung möglich, sobald das Lohnkonto abgeschlossen ist. Eine sofortige Ausstellung nach dem Austritt erfolgt nicht automatisch. Liegt die Lohnsteuerbescheinigung bis zum Ablauf der maßgeblichen Frist nicht vor, wenden sich Beschäftigte zunächst an den Arbeitgeber. Der bisherige Satz zur „separaten Lohnsteuerabrechnung“ durch das Arbeitsamt entfällt.

Wann erhält man keine Lohnsteuerbescheinigung?

Eine Lohnsteuerbescheinigung wird nicht in jedem Beschäftigungsfall ausgestellt. Sie entfällt beispielsweise, wenn zwar elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale übermittelt wurden, aber kein Arbeitslohn gezahlt wurde.

Bei Minijobs hängt die Ausstellung von der Besteuerungsart ab. Bei pauschaler Besteuerung wird in der Regel keine elektronische Lohnsteuerbescheinigung erstellt. Bei individueller Besteuerung gelten die allgemeinen Regeln zur Lohnsteuerbescheinigung.

Ist der Arbeitgeber verpflichtet, die Lohnsteuerbescheinigung auszuhändigen?

Ja. Nach § 41b EStG übermittelt der Arbeitgeber die Lohnsteuerbescheinigung elektronisch an das Betriebsstättenfinanzamt. Die Übermittlung erfolgt nach Abschluss des Lohnkontos bis zum letzten Tag des Monats Februar des Folgejahres. Beschäftigte erhalten einen Ausdruck oder eine elektronische Kopie.

Hinweis: Liegt die Lohnsteuerbescheinigung bis zum letzten Tag des Monats Februar nicht vor, wenden sich Beschäftigte zunächst an den Arbeitgeber. Eine Einkommensteuererklärung ist auch ohne vorliegende Bescheinigung möglich, sofern die erforderlichen Daten anderweitig vorliegen oder elektronisch abgerufen werden können.

Wie lange müssen Arbeitnehmer ihre Lohnsteuerbescheinigung aufbewahren?

Für das Lohnkonto gilt nach § 41 EStG eine Aufbewahrungsfrist bis zum Ablauf des sechsten Kalenderjahres, das auf die zuletzt eingetragene Lohnzahlung folgt. Je nach Unterlage können zusätzlich andere steuer- oder handelsrechtliche Aufbewahrungspflichten gelten.

Wie lange muss der Arbeitgeber die Lohnsteuerbescheinigung aufbewahren?

Der Arbeitgeber ist gesetzlich verpflichtet, die Dokumente nach § 41 EStG 10 Jahre lang aufzubewahren, um möglichen Prüfungen durch das Finanzamt standzuhalten.

Was tun, wenn die Lohnsteuerbescheinigung verloren geht?

Wenn die Lohnsteuerbescheinigung verloren geht, kann sie beim Arbeitgeber über Human Resources erneut angefordert werden. Auch ehemalige Arbeitgeber sowie Programme zur digitalen Lohnabrechnung oder Self-Service-Portale bieten Zugriff auf ältere Bescheinigungen.

In Ausnahmefällen kann das Finanzamt unterstützen, wenn der Arbeitgeber keine Hilfe bietet.

Was tun bei falschen Angaben auf der Lohnsteuerbescheinigung?

Stellt der Arbeitgeber nach der Übermittlung fest, dass Angaben auf der Lohnsteuerbescheinigung unrichtig sind, korrigiert oder storniert er die Bescheinigung durch einen weiteren Datensatz. Die Korrektur der Lohnsteuerbescheinigung ist von einer nachträglichen Änderung des laufenden Lohnsteuerabzugs zu unterscheiden. Dafür gelten eigene und teilweise engere Voraussetzungen.

Beschäftigte wenden sich bei fehlerhaften Angaben zunächst an den Arbeitgeber. Je nach Zeitpunkt und Art des Fehlers wird eine berichtigte oder stornierte Lohnsteuerbescheinigung übermittelt. Korrigierte Bescheinigungen sind mit dem vorgesehenen Korrekturhinweis zu versehen.

Die Korrektur kann grundsätzlich noch bis zum Ablauf des siebten Kalenderjahres erfolgen, das auf den Besteuerungszeitraum folgt. Für bestimmte Fehler gelten zusätzliche Voraussetzungen.