FAQ - Häufig gestellte Fragen und Antworten - HR Software: HRworks

HRworks FAQ – Häufig gestellte Fragen und Antworten

Hier finden Sie unser FAQ – Häufig gestellte Fragen und Antworten zu den einzelnen HRworks Funktionen. Die nachfolgenden Antworten auf häufig gestellte Fragen zu den genannten Themenbereichen sollen Ihnen helfen. Sie erläutern einzelne Punkte in den Funktionen von HRworks.

REISEKOSTENABRECHNUNG

Ist die “Reisekostenabrechnung” auch für ausländische Niederlassungen geeignet?

Ja. Für welche Länder die Werte nach aktuellem Reisekostenrecht bereits in der Software implementiert bzw. Abrechnungen nach Belegen möglicht sind, sehen Sie unter www.hrworks.de/international.

Werden die Pauschalen von HRworks gepflegt?

Ja, die Pauschalen werden automatisch von HRworks aktualisiert und historisiert gespeichert.

Kann die Software auch firmenspezifische Pauschalbeträge berechnen?

Ja. Werden in Ihrem Unternehmen von den gesetzlichen Pauschalbeträgen abweichende Werte angesetzt, können Sie diese individuell anpassen.

Wie werden Belege, die in ausländischer Währung bezahlt wurden, umgerechnet?

Die 143 wichtigsten Währungskurse sind tagesaktuell und historisiert in HRworks gespeichert. Die Umrechnung erfolgt also immer zum jeweiligen Tageskurs. Die Recherche von Währungskursen gehört damit der Vergangenheit an.

Werden die Reisekostenabrechnungen archiviert?

Mit HRworks archivieren Sie die Reisekosten, Pauschalen, Fahrtkosten uvm. vollständig und revisionssicher direkt in der Software. Archivierte Dienstreisen der Mitarbeiter können nicht mehr verändert oder gelöscht werden und stehen jederzeit für Auswertungen zur Verfügung.

ABWESENHEITSVERWALTUNG

Ist es möglich, individuelle Feiertage zu definieren?

Ja, individuelle Feiertage (z. B. für Ihre Stadt, halbe Urlaubstage für Heiligabend/Silvester) können frei definiert werden.

Funktioniert die automatische Anspruchsberechnung auch für Teilzeitkräfte?

Ja, HRworks berechnet den Urlaubsanspruch automatisch nach Eintrittsdatum und Urlaubsart, für Voll- und Teilzeitarbeitskräfte. Individuelle Arbeitspläne und sich unterjährig ändernde Arbeitspläne werden ebenso berücksichtigt.

Selbst rückwirkende Änderungen sind möglich und führen zu einer korrekten Neuberechnung des Anspruchs.

Ist eine Synchronisation der in HRworks hinterlegten Termine mit meinem privaten Kalender möglich?

Ja, Sie können HRworks per AutoSync mit Google oder  Office365 verknüpfen. Reisen, Urlaub, Krankheitstage und andere Abwesenheiten werden so automatisch mit Ihrem Google- oder Outlook-Kalender synchronisiert. Sie bestimmen dabei, welche Ereignisse übertragen werden sollen und welche nicht.

Ist bei der Anzeige von Krankheitstagen in Teamkalendern der Datenschutz gewähreistet?

Ja, krankheitsbedingte Fehltage werden als neutrale “abwesend” eingetragen.

ARBEITSZEUGNISSEN

Welche Daten werden in das Zeugnis miteinbezogen?

Benötigte Informationen zum Unternehmen und Mitarbeiter werden automatisch aus der hinterlegten Firmenbeschreibung und den Personenstammdaten übertragen.

Wie sieht das finale Arbeitszeugnis aus?

Durch das Hinterlegen von individuellen Brieflayouts kann der Zeugnistext direkt in HRworks auf eine Briefvorlage übertragen werden.

Erhält der Mitarbeiter das Zeugnis auch elektronisch?

Nein, Arbeitszeugnisse werden in der Regel ausgedruckt, unterschrieben und persönlich übergeben. Daher ist eine Weiterleitung innerhalb von HRworks nicht vorgesehen.

Kann das Arbeitszeugnis aus HRworks ausgedruckt werden?

Ja, per Mausklick steht das Zeugnis als PDF-Datei zum Ausdrucken bereit.

BEWERBERMANAGEMENT

Wie wird die Stellenanzeige auf der Webseite integriert?

Die Stellenübersicht, die Stellenanzeige sowie das Bewerbungsformular integrieren Sie über den von HRworks automatisch generierten Link.

Werden die Bewerber und Recruiter über den Stand des Bewerbungsprozess automatisch benachrichtigt?

Ja, das Bewerbermanagementsystem informiert Recruiter
automatisch über neu erhaltene Bewerbungen. So können
Sie schnell auf Top-Bewerbungen reagieren. Bewerber
werden wiederum automatisch per E-Mail über den
aktuellen Bearbeitungsstand ihrer Unterlagen informiert.

Können die Stellenanzeigen individuell gestaltet werden?

Ja, die Gestaltung des gesamten Stellenportals können Sie individuell anpassen. Sie können das Layout für die Stellenübersicht, Stellenanzeigen und Bewerbungsformular definieren sowie eine eigene Firmenbeschreibung und weitere zusätzlichen Informationen hinterlegen. Außer Schriftgröße und Schriftart definieren Sie die Farben, die Ihrer Corporate Identity bzw. Ihren Vorstellungen entsprechen. Sie geben an, wo das Firmenlogo auf den Karriereseiten positioniert werden soll.

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COMPLIANCE MANAGEMENT

Welche Dokumente gehören zu den Compliance Management Dokumenten?

Interne Verfahrensanweisungen, Datenschutzrichtlinien und Vertraulichkeitsverpflichtungen, Verhaltensrichtlinie, Unternehmensethik, Sicherheitsrichtlinie, Büroorganisation, Datenschutzerklärung etc..

Welche Datei-Formate werden akzeptiert?

Im Compliance Management System von HRworks können
Dateien im PDF- und ODT-Format hochgeladen werden.

Werden Mitarbeiter über den Erhalt von Dokumenten zur Bestätigung informiert?

Jede Person, der ein Dokument zugeordnet wurde, wird per Aufgabe darauf hingewiesen, dieses zu bestätigen. Bis zur Bestätigung wird der Mitarbeiter wöchentlich per E-Mail an die offenen Dokumente erinnert.

Erhält der Personalmitarbeiter eine Übersicht der bestätigten bzw. nicht bestätigten Dokumente?

Ja, der Personalmitarbeiter erhält eine Zusammenfassung aller bereits erteilten und ausstehenden Bestätigungen.

ELEKTRONISCHE PERSONALAKTE

Können Mitarbeiter selbst Dokumente in ihrer Akte speichern?

Ja, Mitarbeiter können selbst PDF-Dokumente hochladen. Der zuständige Personalverantwortliche wird automatisch über neue Dokumente im Sammelkorb informiert und
speichert diese als neuen Eintrag in der Personalakte des Mitarbeiters. Mehrfaches Scannen, Kopieren und Abheften von Papierdokumenten entfällt komplett.

Können Mitarbeiter Ihre eigene Personalakte einsehen?

Ja, je nach Berechtigung sind Personalakten für Mitarbeiter und Vorgesetzte zeitlich begrenzt, dauerhaft oder nicht einsehbar.

Gibt es eine effiziente Möglichkeit, alle Akten zu digitalisieren und schnell von der Papierakte auf die E-Akte zu wechseln?

Ja, die Importfunktion ermöglicht das Digitalisieren ihres kompletten Papierarchivs in kürzester Zeit.

Sind sensible Personendaten datenschutzkonform gespeichert?

Ja, alle Daten sind dank Verschlüsselung mittels AES-256, einer der meistgenutzten und sichersten Verschlüsselungsalgorithmen, optimal geschützt.

ELEKTRONISCHE BELEGABRECHNUNG

Kann auf Papierbelege verzichtet werden?

Das entscheidet Ihr zuständiges Finanzamt. Einen entsprechenden Antrag stellt Ihnen HRworks auf Wunsch gerne zur Verfügung.

Was passiert mit den elektronischen Belegen, wenn Sie sich von HRworks trennen?

Grundsätzlich können alle elektronischen Belege aus HRworks jederzeit exportiert werden. Diese stehen Ihnen in einer übersichtlichen Ordnerstruktur zum Download zur
Verfügung.

Werden auch Bilddateien zur Archivierung anerkannt?

Nicht alle Finanzämter akzeptieren Bilddateien als gültige Rechnung, was Auswirkungen auf den Vorsteuerabzug haben kann. Klären Sie deshalb diesen Sachverhalt mit
Ihrem zuständigen Finanzamt.

Ist eine nachgelagerte Archivierung notwendig?

Die Belege sind nach dem Anhängen an die Reisekostenabrechnung digital in HRworks gespeichert und revisionssicher archiviert. Dennoch ist es empfehlenswert, die Belege in Papierform weiterhin aufzubewahren.

FÜHRERSCHEINKONTROLLE

Werden die Führerscheinnachweise im System archiviert?

Ja, sämtliche Führerscheinkontrollen werden in HRworks gespeichert und können jederzeit eingesehen werden.

Mit welchen Webbrowsern kann die Führerscheinkontrolle durchgeführt werden?

Die Führerscheinkontrolle wird von den Browsern Chrome, Edge, Firefox und Opera unterstützt. Die Nutzung ist zudem ab dem Betriebssystem iOS 11 auf iPhones und iPads sowie auf Geräten mit MacOS „High Sierra“ im Safari Browser verfügbar.

Wie sind die personenbezogenen Daten geschützt?

Die in HRworks angefertigten Führerscheinnachweise werden AES-256 verschlüsselt gespeichert. Das von HRworks genutzte Rechenzentrum ist ISO 27001 zertifiziert
und befindet sich innerhalb der Europäischen Union. Die Kommunikation zwischen Browser und Server erfolgt über eine SSL-Verschlüsselung, ähnlich wie beim Online Banking.

Sind die regelmäßigen Kontrollen automatisiert?

Ja, sowohl Mitarbeiter als auch Prüfer werden automatisch von HRworks an die nächste Überprüfung erinnert. Der Überprüfungsintervall kann eingestellt werden.

MAHLZEITENZUSCHÜSSE

Können Mitarbeiter in Teilzeit oder im Homeoffice von Mahlzeitenzuschüssen profitieren?

Ja, Mahlzeitenzuschüsse können grundsätzlich auch für Teilzeit- oder Homeoffice-Mitarbeiter genutzt werden. Aktuell gibt es keine gegensätzliche Rechtsgrundlage.

Wie kommt der Zuschuss beim Mitarbeiter an?

Wurden die Mahlzeitenbelege von der Fachabteilung geprüft und genehmigt, erhalten Mitarbeiter ihren Mahlzeitenzuschuss mit der nächsten Lohnzahlung ausbezahlt.

Gibt es eine Rechtsgrundlage für die papierlose Essensmarke bzw. den papierlosen Zuschuss?

Im BMF-Schreiben vom 24. Februar 2016 bestätigt das Bundesministerium für Finanzen, dass der Sachbezugswert auch dann angesetzt werden kann, wenn Mahlzeitenzuschüsse papierlos gewährt werden.

Wie bleibt der komplette Mahlzeitenzuschuss steuerfrei?

Als Faustregel gilt: Zahlt der Mitarbeiter mindestens den aktuellen Sachbezugswert (2018 sind das 3,23 €) an seiner Mahlzeit selbst, entsteht kein steuerpflichtiger, geldwerter Vorteil und der Mahlzeitenzuschuss bleibt bis zu 6,33 € komplett steuerfrei.

MITARBEITERGESPRÄCHE

Ist es möglich, den Gesprächsleitfaden zu drucken?

Ja, in einer übersichtlichen Druckansicht sind alle essentiellen Inhalte (Notizen, Agenda, Fragebogen) des Personalgesprächs zusammengefasst. Somit ist dies die perfekte
Grundlage zur Vorbereitung, auch auf zukünftige Mitarbeitergespräche.

Wie werden Mitarbeiter über anstehende Mitarbeitergespräche informiert?

Mitarbeiter, Vorgesetzte und weitere Teilnehmer werden automatisch per E-Mail über neue Mitarbeitergespräche informiert. Zusätzlich werden Mitarbeiter über eine automatische Aufgabe in ihrer persönlichen To-do-Liste benachrichtigt.

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PAUSCHALSTEUER GUTSCHEINE

Warum sind Pauschalsteuer Gutscheine sinnvoll?

Durch Abfuhr der Pauschalsteuer ist keine zusätzliche Versteuerung durch den Mitarbeiter mehr notwendig. Zudem ist durch die pauschale Besteuerung, je nach Gehaltsstruktur des Mitarbeiters, nahezu eine Halbierung des effektiven Steuersatzes möglich.

Sind bei der Vergabe von Pauschalsteuer Gutscheinen Sozialabgaben fällig?

Ja, Pauschalsteuer Gutscheine sind sozialversicherungspflichtig. Die Pauschalbesteuerung ist daher besonders rentabel für Mitarbeiter mit einem Jahresgehalt, das über der Bemessungsgrenze zur Sozialversicherung liegt.

Sind Pauschalsteuer Gutscheine für alle Mitarbeiter gleichermaßen geeignet?

Generell sind Pauschalsteuer Gutscheine für alle Mitarbeiter geeignet. Bei einem Jahresgehalt von unter 15.000 Euro entsteht jedoch kein finanzieller Vorteil. Für Mitarbeiter mit einem Jahresgehalt über 53.000 Euro lohnt sich der Einsatz von Pauschalsteuer Gutscheinen dafür umso mehr.

Wie viele Gutscheine darf ein Mitarbeiter erhalten?

Die Anzahl spielt keine Rolle. Wichtig ist lediglich die Summe aller Gutscheine. Diese darf 10.000 Euro pro Mitarbeiter und Geschäftsjahr nicht überschreiten.

MITARBEITERGUTSCHEINE

Fallen für die Bestellung von Amazon.de* Gutscheinen Handling Fees an?

Nein, beim Kauf von Gutscheinen für Mitarbeiter über HRworks fallen keine Zusatzgebühren für Sie an. Sie bezahlen nur den Gutscheinbetrag.

Wie werden die Gutscheine dokumentiert?

Sie erhalten beim Kauf von Gutscheinen eine ausführliche Rechnung, die neben den Eckdaten zu den einzelnen Bestellungen und den monatlichen Gutscheinbeträgen,
die jeweilige Gutscheinart sowie die Namen der beschenkten Mitarbeiter enthält.

Dürfen auch Teilzeitkräfte, Studenten oder Minijobber steuerfreie Sachbezüge beziehen?

Ja, von den steuerfreien Gutscheinen können alle Mitarbeiter zusätzlich zum vereinbarten Arbeitslohn profitieren.

Was passiert beim übertreten der Steuerfreigrenze?

Ein Übertreten der Steuerfreigrenze wird von HRworks verhindert. Sie behalten den Überblick und die volle Kostenkontrolle. Wollen Sie Ihren Mitarbeitern einen höheren
Gutscheinbetrag zukommen lassen, ist die Vergabe von Pauschalsteuergutscheinen (30% nach § 37b EStG) bis zu 10.000 € pro Jahr und Mitarbeiter möglich.

ZEITERFASSUNG: KIOSK

Ist die Bildschirmgröße des Terminals entscheidend?

Ja. Um eine vollständige Ansicht zu gewährleisten, beachten Sie, dass Tablets nicht kleiner als 9 Zoll sein sollten.

Können die am Kiosk erfassten Arbeitszeiten auch korrigiert werden?

Mitarbeiter, die sich ausschließlich an Kiosk-Geräten ein- und ausstempeln, haben nicht die Möglichkeit, ihre erfassten Arbeitszeiten nachträglich manuell zu bearbeiten.
Änderungen müssen in dem Fall von einem zuständigen Verantwortlichen durchgeführt werden.

Können die QR-Ausweise aus HRworks heraus generiert werden?

Ja, die Ausweise werden im PDF-Format erstellt und können anschließend ausgedruckt und ggf. laminiert werden.

Sind Ausweise für die Kiosk-Identifizierung notwendig?

Nein, Sie können selbst entscheiden, ob sich Ihre Mitarbeiter am Kiosk via PIN oder mit QR-Code identifizieren.

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