9-Box-Grid: So beurteilen Sie Leistungen und Potenziale von Mitarbeitern

In Zeiten von Wettbewerbsdruck und Fachkräftemangel rückt ein Thema auf der Agenda von Unternehmen immer weiter nach oben: die gezielte Talentförderung. Doch wie gelingt es Organisationen, die Leistungen und Potenziale ihrer Teams möglichst übersichtlich und effektiv zu bewerten? Ein beliebtes Werkzeug für die Leistungs- und Potenzialanalyse ist die 9-Box-Grid-Matrix.

Das steckt hinter der Talent Matrix

9-Box-Grid – was zunächst ein wenig nach Actionfilm klingt, ist tatsächlich ein praktisches Raster, das sich in der Mitarbeiterentwicklung stetiger Beliebtheit erfreut. Es erinnert an die bekannte Growth Share Matrix der Boston Consulting Group, die Unternehmen bei der Entscheidung hilft, ihre verschiedenen Geschäftsbereiche nach dem Grad ihrer Rentabilität zu priorisieren.

Die Unternehmensberatung McKinsey hatte das 9-Box-Grid-Modell in den 1970er Jahren für den damaligen Automobilkunden General Electric (GE) entwickelt. In der Praxis gibt es verschiedene Bezeichnungen für das Modell, darunter Potential Performance Matrix, 9-Felder-Modell oder auch Grid Modell. Besonders umfangreiche Grids werden auch als 16-Felder-Matrix bezeichnet.

Das Prinzip: In einem Diagramm mit in der Regel 9 Feldern werden die Leistungen der Mitarbeiter eingeordnet. Dabei gibt es 2 Dimensionen: die aktuelle Leistung, üblicherweise auf der horizontalen Achse der Matrix festgehalten, und das Potenzial der Mitarbeitenden, das auf der vertikalen Linie eingetragen wird. Beim 9-Box-Grid-Modell reichen die Kategorien vom sogenannten High Performer, der bereits eine hohe Leistung für das Unternehmen erbringt, bis hin zu einem als Low Performer kategorisierten Mitarbeiter. Letzterer hat zumindest laut Beurteilung seiner Vorgesetzten ein geringes Potenzial.

So werden beim 9-Box-Grid die Bewertungskriterien definiert

Die Leistung und das Potenzial eines Mitarbeiters sind das Herzstück des 9-Box-Modells. Doch was zeichnet einen High Performer mit moderatem Potenzial aus? Was unterscheidet ihn von einem Moderate Performer mit hohem Potenzial? Und bedeutet die Klassifizierung “Low Performer mit niedrigem Potenzial” für einen Mitarbeiter, dass seine Tage im Unternehmen gezählt sind?

Schnell wird klar, dass es bei dieser Art von Klassifizierung auf die spezifischen Anforderungen ankommt, die jedes Unternehmen für sein Box-Modell festlegt. Schließlich hat jeder Mensch Stärken und Schwächen. Zentral ist die Frage, wie Leistung und Persönlichkeit des Mitarbeiters zum Unternehmen und dessen Zielen passen. Die Bewertung der Leistung wiederum orientiert sich an zuvor festgelegten Anforderungskriterien, die sich häufig aus der Rollenbeschreibung ableiten.

Bevor das 9-Box-Grid-Modell in der Praxis angewendet wird, geht es darum, die Bewertungskriterien in einem disziplinübergreifenden Dialog genau zu definieren. Dies geschieht in der Regel in einem engen Austausch zwischen der Führungsetage, dem HR-Management sowie den jeweiligen Vorgesetzten einer Abteilung.

Klassische Fragestellungen für die Bewertung

Mögliche Bewertungskriterien, um Mitarbeiter in ihre jeweilige Kategorie zu unterteilen, könnten sein:

1. Hat der Mitarbeiter die in seiner Stellenbeschreibung gelisteten Aufgaben erfüllt oder sogar übertroffen?
2. Hat er Chancen zur Weiterbildung ergriffen?
3. Zeigt der Mitarbeiter Motivation und identifiziert er sich mit den Unternehmenswerten?
4. Ist der Mitarbeiter gewillt, Personalverantwortung zu übernehmen?
5. Verfügt er über Sozialkompetenz?

Die Bewertung erfolgt zum einen anhand der tatsächlich wahrgenommenen bzw. gemessenen Leistung der Mitarbeiter und zum anderen anhand des ihnen zugeschriebenen Potenzials. Basierend auf den ermittelten Antworten werden, je nachdem, in welchem Maße die gewünschten Kriterien erfüllt sind, Punkte vergeben. Diese wiederum bilden analog zu Schulnoten die Basis für die jeweilige Zuordnung auf dem Raster. Abhängig davon, wo sich der Mitarbeiter in der 9-Grid-Matrix wiederfindet, setzen andere Handlungsempfehlungen für die Talentförderung an. Das können gezielte Boni, Weiterbildungen, aber auch ganz neue und oftmals höher dotierte Stellen im Unternehmen sein. In einem 9-Box-Grid können Mitarbeiter exemplarisch folgenden Funktionen zugeordnet werden:

High Performer

Diese Mitarbeiter zeichnen sich dadurch aus, dass sie besonders gute Leistungen erbringen. Gleichzeitig besitzen sie ein hohes Potenzial, um auch anspruchsvollere Aufgaben im Unternehmen zu übernehmen. Sie zählen zu den wertvollsten Talenten einer Firma und sind somit klare Kandidaten für Führungskräfteentwicklung. Diese Mitarbeiter gilt es gezielt zu entwickeln, zu belohnen und zu fördern, damit sie der Firma möglichst langfristig als Führungskräfte erhalten bleiben.

High Potentials

Auch Mitarbeiter, die in puncto Leistung vielleicht noch nicht zu den High Performern gehören, können ein hohes Potenzial aufweisen. Eventuell verfügen sie über Stärken, die in einer neuen Rolle besonders gefragt sind, oder sie zeigen großes Engagement dabei, sich weiterzubilden. In jedem Fall tut das Unternehmen gut daran, diese Mitarbeiter aktiv zu fördern und durch attraktive Karrierechancen zu binden.

Low Performer

Ist ein Mitarbeiter in seiner Rolle als Low Performer klassifiziert, kann das unterschiedliche Gründe haben. Eventuell passen die Qualifikationen des Mitarbeiters nicht zu den Erwartungen, die das Unternehmen an seine Rolle hat. Oder aber er zeigt sich besonders unmotiviert und lässt keine Eigeninitiative erkennen. Je nach Einschätzung ist dann möglicherweise eine andere Rolle im Unternehmen für den Angestellten geeigneter, etwa wenn der Mitarbeiter laut dem Raster des 9-Box-Modells ein Low Performer mit hohem Potenzial ist. Eine Trennung steht in der Regel an, wenn der Mitarbeiter als Low Performer mit geringem Potenzial wahrgenommen wird und die Leistung des Mitarbeitenden per se nicht zufriedenstellend ist.

Die Vorteile der 9-Grid-Box

Für wen eignet sich also das 9-Box-Modell? Studien wie zum Beispiel dem Hays HR Report 2024 zufolge plant derzeit jedes fünfte Unternehmen, die Maßnahmen im Talent Management weiter auszubauen. Die Vorteile des 9-Box-Rasters liegen dabei auf der Hand: Wenn man einen Mitarbeiter unter unterschiedlichen Gesichtspunkten gezielt betrachtet, gelingt es, ihn schnell und übersichtlich einzuordnen. Die dem Bewertungsprozess vorangehende Definition der Kriterien schärft zusätzlich den Blick der Unternehmensführung auf die benötigten Anforderungen und anstehenden Herausforderungen des Unternehmens.

Das 9-Box-Grid-Talent-Management ist sehr hilfreich, wenn Personalveränderungen anstehen oder eine höherwertige Stelle neu besetzt wird. HR-Manager stehen dabei häufig vor der Frage, ob sie außerhalb des Unternehmens nach neuen Mitarbeitern suchen oder ob sie Stellen intern mit Kolleginnen und Kollegen besetzen, die bereits ein hohes Potenzial für die Übernahme einer neuen und verantwortungsvolleren Position zeigen. Dann folgen weitere Schritte im Sinne der Personalentwicklung, etwa Gespräche mit möglichen neuen Kollegen und Vorgesetzten.

Die Risiken des 9-Box-Grid-Talentrasters

Obwohl das 9-Box-Raster in der Praxis sehr bekannt und verbreitet ist, argumentieren Kritiker, dass die Matrix längst überholt sei. Schließlich birgt ein stark simplifiziertes Modell wie das 9-Box-Grid-Modell auch Risiken. So können zum Beispiel unterschiedliche Bewertungsstandards und mehrdeutige Fragestellungen zu Verzerrungen und Ungleichbehandlungen führen. Viele gesundheitliche, emotionale und motivationale Faktoren, die Auswirkungen auf die Leistung eines Mitarbeiters haben und diese auch zeitweise einschränken können, sind in den 9 Kästen nicht abgebildet.

9-Box-Grid: Talent Management nutzt das Modell im Mix mit anderen Instrumenten

Ist das simple 9-Box-Modell noch zeitgemäß? In seiner Einfachheit liegt vermutlich der größte Vorteil des Rasters. Die Performance Matrix bewertet Mitarbeiter lediglich auf der Grundlage ihrer Leistung und ihres Potenzials. Aufgrund der Übersichtlichkeit schätzen Vorgesetzte relativ schnell das Potenzial eines Mitarbeiters ein. Die Definition der Fragestellungen schärfen das Verständnis, welche Anforderungen die einzelnen Positionen erfordern. So geben sie teamübergreifend wertvolle Anregungen. Das Modell bietet also vor allem einen guten Einstieg in die individuelle Talententwicklung.

Dennoch sind beide Maximen – Leistung erbringen und Potenzial erkennen – häufig sehr subjektiv gefärbt. Nicht jeder Vorgesetzte setzt in puncto Bewertung die gleichen Prioritäten. Damit die 9-Grid-Matrix das volle Potenzial entfaltet und HR- und Talentmanagern einen guten Überblick über die Stärken und Potenziale ihrer Teams gibt, ist eine einheitliche Beurteilungsmatrix unverzichtbar. Dazu bedarf es guter und regelmäßiger Kommunikation unter den Expertinnen und Experten im Talent Management.