Die 9 größten Herausforderungen im Bewerbermanagement

Qualifizierte Mitarbeiter sind die wichtigste Ressource eines Unternehmens. Nur mit den richtigen Talenten auf den richtigen Positionen, kann das Unternehmen dauerhaft erfolgreich wirtschaften. Der demografische Wandel, der Fachkräftemangel und gestiegene Ansprüche von Bewerbern erhöhen den Druck auf die Personalabteilung kontinuierlich. Daher gewinnt das Bewerbermanagement immer mehr an Relevanz. Statt Antworten auf die Herausforderungen zu finden, kämpfen Personaler weiterhin mit ineffizienten Prozessen und Organisationsproblemen. Diese 9 Herausforderungen werden derzeit als besonders kritisch empfunden. 

1. Hohe Abbrecherquote beim Bewerbungsprozess

Laut eine Indeed Bewerbungsstudie haben 42% aller Bewerber schon einmal eine laufende Bewerbung abgebrochen. Bewerber empfinden insbesondere langwierige Registrierungsprozesse als zu umständlich. Nicht selten müssen Bewerber persönliche Daten wie Name, Adresse oder Geburtsdatum mehrfach eingeben. Obwohl sie den Lebenslauf als Datei anhängen sollen, müssen Sie diese Daten gesondert in eine Maske eintragen. Die Studie “Jobwechsel 2016 ” von ManpowerGroup bestätigt dieses Ergebnis, denn 38% der Deutschen gaben an, sich eher auf eine Stelle zu bewerben, wenn das Bewerbungsverfahren schneller und einfacher gestaltet wäre. Vereinfachen Sie deshalb den Bewerbungsprozess so weit wie möglich, um die Abbrecherquote niedrig zu halten.

2. Formate-Chaos bei Bewerbungen

Die Stellenausschreibung ist veröffentlicht und langsam trudeln die Bewerbungen ein. Nur ärgerlich, dass viele Unterlagen in unterschiedlichen Dateiformaten und häufig nicht in einer gesamten Datei verschickt werden. Das Anschreiben kommt als Word-Dokument, der Lebenslauf ist im PDF-Format und das Bewerbungsfoto wird als jpg-Datei hochgeladen. Um dann die unterschiedlichen Dateiformate zu öffnen und in eine Datei zusammenzufügen, benötigen Sie nicht nur mehrere Programme sondern, führt zudem zu unnötigen Zeitaufwand. Mit der geeigneten HR-Software können Sie alle unterschiedlichen Formate problemlos öffnen und einheitlich speichern. 

3. Interne Kommunikation zu langwierig

In stressigen Zeiten werden andere Prioritäten gesetzt als die bevorstehende Bewerberauswahl. Das mehrfache Verschieben von Meetings und das lange Termin -Hin-und-Her via E-mail führt dann zu einem unnötig verlängerten Bewerbungsprozess. Um diese Zeitfresser zu vermeiden, sorgt ein regelmäßiger Austausch zwischen der jeweiligen Fachabteilung und Ihnen für die nötige Transparenz und macht die jeweiligen Wünsche und Bedürfnisse deutlich. 

4. Zu viel manueller Aufwand

Erschreckenderweise nutzen immer noch 78% der Unternehmen manuelle Prozesse in der Personalabteilung. Bewerbungen werden ausgedruckt, vielfach rumgereicht und von anderen Mitarbeitern begutachtet. E-mails sind nicht standardisiert und werden immer wieder erneut aufgesetzt. Durch diese zahlreichen manuellen Schritte kommt es zu Rechtschreibfehlern – Herr Meier statt Herr Maier – oder zu unübersichtlichen Formatierungen, die Sie als Unternehmen unprofessionell wirken lassen. Darüber hinaus verlieren Sie wertvolle Zeit, die Sie für weitaus wichtigere Aufgaben nutzen können. Mit den professionellen E-Mailvorlagen einer HR-Software können Sie blitzschnell Standardmails erstellen, die automatisch in der Software gespeichert sind. So, sparen Sie nicht nur Zeit, sondern vermeiden auch peinliche Rechtschreibfehler. 

5. Fehlende Übersicht

Im Idealfall sind sämtliche Bewerbungsunterlagen in einer Akte in einem Netzwerkordner zentral gespeichert. In der Realität ist die Korrespondenz im E-mail Postfach, die Bewerberdaten jedoch sind an einem anderen Ort gespeichert. Es entstehen Unklarheiten und Fragen wie: “Wer hat eigentlich wann mit welchem Bewerber gesprochen?” oder “Hat schon jemand den Bewerber angenommen oder abgelehnt?”. Ein zentraler Speicherort und eine Bewerberakte pro Kandidat, auf die die gesamte Personalabteilung zu jeder Zeit Zugriff hat, hilft Ihnen Transparenz zu schaffen und den Überblick zu behalten.

6. Kommunikation ist zu träge

Im sogenannten ‘War of Talents’ ist Zeit ein wichtiger Faktor, der vor allem Recruiter auf Unternehmensseite stark unter Druck setzt. Bei der Kommunikation mit Ihren Kandidaten sind Transparenz, Schnelligkeit und Professionalität gefragt. Statistiken zeichnen jedoch ein anderes Bild: Etwa 40% der Personaler geben erst nach vier Wochen eine Rückmeldung. Deutlich zu spät in den Augen der Bewerber, die in maximal 14 Tagen eine Antwort erwarten. Daher gilt: Reagieren Sie so zeitnah wie möglich.

7. Schlechte Candidate Experience wird öffentlich

Das ist der Alptraum für jeden Personaler. In der Hektik des Alltags kommen Sie zu spät und unvorbereitet zum Vorstellungsgespräch oder schlimmer, müssen den Termin kurzfristig absagen. Dies hinterlässt keinen guten Eindruck beim Bewerber, der solche schlechten Erfahrungen schnell mal auf Arbeitgeberbewertungsportalen wie kununu öffentlich teilt. Durch solche Unaufmerksamkeiten schaden Sie dann nicht nur Ihrem Unternehmensimage sondern auch Ihrem Employer Branding. Daher sollten Sie bei einem Bewerbungsgespräch immer genug Zeit für die Vor- und Nachbereitung einplanen um professionell zu wirken, um für eine möglichst optimale Candidate Experience zu sorgen. Falls nun doch ein negativer Kommentar veröffentlicht wird, sollten Sie die Kritik ernst nehmen und Gesprächsbereitschaft signalisieren. So können Sie eine Reputationskrise rechtzeitig abwenden bevor es in einem öffentlichen Shitstorm endet. 

8. Kompliziertes Onboarding

Sie haben es geschafft und den passenden Kandidaten gefunden! Nun gilt es den neuen Mitarbeiter schnell und effektiv in Ihr Unternehmen einzuführen. Unter anderem müssen Formulare für die Versicherungen oder das Finanzamt ausgefüllt werden. Diese Formalität gerät allerdings schnell in Vergessenheit in der anfänglichen Aufregung. Um dann noch die nötigen Dokumente zu bekommen, ist Hartnäckigkeit Ihrerseits gefragt – doch die ständige Fragerei nervt nicht nur Sie sondern auch den neuen Mitarbeiter. Ein digitales Onboarding-Formular kann schon vor dem offiziellen Arbeitsbeginn verschickt werden. So kann der neue Mitarbeiter in aller Ruhe die Formulare ausfüllen und einreichen.

9. Fehlende Statistik

Geschäftsführer hinterfragen immer wieder die Messbarkeit der Aktivitäten im Recruiting. Mit relevanten Statistiken und Kennzahlen können Sie diesen nervigen Fragen aus dem Weg gehen und Ihren HR-Erfolg messen. Essentielle Fragen wie: “Wie viele Interessenten haben meine Stellenanzeige gesehen?”, “Wo haben Bewerber die Stellenanzeige gesehen?” oder “Welcher Kanal lohnt sich für mich?” können durch die statistische Auswertung beantwortet werden. Dadurch erhalten Sie Transparenz und erkennen in welchen Bereichen noch Verbesserungspotential besteht.

Fazit

Die oben genannten Herausforderungen zeigen auf, wie essentiell gute, praktische und digitale Bewerbermanagementsysteme sind. Trotz Digitalisierung lassen sich 40% der Personalverantwortlichen noch nicht von einer Software unterstützt. HR WORKS hilft Ihnen dabei. Mit dem Bewerbermanagement wird der Bewerbungsprozess transparent und übersichtlich, auch über die HR-Abteilung hinaus. Die Bewerberverwaltung kann stark standardisiert werden. Sie sparen Zeit, Geld und Nerven. Einheitliche digitale Vorlagen – zum Beispiel eine Absage auf eine Bewerbung – bringen nachhaltige Lösungen und Ordnung in die Bewerberakte. Kandidaten und interessante Bewerber können zeitnah informiert werden. Dadurch entsteht auf Seiten des Bewerbers ein positiver Eindruck, der vielleicht anhält, auch wenn es diesmal mit der Stelle nicht klappt. Also, warum zögern Sie noch: Zeit für einen Wechsel!