Digitale Lohndokumente: Wie Sie effizient Ihre Lohnbuchhaltung auslagern
Es war einmal: ein verschlossener Umschlag, monatlich ausgehändigt oder per Post zugestellt – und schnell in der Schublade verschwunden. Viele Unternehmen haben die Lohn- und Gehaltsabrechnung in Papierform längst in den analogen Ruhestand verabschiedet. Ein zentrales Element moderner Personalverwaltung sind digitale Lohndokumente, die eine fortschrittliche Abwicklung der Gehaltsabrechnung ermöglichen und zugleich Vorteile durch eine einfache Auslagerung bieten.
Digitale Abrechnung entlastet HR-Abteilungen
Digitale Gehaltsabrechnungen ersetzen zunehmend klassische Lohn- und Gehaltsabrechnungen als Beleg für die Zahlung des Arbeitsentgelts und bieten sowohl Arbeitgebern als auch Arbeitnehmern zahlreiche Vorteile. Sie beinhalten unterschiedliche Informationen rund um die Vergütung. Doch welche speziellen Erfordernisse bringen sie mit sich?
Was beinhalten digitale Lohndokumente?
Digitale Lohndokumente umfassen alle Informationen und Dokumente rund um die Entgeltabrechnung in elektronischer Form, darunter die Lohnsteuerbescheinigung und Sozialversicherungsnachweise. Unternehmen stellen diese Dokumente zu Lohn und Gehalt in der Regel über sichere Online-Portale oder per verschlüsselter E-Mail bereit.
Digitale Lohnabrechnung: Pflicht oder Option für Unternehmen?
Doch wie sieht es mit einer digitalen Zustellung der Gehaltsabrechnung aus? Gemäß §108 der Gewerbeordnung (GewO) sind Arbeitgeber verpflichtet, ihren Mitarbeitern mit der Zahlung des Arbeitsentgelts eine Abrechnung in Textform zu erteilen.
Dass die Lohnabrechnung in Papierform Pflicht ist, ist ein Mythos, der sich hartnäckig hält. Der Arbeitgeber muss die digitale Abrechnung allerdings auf Verlangen dem Arbeitnehmer im Unternehmen zur Einsicht bereitstellen und ihm gestatten, die Gehaltsabrechnung ausdrucken zu können. Zuletzt bestätigte dies ein BAG-Urteil aus dem Januar 2025.
Geklagt hatte die Mitarbeiterin eines Supermarktes, die der Konzernbetriebsvereinbarung widersprach. Diese hatte vorgesehen, ab März 2022 Gehaltsabrechnungen elektronisch zur Verfügung zu stellen. Die Klägerin lehnte die digitale Gehaltsabrechnung ab und verlangte von ihrem Arbeitgeber, ihr weiterhin Abrechnungen in Papierform zu übermitteln. Sie scheiterte mit diesem Anliegen jedoch vor dem Bundesarbeitsgericht. Das Gericht bestätigte damit das Recht des Arbeitgebers auf eine elektronische Gehaltsabrechnung.
Diese Vorteile haben elektronische Lohnabrechnungen für Unternehmen und Mitarbeiter
Die Lohnabrechnung elektronisch abzuwickeln, hat für Unternehmen viele Vorteile ‒ insbesondere mit Blick auf die Kosten und wachsende Compliance-Anforderungen:
- Kosteneinsparung: Eine Lohnabrechnung auszudrucken und eventuell postalisch zuzustellen, kostet insbesondere in großen Unternehmen mit vielen Mitarbeitern Zeit und Geld. Der Wegfall von Druck, Papier und Versandkosten reduziert administrative Ausgaben hingegen erheblich.
- Effizienzsteigerung: Die digitale Verdienstabrechnungbeschleunigt die Erstellung und Verteilung von Lohndokumenten.
- Rechtssicherheit: Elektronische Dokumente erfüllen alle gesetzlichen Anforderungen und können revisionssicher archiviert werden.
- Nachhaltigkeit: Wenn die Lohnabrechnung digital durchgeführt wird, trägt der Verzicht auf Papier zur Reduzierung des ökologischen Fußabdrucks bei.
Lohnabrechnung digitalisieren: Das lohnt sich auch für Arbeitnehmer
Auch für Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen lohnt sich eine digitale Lohnabrechnung. So haben sie die Möglichkeit, ihre digitalen Lohndokumente jederzeit und überall abzurufen. Gleichzeitig sind alle relevanten Informationen übersichtlich und langfristig verfügbar. Der Zugriff erfolgt über geschützte Systeme, wodurch sensible Daten besser vor Verlust oder Missbrauch geschützt sind.
Begleitende Entgeltunterlagen müssen digital vorliegen
Um den Austausch zwischen verschiedenen Stellen zu erleichtern, müssen sogenannte begleitende Entgeltunterlagen seit dem 1. Januar 2022 in elektronischer Form vorliegen. Dazu zählen etwa Unterlagen zur Staatsangehörigkeit, zur Versicherungspflicht bzw. Versicherungsfreiheit, zur Entsendung oder Mitgliedsbescheinigungen der Krankenkasse.
Mit einer Ausnahme: Arbeitgeber haben die Möglichkeit, sich auf Antrag beim zuständigen Betriebsprüfdienst bis zum 31. Dezember 2026 von der Pflicht zur Führung der elektronischen Entgeltunterlagen nach § 8 Abs. 3 BVV befreien zu lassen.
Endlich einfach: Digitale Lohndokumente mit HR WORKS
Mit HR WORKS kümmern Sie sich nur noch um die vor- und nachbereitende Lohnbuchhaltung. Den komplizierten Teil des Payroll-Prozesses übernehmen Steuerberater und Lohnbüros. Beste Schnittstellen übermitteln die Daten aus HR WORKS an die Payroll-Programme Ihres Steuerberaters. Dort kümmern sich die Experten um den komplexen Teil der Lohnabrechnung und die fertigen Lohndokumente stehen Ihnen und Ihren Mitarbeiter dann direkt digital in HR WORKS zur Verfügung.
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Warum lagern viele Unternehmen die digitale Lohnbuchhaltung aus?
Viele Unternehmen lagern die digitale Lohnbuchhaltung aus. In der Praxis bringt dies oft zahlreiche Vorteile mit sich und schenkt vor allem kleinen und mittleren Unternehmen mehr Zeit für das Kerngeschäft. Dabei profitieren Unternehmen, wenn sie die Lohnbuchhaltung auslagern insbesondere im Hinblick auf Effizienz, Sicherheit und rechtliche Konformität:
Komplexität und Fachwissen
Die Lohnbuchhaltung erfordert fundiertes Wissen in Steuerrecht, Sozialversicherungsrecht und Arbeitsrecht. Die Crux: Gesetze und Vorschriften ändern sich häufig, was regelmäßige Weiterbildungen erforderlich macht.
Externe Dienstleister sind in der Regel in diesen Punkten auf dem aktuellsten Stand und minimieren so das Risiko von Fehlern und rechtlichen Problemen.
Zeit- und Kostenersparnis
Gleichzeitig binden intern durchgeführte Lohnabrechnungen Personal und Ressourcen, die für das Kerngeschäft benötigt werden. Durch die Auslagerung der Lohnbuchhaltung können Unternehmen fixe Personalkosten senken und stattdessen einen Dienstleister flexibel nach Umfang und Aufwand bezahlen.
Technologische Infrastruktur
Eine moderne digitale Lohnbuchhaltung benötigt spezielle Software und IT-Sicherheitsvorkehrungen. Spezialisierte Dienstleister bieten meist cloudbasierte, datenschutzkonforme Systeme an – ohne dass das Unternehmen selbst investieren muss.
Datensicherheit und Datenschutz
Das kommt auch dem Datenschutz zugute. So sind externe Anbieter häufig besser gerüstet, um sensible Mitarbeiterdaten sicher und DSGVO-konform zu verarbeiten und zu speichern.
Professionelle Anbieter haben in der Regel viel Erfahrung mit den Themen Verschlüsselung, Zugriffsmanagement und Backup-Lösungen.
Skalierbarkeit und Flexibilität
Auch in puncto Personalveränderungen oder Unternehmenswachstum kann ein externer Anbieter häufig schneller reagieren. So lassen sich etwa mögliche saisonale Schwankungen besser abfedern.
Minimierung von Fehlern und Haftungsrisiken
Ein wichtiger Punkt, der für die Auslagerung der Payroll spricht, ist die Minimierung von Haftungsrisiken. Unternehmen sollten bedenken, dass Fehler in der Lohnabrechnung zu Bußgeldern, Nachzahlungen oder im schlimmsten Fall Klagen führen können. Durch die Auslagerung wird das Risiko verlagert – viele Anbieter haften im Fall von Fehlern.
Digitale Lohndokumente sind ein wichtiger Schritt in eine agile Zukunft der Arbeitswelt
Eine digitale Lohnbuchhaltung ist ein zukunftsweisender Schritt hin zu einer modernen, papierlosen Personalverwaltung. Digitale Verdienstabrechnungen bieten mehr Komfort, Transparenz und Sicherheit – und sind damit ein Gewinn für alle Beteiligten. Unternehmen, die auf digitale Lösungen setzen und Gehaltsabrechnungen nur noch online zur Verfügung stellen, stärken nicht nur ihre Effizienz – sie können diese Prozesse auch flexibler auslagern und so von externem Know-how und einer Auslagerung von Haftungsrisiken profitieren.
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Disclaimer
Die Inhalte dieses Beitrags sind sorgfältig recherchiert, stellen jedoch keine Rechtsberatung dar. Bitte wenden Sie sich bei konkreten rechtlichen Fragen an einen spezialisierten Fachanwalt.
