Deutschland, warum ist deine Lohnabrechnung so komplex?

Die Lohn- und Gehaltsabrechnung in Deutschland ist komplexer als in den meisten anderen Ländern. Strenge Steuervorschriften, komplizierte Sozialversicherungssysteme und unterschiedliche Meldepflichten sorgen dafür, dass Payroll-Abteilungen vor besonderen Hürden stehen. Payroll-Verantwortliche benötigen daher viel Expertise und die richtigen Tools an der Hand, um Fehler oder sogar rechtliche Konsequenzen bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung zu vermeiden. Erfahren Sie, mit welchen Lösungen die Lohnbuchhaltung gelingt.

Andere Länder, andere Lohnabrechnung

Die Lohnbuchhaltung, auch Payroll genannt, ist ein wichtiger Bestandteil des Personalmanagements. Payroll-Mitarbeiter sind nicht nur für die Lohnzahlung zuständig, sondern auch dafür, dass Unternehmen die gesetzlichen Bestimmungen und Fristen einhalten. Dabei steht die deutsche Lohnbuchhaltung vor besonderen Herausforderungen, denn die Lohn- und Gehaltsabrechnung hierzulande ist eine der komplexesten weltweit. Das zeigt der Global Payroll Complexity Index von Alight, der die Gehaltsabrechnungsprozesse von 40 Ländern auswertet.

In den Index fließen Faktoren wie Steuervorschriften, Meldepflichten, Pflichtabzüge, Sozialversicherungsbeiträge und Berichtsanforderungen ein. Demnach ist lediglich das Lohn- und Gehaltssystem in Frankreich noch komplexer als hierzulande. Zu den Top 5 gehören ebenfalls die Schweiz, Italien und Kanada. Insgesamt liegen 9 der 10 Länder mit den komplexesten Gehaltsabrechnungen in Europa. Gegenüber dem letztplatzierten Land, Saudi-Arabien, ist das deutsche System um 72 Prozent komplexer. Doch woran liegt das?

Fallstricke der deutschen Lohn- und Gehaltsabrechnung

3 Schlüsselfaktoren machen die Lohn- und Gehaltsabrechnung in Deutschland besonders komplex:

• Pflichtabzüge: Die Berechnung der steuerlichen Abzüge hängt von verschiedenen Faktoren ab, darunter Einkommen, Familienstand, Kinderfreibeträge und steuerliche Vergünstigungen. Ein verheirateter Mitarbeiter mit Kindern hat zum Beispiel eine andere Steuerklasse und damit andere steuerliche Abzüge als eine alleinstehende Mitarbeiterin. Die entsprechenden Regelungen können sich darüber hinaus je nach Branche, Unternehmensgröße und Region unterscheiden.
• Sozialversicherungsbeiträge: Beiträge für Krankenversicherung, Rentenversicherung und Co. variieren je nach Gehalt, Familienstand und Versicherungspflicht. Unterschiedliche Meldetermine für Arbeitnehmerdaten erhöhen die Komplexität zusätzlich: Sozialversicherungs- und Steuerdaten müssen monatlich gemeldet werden, andere Daten hingegen nur quartalsweise oder jährlich. Das liegt auch daran, dass die Abwicklung über verschiedene Behörden erfolgt.
• Gesetzliche Vorschriften: Gesetzliche Vorschriften und Bestimmungen ändern sich regelmäßig. Zum Beispiel können sich Steuersätze ändern. Auch neue Gesetze wie das Arbeitszeiterfassungsgesetz haben Auswirkungen auf die Lohn- und Gehaltsabrechnung. Wenn ein Unternehmen international tätig ist, wird der Abrechnungsprozess noch komplizierter, da die Zahl der Gesetze und Vorschriften zunimmt.

Veraltete Prozesse erhöhen Fehlerquote

Nicht nur gesetzliche Vorgaben, sondern auch unternehmensinterne Vorgänge tragen zur Komplexität bei: Besondere Gehaltsbestandteile wie Boni oder Prämien spielen ebenso eine Rolle wie Sonderregelungen zu flexiblen Arbeitszeitmodellen, Beschäftigungsverhältnissen und Arbeitsorten.

Die Komplexität kann durch veraltete und unzureichende Abrechnungssysteme und -Prozesse weiter verstärkt werden. Denn laut Alight-Report von 2024 haben viele der befragten Unternehmen ihre Payroll-Verfahren seit Jahren kaum weiterentwickelt. So nutzt die Hälfte der Unternehmen noch klassische Tabellenkalkulationsprogramme zur Bearbeitung ihrer Lohn- und Gehaltsabrechnung. Insgesamt 19 Prozent verwenden laut der Studie sogar noch manuelle oder papierbasierte Prozesse – sie arbeiten also mit Stift und Papier.

Durch manuelle Prozesse erhöht sich aber nicht nur die Arbeitsbelastung und der Zeitaufwand, beklagen 15 Prozent der Payroll Specialists.  Auch die Fehleranfälligkeit steigt: So hat jedes zweite Unternehmen, das an der Studie teilgenommen hat, in den vergangenen 5 Jahren eine Strafe für nicht konforme Lohnabrechnungen bekommen  Die fehlende Integration von Systemen (13 Prozent) und eine unzureichende Datenqualität (13 Prozent) stellen Payroll-Mitarbeiter vor weitere Herausforderungen.

Payroll wird in Zukunft noch komplexer

All diese Faktoren führen dazu, dass die Komplexität der Lohn- und Gehaltsabrechnung in Deutschland im Vergleich zum Jahr 2021 sogar um 2 Prozent zugenommen hat – obwohl die Komplexität im Alight-Ranking im weltweiten Durchschnitt um 6 Prozent abgenommen hat. Das liegt daran, dass die zuständigen Behörden in anderen Ländern Verfahren rund um Pflichtabzüge vereinfacht und ihre Prozesse digitalisiert haben. Auch die Häufigkeit der gesetzlich vorgeschriebenen Meldungen ist insgesamt zurückgegangen. Für die Zukunft erwarten die Studienmacher, dass die Komplexität sogar noch weiter zunehmen wird. Dadurch werden die ohnehin schon hohen Anforderungen für Payroll Specialists weiter steigen.

So wird die Lohnabrechnung effizienter

Die Lohnabrechnung in Deutschland ist zwar sehr komplex – aber mit den richtigen Tools und Maßnahmen können HR-Abteilungen die Effizienz steigern und die Fehleranfälligkeit reduzieren:

• Digitalisierung: Die digitale Lohnabrechnung bietet großes Potenzial, Payroll-Prozesse zu vereinfachen. Moderne Software-Lösungen berücksichtigen die gesetzlichen Anforderungen und führen selbstständig Berechnungen durch. So kann Payroll-Software dabei helfen, die Lohnabrechnung zu automatisieren und Fehler zu reduzieren. Dadurch haben Payroll Specialists Ressourcen frei, um die digital erstellte Lohnabrechnung abschließend eingehend manuell zu überprüfen. Ein wichtiger Schritt: Denn wenn zum Beispiel Renten- oder Sozialversicherungsbeiträge falsch abgeführt werden, zieht das für Unternehmen unangenehme Konsequenzen nach sich. Tipp: Auch wenn HR-Abteilungen bereits Software für ihr Personalmanagement nutzen, verwenden sie meist verschiedene Tools, wie etwa für Zeiterfassung, Urlaubsanträge und Lohnabrechnungen, die nicht miteinander kombinierbar sind. Die Integration der Lohn- und Gehaltsabrechnung in HR-Prozesse über die richtigen Schnittstellen kann die Arbeit sowohl für HR als auch für die Lohnbuchhaltung massiv erleichtern. Wenn beide Seiten auf relevante Daten zugreifen können, ist das eine Win-Win-Situation.
• Überprüfung und Weiterbildung: Die Payroll-Abteilung sollte Lohnabrechnungsprozesse und -daten regelmäßig überprüfen. Das kann helfen, Fehler frühzeitig zu erkennen und zu korrigieren. Zudem sollten sich Payroll-Verantwortliche über aktuelle gesetzliche Änderungen informieren. Schulungen und Weiterbildungen tragen dazu bei, dass das Team über die nötige Expertise verfügt, um die Lohnabrechnung effizient durchzuführen.
• Künstliche Intelligenz: Bisher nutzt die Mehrheit der 271 von Alight befragten Unternehmen (4 Prozent) noch keine Künstliche Intelligenz (KI) zur Unterstützung der Lohn- und Gehaltsabrechnung. Weitere 8 Prozent planen die Einführung von KI in den nächsten 2 Jahren. Obwohl KI im Personalwesen bisher nur in wenigen Unternehmen zum Einsatz kommt, kann sie die Arbeit von Payroll Specialists erleichtern: indem sie die Gehaltsabrechnung auf Fehler überprüft und die manuelle Arbeit minimiert. Sie kann auch dabei unterstützen, bessere Analysen und Reportings zu erstellen und so weitere Informationen zum Beispiel über Lohngleichheit aus den Daten zu ziehen.
• Outsourcing: Besonders für kleine und mittelständische Unternehmen mit geringen personellen Ressourcen kann es sinnvoll sein, auf professionelle Unterstützung durch Steuerberater oder spezialisierte Dienstleister zurückzugreifen, indem sie ihre  Lohnbuchhaltung auslagern. Der Vorteil: Sie sparen sich finanzielle und zeitliche Mittel, etwa um innovative Lösungen zu implementieren oder für Recruiting und Weiterbildung von Payroll-Mitarbeitern. Tipp: Damit das Outsourcing der Lohnbuchhaltung reibungslos abläuft, ist es hilfreich, Software-Lösungen einzusetzen, die die benötigten Daten aus HR-Abteilung und Payroll zusammenführen. 

Auch wenn die Payroll in Deutschland komplex ist: Aber Digitalisierung hilft

Egal, wie sich die Politik in den nächsten Jahren anstrengt: Eine über Jahre gewachsene Struktur wie das deutsche System zur Lohnbuchhaltung wird nicht mit einem Fingerschnipsen einfach. Darum bleibt Unternehmen in Deutschland  vor allem eines, nämlich zielstrebig auf effiziente und digitale Prozesse im Bereich Lohn und Gehalt zu setzen. Während manche Firmen dabei schon KI-Lösungen in den Blick nehmen, haben viele Betriebe nicht einmal ihre grundlegendsten Arbeitsschritte bei ihrer Lohnabrechnung digitalisiert. Es gibt also Wege für Unternehmen, die Komplexität zu bändigen. Sie müssen sie nur gehen.