Digitale Personalakte: Pflicht oder (noch) freiwillig?

Die Arbeitswelt wird stetig digitaler und damit auch die Verwaltung von Mitarbeiterdaten. Während früher haufenweise Papierordner in Aktenschränken verstaubten, setzen heute immer mehr Unternehmen auf digitale Personalakten. Die Vorteile liegen klar auf der Hand: Personalbelange in elektronischer Form zu verwalten, spart Zeit und Geld. Vielfach können Mitarbeiter relevante Dokumente selbst in das System einspielen oder flexibel darauf zugreifen. Die Personalprozesskosten sinken. Doch ist die Einführung einer digitalen Personalakte eigentlich Pflicht? Und was muss eine digitale Personalakte alles enthalten?

Das Wichtigste in Kürze

• Unternehmen sind zwar nicht gesetzlich verpflichtet, digitale Personalakten zu führen. Allerdings müssen seit 2022 diverse Entgeltunterlagen elektronisch vorgehalten werden. Als Lösung dafür bietet sich die digitale Personalakte an.
• Digitale Personalakten machen HR-Abteilungen effizienter.
• Indem Software-Lösungen ortsunabhängigen Zugriff auf ihre Mitarbeiterdaten bieten, ermöglichen sie es Mitarbeitern, flexibel zu arbeiten. Sie schaffen somit die Voraussetzungen für zeitgemäßes Arbeiten.

Ab wann ist die digitale Personalakte Pflicht?

Eine ausdrückliche gesetzliche Pflicht, Personalakten zu digitalisieren, gibt es in Deutschland zu diesem Zeitpunkt noch nicht. Unternehmen dürfen ihre Personalakten weiterhin in Papierform führen.

Doch in der Praxis wird die digitale Personalakte immer mehr zur faktischen Pflicht, denn seit dem 1. Januar 2022 sind Arbeitgeber dazu verpflichtet, bestimmte Entgeltunterlagen elektronisch zu führen. Betroffen sind vor allem begleitende und erläuternde Unterlagen, etwa zu Versicherungspflichten, Arbeitszeiten, Eltern­schaftsinformationen und Minijobs. Auch die Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse ist elektronisch zu hinterlegen. Details regelt die Beitragsverfahrensverordnung BVV unter §8 Absatz 2.

Nur noch bis Ende 2026 können sich Unternehmen unter gewissen Umständen per Antrag beim Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung von dieser Pflicht befreien lassen.

Viele HR-Prozesse sind bereits digital

Schon heute laufen in vielen Unternehmen HR-Prozesse wie die Lohnabrechnung, Zeiterfassung, Bewerbermanagement sowie Meldungen an Behörden überwiegend digital. Durch den Schritt zum papierlosen Büro sparen Firmen und Betriebe viel Zeit bei der Personalverwaltung.

Ein weiteres wichtiges Argument für die Digitalisierung der Personalakten: Gesetzliche Anforderungen wie die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) erfordern dokumentierte, nachvollziehbare und kontrollierbare Prozesse, was digital viel einfacher möglich ist. Digitale Personalakten ermöglichen so modernes Compliance Management. Entsprechend kommen Unternehmen, die effizient und rechtskonform arbeiten wollen und müssen, an der digitalen Personalakte kaum noch vorbei.

Für wen ist die digitale Personalakte Pflicht – wenn auch nur im übertragenen Sinn?

Für bestimmte Unternehmensformen und Branchen gibt es bis dato keine gesonderte Pflicht, Personalakten digital zu führen. Allerdings wird die digitale Akte vor allem für folgende Unternehmen praktisch unverzichtbar:

• Mittelständische und große Unternehmen, die viele Dokumente zentral verwalten müssen
• Unternehmen mit der Möglichkeit zu Remote Work oder mit mehreren Standorten, die sicheren Zugriff über Cloud-Lösungen benötigen
• Unternehmen mit hohen Compliance-Anforderungen, etwa im Gesundheitswesen oder in regulierten Branchen
• Unternehmen im Wachstum, bei denen Papierprozesse zu langsam oder zu fehleranfällig sind

Je komplexer die Personalprozesse, desto stärker steigt der Druck zur Digitalisierung.

Was gehört in eine elektronische Personalakte?

Eine digitale Personalakte enthält im Grunde dieselben Inhalte wie die klassische Papierakte, nur geordneter und revisionssicherer. Moderne HR-Software macht es möglich, jede Menge wichtige, personenbezogene Daten DSGVO-konform zu speichern. Neben den Stammdaten, wie der Adresse, den Kontaktdaten sowie dem Familienstand eines Mitarbeiters, sind hier auch der digitale Arbeitsvertrag und mögliche Zusatzvereinbarungen erfasst.

Weiterhin enthält die digitale Personalakte Gehaltsabrechnungen, Lohnunterlagen, Steuer- und Sozialversicherungsdaten, ebenso wie Zeugnisse, Zertifikate und Qualifikationen sowie Urlaubs- und Krankmeldungen. Auch Beurteilungen und etwaige Abmahnungen, datenschutzrechtliche Einwilligungen und Dokumente rund um den Ein- und Austritt sind hier hinterlegt, ebenso wie Protokolle zu Mitarbeitergesprächen. Zum Ende eines Beschäftigungsverhältnisses wird das Arbeitszeugnis ergänzt.

Daten dürfen nicht manipulierbar sein

Wichtig ist, dass jedes Dokument eindeutig zugeordnet, versionssicher und datenschutzkonform gespeichert wird. Versionssicherheit bedeutet in diesem Kontext, dass Dateien unveränderbar sein müssen. Das heißt, eine nachträgliche Manipulation darf nicht möglich sein. Zulässige Dateiformate sind etwa PDF- oder Bilddateien wie JPEG, BMP, PNG und TIFF.

Welche IT-Infrastruktur ist für die digitale Personalakte nötig?

Die genauen Anforderungen hängen von der Unternehmensgröße ab. Grundsätzlich braucht es ein sicheres Dokumenten- oder HR-Management-System, das verschlüsselte Speicherung erlaubt und regelmäßig durch Backups gesichert wird. Auch die revisionssichere Protokollierung von Zugriffen und Änderungen ist ein wichtiger, sicherheitsrelevanter Punkt, ebenso wie Schnittstellen zu zentralen Funktionsbereichen wie zur Payroll und zur Zeiterfassung sowie zum Bewerbermanagement. Moderne Anbieter von HR-Software bieten diese Funktionen oftmals aus einer Hand.

DSGVO, Löschfristen und die Einbindung des Betriebsrats

Neben den technischen und organisatorischen Vorteilen spielt dabei auch die rechtliche Dimension eine wichtige Rolle. Unternehmen müssen sicherstellen, dass die digitale Personalakte DSGVO-konform betrieben wird. Dazu gehören klare Zugriffsrechte, dokumentierte Prozesse und vor allem die Einhaltung von Aufbewahrungs- und Löschfristen.

Während manche Unterlagen 10 Jahre oder länger archiviert werden müssen, sind andere nach Wegfall des sogenannten Verarbeitungszwecks unverzüglich zu löschen. Auch der Betriebsrat hat bei der Einführung und Nutzung digitaler Personalakten ein Mitbestimmungsrecht, insbesondere wenn es um Überwachungs- oder Auswertungssysteme geht. Eine entsprechende Betriebsvereinbarung schafft hier Transparenz und Rechtssicherheit.

Einführung, Migration und Change Management

Für Unternehmen, die ihre Prozesse erstmals auf eine digitale Personalakte umstellen, ist vor allem die sorgfältige Einführung entscheidend. Dazu gehören die strukturierte Digitalisierung bestehender Papierakten, ein einheitliches Dokumenten-Klassifikationssystem sowie klare Rollen- und Berechtigungskonzepte.

Ebenso wichtig sind Schulungen für HR und Führungskräfte, damit diese die neuen Funktionen, darunter Workflows, Self Services und automatisierte Ablagen, optimal nutzen. Transparentes Change Management erleichtert die Akzeptanz im Unternehmen und stellt sicher, dass alle Beteiligten von Anfang an effizient mit dem neuen System arbeiten können.

Wie kann man den unbefugten Zugriff Dritter auf Personalakten verhindern?

Die digitale Personalakte ist nur so sicher wie die Maßnahmen, die sie schützen. Dazu gehören starke Zugriffsberechtigungen und die Mehr-Faktor-Authentifizierung (MFA), ebenso wie Ende-zu-Ende-Verschlüsselungen der relevanten Unterlagen. Auch regelmäßige Audit-Logs, um jeden Zugriff nachvollziehen zu können, sichere Passwortrichtlinien und automatische Abmeldungen sind wichtig, damit kein unbefugter Zugriff möglich ist und nur autorisierte Personen die Personalakte einsehen können.

Durch regelmäßige Schulungen für HR und Führungskräfte, Penetrationtests und kontinuierliche Sicherheitsupdates schützen Arbeitgeber sich bestmöglich vor Cybergefahren und Datenverlust.

Diese Vorteile bringt die digitale Personalakte für HR-Abteilungen und Mitarbeiter

In der Praxis stehen die meisten HR-Manager und Mitarbeiter der digitalen Personalakte positiv gegenüber. Schließlich entfällt so lästiger Papierkram. Und Unterlagen, die ein Mitarbeiter beispielsweise für seine Steuererklärung benötigt, sind im Zweifel schnell reproduzierbar. Der einfache Zugriff auf die Informationen der Personalakte zahlt auch auf eine positive Employee Experience ein.

Viele Unternehmen setzen in diesem Zusammenhang auf einen zugriffsgeschützten Employee Self Service, durch den berechtigte Mitarbeiter selbst auf entsprechende Dokumente zugreifen und diese in das System einspeisen können.

Digitale Personalakten als große Chance

Auch wenn die digitale Personalakte 2026 per Gesetz nicht vorgeschrieben ist, ist sie faktisch Pflicht, wenn Unternehmen effizient, datenschutzkonform und zukunftssicher arbeiten möchten. Personalakten in digitaler Form erleichtern Abläufe, sparen Kosten, schaffen Transparenz und ermöglichen modernes Arbeiten. So erlaubt die Digitale Personalakte Unternehmen, natürliche Ressourcen wie Papier zu sparen. Darüber hinaus entlastet sie HR-Mitarbeiter durch Self-Service-Optionen.