Was ist eine Compliance-Strategie?
Durch die Maßnahmen einer Compliance-Strategie gewährleisten Unternehmen, dass sie nach geltenden Gesetzen, Standards und Vorgaben agieren. Eine ideale Compliance-Strategie umfasst vier Dimensionen und Bereiche:
- Funktionale Dimension: Wozu dient die Strategie?
- Materielle Dimension: Welchen materiellen Geltungsbereich deckt die Strategie ab?
- Personelle Strategie: Wer setzt die Strategie um?
- Territoriale Dimension: Für welche Regionen und Bereiche gilt die Strategie?
Damit die Compliance im Unternehmen eingehalten wird, regelt eine Compliance-Strategie idealerweise auch Prüfungen oder Schulungen sowie Kontrollmaßnahmen.
Was sind die Ziele der Compliance?
Das oberste Ziel der Compliance ist es, ein Unternehmen vor Risiken eines Gesetzes- oder Regelbruchs zu schützen. Zu den weiteren Zielen der Compliance zählen:
- Fehlverhalten von Angestellten vermeiden
- Transparenz fördern
- Effizienz und Effektivität steigern
- Rating und somit Kreditwürdigkeit eines Unternehmens verbessern
- Attraktivität als Arbeitgeber erhöhen
Um diese Ziele zu erreichen, ist für zahlreiche Unternehmen ein Compliance-Management-System Pflicht, um stets regelkonform zu arbeiten.
Compliance-Management-System: eine Definition
Ein Compliance-Management-System (CMS) fasst alle Handlungen, Strukturen und Vorgänge in einer Organisation unter Berücksichtigungen der geltenden Regeln und Vorgaben zusammen. So stellt das CMS sicher, dass ein Unternehmen und seine Mitarbeiter regelkonform agieren. Das Compliance-Management-System erkennt automatisch Verstöße in den verschiedenen Abteilungen, bewertet diese und schlägt frühzeitig spezifische Handlungsempfehlungen vor.
In Deutschland haben nur Finanz- und Versicherungsunternehmen die Pflicht, ein Compliance-Management-System einzurichten. Jedoch ist es auch für andere Unternehmen empfehlenswert, ein CMS als Compliance-Lösung einzurichten. Besonders, da sich die Gesetzgebung regelmäßig ändert.
Compliance-Management-System – Aufbau und wichtige Elemente
Zu den zwei Hauptbestandteilen eines Compliance-Management-Systems zählen:
Compliance-Risikoanalyse
In der Risikoanalyse erfasst und bewertet das CMS verschiedene Risiken und liefert so ein auf das Unternehmen zugeschnittenes Compliance-Programm. So gewährleistet ein Betrieb, in allen Bereichen entsprechend abgesichert zu sein.
Compliance-Programm
Das Programm umfasst zahlreiche Prozesse und Tools. Diese gewährleisten, dass sich das Unternehmen und die Mitarbeiter an sämtliche Richtlinien und Vorgaben – ob extern oder intern – halten. Das Compliance-Programm gibt zudem Maßnahmen im Umgang mit Verstößen vor.
Bestandteile des Compliance-Programms sind:
- Compliance-Kultur und Kommunikation innerhalb des Unternehmens
- Compliance-Richtlinien für die Mitarbeiter zum Beispiel innerhalb eines Code of Conduct
- Compliance-Ziele
- Compliance-Organisation und personelle Verantwortlichkeiten
- Compliance-Geschäftspartnerprüfungen und Voraussetzungen zur Zusammenarbeit
- Compliance-Überwachung und Verbesserung für andauernde Aktualität
[awx_shortcode_feature awx_feature_global_icon=”no-global-icon” awx_feature_headline=”Tipps für die erfolgreiche Integration eines Compliance-Management-Systems” awx_feature_headline_html=”h2″ awx_feature_list=”” awx_feature_special=”feature–box” awx_feature_icon=”80897″]Beachten Mitarbeiter diese Schritte, steht einer
Welche Mitarbeiter kümmern sich um den Compliance-Bereich? An wen sollten die Verantwortlichen berichten ‒ und wie regelmäßig?
Wie wird den Mitarbeitern die Compliance-Management-Strategie vermittelt? Sind die Regeln und Vorgaben verständlich zusammengefasst?
Wie verträgt sich das CMS mit den weiteren Unternehmensprozessen? Gibt es einen internen Ansprechpartner, der bei Compliance-Fragen weiterhilft?
Werden die Mitarbeiter aktiv bei der Verbesserung des Systems einbezogen? Inwiefern wird das Feedback in der Weiterentwicklung des CMS berücksichtigt?
Welche Abteilungen sind bei der Umsetzung eines Compliance-Management-Systems von Nutzen?
Ist die Compliance-Prozesse des Unternehmens sowie die Arbeit der Compliance-Abteilung transparent? Werden alle Maßnahmen und Prozesse nachvollziehbar dokumentiert, um im Falle eines Verstoßes als Beweismittel zu dienen?
Verschickt das Unternehmen regelmäßig Umfragen an die Mitarbeiter, um die Akzeptanz der Compliance-Maßnahmen zu prüfen? Reagieren die Compliance-Beauftragten gegebenenfalls auf die Rückmeldungen der Belegschaft?[/awx_shortcode_feature]
Compliance Management kurzgefasst
