Eine Kündigung per Einwurfeinschreiben verschicken und den Beleg abheften – was rechtssicher klingt, wird für Arbeitgeber schnell zum Problem. Im Streitfall reicht es nicht aus, nur den Versand nachzuweisen. Am Ende zählt, ob die Kündigung überhaupt beim Arbeitnehmer angekommen ist. Wer unsauber arbeitet, riskiert verpasste Fristen und steht im Zweifel ohne Zustellnachweis da.

Das Wichtigste in Kürze

• Eine Kündigung wird erst wirksam, wenn sie dem Arbeitnehmer zugeht.
• Den Zugang der Kündigung muss im Streitfall der Arbeitgeber beweisen.
• Bei knappen Kündigungsfristen entscheidet der Zeitpunkt des Einwurfs.
• Eine persönliche Übergabe der Kündigungoder die Zustellung durch einen informierten Botenerleichtern den Nachweis von Inhalt, Zeitpunkt und Zugang.
• HR versendet wichtige Kündigungen nicht am letzten möglichen Tag.

Wann gilt eine Kündigung als zugegangen?

Eine Kündigung muss nach § 623 BGB schriftlich erfolgen. Die elektronische Form, also per E-Mail, Messenger oder als eingescannte PDF-Datei, genügt nicht.

Beweislast liegt beim Arbeitgeber

Mit dem Absenden ist eine Kündigung noch nicht wirksam. Sie wird es grundsätzlich erst, wenn das schriftliche Schreiben die gekündigte Person erreicht und diese unter normalen Umständen davon Kenntnis nehmen kann. Dazu gehört beispielsweise der Einwurf in den Briefkasten.

Ob der Mitarbeiter die Kündigung tatsächlich zur Kenntnis genommen hat, ist unerheblich. Bestreitet ein Arbeitnehmer, die Kündigung erhalten zu haben, ist der Arbeitgeber in der Beweispflicht.

Sendungseingang zählt bei jeder Art von Kündigung

Der Grund einer Kündigung ändert nichts daran, dass sie dem Arbeitnehmer wirksam zugehen muss. Das gilt für eine verhaltensbedingte Kündigung ebenso wie für eine Kündigung wegen Krankheit oder eine Verdachtskündigung.

Je nach Kündigungsgrund unterscheiden sich jedoch rechtliche Voraussetzungen und einzuhaltende Kündigungsfristen. HR plant den Versand von Kündigungen deshalb frühzeitig und dokumentiert diesen zuverlässig.

Kündigung per Einwurfeinschreiben: Wo liegt das Risiko?

Bei einer Kündigung per Einwurfeinschreiben dokumentiert der Kurierdienst die Zustellung der Sendung. Das wirkt sicherer als ein einfacher Brief. Den Eingang beweist die Sendungsverfolgung jedoch nur lückenhaft.

Das Bundesarbeitsgericht hat Anfang 2025 klargestellt: Ein Einlieferungsbeleg zusammen mit dem online abrufbaren Sendungsstatus genügt nicht, um den Sendungseingang nachzuweisen. Im konkreten Fall konnte der Arbeitgeber lediglich belegen, dass ein Einwurfeinschreiben aufgegeben und zugestellt worden war. Das war dem Gericht nicht genug.

Für HR bedeutet das: „Laut Sendungsverfolgung zugestellt“ ist nicht dasselbe wie „Eingang rechtssicher bewiesen“.

Der Zustellnachweis hat Grenzen

Mit dem bei einem Einwurfeinschreiben verwendeten Scan-Verfahren bestätigt der Mitarbeiter der Deutschen Post die Zustellung auf seinem Scanner, noch bevor er die Sendung in den Briefkasten wirft. Die Reproduktion des Auslieferungsbelegs bzw. des Rückscheins belegt daher nicht, ob er die Sendung tatsächlich eingeworfen hat. Das entschied das Bundesarbeitsgericht (BAG) am 7. Mai 2026.

Damit bleibt für Arbeitgeber ein Beweisrisiko. Wer bei einer Kündigung ausschließlich auf die Zustellung per Einwurfeinschreiben setzt, sollte sich dieser Schwachstelle bewusst sein.

Der Inhalt des Umschlags muss feststehen

Der Zustellnachweis dokumentiert die Sendung, nicht deren Inhalt. Bei einer Kündigung sollte der Zustellprozess deshalb so organisiert werden, dass sich sowohl der Einwurf in den Briefkasten als auch der Inhalt des Umschlags nachvollziehen lässt. So kann ein Bote das Kündigungsschreiben vor dem Einwurf in den Briefkasten einsehen und anschließend die Zustellung bezeugen.

Warum zählt bei einer Kündigung auch die Uhrzeit?

Bei einer Kündigung kommt es auf den Zeitpunkt des Zugangs an. Das zeigt ein Urteil des BAG vom 20. Juni 2024.

Ein Mitarbeiter der Deutschen Post hatte das Kündigungsschreiben am 30. September in den Hausbriefkasten der Arbeitnehmerin eingeworfen. Strittig war, ob die Kündigung noch an diesem Tag oder am 1. Oktober zugegangen war. Davon hing ab, ob das Arbeitsverhältnis zum 31. Dezember oder zum 31. März endet.

Das BAG entschied: Wird ein Schreiben durch einen Bediensteten der Deutschen Post zugestellt, spricht der Beweis des ersten Anscheins dafür, dass der Einwurf während der üblichen Postzustellzeiten erfolgt. Die Arbeitnehmerin hätte atypische Umstände darlegen müssen, die einen abweichenden Geschehensablauf nahelegen.

Die Entscheidung zeigt, dass bei der Zustellung einer Kündigung wenige Stunden entscheidend sind. Besonders zum Monats-, Quartals- oder Jahresende planen HR-Verantwortliche genügend Zeit für die Zustellung ein.

Welche Alternativen zum Einschreiben gibt es?

Bei der persönlichen Übergabe lässt sich der Arbeitgeber den Erhalt der Kündigung auf einer Kopie bestätigen. Zusätzlich kann ein Zeuge die Übergabe bescheinigen. Verweigert der Arbeitnehmer die Unterschrift, schließt das den Eingang der Kündigung nicht aus.

Bei der Zustellung durch einen Boten sollte dieser das Kündigungsschreiben gesehen haben. So kann er bestätigen, welches Schreiben er wann und wo übergeben oder in den Briefkasten eingeworfen hat.

Bei konfliktträchtigen Fällen kommt die Zustellung durch einen Gerichtsvollzieher infrage. Dieser Weg erhöht den Aufwand und die Kosten, ermöglicht aber eine belastbare Dokumentation.

Kündigung als Teil des Trennungsprozesses

Eine Kündigung ist Teil eines langen HR-Prozesses. Je nach Kündigungsgrund gehen ihr eine Abmahnung oder andere arbeitsrechtliche Schritte voraus.

Finanzielle Fragen sind bei der Beendigung eines Arbeitsverhältnisses ebenfalls relevant. Unternehmen sollten frühzeitig prüfen, auf welcher Grundlage sie eine mögliche Abfindung berechnen.

Nach der Kündigung folgt das Offboarding, also die Übergabe von Aufgaben, die Rückgabe von Arbeitsmitteln und das Arbeitszeugnis.

Bei der Kündigung zählt der nachweisbare Zugang

Arbeitgeber stellen sicher, dass sich der Zugang eines Kündigungsschreibens zuverlässig nachweisen lässt. Dabei ist es egal, ob es sich um eine ordentliche Kündigung, eine betriebsbedingte Kündigung oder eine fristlose Kündigung handelt.

Eine Kündigung per Einwurfeinschreiben ist bequem, aber nicht automatisch rechtssicher. Entscheidungen des BAG zeigen, dass selbst Versand- und Zustellbelege nicht zweifelsfrei einen Eingang belegen.

Wer nachweisen kann, welches Kündigungsschreiben wann und wie in den Machtbereich des Empfängers gelangt ist, beugt Konflikten vor. Bei knappen Fristen oder absehbaren Streits sind persönliche Übergaben oder die Zustellung durch einen Boten Alternativen zur Kündigung per Einwurfeinschreiben.