Entgeltersatzleistung (EEL)

Verwaltung und Meldung der EEL

Die Elektronische Entgeltersatzleistung (EEL) ist das standardisierte Meldeverfahren, über das Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber alle relevanten Daten zu einer Entgeltersatzleistung an die zuständigen Sozialversicherungsträger übermitteln. Ziel ist eine schnelle und fehlerfreie Abwicklung, damit Zahlungen wie Krankengeld, Elterngeld oder Kurzarbeitergeld zeitnah erfolgen. Eine klare Prozessstruktur und ein effizientes Fehlzeitenmanagement unterstützen Unternehmen dabei, Entgeltersatzleistungen korrekt und fristgerecht abzuwickeln.

EEL-Meldung und Bescheinigung

Die EEL-Meldung enthält unter anderem Angaben zum Beginn und Ende der Arbeitsunfähigkeit, zum regelmäßigen Arbeitsentgelt sowie zu bereits gezahlten Leistungen. Ergänzend dazu ist die EEL-Bescheinigung erforderlich, die als rechtlich verbindliche Bestätigung dient. Personalabteilungen sind verpflichtet, diese Meldungen fristgerecht zu erstellen und elektronisch zu übermitteln.

Digitales Verfahren: DTA EEL

Das Verfahren erfolgt über den Datenträgeraustausch Entgeltersatzleistung (DTA EEL). Moderne HR-Software ermöglicht es in der Regel über Schnittstellen, die Daten der vorbereitenden Lohnbuchhaltung direkt an Programme zur Entgeltabrechnung zu übermitteln, wodurch Übertragungsfehler minimiert und Bearbeitungszeiten verkürzt werden. Bei fehlerhaften oder verspäteten Meldungen drohen Verzögerungen in der Leistungsgewährung, was potenziell zu Unzufriedenheit bei den betroffenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern führt.

Praxis-Tipp: Die Automatisierung des EEL-Verfahrens über digitale Schnittstellen entlastet Personalabteilungen und sorgt für eine rechtssichere Dokumentation.

Beispiele aus der Praxis

In der täglichen HR-Arbeit treten Entgeltersatzleistungen in unterschiedlichen Situationen auf. Die folgenden Beispiele zeigen typische Fälle und deren Umsetzung im Unternehmen:

• Langfristige Erkrankung
  Belastungen der psychischen Gesundheit am Arbeitsplatz haben dazu geführt, dass eine Mitarbeiterin länger als 6 Wochen arbeitsunfähig ist. Nach Ablauf der Lohnfortzahlung übernimmt die Krankenkasse die Zahlung von Krankengeld. Die Personalabteilung muss die EEL-Meldung übermitteln und eine Bescheinigung ausstellen.
• Elternzeit
  Ein Mitarbeiter nimmt 12 Monate Elternzeit in Anspruch. Während dieser Zeit erhält er Elterngeld als Entgeltersatzleistung. Zusätzlich wird geprüft, wie sich dies auf den Urlaubsanspruch während Elternzeit auswirkt.
• Kurzarbeit in der Nebensaison
  In einem Bauunternehmen kommt es im Winter zu saisonalen Arbeitsausfällen. Die Personalabteilung beantragt Saison-Kurzarbeitergeld gemäß SGB iii, um Kündigungen zu vermeiden.
• Beendigung des Arbeitsverhältnisses
  Nach einer betriebsbedingten Kündigung beantragt eine ehemalige Mitarbeiterin Arbeitslosengeld I. Das Unternehmen übermittelt die relevanten Entgeltdaten über das EEL-Verfahren an die Agentur für Arbeit.

Diese Szenarien verdeutlichen, dass die rechtzeitige und fehlerfreie Abwicklung von Entgeltersatzleistungen für reibungslose HR-Prozesse unerlässlich ist.

Zusammenfassung: Entgeltersatzleistung

Entgeltersatzleistungen sind ein zentrales Instrument des sozialen Sicherungssystems. Sie greifen immer dann, wenn Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer aufgrund von Krankheit, Elternzeit, Kurzarbeit oder Arbeitslosigkeit keinen Anspruch auf reguläres Arbeitsentgelt haben. Die gesetzlichen Grundlagen finden sich überwiegend im SGB III, ergänzt durch weitere Sozialgesetzbücher.

Unternehmen müssen

• Anspruchsgründe und gesetzliche Regelungen kennen.
• Meldepflichten wie die EEL-Meldung und EEL-Bescheinigung fristgerecht erfüllen.
• Digitale Verfahren wie den DTA EEL einsetzen, um Prozesse effizient und fehlerfrei zu gestalten.
• Interne Abläufe in Gehaltsabrechnung und Entgeltabrechnung auf die Anforderungen der Entgeltersatzleistungen abstimmen.
• Andere Entgeltprozesse wie die Entgeltumwandlung im Blick behalten.

Praxisempfehlung: Durch HR-Software mit automatisierten Schnittstellen zu externen Partnern wie z.B. Steuerberatern können Unternehmen den Verwaltungsaufwand reduzieren und Fehler minimieren. Diese Partner übernehmen anschließend die Übermittlung der relevanten Informationen an die Sozialversicherungsträger. Eine rechtliche Absicherung besteht jedoch nur dann, wenn die Lohnabrechnung vollständig über den Steuerberater erfolgt, da dieser – unter der Voraussetzung korrekter Angaben seitens des Unternehmens – die Verantwortung für die ordnungsgemäße Abführung von Sozialbeiträgen übernimmt. Bei komplexen Fällen empfiehlt sich die Rücksprache mit Fachanwälten für Arbeits- oder Sozialrecht, um Risiken zu vermeiden.