Recruiting Funnel

Wo verlieren Sie die besten Bewerber?

Vom Klick auf die Stellenanzeige bis zur Unterschrift unter dem Arbeitsvertrag ist es ein weiter Weg. Wenn offene Stellen unbesetzt bleiben, liegt das selten an passenden Kandidaten. Oft hakt es irgendwo im Bewerbungsprozess. Der Recruiting Funnel (Bewerbungs-Trichter) bricht die Personalgewinnung in messbare Etappen herunter und zeigt, an welcher Stelle ein Bewerber abspringt.

Das Wichtigste in Kürze

• Der Recruiting Funnel bildet alle Stufen der Personalgewinnung als Trichtermodell ab.
• Ein typisches Modell umfasst die Phasen: Aufmerksamkeit, Interesse, Erwägung, Bewerbung, Auswahl und Einstellung.
• Übergangsquoten zeigen, wie viele Bewerber von einer Funnel-Stufe in die nächste gelangen.
• Ziel der Optimierung des Recruiting-Funnels: richtige Kandidaten erreichen und Abbrüche vermeiden.

Was ist ein Recruiting Funnel?

Der Recruiting Funnel (auf Deutsch: Bewerbungs-Trichter) unterteilt den Weg vom Erstkontakt bis zur Einstellung in messbare Phasen. Das Modell zeigt, wie viele Bewerbende die einzelnen Stufen erreichen und an welchen Übergängen sie ausscheiden. Die Idee beruht auf dem „Sales Funnel“ (oder AIDA-Modell), den Elmo Lewis 1928 entwickelte.

Wie bei einem Trichter wird der Recruiting Funnel immer enger: Im Verlauf wird der Kreis der Bewerbenden kleiner. Das Unternehmen trifft Auswahlentscheidungen, andere ziehen ihre Bewerbung zurück. Der Funnel ergänzt das Bewerbermanagement somit um ein Messwerkzeug.

Die Phasen des Recruiting Funnels

Ein Recruiting Funnel besteht aus mehreren Stufen. Hier ein Beispiel mit sechs Phasen:

1. Awareness-Phase (Aufmerksamkeit): Unternehmen wecken das Interesse potenzieller Bewerber an offenen Stellen. Hierfür nutzen sie neben Stellenportalen und Mitarbeiterempfehlungen auch das Social Media Recruiting. Durch das Social Recruiting profitieren Unternehmen von der Reichweite sozialer Netzwerke.
2. Interest-Phase (Interesse): Interessierte beschäftigen sich mit dem Arbeitgeber oder einer Stelle. Sie informieren sich auf Karrierewebsites oder lesen Erfahrungsberichte von Mitarbeitenden.
3. Consideration-Phase (Abwägung): Potenzielle Bewerbende wägen ab, ob Aufgaben und Rahmenbedingungen für sie passen.
4. Application-Phase (Bewerbungsphase): Wenn Unternehmen den Bewerbungsprozess vereinfachen, erhalten sie mehr Bewerbungen. Mit E-Recruiting bearbeiten sie Eingänge digital und strukturiert.
5. Selection-Phase (Auswahlphase): Unternehmen vergleichen die Bewerbenden anhand nachvollziehbarer Kriterien.
6. Hire-Phase (Einstellung): Der Funnel endet mit einer Zusage für einen Bewerbenden. Das Onboarding folgt als eigener Prozess.

Welche Kennzahlen erfassen Unternehmen im Recruiting Funnel?

Wer einen Recruiting Funnel analysiert, möchte wissen, wie viele Bewerbende die nächste Phase erreichen. Die Übergangsquote berechnet sich so:

Anhand des Recruiting Funnels lassen sich weitere Kennzahlen wie die durchschnittliche Reaktionszeit auf eine Bewerbung, Klicks auf eine Online-Stellenanzeige oder das Verhältnis zwischen abgeschlossenen und abgebrochenen Bewerbungen messen.

Hinweis: Bei kleinen Fallzahlen schwanken die Quoten stärker. Die Zahl der Bewerbungen allein sagt wenig über die Passung der Bewerbenden aus.

Datenschutz bei der Auswertung

Bei der Datenauswertung gehen Unternehmen sorgfältig mit den Angaben der Bewerbenden um. Wer seine Daten übermittelt, muss erfahren, was mit ihnen geschieht. Prozessbeteiligte brauchen einen Überblick über die Zugriffsrechte im HR und die Speicherdauer.

Praxis-Beispiel: Recruiting Funnel

100 Personen interessieren sich für eine Stelle, 60 schicken eine Bewerbung ab. 12 Bewerber gelangen ins Interview, 3 erhalten ein Angebot und 2 nehmen es an.

Stellenaufruf zu Bewerbung: 60 ÷ 100 × 100 = 60 Prozent

Bewerbung zu Interview: 12 ÷ 60 × 100 = 20 Prozent

Interview zu Angebot: 3 ÷ 12 × 100 = 25 Prozent

Angebotsannahmequote: 2 ÷ 3 × 100 ≈ 66,7 Prozent

Hinter 40 abgebrochenen Bewerbungen stecken unterschiedliche Gründe: ein zu langes Formular, technische Probleme oder die Entscheidung gegen die Stelle. Ein Bewerbermanagementsystem unterstützt die Auswertung von Prozessdaten. Für die Ursachen braucht es aber auch Angaben der Bewerbenden.

Tipps gegen zu viele Abbrüche im Recruiting Funnel

Eine niedrige Übergangsquote zeigt, wo sich eine Prüfung lohnt. Jedoch erst die Rückmeldungen der Kandidatinnen und Kandidaten erklären, weshalb der Bewerbungsprozess abgebrochen wird.

Viele Stellenaufrufe, wenige Bewerbungsstarts: Prüfen Sie, ob die Stellenanzeige zur Zielgruppe passt.

Viele Bewerbungsstarts, wenige Abschlüsse: Prüfen Sie Länge, mobile Bedienbarkeit, technische Fehler und Verständlichkeit des Bewerbungsformulars.

Viele Gespräche, wenige Angebote: Prüfen Sie Ihre Auswahlkriterien.

Viele Angebote, wenige Annahmen: Prüfen Sie, ob Arbeitsbedingungen und Gehalt zu den Erwartungen passen.

Diese Muster liefern Hinweise, aber keine Ursachen. Verändern Sie Prozesse erst anhand von Rückmeldungen.

Wie sieht ein optimaler Recruiting Funnel aus?

Ziel eines Recruiting Funnels ist es, passende Kandidatinnen und Kandidaten durch den Bewerbungsprozess zu führen und Abbrüche zu verringern. Dafür gibt es mehrere Ansatzpunkte:

Zielgruppe genau bestimmen: Eine Candidate Persona hilft, Inhalte und Kanäle auf die Zielgruppe auszurichten.

Bewerbungshürden reduzieren: Mobile Recruiting vereinfacht die Bewerbung auf dem Smartphone. Zeitnahe Rückmeldungen stärken die Candidate Experience und helfen, vermeidbare Abbrüche im Recruiting Funnel zu verringern.

Kommunikation strukturieren: Bewerbende wissen, an wen sie sich wenden und wie es weitergeht. Auch eine Absage für eine Bewerbung gehört zur Candidate Experience und sollte zeitnah erfolgen.

Talente im Hinterkopf behalten: Nicht jedes Talent passt zur ausgeschriebenen Stelle. Candidate Relationship Management hilft, Informationen zu geeigneten Bewerbenden im rechtlich zulässigen Rahmen zu speichern und bei künftigen passenden Stellen wieder aufzugreifen.

Technologie einsetzen: KI im Recruiting hilft bei der Verwaltung und Kommunikation. Entscheidungen sollten jedoch immer Menschen treffen.

Welche Funnel-Modelle gibt es noch?

Recruiting Funnel, Talent Acquisition Funnel und Employer Branding Funnel folgen demselben Grundprinzip des Trichters: Ein großer Personenkreis wird durch den Trichter geleitet und immer kleiner. Die Modelle decken verschiedene Bereiche der Personalgewinnung ab.

Der Talent Acquisition Funnel beschreibt, wie Unternehmen langfristig Fach- und Führungskräfte gewinnen. Dafür bauen sie Talentpools auf und halten den Kontakt mit interessanten Talenten. Dieses Modell setzt früher an als der Recruiting Funnel und spricht mehr Personen an.

Der Employer Branding Funnel zeigt, wie Menschen einen Arbeitgeber zunächst wahrnehmen und sich dann für ihn interessieren. Schließlich fühlen sie sich mit seiner Arbeitgebermarke verbunden.

Was zeigt der Recruiting Funnel nicht?

Der Recruiting Funnel bildet den Bewerbungsprozess als Abfolge ab. In der Praxis begegnen Interessierte einem Arbeitgeber an mehreren Kontaktpunkten, pausieren oder kehren später zurück. Die Candidate Journey ergänzt die Funnel-Kennzahlen um diese Erlebnisse.

Eine hohe Conversion Rate belegt nicht, dass neue Mitarbeitende langfristig zur Stelle passen. Rückmeldungen von Bewerberinnen und Bewerbern oder der Verbleib im Unternehmen sind hierfür bessere Gradmesser.