Vorschuss bei Gehalt und Lohn: Das ist wichtig zu wissen

Plötzliche Nachzahlungen, unerwartete Rechnungen oder andere finanzielle Engpässe: Schnell sorgen unterschiedlichste Gründe dafür, dass das Geld knapp wird, bevor die nächste Gehaltszahlung auf dem Konto eingeht. Ein Gehaltsvorschuss kann eine attraktive Möglichkeit sein, um eine kurzfristige finanzielle Durststrecke zu überbrücken. Doch ist es grundsätzlich möglich, den Arbeitgeber um einen Vorschuss zu bitten? Und was müssen Unternehmen bei einer Vorschusszahlung berücksichtigen?

Was ist ein Vorschuss vom Arbeitgeber?

Ein Lohn-Vorschuss, also eine Vorauszahlung auf Bezüge durch noch zu erbringende Leistung, ist eine vollständige oder teilweise vorweggenommene Lohn- und Gehaltszahlung durch den Arbeitgeber. Obwohl §614 des Bürgerlichen Gesetzbuches regelt, dass die Entgeltabrechnung und damit das Gehalt rückwirkend für eine erbrachte Arbeitsleistung erfolgt und Mitarbeiter somit keinen rechtlichen Anspruch auf Vorschüsse haben, kommen Vorauszahlungen in der Praxis der Lohnbuchhaltung immer wieder vor. Tatsächlich ist es für Unternehmen möglich, im Zuge der Lohnabrechnung einen Arbeitgeber-Vorschuss zu geben. Das hat Vorteile für die Mitarbeiterbindung: Denn wenn Unternehmen ihren Mitarbeitern einen Vorschuss gewähren, zeigen sie Empathie und Vertrauen.

Diese Gründe sprechen für die Option Lohnvorschuss

Von der Führungsposition bis zum Minijob: Mitarbeiterzufriedenheit ist gerade im New-Work-Kontext ein hohes Gut. Schließlich ist es in Zeiten des Fachkräftemangels definitiv nicht leicht, ein starkes Team aufzubauen. Deswegen zeigen sich viele Arbeitgeber zunehmend flexibel in ihren Maßnahmen, wenn es darum geht, gute Mitarbeiter langfristig an ihr Unternehmen zu binden und zu halten. Welche Gründe sprechen also aus Arbeitgebersicht für einen Lohnvorschuss, den sie auf Anfrage gewähren?

An erster Stelle steht hier sicher die Mitarbeiterbindung: Vielen Arbeitnehmern fällt es nicht leicht, um einen Vorschuss zu bitten. Schließlich offenbaren sie damit eine finanzielle Notlage, die als vermeintliche Schwäche ausgelegt werden könnte. Gewährt ein Unternehmen den Vorschuss, zeigt es Vertrauen und Mitgefühl in Bezug auf die Situation ihrer Mitarbeiter. Das stärkt wiederum deren Loyalität gegenüber ihren Firmen und Betrieben. Für letztere ist der Lohnvorschuss daher eine vergleichsweise einfache Möglichkeit, sich als attraktive Arbeitgeber zu präsentieren, die mit der Zeit gehen.

Auch wenn das BGB eine rückwirkende Vergütung vorsieht, gibt es mittlerweile insbesondere im Rahmen von New Work und New Pay Stimmen, die sich für eine flexible Bezahlung einsetzen. Im Regelfall ist der Vorschuss schließlich durch den Einbehalt bei der nächsten Lohnzahlung schnell wieder ausgeglichen.

Doch geht mit einem Gehaltsvorschuss auch ein Risiko für den Arbeitgeber einher? Grundsätzlich kann es vorkommen, dass Mitarbeiter vor der vollständigen Rückzahlung des Vorschusses das Unternehmen verlassen möchten oder krankheitsbedingt ausfallen. Dann erlischt zwar nicht der Anspruch auf die Rückzahlung – allerdings entsteht auch für das Unternehmen ein höherer Aufwand, um die Forderung durchzusetzen.

Einen Vorschuss beantragen: So funktioniert es

Einer vorweggenommenen Lohnzahlung geht in der Regel eine offizielle Vereinbarung über einen Vorschuss voraus. Die Abteilung, die für das Thema Lohn und Gehalt im Unternehmen zuständig ist, hält für den Antrag auf einen Gehaltsvorschuss oftmals Vordrucke oder Musterformulare bereit. Auch kann es je nach Art und Größe des Unternehmens Richtlinien geben, die regeln,

• wie hoch ein beantragter Vorschuss sein darf,
• wie Mitarbeiter ihn beantragen und
• in welchem Zeitraum er zurückzuzahlen ist.

Unternehmen und Mitarbeiter sind grundsätzlich auf der sicheren Seite, wenn ein Vorschuss schriftlich beantragt und gewährt wurde – insbesondere, damit es nicht zu Ungleichbehandlungen oder Missverständnissen über die Rückzahlungsmodalitäten kommt.

Gehaltsvorauszahlung: So wird sie gebucht

Wie funktioniert also die Vorschussrechnung in der Praxis? Grundsätzlich müssen Lohn- und Gehaltsvorschüsse getrennt von der regulären monatlichen Entgeltabrechnung verbucht werden. Der Prozess bei der Payroll wird so zweigeteilt – einmal bei der Auszahlung des Vorschusses und einmal bei der anschließenden Lohnabrechnung. Das Unternehmen muss allerdings bei der Vorschusszahlung keine Lohnsteuer einbehalten, wenn die endgültige Lohnabrechnung innerhalb von 5 Wochen nach der Vorschusszahlung erfolgt.

Vorschüsse auf Reisekosten

Reisekosten bzw. deren Verauslagung können das Budget ihrer Mitarbeiter kurzfristig stark belasten. Viele Unternehmen gewähren ihren Arbeitnehmern deshalb auf Wunsch einen Vorschuss auf die Reisespesen. Doch fällt dafür Lohnsteuer an? Nein. Wichtig ist allerdings, dass diese Vorschusszahlung nachweisbar für definierte Auswärtstätigkeiten geleistet wird, ungefähr den durch den Mitarbeiter zu tragenden Aufwendungen entspricht und eine spätere Abrechnung mit den tatsächlichen Reisespesen erfolgt.

Hat ein Lohnvorschuss Auswirkungen auf die Sozialversicherungsbeträge?

Nein. Unter steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Gesichtspunkten gelten Lohnvorauszahlungen als Teil des regulären Arbeitsentgelts und werden in der digitalen Lohnabrechnung entsprechend behandelt. Sozialversicherungsabgaben werden nach dem sogenannten Entstehungsprinzip fällig. Das heißt, wenn sie durch die tatsächliche Arbeitsleistung entstanden sind. Auch sie sind zum Zeitpunkt der regulären Lohnabrechnung in voller Höhe abzuführen. Wichtig ist, dass das Unternehmen im Verwendungszweck der Überweisung auf die Vorschusszahlung hinweist. Die Frage, ob ein Gehaltsvorschuss ein Darlehen ist, stellt sich nur dann, wenn die Vorauszahlung den regulären Lohn deutlich übersteigt. Andernfalls handelt es sich bei einem Lohnvorschuss um eine vorweggenommene Lohnzahlung.

Der Unterschied zwischen Vorschuss und Abschlag

In einigen Fällen ist es durchaus üblich, Abschlagszahlungen vorzunehmen, die häufiger als einmal im Monat stattfinden. Das kann zum Beispiel im Baugewerbe oder in Branchen der Fall sein, in denen schwankende Bezüge üblich sind. Im Gegensatz zu Vorschüssen, die Leistungen im Voraus bezahlen, ist eine Abschlagszahlung eine Zahlung auf einen bereits verdienten, aber noch nicht abgerechneten Arbeitslohn. Bei der Lohnabrechnung wird der Abschlag vom Lohn abgezogen. Die Einzelheiten werden in der Regel im jeweiligen Tarifvertrag bzw. der Betriebsvereinbarung definiert.

Nach dem Vorschuss: Rückzahlung durch Folgegehälter

Viele Unternehmen legen in ihren internen Richtlinien fest, dass Vorschüsse nicht unbegrenzt beantragt werden können. Auch kommunizieren sie, wie Mitarbeiter ihren Vorschuss zurückzahlen müssen. Häufig ist es üblich, dass ein Geldvorschuss zunächst vollständig zurückgezahlt sein muss, bevor man einen neuen beantragen kann. In der Regel erfolgt die Rückzahlung des Vorschusses durch die Verrechnung mit einem oder mehreren Folgegehältern. Für die Details ist ein Rückzahlplan wertvoll, den Unternehmen und Mitarbeiter miteinander vereinbaren.

Was passiert, wenn der Mitarbeiter geht, bevor der Vorschuss zurückgezahlt ist?

Natürlich kann es auch passieren, dass ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, bevor der gewährte Vorschuss zurückgezahlt ist. Oder aber er fällt durch eine Erkrankung für längere Zeit aus und das Krankengeld reicht nicht, um den Vorschuss mit dem Gehalt zu verrechnen. Grundsätzlich bleibt der Anspruch des Arbeitgebers auf Rückzahlung des Vorschusses durch den Mitarbeiter bestehen – selbst, wenn dieser dem Unternehmen nicht zur Verfügung steht. In der Praxis helfen ausgearbeitete Richtlinien, um den “Schaden” in einem solchen Fall möglichst gering zu halten.

Bei Gehaltsvorschüssen überwiegen die Vorteile

Die Gründe für einen Gehaltsvorschuss sind oft vielfältig. Arbeitnehmer können sich glücklich schätzen, wenn ihnen das Unternehmen an dieser Stelle entgegenkommt und ihnen einen Gehaltsvorschuss gewährt. Dieser kann zwar für den Arbeitgeber mit einem gewissen Risiko und in ungünstigen Fällen mit einem Forderungsmanagement verbunden sein. In der Regel überwiegen jedoch die Vorteile: Die Buchung ist nicht kompliziert, die Rückzahlung im Normalfall unproblematisch und das Unternehmen präsentiert sich als hilfsbereiter, flexibler und wertschätzender Arbeitgeber. Im War for Talents sind das wichtige Wettbewerbsfaktoren.