Anforderungsprofil erstellen: So funktioniert es
In vielen Branchen ist der Arbeitsmarkt heiß umkämpft. Statistiken zufolge erscheinen pro Jahr mehrere Millionen Stellenausschreibungen. Dahinter stecken im besten Fall detailliert erstellte Anforderungsprofile, die die für eine Stelle erforderlichen Qualifikationen benennen. Dabei beschreiben HR-Verantwortliche sowohl die fachlichen Anforderungen als auch die Soft Skills, die mit der ausgeschriebenen Position verbunden sind.
Was ist ein Anforderungsprofil?
Ein Anforderungsprofil ist allgemein eine genaue Beschreibung von vorausgesetzten Kompetenzen, Eigenschaften und Merkmalen. Anforderungsprofil zu erstellen ist ein unverzichtbarer Teil im Recruiting. HR-Manager setzen sich zum Zwecke der Erstellung eines Anforderungsprofils in der Regel mit der jeweiligen Fachabteilung zusammen. Gemeinsam eruieren sie im Rahmen des Active Sourcing, welche fachlichen Kompetenzen – sogenannte Hard Skills – Bewerber für eine bestimmte Stelle mitbringen sollten, und welche persönlichen Anforderungen die Position mit sich bringt. Ziel ist es, durch ein authentisches Anforderungsprofil möglichst passende Bewerber zu finden, um die Stelle im Unternehmen optimal zu besetzen.
Stellenanforderung: So wichtig sind die sozialen Kompetenzen
Während HR die formalen Anforderungen, wie etwa den Stundenumfang oder den Arbeitsort, häufig relativ schnell definieren können, setzt die Ermittlung der notwendigen Soft Skills und Persönlichkeitsmerkmale für das Anforderungsprofil in der Regel intensivere Gespräche mit Mitarbeitenden und Führungskräften voraus. Fähigkeiten, die sich in den meisten Disziplinen starker Nachfrage erfreuen, sind neben Leistungs- und Lernbereitschaft vor allem Kreativität, Selbständigkeit und Teamfähigkeit.
Gibt es zwischen Anforderungsprofil und Stellenbeschreibung einen Unterschied?
Ein Anforderungsprofil und eine Stellenausschreibung sind zwar vom Aufbau sehr ähnlich, jedoch nicht identisch. Vielmehr ist das Anforderungsprofil ein wichtiger Teil der Stellenausschreibung. Ergänzt wird es durch eine Beschreibung des Unternehmens, gegebenenfalls den Verweis auf ein Assessment Center, Hinweise zum Bewerbungsprozedere und Kontaktmöglichkeiten.
Anforderungsprofile erstellen: Die wichtigsten Schritte
Wie gehen Recruiter also vor, wenn sie ein Jobprofil erstellen? In der Praxis wird ein Anforderungsprofil häufig in 6 Schritten erstellt:
Zielposition wird geklärt
Zunächst gilt für HR-Verantwortliche gemeinsam mit den Fachabteilungen, wichtige Details der zu besetzenden Position zu klären. Dabei geht es zum einen um den Titel der Position und damit auch um die Frage, auf welchem Senioritätslevel ein neuer Mitarbeiter einsteigt.
In diesem Zusammenhang ist auch die Frage nach der Eingliederung in die jeweilige Organisation wichtig: In welcher Abteilung ist die Stelle angesiedelt? Wer sind die Vorgesetzten und zu welchen anderen Funktionen gibt es möglicherweise Schnittstellen? Ebenso wichtig ist zudem die Frage, was die passenden Kandidaten und Kandidatinnen konkret erreichen sollen.
Die Aufgabenanalyse
Damit das Anforderungsprofil möglichst detailliert ausgearbeitet werden kann, gilt es, die Aufgaben zu definieren. Welche konkreten Aufgaben und Verantwortlichkeiten sind mit der zu besetzenden Stelle verbunden? Welche Prozesse oder Projekte soll der neue Kollege betreuen? Die Definition dieser Aufgaben ist wichtig, selbst wenn natürlich nicht alle in der Stellenausschreibung genannt werden müssen.
Definition der Anforderungen
Ähnlich verhält es sich mit der Definition der konkreten Anforderungen. Dabei unterscheiden Personaler in der Regel zwischen Muss-Kriterien, die für die jeweilige Stelle als zwingend erforderlich angesehen werden, und Kann-Kriterien, die das Unternehmen für wünschenswert hält.
Unterteilt wird dabei in der Regel in fachliche Kompetenzen, wie etwa Sprachen, IT-Kenntnisse und Branchen-Know-how, Methodenkompetenz, soziale Fähigkeiten und Persönlichkeitsmerkmale.
Eigeninitiative, Belastbarkeit und Lernbereitschaft gehören klassischerweise zu den Persönlichkeitsmerkmalen, während Methodenkompetenz zum Beispiel die Kommunikationsstärke oder die Teamfähigkeit von Bewerbern und Bewerberinnen beschreibt.
Profil-Formulierung
Wenn HR-Verantwortliche und Fachabteilungen ein klares Bild davon haben, welche Anforderungen eine Stelle mit sich bringt und über welche Skills Bewerber verfügen sollten, folgt der nächste Schritt: Sie formulieren die Anforderungen präzise und möglichst messbar.
Ein Beispiel dafür ist, dass Bewerber für eine Führungsposition in der Logistik mindestens 6 Jahre relevante Berufserfahrung mitbringen sollten, idealerweise im Industrieumfeld. Auch sehr gute Kenntnisse in gängigen Supply Chain Management Systemen können möglicherweise für die Stelle vorausgesetzt und entsprechend formuliert werden.
Abstimmung mit Fachabteilung und Geschäftsleitung
Bevor sie eine Stelle ausschreibt, stimmt die HR-Abteilung das fertig erarbeitete Anforderungsprofil noch einmal mit der einstellenden Abteilung ab. In einigen Unternehmen ist auch eine Freigabe durch das Management erforderlich.
Wichtig: Der eigentliche Austausch zwischen Human Resources und den Fachabteilungen beginnt deutlich früher.
Was passiert, wenn das Anforderungsprofil erstellt ist?
Wenn HR das Anforderungsprofil für eine Position erstellt und die Stelle auf der Unternehmenswebseite oder gängigen Jobportalen ausgeschrieben hat, beginnt das eigentliche Bewerbermanagement. Bewerbungen werden durch HR-Manager gesichtet und je nach Passgenauigkeit mit dem Anforderungsprofil in der Stellenbeschreibung leiten sie diese an die jeweiligen Fachabteilungen weiter.
Das Anforderungsprofil wird im Recruiting-Prozess verwendet
Das Anforderungsprofil bildet die Grundlage für die Stellenausschreibung. Gleichzeitig dient es als Maßstab für die Bewerber-Vorauswahl: In der Regel schaffen es nur Bewerbungen, die viele der im Anforderungsprofil genannten Punkte erfüllen, in die engere Wahl und die jeweiligen Interessenten bekommen die Möglichkeit, sich vorzustellen.
Das Anforderungsprofil dient zudem häufig als Basis für Interviewfragen während des Bewerbungsgesprächs. Auch im Rahmen von betrieblichem Kompetenzmanagement kann es während der Einarbeitung und Entwicklung nützlich sein.
Im Sinne einer guten Candidate Experience erhalten die Kandidaten und Kandidatinnen idealerweise zeitnah eine Rückmeldung zum Status ihrer Bewerbung.
Warum sind Anforderungsprofile wichtig?
Vielen Unternehmen fällt es schwer, wichtige Stellen kurzfristig neu zu besetzen. Nach Angaben des Fachmagazins IAB-Forum hatte die sogenannte Vakanzrate im vierten Quartal 2022 mit 4,5 Prozent einen neuen Höchstwert erreicht – sie ist allerdings danach wieder gesunken. Im ersten Quartal 2025 lag sie in der Bundesrepublik bei 2,6 Prozent. Das heißt: Auf 100 von den Betrieben nachgefragte Arbeitskräfte kamen zuletzt 2,6 sofort zu besetzende offene Stellen. Gerade mit Blick auf diese Kennzahl ist die Ausarbeitung präziser Anforderungsprofile besonders wichtig.
Darum ist es sinnvoll, ein bestehendes Anforderungsprofil regelmäßig zu hinterfragen
Manchmal merken Unternehmen und Mitarbeiter während der Probezeit, dass gegenseitige Erwartungen auseinander gehen. Der fachliche Fit ist einfach nicht gegeben. Spätestens dann ergibt es Sinn, das Anforderungsprofil zu hinterfragen. Ein ehrliches Reviewing und Feedback schafft in diesem Fall die Chance, Optimierungsmöglichkeiten aufzudecken. Das ist auch im Sinne des Unternehmens – schließlich kosten das Recruiting und die Einarbeitung neuer Mitarbeiter viel Geld. Die sogenannten Cost-per-Hire steigen Studien zufolge deutlich.
Anforderungsprofil Muster häufig in HR-Software enthalten
Anforderungsprofil-Vorlagen und Muster erhalten Personalverantwortliche in gängigen HR-Software-Programmen. Ihre sorgsame Anpassung ist ein elementarer Teil der Personalbeschaffung und eine wichtige Grundlage dafür, dass neue Mitarbeiter sich wohl im Unternehmen fühlen und mit ihrer Persönlichkeit und ihren Fähigkeiten einen Beitrag zur Wertschöpfung leisten. Grundsätzlich gilt: Je sauberer das Fähigkeitsprofil der Mitarbeiter im Vorfeld ausgearbeitet wird, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit eines guten Matches.
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