Personalbeschaffung

Externe und interne Personalbeschaffung: Definition

Bei der Personalbeschaffung stellt sich früh die Frage: nimmt man interne Bewerber oder externe? Interne und externe Personalbeschaffung haben spezifische Vor- und Nachteile – und ihre Wahl hängt von den jeweiligen Anforderungen, der Unternehmenskultur und den vorhandenen Ressourcen ab.

Bei der internen Personalbeschaffung wird eine vakante Stelle mit bereits im Unternehmen beschäftigten Mitarbeitenden besetzt, während bei der externen Personalbeschaffung gezielt außerhalb des Unternehmens nach neuen Kandidatinnen und Kandidaten gesucht wird.

Vor- und Nachteile interner Personalbeschaffung

• Geringerers Einarbeitungsaufwandrisiko und schnellere Integration
• Motivationsschub durch Karrierechancen für interne Bewerber
• Begrenzte Auswahl an passenden Kandidaten
• Gefahr von Betriebsblindheit

Vor- und Nachteile externer Personalbeschaffung

• Zugang zu neuem Know-how und frischen Impulsen
• Qualifizierte Bewerber i.d.R. in größerer Auswahl verfügbar
• Höhere Kosten durch Anzeigen, Auswahlverfahren und ggf. Headhunter
• Längere Einarbeitungszeit und höheres Risiko für Fehlbesetzungen

Für HR-Abteilungen ist die Frage nach dem richtigen Weg auch eine Frage des Cultural Fit – passt die Person zur Unternehmenskultur? Eine klar definierte Employer Value Proposition hilft dabei, Erwartungen zu kommunizieren und passende Talente zu gewinnen. Beide Wege der Personalbeschaffung – intern oder extern – sollten strategisch gedacht und sauber dokumentiert werden.

Vergleich: Interne vs. Externe Personalbeschaffung

Ablauf und Prozess der Personalbeschaffung

Ein strukturierter Personalbeschaffungsprozess besteht aus mehreren klar voneinander abgrenzbaren Phasen. Am Anfang steht die eigentliche Personalbeschaffung, also die Gewinnung geeigneter Bewerberinnen und Bewerber. Es folgt die Personalauswahl, in der aus den eingegangenen Bewerbungen die geeigneten Kandidaten identifiziert werden. Diese Trennung sorgt für Klarheit in der Prozesssteuerung und hilft HR-Teams bei der gezielten Optimierung.

Typische Phasen des Personalbeschaffungsprozesses

1. Bedarfsanalyse: Ermittlung des quantitativen und qualitativen Personalbedarfs
2. Anforderungsprofil und Stellenbeschreibung: Detaillierte Beschreibung von Aufgaben, Kompetenzen und Anforderungen
3. Wahl der Beschaffungswege: Intern, extern, digital oder klassisch
4. Ausschreibung und Kommunikation: Veröffentlichung auf Karriereseiten, Jobbörsen, über soziale Netzwerke oder im Intranet für die innerbetriebliche Stellenausschreibung
5. Bewerbungsmanagement und Vorauswahl: Einsatz von Bewerbermanagementsystemen zur Vorqualifizierung
6. Personalauswahl: z.B. durch Interviews, Tests oder Assessment-Center
7. Einstellung und Onboarding: Vertragserstellung und Integration in das Team

Besonderes Augenmerk liegt auf der Candidate Experience: Wer Bewerbende mit professioneller Kommunikation, nachvollziehbaren Prozessen und einer angenehmen Bewerbungsatmosphäre überzeugt, stärkt das Employer Image und erhöht die Abschlussquote. Schnelle Reaktionszeiten und klare Rückmeldungen sind dabei zentrale Erfolgsfaktoren.

Auswahlverfahren können je nach Position variieren – von klassischen Bewerbungsgesprächen über strukturierte Telefoninterviews bis hin zu Assessment Centern, die fachliche und persönliche Kompetenzen unter realitätsnahen Bedingungen prüfen.

Kennzahlen für die Erfolgsmessung

• Time-to-Hire: Zeitspanne von der Bedarfsermittlung bis zur Vertragsunterzeichnung
• Cost-per-Hire: Durchschnittliche Kosten je Besetzung
• Quality of Hire: Langfristige Leistungs- und Passgenauigkeit der eingestellten Person

Digitalisierung und E-Recruiting veränderten den Ablauf stark: Automatisierte Matching-Tools, Video-Interviews oder KI-basierte Auswertungen unterstützen HR-Verantwortliche in der effizienten Entscheidungsfindung. So lässt sich der Beschaffungsprozess systematisch verbessern und nachhaltig aufstellen. Ein sauber aufgesetzter Ablauf wirkt sich auch auf das Arbeitsklima und die Mitarbeiterzufriedenheit aus – denn faire, transparente Verfahren stärken das Vertrauen und die Zufriedenheit neuer und bestehender Mitarbeitender. Wer systematisch vorgeht, reduziert Fehlbesetzungen und stärkt zugleich die Unternehmenskultur.

Praxisbeispiele zur Personalbeschaffung

Theorie ist das eine – doch wie sieht erfolgreiche Personalbeschaffung in der Praxis aus? Unternehmen jeder Größe und Branche setzen unterschiedliche Schwerpunkte, je nach Zielgruppe, Budget und Unternehmenskultur.

Beispiele aus der Praxis:

• Ein mittelständisches Industrieunternehmen setzt auf externe Personalbeschaffung über Fachportale und ergänzt diese durch Messeauftritte auf Jobbörsen.
• Ein IT-Startup setzt gezielt auf Social Media Recruiting, kombiniert mit authentischem Employer Branding und schnellen, schlanken Bewerbungsprozessen.
• Ein anderes Startup nutzt Plattformen wie Studyflix, um gezielt junges Personal wie z.B. Studierende und Berufseinsteiger anzusprechen.
• Ein Großunternehmen fördert interne Karrieremöglichkeiten, kommuniziert offene Positionen transparent und arbeitet mit einem internen Talentpool.

Besonders relevant für die HR-Praxis ist die Verankerung der Beschaffungsstrategie in der Unternehmenskultur. Nur wenn HR-Abteilung und Führungskräfte an einem Strang ziehen, lässt sich Personalgewinnung strategisch und erfolgreich betreiben. Eine offene, wertschätzende Kommunikation schafft Vertrauen – sowohl intern als auch extern. Gleichzeitig dienen regelmäßige Rückmeldungen als Methoden zur Optimierung des Prozesses und sichern so langfristig die Qualität der Auswahl.

Ausblick in der Personalbeschaffung: Diese Trends gibt es

Die Anforderungen an moderne Personalbeschaffung wandeln sich stetig. Technologische Innovationen, veränderte Bewerbererwartungen und neue Arbeitsmodelle erfordern von HR-Abteilungen ein hohes Maß an Anpassungsfähigkeit und strategischem Denken.

Aktuelle Trends und Entwicklungen

• Remote Recruiting: Die ortsunabhängige Ansprache und Auswahl von Bewerberinnen und Bewerbern setzt sich zunehmend durch – insbesondere bei international agierenden Unternehmen.
• Künstliche Intelligenz (KI): Tools auf KI-Basis übernehmen Aufgaben wie das Matching von Lebensläufen, das Screening von Unterlagen oder die Vorhersage der kulturellen Passung.
• Diversity und Inklusion: Vielfalt in der Belegschaft gilt zunehmend als strategischer Vorteil. Maßnahmen zur Personalbeschaffung spielen eine zentrale Rolle, wenn es darum geht, Talente mit verschiedenen Hintergründen gezielt anzusprechen.
• Automatisierung im Recruiting: Vom Bewerbungseingang bis zur Terminkoordination – automatisierte Prozesse entlasten HR-Teams und erhöhen die Reaktionsgeschwindigkeit.
• Mobiloptimierung: Immer mehr Bewerbungen erfolgen mobil. Eine mobilfreundliche Karriereseite und einfache Bewerbungsprozesse entscheiden über den Bewerbungserfolg.

Für die Zukunft gilt: Nur wer bereit ist, neue Technologien zu integrieren, Prozesse zu hinterfragen und den Menschen in den Mittelpunkt zu stellen, wird als Arbeitgeber attraktiv bleiben. Personalbeschaffung fungiert zunehmend als Schnittstelle zwischen Digitalisierung, Human Resource Management, Unternehmenskultur und strategischer Unternehmensführung.