Urlaubsvertretung: So planen Sie Abwesenheiten optimal
Ausspannen, Kraft tanken, die Welt erkunden: Urlaub ist wichtig und schafft Raum für Produktivität. Doch gleichzeitig stellt die Urlaubskoordination Arbeitgeber auch vor Herausforderungen. Schließlich müssen sie sich für abwesende Mitarbeiter um eine Urlaubsvertretung kümmern, die dessen Aufgaben übernimmt – möglichst ohne selbst dabei Überstunden leisten zu müssen. Eine gute Planung ist wichtig.
Urlaub: Gesetzliche Regelungen
Jeder sozialversicherungspflichtige Arbeitnehmer hat nach dem Gesetz Anspruch darauf, seinen vertraglich zugesicherten Erholungsurlaub in Anspruch zu nehmen. In Deutschland stehen Arbeitnehmern durch den gesetzlichen Urlaubsanspruch, basierend auf einer 6-Tage-Woche, mindestens 24 Werktage bzw. 4 Wochen Urlaub pro Jahr zu.Ein Minimum von 2 Wochen ist dabei laut Bundesurlaubsgesetz auf Wunsch zusammenhängend zu gewähren. Eine ausgewählte Urlaubsvertretung übernimmt normalerweise in dieser Zeit die zusätzlichen Aufgaben.
Wer muss für Vertretung sorgen?
Grundsätzlich hat das Unternehmen im Rahmen von Abwesenheitsmanagement für eine Urlaubsvertretung zu sorgen. In der Praxis obliegt diese Aufgabe häufig je nach Unternehmensart und -größe entweder der Abteilung Human Resources, die mit der Urlaubsplanung betraut ist, oder den jeweiligen Teamleitungen. Insbesondere letztere haben Einblick in den Arbeitsalltag der Kollegen und können einschätzen, wer diese Aufgaben gegebenenfalls gut abdeckt. Gerade bei einem kurzfristigen Sonderurlaub ist die Urlaubsplanung nicht einfach.
Darf der Arbeitgeber Urlaubswünsche ablehnen?
Solange der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin einen verbleibenden Urlaubsanspruch hat, darf der Arbeitgeber Urlaubswünsche nur in begründeten Ausnahmefällen ablehnen. Dazu zählen etwa dringende betriebliche oder in der Person des Arbeitnehmers liegende Gründe. So ist es potenziell schwierig für ein Unternehmen, den Jahresabschluss ohne den Buchhalter zu machen. Ebenso setzen Vertragsabschlüsse die Anwesenheiten und Unterschriften bestimmter Personen voraus.
Beispiele für dringende betriebliche Belange
Dringende betriebliche Belange sind etwa saisonales Geschäft, Spitzenzeiten in der Produktion oder wichtige Termine, die sich nicht aufschieben lassen. Wenn Urlaubswünsche aus sachlichen Gründen abgelehnt werden, müssen Unternehmen diese Gründe rechtzeitig und transparent kommunizieren. So hat auch der Mitarbeiter die Chance, seinen Urlaub zu planen und zu buchen.
Was passiert, wenn Urlaubswünsche kollidieren?
Wenn mehrere Mitarbeiter aus einem Team gleichzeitig Urlaub einplanen, ist es schwierig, eine Urlaubsvertretung zu organisieren. In diesen Fällen entscheidet das Unternehmen häufig nach sozialen Gesichtspunkten: So haben in Ferienzeiten beispielsweise Familien mit schulpflichtigen Kindern häufig den Vorrang. Auch Mitarbeiter, die schon lange in einem Unternehmen beschäftigt sind, genießen möglicherweise gewisse Vorzüge.
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Mehr InformationenLaut Arbeitsrecht: Vertretung über längeren Zeitraum nur bedingt zulässig
Gibt es eine Urlaubsvertretung, stellt sich unter Umständen die Frage, wie lange ein Kollege vertreten werden muss. Damit kein Unmut entsteht, ist gute interne Kommunikation an dieser Stelle besonders wichtig.
Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) sieht vor, dass eine Urlaubsvertretung nicht zu einer unzulässigen Mehrbelastung oder einer Überschreitung der zulässigen Arbeitszeit führen darf. Auch Pausenzeiten sind einzuhalten.
Manche Tarifverträge oder betriebliche Regelungen regeln die maximale Dauer oder Häufigkeit von Urlaubsvertretungen. So darf in einigen Unternehmen eine Urlaubsvertretung nicht länger als 6 Wochen am Stück stattfinden.
Arbeitszeitgesetz: Was bei der Vertretung beachtet werden muss
Auch im Rahmen einer Urlaubsvertretung gelten die Vorgaben des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG). Demnach darf die tägliche Arbeitszeit in der Regel 8 Stunden nicht überschreiten, maximal jedoch 10 Stunden, wenn innerhalb von 6 Kalendermonaten oder 24 Wochen ein Ausgleich erfolgt. Zudem müssen Unternehmen und Mitarbeiter Ruhezeiten von mindestens 11 Stunden einhalten. Arbeitgeber sind verpflichtet, diese Grenzen auch bei Vertretungssituationen zu beachten, um Überlastung und Rechtsverstöße zu vermeiden.
Was gilt für längere Abwesenheiten?
Immer mehr Arbeitnehmer entscheiden sich heutzutage für längere Auszeiten vom Beruf oder für das Arbeiten aus dem Ausland, etwa im Rahmen einer Workation. Zumindest während eines Sabbatical, das einem Langzeiturlaub ähnelt, muss der Arbeitgeber eine Vertretung für den Mitarbeiter organisieren. Bei sehr langen Abwesenheiten von einem Jahr oder länger schaffen viele Unternehmen zeitlich befristete Vertretungsstellen.
Wichtig: Falls ein Leiharbeiter zur Urlaubsvertretung eingesetzt wird, darf dieser nach § 1 Abs. 1b Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (AÜG) maximal 18 Monate auf denselben Arbeitsplatz entliehen werden.
Wie viel Vertretung ist erlaubt?
Wenn Mitarbeiter ständig die Vertretung für Kollegen übernehmen, regt sich im Team schnell Unmut. Schließlich besteht die Gefahr, dass eigene Aufgaben keine Priorisierung finden und Mehrarbeit ansteht. Auch mehr Gehalt bei einer Vertretung zu bekommen, ist in der Praxis eher selten. Häufig suchen Mitarbeiter stattdessen gegenseitige Vertretungsmöglichkeiten. In manchen Tarifverträgen ist eine Vertretungszulage geregelt.
Vertretung dokumentieren: Klarheit schafft Sicherheit
Damit Aufgaben klar verteilt sind, empfiehlt es sich, die Urlaubsvertretung schriftlich festzuhalten – zum Beispiel im Dienstplan, Projektmanagement-Tool, durch eine formelle Übergabe-Mail oder eine Abwesenheitsnotiz. So behalten Teammitglieder, Vorgesetzte und HR den Überblick, wer für welche Aufgabe zuständig ist. Bei Streitfällen dient die Dokumentation zudem als Nachweis.
Diese Regelungen gelten während Mutterschutz und Elternzeit
Vor und nach der Geburt eines Kindes haben Arbeitnehmer die Möglichkeit, bezahlten Mutterschutzurlaub bzw. Elternzeit in Anspruch zu nehmen. Während dieser Zeit bleiben sie formell Mitarbeiter des Unternehmens und haben auch Urlaubsansprüche. Der Urlaubsanspruch während Elternzeit entspricht zunächst dem regulären Urlaubsanspruch der Mitarbeiter, kann jedoch um 1/12 pro vollem Kalendermonat gekürzt werden.
Wie auch der Urlaubsanspruch bei Teilzeit ist der Urlaubsanspruch während des Mutterschutzes gesetzlich geregelt. Zuständig ist hier allerdings nicht das Bundesurlaubsgesetz oder das Teilzeit- und Befristungsgesetz, sondern das Mutterschutzgesetz (MuSchG).
Keine Urlaubsvertretung gefunden – was nun?
Grundsätzlich ist Urlaubsvertretung Pflicht. Dennoch gibt es die Möglichkeit, dass Angestellte aufgrund hoher Krankenstände oder Besonderheiten einer Position keine Urlaubsvertretung finden. In diesen Fällen müssen Arbeitgeber die anfallenden Aufgaben oftmals auslagern oder auf Kollegen verteilen.
Das Argument “Kein Urlaub, weil keine Vertretung” gilt nicht bzw. nur in begründeten Ausnahmefällen. Unternehmen und Führungskräfte müssen Vertretungsregelungen schaffen und anordnen.
Rechtzeitige Suche und ein Plan B zahlen sich bei der Urlaubsvertretung aus
Im Arbeitsalltag ist die Organisation einer Urlaubsvertretung nicht immer einfach. Die Voraussetzungen müssen stimmen. Gleichzeitig kann es durch Krankenstände immer zu kurzfristigen Verhinderungen kommen.
Arbeitgeber tun gut daran, Vertretungstandems frühzeitig zu organisieren und für den Ernstfall einen Plan B in petto zu haben. Das ist je nach Branche und Position ein Freelancer, ein Interimsmanager oder eine Zeitarbeitsfirma. Wenn die Vertretungssituation während des Urlaubs gut geregelt ist, können auch die Mitarbeiter ihren Erholungsurlaub sorgenfrei antreten und genießen.
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