Aufbewahrungsfristen für die digitale Personalakte: Diese Vorgaben gelten
Die digitale Personalakte hat sich in vielen Unternehmen längst etabliert. Sie spart Platz im Aktenschrank, erleichtert die Suche nach Dokumenten und ermöglicht effizientere HR-Prozesse. Doch mit der Digitalisierung gehen auch klare rechtliche Vorgaben einher, die insbesondere bei der Aufbewahrung und Löschung von Mitarbeiterdaten gelten. Arbeitgeber sollten sich gut informieren, welche Dokumente wie lange gespeichert werden dürfen und wann sie gelöscht werden müssen.
Das Wichtigste in Kürze
- Die Aufbewahrungsfristen von physischen und digitalen Personalakten sind identisch.
- Personalakten enthalten sensible persönliche und steuerrelevante Daten, die unterschiedliche Aufbewahrungsfristen mit sich bringen.
- Unternehmen, die diese Fristen nicht beachten, riskieren Bußgelder. Auch können Betroffene rechtliche Ansprüche geltend machen.
- Die Aufbewahrungsfristen erlöschen mit der Insolvenz eines Unternehmens nicht.
Müssen Unternehmen Personalakten digital führen?
Nein. Gesetzliche Pflichten zur digitalen Personalakte gibt es in Deutschland nicht. Unternehmen dürfen Personalakten theoretisch weiterhin in Papierform vorhalten. Davon zu unterscheiden sind Entgeltunterlagen: Ab 2027 müssen Unternehmen diese grundsätzlich elektronisch führen. Bis dato können sich Unternehmen auf Antrag von dieser Pflicht befreien lassen. Diese Möglichkeit endet jedoch mit Ablauf des Jahres 2026. Dabei ist die digitale Personalakte in vielen Fällen eine gute Lösung, um diese Unterlagen digital abzuspeichern.
Entsprechend entscheiden sich insbesondere mittlere und große Unternehmen verstärkt für elektronische Personalakten. Zu den Vorteilen gehören unter anderem:
- Die strukturierte Ablage von Personaldaten, Arbeitsverträgen, Zeugnissen oder Gehaltsdaten.
- Eine DSGVO-konforme Speicherung von arbeitsrechtlichen Dokumenten und personenbezogenen Daten.
- Den schnellen Zugriff für berechtigte HR-Mitarbeiter im Rahmen von Personalcontrolling.
- Automatisierte Workflows, etwa bei Urlaubsanträgen oder Vertragsänderungen.
Wichtig ist dabei: Digitale und analoge Personalakten unterliegen denselben rechtlichen Vorgaben. Entsprechend müssen Arbeitgeber Datenschutzvorgaben, Zugriffsbeschränkungen und die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gleichermaßen einhalten.
Diese Aufbewahrungsfristen gelten für Personalakten
Für Personalakten gibt es keine einheitliche gesetzliche Aufbewahrungsfrist. Stattdessen gelten unterschiedliche Fristen, abhängig davon, um welche Art von Dokument es sich handelt und wie lange theoretisch Ansprüche geltend gemacht werden können.
Typische Beispiele für Aufbewahrungsfristen:
- Lohn- und Gehaltsabrechnungen: Für die digitale Lohnabrechnung gilt nach § 147 der Abgabenordnung (AO) eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren.
- Sozialversicherungsunterlagen: Nach § 28f Abs. 1 SGB IV müssen Arbeitgeber bestimmte Unterlagen führen und aufbewahren, die für die Beitragsabrechnung zur Sozialversicherung relevant sind. Dieser Aufbewahrungszeitraum beträgt mindestens 5 Jahre.
- Arbeitsverträge: Nachdem ein Arbeitsvertrag endet, sollte er in der Regel mindestens 6 Jahre, in manchen Fällen auch bis zu 10 Jahre, aufbewahrt werden. Dies gilt unabhängig davon, ob ein physischer oder ein digitaler Arbeitsvertrag vorliegt. Die Regelung orientiert sich an zivilrechtlichen Verjährungsfristen nach dem Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) sowie an handels-und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen.
- Unterlagen zur betrieblichen Altersvorsorge (bAV): Aufgrund der langen Anspruchsdauer sollten Arbeitgeber Unterlagen zur bAV in der Regel bis zu 30 Jahre lang aufbewahren.
Nach Ablauf der jeweiligen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gilt der Grundsatz der Datenminimierung: Dokumente müssen gelöscht werden, sofern keine andere rechtliche Grundlage für eine weitere Speicherung besteht.
Welche Gesetze gelten für die Aufbewahrung digitaler Personalakten?
Die digitale Personalakte berührt mehrere Rechtsbereiche. Entsprechend regeln verschiedene Gesetze die Details. Besonders wichtig sind folgende gesetzliche Grundlagen:
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- Datenschutzrecht (DSGVO und BDSG): Die hier festgelegten Vorschriften regeln die Verarbeitung, Speicherung und Löschung personenbezogener Daten sowie Auskunft-und Einsichtsrechte der Beschäftigten. In der Praxis bietet die digitale Personalakte oft die Funktion zum Employee Self Service, so dass Arbeitnehmer ihre Daten jederzeit einsehen können.
- Steuerrecht: Das deutsche Steuerrecht bestimmt Aufbewahrungsfristen für lohnsteuerrelevante Unterlagen, darunter Lohnsteuerbescheinigungen oder Nachweise über vermögenswirksame Leistungen.
- Sozialversicherungsrecht: Dieses im Sozialrecht verankerte Rechtsgebiet betrifft Nachweise für Sozialabgaben. Wichtig ist an dieser Stelle etwa das Recht der Finanzämter zur Lohnsteuer-Außenprüfung gemäß § 42f Einkommensteuergesetz (EStG).
- Arbeitsrecht: Das Arbeitsrecht greift etwa bei Dokumentationspflichten zur Arbeitszeiterfassung oder Vertragsänderungen. Arbeitsrechtliche Vorgaben betreffen unter anderem Nachweise zur Arbeitszeiterfassung, zu Einstellungen, Vertragsänderungen, Abmahnungen und Kündigungen.
Arbeitgeber müssen außerdem sicherstellen, dass nur berechtigte Personen Zugriff auf die Personalakte und die darin enthaltenen, sensiblen Informationen wie digitale Lohndokumente haben. Außerdem müssen sie gewährleisten, dass Daten technisch sowie organisatorisch geschützt sind.
Drohen rechtliche Konsequenzen, wenn Arbeitgeber ihren Aufbewahrungspflichten nicht nachkommen?
Ja. Verstöße gegen die Aufbewahrungsfristen für die digitale Personalakte können in der Praxis in 2 Richtungen problematisch sein und Konsequenzen nach sich ziehen:
Eine zu kurze Aufbewahrung von Personalakten
Werden Unterlagen zu früh gelöscht, fehlen sie möglicherweise bei Steuerprüfungen, Sozialversicherungsprüfungen oder wenn arbeitsrechtliche Ansprüche geltend gemacht werden. Das kann für Unternehmen hohe Kosten verursachen. Ein gutes Löschkonzept für die digitale Personalakte ist entsprechend wertvoll.
Eine zu lange Speicherung der Daten
Werden personenbezogene Daten länger gespeichert als erlaubt, kann dies einen Datenschutzverstoß darstellen. Mögliche Konsequenzen sind Bußgelder durch Datenschutzbehörden, Probleme bei Betriebsprüfungen, Beweisnachteile vor Arbeitsgerichten oder bei Schadensersatzansprüchen von Betroffenen.
Um solche Konsequenzen zu vermeiden, empfiehlt sich ein automatisiertes Löschkonzept. Dabei werden Dokumente mit einem „Ablaufdatum“ versehen, das automatisch aus dem Austrittsdatum und der jeweiligen Aufbewahrungsfrist berechnet wird. Eine HR-Software kann diese Prozesse unterstützen und Verantwortliche rechtzeitig informieren, wenn Löschfristen ablaufen.
Praxistipp: Unternehmen sollten eine löschverantwortliche Person benennen, die quartalsweise prüft, welche Daten gelöscht werden müssen. Die Löschung selbst sollte protokolliert werden, inklusive Datum, gelöschtem Dokument und durchführender Person.
Checkliste: Löschkonzept für die digitale Personalakte
- Alle Dokumente nach Aufbewahrungsfristen kategorisiert
- Löschfristen in der HR-Software hinterlegt
- Löschverantwortlichen benannt
- Vier-Augen-Prinzip für Löschfreigaben etabliert
- Löschprotokoll-Vorlage erstellt
- Ausnahmeregeln definiert und dokumentiert
- Quartalsweise Review-Termine im Kalender
- Datenschutzbeauftragten in den Prozess eingebunden
- Mitarbeiter geschult
- Jährliches Audit geplant
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Digitale Personalakte: Was muss im Original aufbewahrt werden?
Die meisten Personaldokumente können im Zeitalter elektronischer Signaturen vollständig digital archiviert werden, sofern die Archivierung den Anforderungen an eine revisionssichere Aufbewahrung entspricht. Viele Unternehmen bewahren Arbeitsverträge, Kündigungen, Aufhebungsverträge und wichtige Urkunden allerdings weiterhin im Original auf, weil sie eine besondere Beweisfunktion haben oder gesetzliche Schriftformvorgaben bestehen. Es kann also durchaus Sinn machen, auch nach dem Umstieg auf die digitale Personalakte Originale aufzubewahren.
Wie lange haben ehemalige Mitarbeiter Auskunftsansprüche?
Ehemalige Mitarbeiter haben auch nach dem Ende des Arbeitsverhältnisses ein Auskunftsrecht über ihre gespeicherten personenbezogenen Daten.
Der Anspruch ergibt sich aus Art. 15 DSGVO und besteht unabhängig von arbeitsrechtlichen Kündigungsfristen. Er endet erst, wenn die zugrunde liegenden Daten rechtmäßig gelöscht wurden. In der Praxis bedeutet das: Solange Dokumente aus der Personalakte noch aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungsfristen vorhanden sind, können ehemalige Beschäftigte grundsätzlich Auskunft über diese Daten verlangen.
Was passiert, wenn ein Arbeitgeber insolvent wird und schließen muss?
Nach der Eröffnung eines Insolvenzverfahrens übernimmt in der Regel ein Insolvenzverwalter die Verantwortung für die Unterlagen des Unternehmens. Grundlage dafür ist die Insolvenzordnung (InsO).
Der Insolvenzverwalter sorgt dafür, dass Geschäftsunterlagen gesichert, Personal- und Steuerunterlagen weiterhin zugänglich bleiben und gesetzliche Aufbewahrungsfristen eingehalten werden. Er entscheidet, ob Dokumente physisch archiviert oder digital gesichert werden.
In der Praxis werden Unterlagen nach einer Insolvenz häufig an externe Archivdienstleister übergeben. Diese kümmern sich um die sichere Lagerung von Papierakten, eine revisionssichere digitale Archivierung und Zugriffsmöglichkeiten für Behörden oder ehemalige Mitarbeiter. So ist sichergestellt, dass die Dokumente auch bei späteren Steuer- oder Sozialversicherungsprüfungen noch verfügbar sind.
Müssen Unternehmen auch abgelehnte Bewerbungsunterlagen archivieren?
Ja. Zwar erhält nicht jeder Bewerber eine digitale Personalakte. Dennoch sollten Arbeitgeber Bewerbungsunterlagen von abgelehnten Kandidaten in der Regel für etwa 6 Monate aufbewahren, damit sich das einstellende Unternehmen gegen mögliche rechtliche Ansprüche aus dem Bewerbungsverfahren absichern kann.
Hauptsächlich betrifft dies den Schutz vor Diskriminierungsklagen bei vermeintlichen Verstößen gegen das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG). Dieses Gesetz soll Bewerber vor Benachteiligung schützen, etwa wegen ihres Geschlechts oder Alters, ihrer ethnischen Herkunft, Religion oder Weltanschauung, einer Behinderung oder ihrer sexuellen Identität.
Wenn ein Bewerber den Eindruck hat, im Bewerbungsverfahren benachteiligt worden zu sein, kann er Schadensersatz oder Entschädigung verlangen und diesen Anspruch juristisch prüfen lassen.
HR-Verantwortliche punkten bei der digitalen Personalakte mit klarer Strategie
Effiziente Prozesse, Transparenz, Rechtssicherheit: Ähnlich wie KI im Personalwesen bringt auch die digitale Personalakte viele Vorteile. Gleichzeitig enthält sie sensible persönliche und steuerlich relevante Unterlagen. Entsprechend verlangt die digitale Personalakte eine sorgfältige Organisation, damit Arbeitgeber juristische Spannungsfelder vermeiden.
Die Frage, ob die digitale Personalakte Pflicht ist, kann zum jetzigen Zeitpunkt klar verneint werden. Dennoch gewinnt sie zunehmend an Bedeutung. Sie birgt nicht nur organisatorische Vorteile, sondern kann sich auch steuerlich positiv für das Unternehmen auswirken, da sie die betriebliche Gewinnermittlung beeinflusst. Denn: Die Aufwendungen für die Einführung und den Betrieb entsprechender Systeme bzw. Software können Unternehmen in der Regel als Betriebsausgaben steuerlich geltend machen.
Um rechtlich auf der sicheren Seite zu sein, müssen Arbeitgeber analog zur Personalakte in Papierform unterschiedliche Aufbewahrungsfristen beachten, Datenschutzvorgaben einhalten und klare Löschkonzepte etablieren. Wer diese Punkte sauber umsetzt, gewährleistet nicht nur ein nachhaltiges Personalmanagement, sondern reduziert auch rechtliche Risiken und sorgt gleichzeitig für transparente HR-Prozesse.
FAQ zu Aufbewahrungsfristen für die digitale Personalakte
Nein, es gibt keine einheitlichen Aufbewahrungsfristen für Personalunterlagen. Die Aufbewahrungsdauer hängt von der Art des jeweiligen Dokuments ab. Während Lohnabrechnungen 10 Jahre aufbewahrt werden müssen, gelten für Arbeitsverträge in der Regel 6 Jahre und für Sozialversicherungsunterlagen mindestens 5 Jahre.
Bei zu früher Löschung fehlen wichtige Unterlagen bei Steuerprüfungen oder arbeitsrechtlichen Streitigkeiten, was hohe Kosten verursachen kann. Zudem drohen Bußgelder und Beweisnachteile vor Gericht.
Ja, Bewerbungsunterlagen abgelehnter Kandidaten sollten für etwa 6 Monate aufbewahrt werden. Dies dient dem Schutz vor möglichen Diskriminierungsklagen nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG).
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