Cost per Hire: Was kostet ein neuer Mitarbeiter wirklich?

Talente sind knapp und heiß umkämpft. Im “War for Talents” zählt längst nicht mehr nur, wie schnell Positionen besetzt werden. Unternehmen müssen auch wissen, wie effizient ihr Recruiting wirklich ist. Dabei kommt eine zentrale Kennzahl ins Spiel: die Cost per Hire. Doch was sagt sie tatsächlich aus? Und wo liegen ihre Grenzen?

Das Wichtigste in Kürze

• Die Cost per Hire misst die durchschnittlichen Kosten der Personalbeschaffung und kombiniert interne sowie externe Recruiting-Aufwände, also sämtliche Personalbeschaffungskosten.
• Interne Kosten wie Zeitaufwand, Tools und Onboarding werden oft unterschätzt, sind aber entscheidend für eine realistische Berechnung.
• Externe Kosten entstehen vor allem durch Stellenanzeigen, Personalberatung, Events und Employer-Branding-Maßnahmen.
• Die Kennzahl ist nur aussagekräftig, wenn alle Kosten vollständig und für denselben Zeitraum erfasst werden.
• Die Cost per Hire ist ein wichtiges Steuerungsinstrument, sollte aber immer im Kontext der Qualität der Einstellung und des langfristigen Mehrwerts betrachtet werden.

Was versteht man unter Cost per Hire?

Die Cost per Hire (die gängige Abkürzung CPH, auch als Cost of Hire oder Cost to Hire bezeichnet) gehört zu den klassischen HR-Kennzahlen. Sie beschreibt die durchschnittlichen Personalbeschaffungskosten, die entstehen, während Unternehmen eine Stelle besetzen. Dabei werden zur Berechnung im Rahmen der Personalbeschaffung sowohl interne als auch externe Kosten berücksichtigt. Erst die Kombination beider Kostenarten ergibt ein realistisches Bild der durchschnittlichen Kosten der Personalbeschaffung.

Interne Kosten

Interne Kosten entstehen innerhalb des Unternehmens und werden häufig unterschätzt, da sie nicht immer als eigene Budgetposten sichtbar sind. Zu den internen Kosten zählen unter anderem folgende Positionen:

Zeitaufwand der HR-Abteilung

Dazu zählt die gesamte Arbeitszeit, die HR-Mitarbeitende in den Recruiting-Prozess investieren: Stellenanzeigen erstellen, Bewerbungen sichten sowie Interviews organisieren und durchführen. Auch Abstimmungen mit Fachabteilungen und administrative Tätigkeiten fließen hier ein.

Einsatz und Steuerung von Headhuntern

Selbst wenn externe Dienstleister wie Headhunter für das Active Sourcing eingebunden sind, entsteht intern ein nicht zu unterschätzender Steuerungsaufwand. HR muss Anforderungen definieren, Profile abstimmen, Kandidaten evaluieren und den gesamten Prozess begleiten. Diese internen Ressourcen sind Teil der Cost per Hire-Berechnung.

Kosten für interne Systeme (ATS, HR-Software)

Ob Bewerbermanagementsystem (ATS), HR-Software oder Recruiting-Tools, Software-Lösungen verursachen laufende Lizenz- und Betriebskosten. Wenn diese anteilig auf die einzelnen Einstellungen umgelegt werden, entsteht ein realistisches Bild der tatsächlichen Kosten.

Onboarding-Aufwand

Auch nach der Vertragsunterzeichnung entstehen interne Kosten. Beispielsweise durch den Zeitaufwand von Führungskräften und Kollegen für Einarbeitung, Schulungen sowie organisatorische Maßnahmen, wie etwa das IT-Setup. Ein strukturiertes Onboarding bindet zwar Ressourcen, ist aber entscheidend für den langfristigen Erfolg der Einstellung.

Externe Kosten

Externe Kosten, die in die Cost per Hire einfließen, umfassen alle Ausgaben, die außerhalb des Unternehmens im Rahmen der Personalbeschaffung anfallen. Sie sind in der Regel leichter zu erfassen, da sie im Rahmen der Budgetplanung gut kalkulierbar sind.

Kosten für Stellenanzeigen und Jobbörsen

Dazu zählen Ausgaben für die Veröffentlichung von Stellenanzeigen auf Online-Jobbörsen und Karrierenetzwerken im E-Recruiting bzw. Mobile Recruiting. Auch klassische Ausschreibungen in Printmedien gehören dazu. Je nach Plattform, Reichweite und Laufzeit können diese Kosten stark variieren.

Honorare für Personalberatungen und Headhunter

Wird die Suche nach geeigneten Kandidaten an externe Dienstleister ausgelagert, fallen entsprechende Vermittlungs- oder Erfolgsprovisionen an. Diese orientieren sich häufig am Jahresgehalt der vermittelten Person und stellen einen wesentlichen Kostenfaktor dar.

Kosten für Recruiting-Events und Messen

Teilnahmegebühren für Karrieremessen, Hochschulmarketing oder Recruiting-Events zählen ebenfalls zu den externen Kosten. Hinzu kommen oft Ausgaben für Standbau, Materialien und Reisekosten.

Marketing- und Employer-Branding-Maßnahmen

Investitionen in die Arbeitgebermarke, wie Social-Media-Kampagnen, Image-Anzeigen oder Karriereseiten, tragen indirekt zur Personalgewinnung bei und sollten im Rahmen der Cost per Hire-Berechnung anteilig berücksichtigt werden.

Reise- und Unterbringungskosten für Bewerbende

Werden Kandidaten zu Vorstellungsgesprächen eingeladen, können Kosten für Anreise, Unterkunft oder Verpflegung entstehen, die vom Unternehmen übernommen werden.

Das bedeutet die Cost per Hire für Recruiting-Teams

Die Cost per Hire ist weit mehr als nur eine operative Kennzahl für HR-Analytics. Sie entwickelt sich zunehmend zu einem strategischen Steuerungsinstrument im modernen Recruiting. Für HR-Verantwortliche bedeutet das vor allem, Transparenz über die tatsächlichen Kosten einzelner Einstellungen zu schaffen und diese systematisch auszuwerten.

Gleichzeitig bietet die Cost per Hire eine wichtige Grundlage, um Recruiting-Prozesse kontinuierlich zu optimieren. Durch die Analyse von Kostenstrukturen lassen sich ineffiziente Kanäle identifizieren, Abläufe verschlanken und Ressourcen gezielter steuern.

Wie kann man die Cost per Hire berechnen?

Für die Berechnung der Cost per Hire werden sämtliche internen und externen Recruitingkosten addiert und anschließend durch die Anzahl der erfolgreichen Einstellungen im betrachteten Zeitraum geteilt. Die Formel lautet entsprechend:

• Cost per Hire = (interne Kosten + externe Kosten) / Anzahl der Einstellungen

Ein einfaches Beispiel verdeutlicht das Prinzip: Ein Unternehmen gibt innerhalb eines Jahres insgesamt 100.000 Euro für Recruiting aus. Davon entfallen 65.000 Euro auf interne und 35.000 Euro auf externe Kosten. Wenn das Unternehmen im selben Zeitraum 20 neue Mitarbeiter einstellt, ergibt sich eine Cost per Hire in Höhe von 5.000 Euro.

Typische Herausforderungen bei der Berechnung der CPH

In der Praxis ist jedoch weniger die Formel selbst die Herausforderung, sondern vielmehr die zugrunde liegende Datenbasis. Entscheidend ist, dass alle relevanten Kosten vollständig und konsistent erfasst werden. Unternehmen können nur belastbare und vergleichbare Kennzahlen ableiten, wenn sie ihre Recruiting-Aufwände systematisch auflisten und sauber zuordnen. Andernfalls besteht die Gefahr, dass die Cost per Hire als Steuerungsgröße verzerrt wird.

Achtung: Diese Fehler reduzieren die Aussagekraft

Im Unternehmensalltag zeigt sich, dass die Cost per Hire häufig an Aussagekraft verliert, weil grundlegende Fehler in der Berechnung gemacht werden. Dazu gehören vor allem:

• Unvollständige Kostenerfassung: Interne Aufwände wie Zeitinvestitionen von Fachabteilungen oder Onboarding-Kosten sind häufig nicht berücksichtigt.
• Uneinheitliche Zeiträume: Kosten und Einstellungen werden nicht im gleichen Zeitraum gemessen, was die Kennzahl verfälscht.
• Vermischung von Recruiting- und allgemeinen HR-Kosten: Nicht alle HR-Ausgaben gehören automatisch in die Kalkulation für die Cost per Hire. Eine klare Abgrenzung ist wichtig.
• Keine Differenzierung nach Positionen: Die durchschnittliche Cost per Hire kann täuschen, insbesondere bei stark unterschiedlichen Rollen. Eine Besetzung auf Geschäftsführungsebene verursacht in der Regel deutlich höhere Kosten als eine Position im operativen Bereich.

Gibt es Benchmarks in deutschen Unternehmen?

Ja, allerdings sehr wenige, die wissenschaftlich erhoben wurden. In Deutschland variiert die Cost per Hire so stark, dass es zwar viele Schätzungen gibt, jedoch kaum validierte Daten dazu im Internet. Eine viel zitierte, bereits etwas ältere Studie stammt von dem Isa Network at LIZER, einem Forschungsnetzwerk auf dem Gebiet der Arbeitsökonomie. Die Studie “The Structure of Hiring Costs in Germany: Evidence from Firm-Level Data” gibt für Deutschland einen durchschnittlichen Cost per Hire-Wert von 4.700 Euro an.

Konkrete Zahlen sind jedoch stark abhängig von Branche, Unternehmensgröße und Recruiting-Strategie. Während die Cost per Hire für operative Rollen nach Angaben unterschiedlicher Fachportale oft im niedrigen vierstelligen Bereich liegt, kann sie für spezialisierte Fachkräfte oder Führungskräfte deutlich höher ausfallen. Wichtig ist deshalb weniger der Vergleich mit pauschalen Durchschnittswerten als die Entwicklung im eigenen Unternehmen sowie der Vergleich innerhalb ähnlicher Rollenprofile.

Welche Einflussfaktoren gibt es bei der Cost per Hire?

Die schwierige Bezifferung zeigt: Die Cost per Hire ist keine statische Kennzahl, sondern wird von einer Vielzahl interner und externer Faktoren beeinflusst. Je nach Kontext und Hire-Methode kann sie daher stark variieren und sollte immer im jeweiligen Gesamtzusammenhang betrachtet werden:

• Positionsebene (Fachkraft vs. Führungskraft)
• Branche und Fachkräftemangel
• Regionale Unterschiede
• Dringlichkeit der Besetzung
• Bekanntheit der Arbeitgebermarke

Positionsebene, Branche und Fachkräftemangel

Ein wesentlicher Faktor, der die Cost per Hire beeinflusst, ist die Positionsebene. Während Fachkräfte oft über standardisierte Prozesse und Kanäle rekrutiert werden, ist die Besetzung von Führungspositionen in der Regel aufwendiger, zeitintensiver und häufig mit höheren externen Kosten, etwa durch Personalberatungen, verbunden.

Auch die Branche und der Fachkräftemangel spielen eine zentrale Rolle. In stark umkämpften Märkten, etwa im IT- oder Gesundheitsbereich, steigen die Recruiting-Kosten deutlich, da mehr Aufwand für Active Sourcing, höhere Gehälter oder zusätzliche Anreize erforderlich sind.

Region, Dringlichkeit und Employer Brand

Ein weiterer Faktor sind regionale Unterschiede. In Ballungszentren mit hoher Konkurrenz um Talente oder hohen Lebenshaltungskosten können die Kosten pro Einstellung deutlich höher ausfallen als in ländlichen Regionen. Umgekehrt haben aber auch oft Firmen in ländlichen Regionen Probleme, Talente anzuziehen, da bei vielen Bewerbern der Anreiz fehlt, in abgelegene Ortschaften umzuziehen. Deshalb verlängert sich hier die Time-to-Fill, was wiederum zu höheren Kosten führt.

Die Dringlichkeit der Besetzung einer Stelle wirkt sich ebenfalls direkt auf die Cost per Hire aus. Muss eine Stelle schnell besetzt werden, greifen Unternehmen häufiger auf kostenintensivere Maßnahmen, wie etwa bezahlte Kampagnen oder Headhunter, zurück.

Nicht zuletzt beeinflusst die Bekanntheit der Arbeitgebermarke die Kosten erheblich. Unternehmen mit einer starken, transparenten Employer Brand erhalten in der Regel mehr und passendere Bewerbungen, wodurch sich der Recruiting-Aufwand reduziert. Weniger bekannte Arbeitgeber müssen hingegen oft stärker in Marketing und Ansprache investieren.

Besonders schwer zu besetzende Rollen, etwa spezialisierte Fach- oder Führungspositionen, treiben die Cost per Hire in der Praxis häufig überdurchschnittlich nach oben.

Wie wirkt sich die Fluktuationsrate auf die Cost per Hire aus?

Die Fluktuationsrate hat in mehrfacher Hinsicht einen direkten und oft unterschätzten Einfluss auf die Cost per Hire.

Zunächst einmal gilt: Je höher die Fluktuation, desto häufiger müssen Unternehmen rekrutieren. Das führt zu steigenden Gesamtkosten im Recruiting, da mehr Stellenanzeigen geschaltet, mehr Interviews geführt und mehr Onboardings durchgeführt werden müssen.

Darüber hinaus kann eine hohe Fluktuation die Cost per Hire auch indirekt nach oben treiben. Wenn Positionen regelmäßig neu besetzt werden müssen, steigt der Zeitdruck im Recruiting und es werden unter Umständen teure Dienstleister hinzugebucht.

Der Mehrwert einer Einstellung zählt, nicht nur die Cost per Hire

Während die Cost per Hire nur die Kostenseite aufzeigt, ist für Unternehmen der Mehrwert einer Einstellung entscheidend. Faktoren wie Produktivität, Qualität der Einstellung (Quality of Hire) und Mitarbeiterbindung bestimmen, wie schnell und nachhaltig sich Recruiting-Investitionen auszahlen.

Nicht zuletzt spielt die Stärkung der Arbeitgebermarke, das Employer Branding, eine wichtige Rolle. Eine positive Candidate Experience und eine gute Mitarbeitererfahrung erhöhen langfristig die Attraktivität des Unternehmens, erleichtern den Zugang zu Talenten und können zukünftige Recruitingbudgets spürbar schonen.

Auch gut organisierte Recruiting-Events und eine klare Abstimmung mit Personaldienstleistern zu Kommunikation und Prozessschritten entlang der Candidate Journey können beispielsweise dazu beitragen, die Erfahrung von Bewerberinnen und Bewerbern zu verbessern. Selbst wenn es abschließend nicht zu einer Einstellung kommt, behalten sie das Unternehmen in guter Erinnerung.

Welchen Einfluss hat der Recruiting-Kanal?

Die Wahl des Recruiting-Kanals hat einen erheblichen Einfluss auf die entstehenden Kosten und die Qualität der eingehenden Bewerbungen. Je nach Kanal unterscheiden sich nicht nur die Ausgaben, sondern auch die Erfolgsquote, wodurch sich die Cost per Hire deutlich verschieben kann.

Klassische Stellenausschreibungen gelten dabei als vergleichsweise gut planbar, da Budgets und Laufzeiten im Voraus festgelegt werden können. Gleichzeitig sind sie jedoch häufig kostenintensiv und bergen trotz hoher Reichweite das Problem, dass viele Bewerbungen weniger passgenau sind.

Im Gegensatz dazu bietet Social Media Recruiting oft einen günstigeren Preis pro Kontakt und ermöglicht eine deutlich präzisere Ansprache spezifischer Zielgruppen. Besonders attraktiv ist hierbei die Möglichkeit, auch passive Kandidaten zu erreichen, die nicht aktiv auf Jobsuche sind, aber dennoch für eine Position offen sind.

In der Praxis zeigt sich, dass Unternehmen mit einer Kombination verschiedener Kanäle im Recruiting-Prozess meist die besten Ergebnisse erzielen. Durch die gezielte Nutzung mehrerer Ansätze können HR-Verantwortliche sowohl die Kosten optimieren als auch die Passgenauigkeit von ausgeschriebenen Stellen und Kandidatenprofilen nachhaltig verbessern.

Zentrale HR-Kennzahl, die nicht isoliert zu betrachten ist

Die Cost per Hire schafft Transparenz über die Recruiting-Kosten und hilft Unternehmen, ihre Personalprozesse effizienter zu steuern und zu optimieren. Gleichzeitig ist ihre Aussagekraft stark davon abhängig, dass alle relevanten Kosten vollständig und konsistent erfasst werden.

Allerdings zeigt die Kennzahl nur die Kostenseite und sollte daher immer im Kontext der Qualität der Einstellung (Englisch: Quality of Hire) und des langfristigen Mehrwerts betrachtet werden. Insgesamt ist die Cost per Hire ein wichtiges Steuerungsinstrument, das Unternehmen jedoch nicht isoliert interpretieren sollten.

• Bewerbermanagement: Wie Sie Ihre Bewerber verwalten
• Onboarding: So läuft der Prozess ab
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