Krankmeldung ab dem ersten Tag: Was die neue Attestpflicht für HR bedeutet

Die Bundesregierung plant eine Reform der Krankmeldungspflicht: Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer sollen künftig ab dem ersten Krankheitstag eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung vorlegen. Gleichzeitig soll die telefonische Krankschreibung abgeschafft werden. Was bedeutet das für HR-Abteilungen und wie bereiten sich Unternehmen am besten vor?

Das Wichtigste in Kürze

• Gesetzlich ist aktuell eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ab dem vierten Kalendertag der Arbeitsunfähigkeit vorzulegen. Arbeitgeber haben jedoch das Recht, über Arbeitsvertrag oder Betriebsvereinbarung eine frühere Nachweispflicht festzulegen.
• Die geplante Reform sieht eine Attestpflicht ab dem ersten Krankheitstag vor. Die telefonische Krankschreibung soll entfallen.
• Noch offen ist, ob Abweichungen durch Betriebsvereinbarungen oder Arbeitsverträge weiterhin zulässig bleiben.
• Die Bundesregierung geht davon aus, dass eine frühere Nachweispflicht missbräuchliche Krankmeldungen verhindert. Kritiker befürchten eine Überlastung der Arztpraxen und einen Vertrauensverlust zwischen Arbeitnehmern und Arbeitgebern.
• HR-Abteilungen bereiten sich vor, indem sie Prozesse digitalisieren und klare Kommunikation sicherstellen.

Die bisherige Dreitagesfrist: So funktioniert die Krankmeldung heute

Nach dem Entgeltfortzahlungsgesetz gilt in Deutschland aktuell die Dreitagesregel. Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer sind verpflichtet, ihre Krankmeldung unverzüglich beim Arbeitgeber anzuzeigen. Eine ärztliche Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ist jedoch erst ab dem vierten Tag der Arbeitsunfähigkeit vorzulegen.

Arbeitgeber haben allerdings das Recht, eine frühere Nachweispflicht festzulegen. Dies geschieht häufig über den Arbeitsvertrag oder eine Betriebsvereinbarung. In der Praxis verlangen viele Unternehmen eine Krankschreibung bereits ab dem ersten Tag, insbesondere bei häufigen Kurzerkrankungen oder in sicherheitsrelevanten Bereichen.

Attestpflicht ab dem ersten Tag: Was plant die Bundesregierung?

Die geplante Reform sieht vor, dass alle Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer ab dem ersten Krankheitstag eine ärztliche Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung vorlegen. Die Dreitagesfrist würde damit entfallen.

Ziel der Maßnahme ist es, den hohen Krankenstand in Deutschland zu senken und Missbrauch einzudämmen. Die Bundesregierung argumentiert, dass eine frühere Nachweispflicht Arbeitnehmer dazu bewegt, Krankheitstage bewusster zu nutzen und nur bei tatsächlicher Arbeitsunfähigkeit zu Hause zu bleiben.

Tatsächlich zeigen die Zahlen des Statistischen Bundesamts einen deutlichen Anstieg der Fehlzeiten. Im Jahr 2024 waren Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer in Deutschland durchschnittlich 14,8 Arbeitstage krank gemeldet. Zum Vergleich: 2021 lag dieser Wert noch bei 11,2 Tagen. Der sprunghafte Anstieg von 2021 auf 2022 dürfte unter anderem auf die Einführung der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung zurückzuführen sein, die eine lückenlosere Erfassung ermöglicht.

Abschaffung der Telefon-AU: Was soll sich konkret ändern?

Ein weiterer Bestandteil der geplanten Reform ist die Abschaffung der telefonischen Krankschreibung. Diese wurde während der Corona-Pandemie eingeführt und mehrfach verlängert. Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer mit leichten Atemwegserkrankungen konnten sich telefonisch für bis zu 5 Tage krankschreiben lassen, ohne die Arztpraxis aufzusuchen.

Die Telefon-AU soll nun entfallen. Nach aktuellem Planungsstand sollen Arbeitnehmer künftig wieder persönlich in der Arztpraxis erscheinen. Aktuell sind rückwirkende Krankschreibungen in Ausnahmefällen möglich, ob und wie diese Praxis nach der Reform fortbesteht, ist noch offen.

Ärztinnen und Ärzte sowie Kassenärztliche Vereinigungen warnen vor einer Überlastung der Praxen. Gerade in den Wintermonaten, wenn Erkältungswellen auftreten, drohen überfüllte Wartezimmer und längere Wartezeiten.

Krankschreibung in Europa: So läuft es anderswo

Im europäischen Ausland gelten sehr unterschiedliche Regelungen zur Krankmeldung. Großbritannien verlangt erst ab dem 8. Krankheitstag eine ärztliche Bescheinigung. Gesetzliches Krankengeld gibt es ab Tag 4 für bis zu 28 Wochen, allerdings nur etwa 135 Euro pro Woche. Arbeitgeber können aufstocken, sofern dies vertraglich vereinbart ist.

Italien setzt auf Kontrolle: Arbeitnehmer benötigen bereits ab dem ersten Tag eine Krankschreibung. Amtsärzte können unangekündigt zu Hause erscheinen, um die Arbeitsunfähigkeit zu überprüfen.

Auch in Schweden ist ein Attest ab dem ersten Krankheitstag erforderlich. Allerdings bleibt der erste Tag unbezahlt, dieser Karenztag wird vom Gehalt abgezogen. Ab Tag 2 zahlt der Arbeitgeber 80 Prozent des Gehalts, nach 2 Wochen übernimmt die Sozialversicherungskasse.

Die Schweiz kennt keine gesetzlich geregelte Attestpflicht. Wann und ob Arbeitnehmer eine Krankschreibung vorlegen müssen, hängt vom individuellen Arbeitsvertrag ab.

In Frankreich zahlt die gesetzliche Krankenkasse ab dem 4. Krankheitstag 50 Prozent des Gehalts, Arbeitgeber können aufstocken. Die ersten 3 Tage bleiben unbezahlt. Eine Krankschreibung muss innerhalb von 48 Stunden vorgelegt werden.

Was bedeutet die Reform für Arbeitgeber und HR?

HR-Abteilungen müssen sicherstellen, dass alle Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen ab dem ersten Tag vorliegen und korrekt erfasst werden. Dadurch steigt der Verwaltungsaufwand. Abwesenheitsmanagement gewinnt dadurch in Unternehmen an Bedeutung, da lückenlose Dokumentation und schnelle Reaktion auf Fehlzeiten wichtiger werden.

Bestehende Regelungen in Arbeitsverträgen und Betriebsvereinbarungen sollten überprüft werden. Ob diese angepasst werden müssen, hängt davon ab, wie die endgültige Gesetzesformulierung ausfällt. Bleibt das Günstigkeitsprinzip bestehen, könnten Unternehmen weiterhin großzügigere Regelungen vereinbaren.

Ein weiterer Aspekt ist das Fehlzeitenmanagement. Kennzahlen wie der Bradford-Faktor helfen dabei, Muster bei Kurzerkrankungen zu erkennen. Die Reform könnte dazu führen, dass Absentismus sichtbarer wird und gezielter adressiert werden kann. Eine zu strikte Kontrolle birgt jedoch das Risiko, das Vertrauen von Mitarbeitern zu ihrem Arbeitgeber zu beschädigen und die Mitarbeitererfahrung negativ zu beeinflussen. Die Balance zwischen Kontrolle und Vertrauen bleibt entscheidend.

Wie HR-Abteilungen sich jetzt vorbereiten

Auch wenn die Reform noch nicht final beschlossen ist, lohnt es sich für HR-Abteilungen, proaktiv zu handeln. Folgende Schritte helfen bei der Vorbereitung:

• Prozesse digitalisieren: Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) sollte zum Standard im Unternehmen werden. Das spart Zeit und reduziert Fehler bei der Erfassung von Krankmeldungen.
  
• Kommunikation klären: Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer müssen frühzeitig über die neuen Regelungen informiert werden. Klare Kommunikation verhindert Missverständnisse und sorgt für Akzeptanz.
  
• Rechtslage beobachten: HR-Abteilungen sollten die Gesetzgebung aufmerksam verfolgen. Erst der endgültige Gesetzeswortlaut zeigt, ob bestehende Regelungen zur Nachweispflicht angepasst werden müssen oder ob Abweichungen zugunsten der Arbeitnehmer weiterhin zulässig bleiben.
• Fürsorgepflicht beachten: Die Reform darf nicht zu Präsentismus führen, also dazu, dass Beschäftigte krank zur Arbeit erscheinen. Employee Wellbeing bleibt ein zentrales Thema. Unternehmen sollten sicherstellen, dass Arbeitnehmer sich bei Krankheit erholen und nicht aus Angst vor Konsequenzen zur Arbeit kommen.
• Fehlzeiten analysieren: Ein systematisches Fehlzeitenmanagement hilft, Muster zu erkennen und gezielt zu reagieren. Tools und Kennzahlen wie der Bradford-Faktor unterstützen dabei.
• Rechtliche Beratung einholen: Bei Unsicherheiten zur Umsetzung der Reform empfiehlt es sich, rechtliche Beratung in Anspruch zu nehmen. Arbeitsrechtliche Fragen, insbesondere im Zusammenhang mit Kündigung wegen Krankheit, sollten sorgfältig geprüft werden.

Kritik und offene Fragen zur geplanten Reform

Nicht alle Expertinnen und Experten befürworten die Gesetzespläne. Gewerkschaften und Arbeitnehmerverbände kritisieren, dass die Reform ein Misstrauen gegenüber Arbeitnehmern signalisiert. Vertrauen sei die Grundlage einer guten Arbeitsbeziehung, und eine pauschale Verschärfung der Nachweispflicht könne dieses Vertrauen beschädigen.

Auch Ärztinnen und Ärzte äußern Bedenken. Die Kassenärztliche Bundesvereinigung warnt vor überlasteten Praxen, insbesondere in den Wintermonaten. Zudem fehle es an wissenschaftlichen Belegen dafür, dass eine frühere Nachweispflicht den Krankenstand senkt.

Eine offene Frage betrifft das Günstigkeitsprinzip: Bleiben Abweichungen durch Betriebsvereinbarungen oder Arbeitsverträge weiterhin zulässig? Sollte der Gesetzgeber solche Abweichungen ausdrücklich erlauben, könnten Unternehmen weiterhin großzügigere Regelungen vereinbaren, etwa eine Krankmeldung ohne Attest für die ersten 2 oder 3 Tage.

Weitere offene Fragen betreffen die Umsetzung in der Praxis: Wie gehen Arbeitgeber mit Arbeitnehmern um, die am ersten Krankheitstag keine Möglichkeit haben, eine Arztpraxis aufzusuchen? Welche Ausnahmen wird es geben?

Die Debatte zeigt: Die Reform ist umstritten. Arbeitgeber und HR-Abteilungen sollten die Entwicklung aufmerksam verfolgen und sich auf verschiedene Szenarien vorbereiten.

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