Personalakte einsehen: Darauf muss HR achten
Die Personalakte ist weit mehr als eine Sammlung von Dokumenten. Sie ist ein sensibles Instrument im Arbeitsverhältnis. Bei guter Pflege und Dokumentation erfüllt sie nicht nur gesetzliche Anforderungen, sondern bietet auch viel Potenzial in puncto Mitarbeiterentwicklung. Spätestens wenn Mitarbeitende und externe Stellen Einsicht verlangen oder Prozesse digitalisiert werden, steht HR jedoch in der Verantwortung. Was ist erlaubt, was Pflicht und wo lauern Risiken?
Das Wichtigste in Kürze
- Die Personalakte enthält viele sensible, personenbezogene Daten.
- Für Beamte und Mitarbeiter im öffentlichen Dienst ist sie gesetzlich vorgeschrieben. Im privaten Sektor ist sie aufgrund diverser gesetzlicher Dokumentations-, Aufbewahrungs- und Nachweispflichten faktisch ebenfalls Pflicht, obwohl es dazu kein gesondertes Gesetz gibt.
- Mitarbeiter dürfen ihre Personalakte grundsätzlich jederzeit einsehen.
- Für andere berechtigte Stellen sind die rechtlichen Hürden hoch, um Einblicke in die Personalakte zu erhalten.
- HR muss bei der Einwilligung zur Akteneinsicht einige wichtige Punkte beachten.
Was gehört in die Personalakte?
In die Personalakte gehören alle personenbezogenen Unterlagen eines Mitarbeiters, die das Arbeitsverhältnis betreffen. Dazu zählen typischerweise ein digitaler Arbeitsvertrag, Zeugnisse, eine mögliche Abmahnung, ebenso wie Beurteilungen, Fortbildungsnachweise oder die monatliche Gehaltsabrechnung.
Nicht hineingehören private Notizen, informelle Einschätzungen oder Daten ohne arbeitsrechtlichen Bezug. Als Faustregel für HR gilt: Alle Personaldaten, die Auswirkungen auf das Arbeitsverhältnis von Arbeitnehmern und Arbeitnehmerinnen haben, gehören in die Personalakte.
Je nach Art des Dokuments müssen Arbeitgeber Inhalte der Personalakte auch nach Beendigung eines Arbeitsverhältnisses für 3 bis 10 Jahre aufbewahren, da viele der Unterlagen steuer- oder sozialversicherungsrelevant sind und damit längeren Verjährungsfristen unterliegen.
Wer hat Einblick in die Personalakte?
Ein Recht auf Einsichtnahme in die Personalakte haben nur Personen, die diese Einsicht zur Erfüllung ihrer Aufgaben zwingend benötigen. Dazu gehören in der Regel Human Resources und direkte Führungskräfte. Mitarbeitende selbst können zu jedem Zeitpunkt ihre eigene Personalakte anfordern, einsehen und kopieren.
Wichtig: Ein Einblick in die Personalakte durch den Arbeitgeber, der „heimlich“ oder ohne sachlichen Grund erfolgt, ist unzulässig. Transparenz ist in diesem Zusammenhang Pflicht.
Worauf muss HR achten, bevor sie Einsicht in die Personalakte gewährt?
Bevor HR Einsicht in eine Mitarbeiterakte gestattet, müssen in Deutschland mehrere arbeits-, datenschutz- und mitbestimmungsrechtliche Punkte beachtet werden. Die wichtigsten Aspekte im Überblick:
1. Wer darf die Personalakte einsehen?
Grundsätzlich ist nur ein kleiner Personenkreis zur Einsicht berechtigt: Der Mitarbeitende selbst, HR im Rahmen ihrer Aufgaben sowie Vorgesetzte, soweit die Einsicht erforderlich ist. Hier gilt das sogenannte Need-to-know-Prinzip. Auch der Betriebsrat darf nach § 83 Abs. 1 BetrVG Einsicht in die Personalakte beantragen, sofern die Einwilligung des betroffenen Mitarbeiters vorliegt. Ein pauschales Einsichtsrecht in Personalakten hat er nicht, da sie besonders schützenswerte Angaben enthalten.
Ein Mitglied des Betriebsrats unterliegt der Schweigepflicht und wird von Mitarbeitern häufig selbst in strittigen Fällen hinzugezogen. Das kann beispielsweise nach einer Abmahnung der Fall sein, oder wenn ein Mitarbeiter sich bei einer Beförderungsrunde übergangen fühlt.
Externe Stellen, wie etwa Anwälte oder Behörden, dürfen nur bei entsprechender Rechtsgrundlage oder Einwilligung des Mitarbeiters Einsicht in sensible Personalunterlagen nehmen. Das Gericht kann eine solche Einsichtnahme zum Beispiel im Rahmen von Unterhaltsverfahren anordnen.Kollegen oder andere Abteilungen ohne legitimen Zweck dürfen fremde Personalakten nicht einsehen.
2. Rechtsgrundlage nach DSGVO und BDSG
Vor Einsichtnahmen in die Personalakte muss HR prüfen, auf welcher Rechtsgrundlage diese erfolgt: In Frage kommen zum Beispiel § 26 BDSG (Datenverarbeitung im Beschäftigungsverhältnis) oder Art. 6 DSGVO.
Wichtig: Falls keine Rechtsgrundlage greift, muss der betroffene Mitarbeiter die Einsicht in die gespeicherten Daten freiwillig und informiert bewilligen. Gleichzeitig muss es ihm möglich sein, die Einwilligung jederzeit zu widerrufen.
3. Zweckbindung und Erforderlichkeit
Auch wenn die Einsicht in die Personalakte in einem definierten Fall erlaubt ist, darf sie grundsätzlich nur für einen konkreten, legitimen Zweck erfolgen. Das kann zum Beispiel eine Vertragsdurchführung, eine Leistungsbeurteilung oder auch arbeitsrechtliche Maßnahmen, wie etwa eine Versetzung oder eine Abmahnung, sein. Einsichten in Personalakten dürfen grundsätzlich nicht pauschal oder „vorsorglich“ erfolgen. Auch dürfen legitimierte Stellen nur die für ihr Anliegen relevanten Teile der Akte einsehen.
4. Inhalt der Personalakte prüfen
In einem regelmäßigen Turnus sollte HR sicherstellen, dass nur zulässige, sachliche undwahre Informationen in der Personalakte enthalten sind. Das bedeutet konkret: Personalakten dürfen keine unrichtigen Angaben oder unzulässigen Daten, wie etwa Gesundheitsdaten ohne Rechtsgrundlage, private Notizen oder Gerüchte bzw. diskriminierende und wertende Inhalte enthalten. Zudem müssen alle Dokumente manuell oder digital datenschutzkonform abliegen.
5. Form der Einsicht
Sämtliche Einsichtnahmen gilt es, intern zu dokumentieren und darauf hinzuweisen, dass alle Beteiligten einer Einsichtnahme in die Personalakte der Verschwiegenheitspflicht unterliegen.
Grundsätzlich dürfen Personalakten im Original nicht herausgegeben werden und müssen vor unbefugtem Zugriff geschützt werden. HR-Manager sind entsprechend angehalten, Zugriffsrechte genau zu überprüfen und die Protokollierung der Einsichten sicherzustellen.
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Das verändert die digitale Personalakte
Viele Bestandteile der Personalakte müssen heutzutage digital festgehalten und bereitgestellt werden. Entsprechend setzt ein Großteil der Unternehmen mittlerweile ausschließlich auf elektronische Mitarbeiterakten. Mit der digitalen Personalakte steigen Effizienz und Verfügbarkeit, aber auch die Anforderungen an Datenschutz und IT-Sicherheit. Zugriffsrechte auf die digitale Personalakte müssen klar definiert, Protokollierungen lückenlos und Systeme DSGVO-konform sein.
HR-Manager sollten digitale Akten nicht nur als Ablage verstehen, sondern als strukturiertes, revisionssicheres System mit klaren Verantwortlichkeiten.
Chance oder Chaos? Das bringt Employee Self Service
Auch die Arbeitnehmer profitieren von der digitalen Personalakte: Employee Self Service (ESS) etwa ermöglicht es Mitarbeitenden, bestimmte Dokumente selbst einzusehen oder zu pflegen. Das kann zum Beispiel die Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse sein oder die Geburtsurkunde eines neugeborenen Kindes. Das entlastet die Personalabteilung – vorausgesetzt, die Prozesse sind sauber aufgesetzt. Ohne klare Regeln kann ESS jedoch schnell zu Unsicherheit führen: Welche Daten sind sichtbar? Was darf geändert werden und wie wird die Änderung in der Personalakte vermerkt? Bei der Beantwortung und Dokumentation dieser Fragen ist HR gefragt: Erfolgreich ist Employee Self Service nur dann, wenn Transparenz, Schulung, eine gute interne Kommunikation und klare Governance zusammenspielen. Die Regeln sind meist im unternehmensinternen Code of Conduct oder in der Arbeitsstättenrichtlinie hinterlegt.
Das passiert mit personenbezogenen Daten nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses
Nach dem Ende des Arbeitsverhältnisses gilt: Nicht alle Daten müssen bzw. dürfen überhaupt archiviert werden. Personenbezogene Daten sind zu löschen, sobald sie für den ursprünglichen Zweck nicht mehr erforderlich sind, es sei denn, gesetzliche Aufbewahrungsfristen greifen.
Die gesetzlichen Fristen betragen in der Regel 3 Jahre. Bei sozialversicherungsrelevanten Dokumenten wie Lohnunterlagen oder Versicherungsbescheinigungen können jedoch auch Fristen von bis zu 10 Jahren gelten.
HR benötigt an dieser Stelle ein belastbares Löschkonzept, das zwischen steuer-, sozialversicherungs- und arbeitsrechtlichen Pflichten unterscheidet.
Ein neuer Arbeitgeber will Einsicht in die alte Personalakte: Ist das erlaubt?
Nein. Ein neuer Arbeitgeber darf keine Einsicht in die alte Personalakte verlangen oder erhalten. Zulässig sind nur vom neuen Arbeitnehmer ausgewählte, einzelne Nachweise wie zum Beispiel Bescheinigungen über Fortbildungen oder durch den Mitarbeiter selbst benannte Referenzen, nicht jedoch die Akte selbst.
Personalakten sind ein wertvolles HR-Instrument
Auch wenn die Personalakte aufgrund vielfältiger Regelungen zum Thema Datenschutz und Dokumentation schnell wie ein rechtliches Minenfeld wirkt, bieten gut geführte Personalakten auch eine wertvolle Chance, um die HR-Arbeit weiter zu professionalisieren und Mitarbeiter durch gezielte Weiterbildungsangebote noch erfolgreicher zu entwickeln.
Wer klare Regeln, saubere Prozesse und digitale Kompetenz kombiniert, sorgt nicht nur für Compliance, sondern auch für Vertrauen und eine positive Mitarbeitererfahrung (Employee Experience). Schließlich können Mitarbeiter durch ESS ihre Akten in weiten Teilen eigenmächtig verwalten.
Insbesondere auf dem umkämpften Arbeitsmarkt ist dieses Attribut ein attraktiver Wettbewerbsfaktor, mit dem Arbeitgeber ihre Mitarbeiter möglichst lange halten können.
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