Geschäftsreisen: Was Sie zum Thema Bewirtungskosten wissen sollten

Kennen Sie den Unterschied zwischen betrieblich und geschäftlich veranlassten Bewirtungskosten? Wissen Sie welche Angaben auf einem Bewirtungsbeleg vermerkt sein sollten und wann eine Bewirtung vorliegt und wann nicht? Der folgende Beitrag fasst die wichtigsten Regelungen zu den Bewirtungskosten noch einmal für Sie zusammen.

Betrieblich und geschäftlich veranlasste Bewirtungskosten

Eine Bewirtung ist „betrieblich veranlasst“, wenn sie ausschließlich die Bewirtung von Arbeitnehmern des Unternehmens umfasst. Erfolgt eine solche Bewirtung aus „betrieblichem Anlass“ können die Bewirtungskosten in voller Höhe als Betriebsausgabe abgezogen werden.

Eine geschäftlich veranlasste Bewirtung besteht bei der Bewirtung von Geschäftsfreunden. Zu den Geschäftsfreunden zählen Personen, mit denen Ihr Unternehmen Geschäftsbeziehungen eingehen möchte oder bereits geschäftlich zusammenarbeitet. Außerdem ist bei der Bewirtung von Steuerberatern, Rechtsanwälten, Unternehmensberatern und weiteren Personen, mit denen eine geschäftliche Zusammenarbeit besteht, von einer geschäftlichen Bewirtung auszugehen. Auch die Bewirtung von Besuchern des Unternehmens z. B. im Rahmen der allgemeinen Öffentlichkeitsarbeit ist geschäftlich veranlasst. Die geschäftlich veranlassten Bewirtungskosten dürfen nur in Höhe von 70% der angemessenen Bewirtungskosten als Betriebsausgaben geltend gemacht werden. Die restlichen 30% der Bewirtungskosten sind steuerlich nicht als Betriebsausgaben abziehbar.

R 4.10. Geschenke, Bewirtung, andere die Lebensführung berührende Betriebsausgaben, Abs. 6 und 7 Einkommenssteuerrichtlinien.

Keine Bewirtung liegt vor bei…

• Gewährung von Aufmerksamkeiten in geringem Umfang (Kaffee, Tee, Gebäck), z.B. anlässlich betrieblicher Besprechungen, wenn es sich hierbei um eine übliche Geste der Höflichkeit handelt. Die Höhe der Aufwendungen ist hierbei nicht ausschlaggebend.
• Produkt- und Warenverkostungen, z.B. im Herstellungsbetrieb, beim Kunden, beim Händler, bei Messeveranstaltungen. Hier besteht ein unmittelbarer Zusammenhang mit dem Verkauf der Produkte oder Waren. Voraussetzung für den unbeschränkten Abzug ist, dass nur das zu veräußernde Produkt und ggf. Aufmerksamkeiten (z. B. Brot anlässlich einer Weinprobe) gereicht werden. Diese Aufwendungen können unbegrenzt als Betriebsausgaben abgezogen werden.

R 4.10. Geschenke, Bewirtung, andere die Lebensführung berührende Betriebsausgaben, Abs. 5 Einkommenssteuerrichtlinien.

Unangemessene Bewirtungskosten

Ob auf Geschäftsreise oder bei einer Bewirtung vor Ort, unangemessen sind Bewirtungskosten dann, wenn ein Missverhältnis zwischen dem Anlass und der Höhe der Bewirtung besteht. Die Verhältnismäßigkeit von Anlass und Höhe wird von der Finanzbehörde im Einzelfall geprüft. Eine feste und betragsmäßige Grenze, ab wann Bewirtungskosten unangemessen sind, gibt es nicht. Unangemessene Bewirtungskosten können nicht als Betriebsausgaben abgezogen werden.

R 4.10. Geschenke, Bewirtung, andere die Lebensführung berührende Betriebsausgaben, Abs. 12 Einkommenssteuerrichtlinien.

Nebenkosten

Zu den Nebenkosten der Bewirtung auf Geschäftsreise oder vor Ort zählen z.B. die Aufwendungen für Garderobe, Trinkgelder oder Tischdekoration. Dabei spielt es keine Rolle, ob diese Sie Ihre Geschäftsfreunde vor Ort oder auf einer Geschäftsreise bewirten. Solange die Kosten im Verhältnis zum Gesamtpreis von untergeordneter Bedeutung sind, zählen sie zu den Bewirtungskosten und sind nur zu 70% als Betriebsausgabe abziehbar. Unverhältnismäßig hohe Nebenkosten sollten von den Bewirtungskosten getrennt und in voller Höhe als Betriebsausgabe abgezogen werden.

R 4.10. Geschenke, Bewirtung, andere die Lebensführung berührende Betriebsausgaben, Abs. 5 Einkommenssteuerrichtlinien.

Behandlung der Vorsteuer

Mit dem Urteil vom 10. Februar 2005 hat der Bundesfinanzhof die Beschränkung des Vorsteuerabzugs auf 70% aufgehoben. Die Einschränkung des Vorsteuerabzugs auf 70% war bzw. ist mit dem EU-Recht nicht vereinbar. Unternehmen können seither bei angemessenen geschäftlichen Bewirtungen den vollen Vorsteuerabzug geltend machen.

BFH-Urteil vom 10. Februar 2005 – V R 76/03

Anforderung an einen Bewirtungsbeleg

Die Finanzverwaltung verlangt, dass die Aufwendungen leicht und sicher nachprüfbar sind. Deshalb sind nach § 4 Abs. 5 Nr. 2 und Abs. 7 EstG zum Nachweis von Bewirtungskosten folgende Aufzeichnungen vorzunehmen:

• Höhe der Aufwendungen
• Teilnehmer
• (Bewirtender, bei Rechnungen ab 150,00 € inkl. USt)
• Anlass der Bewirtung
• Unterschrift

Angaben zu den Teilnehmern und zum Anlass der Bewirtung können auf der Rechnung selbst oder auf einem separaten Bewirtungsbeleg vorgenommen werden.

Bei Bewirtung in Gaststätten muss die Rechnung maschinell erstellt und registriert, und die Leistungen einzeln aufgeführt sein. Lediglich „Speisen und Getränke“ anzugeben, reicht nicht aus. Außerdem sind Bewirtungsaufwendungen zeitnah, einzeln und getrennt aufzuzeichnen. Dies gilt auf Geschäftsreisen oder bei Bewirtungen vor Ort.

R 4.10 Geschenke, Bewirtung, andere die Lebensführung berührende Betriebsausgaben, Abs. 8 und 9 Einkommenssteuerrichtlinien.