Mehrwertsteuersenkung: Was das für die Reisekosten bedeutet

Ab 1. Juli 2020 ändern sich die Mehrwertsteuer-Sätze in Deutschland. Das schlägt sich auch in den Reisekosten nieder. Denn durch die Mehrwertsteuersenkung muss bei Fahrten, Übernachtungen und der Verpflegung nun neu gerechnet werden. Ein Kraftakt für viele Betriebe. Kunden von HR WORKS können allerdings gelassen bleiben.

Ab 1. Juli 2020 ändern sich die Mehrwertsteuer-Sätze in Deutschland. Das schlägt sich auch in den Reisekosten nieder. Denn durch die Mehrwertsteuersenkung muss bei Fahrten, Übernachtungen und der Verpflegung nun neu gerechnet werden. Ein Kraftakt für viele Betriebe. Kunden von HR WORKS können allerdings gelassen bleiben.

Mit rund 130 Milliarden Euro will die Bundesregierung nach der Coronakrise wieder die deutsche Wirtschaft ankurbeln. Dabei steht vor allem ein Instrument im Zentrum der medialen Aufmerksamkeit: die vorübergehende Absenkung der Mehrwertsteuer. Den Bund kostet diese spezielle Aktion fast 20 Milliarden Euro. Über Sinnhaftigkeit und Auswirkung dieser Maßnahme gehen die Meinungen zwar auseinander. Doch klar ist schon jetzt: Die neuen Mehrwertsteuer-Sätze werden bei vielen Unternehmen für rauchende Köpfe sorgen.

Mehrwertsteuersenkung: Das gilt ab 1. Juli 2020

Mit Beginn der zweiten Jahreshälfte gelten in Deutschland temporär andere Mehrwertsteuer-Sätze. Der Normal-Steuersatz beträgt dann statt 19% nur noch 16%, der ermäßigte bzw. reduzierte Satz statt 7% nur noch 5%. Rechtlich geregelt wird dies über §28 Abs. 1 und Abs. 2 UStG. Im ersten Moment klingt diese Form der Steuersenkung recht simpel. Doch bei genauerer Betrachtung kann es schnell verwirrend werden.

Mehrwertsteuersenkung: Wie lange und wofür?

Die allgemeine Senkung der Mehrwertsteuer gilt für den Zeitraum 01. Juli bis 31. Dezember 2020. Also genau sechs Monate. Doch es gibt eine wichtige Ausnahme: die Gastronomie. Für diesen Sektor wurde nämlich ein weiteres Corona-Paket auf den Weg gebracht, das von 1. Juli 2020 bis 30. Juni 2021 wirksam ist, also ein ganzes Jahr lang.

Was bedeutet das nun konkret?

Durch die Überschneidung der zwei Corona-Hilfen – einmal für alle Unternehmer, einmal speziell für die Gastronomie – kommt es zu uneinheitlichen Steuersätzen. Für Restaurant- und Verpflegungsdienstleistungen heißt das folgendes: Ab 1. Juli 2020 werden servierte Speisen mit 5% Mehrwertsteuer berechnet, ab 1. Januar 2021 mit 7% und schließlich ab 1. Juli 2021 wieder wie bisher mit 19%. Die “Supersenkung” auf erst 5% und dann 7% gilt allerdings, wie bereits erwähnt, nur für Speisen. Auf Getränke wird ab 1. Juli 2020 für ein halbes Jahr lang 16% Mehrwertsteuer (statt 19%) aufgeschlagen.

Verwirrung kann es auch beim Thema Verkehr geben. So hat die Deutsche Bahn bereits seit 1. Januar 2020, also unabhängig von Corona, niedrigere Mehrwertsteuer-Sätze im Fernverkehr. Grund für die Senkung war das Klimapaket der Bundesregierung. Dadurch sank der Mehrwertsteuersatz für Strecken über 50 Kilometer von 19% auf 7%. Mit dem jetzigen Konjunkturpaket sinkt der Mehrwertsteuersatz aber nochmal, nämlich auf 5%. Bei Flügen im Inland gilt ab 1. Juli 2020 die neue Mehrwertsteuer von 16%. Auf Flüge ins Ausland fällt wie bisher keine Mehrwertsteuer an.

Was bedeutet die Mehrwertsteuersenkung für die Reisekosten?

Reisekosten setzen sich aus maximal 4 Teilbereichen zusammen:

• Fahrtkosten
• Übernachtungskosten
• Verpflegungskosten
• Reisenebenkosten

Die Mehrwertsteuersenkung wirkt sich naturgemäß auf alle 4 Bereiche aus, was für die Reisekostenabrechnung relevant ist. Beispiel Übernachtungskosten: Bisher waren hier 7% Mehrwertsteuer fällig, nun sind es 5%. Wer auf einer Dienstreise im Restaurant etwas konsumiert, zahlt nun für das Essen 5% (bis Ende des Jahres) und 7% im ersten Halbjahr 2021 – für Getränke allerdings sechs Monate lang gleichbleibend 16% (statt bisher 19%).

Die ohnehin schon aufwendige Reisekostenabrechnung nimmt also ab Juli noch mehr Zeit in Anspruch. Denn damit alles seine Richtigkeit hat, muss in der Buchhaltung nun auf mehr Details geachtet werden. Für das Rechnungswesen bedeutet die vorübergehende Mehrwertsteuersenkung somit eine zusätzliche Belastung.

Mehrwertsteuersenkung: HR WORKS-Kunden entgehen dem Rechenchaos

Wer für die Abrechnung die Reisekosten-Software von HR WORKS einsetzt, muss sich keine Gedanken um die mitunter verwirrende Mehrwertsteuersenkung machen. Denn in der Software wird die Mehrwertsteuer pünktlich zum 1. Juli 2020 auf die niedrigeren Sätze umgestellt. Für Buchhalter, Personaler oder andere mit den Reisekosten betraute Personen sind somit keine zeitaufwendigen Extra-Berechnungen notwendig.

Mehrwertsteuer: Gastronomie stellt einen Sonderfall dar

Auch bei den in Zukunft komplizierteren Bewirtungsbelegen können Kunden von HR WORKS entspannt bleiben. Zwar kommt es aufgrund der unterschiedlichen Sätze von 5% für servierte Speisen (ab Januar 2021 7%) und 16% für Getränke zu einer unterschiedlich hohen Besteuerung. Allerdings stellt die HR-Software die jeweils korrekten Mehrwertsteuersätze bereit. Für Anwender, die über Administratorenrechte bei den Reisekosten verfügen, ist nur wichtig, den jeweiligen Exportschlüssel für angebundene Finanzbuchhaltungsprogramme anzupassen.