Die 10 größten Fehler bei der Reisekostenabrechnung

Das Reisekostenrecht ist bekanntlich komplex und führt leicht zu Missverständnissen. Das begünstigt wiederum Fehler bei der Reisekostenabrechnung. Doch welche sind die 10 größten Irrtümer, die im Kontext der Reisekostenabrechnung auftauchen?

Irrtum 1: Hotelübernachtungen mit Frühstück werden grundsätzlich um 5,60 Euro gekürzt

Die Wahrheit: Für die steuerliche Behandlung des Frühstücks bei Dienstreisen gibt es 2 Möglichkeiten: Der Arbeitgeber kürzt bei der Reisekostenabrechnung den Erstattungsbetrag im Rahmen des Frühstücksabzugs um 5,60 Euro oder er zieht den Sachbezugswert in Höhe von 2,30 Euro vom Auszahlungsbetrag ab. Alternativ kann er den Sachbezugswert als geldwerten Vorteil vom Mitarbeiter versteuern lassen. Aus dem Sachbezugswert von 2,30 Euro ergibt sich für den Reisenden ein geldwerter Vorteil von 3,30 Euro. Dieser Betrag kann jedoch nur angesetzt werden, wenn der Arbeitgeber die Kosten erstattet hat und die Rechnung auf seinen Namen ausgestellt ist.

Welche Option ein Unternehmen wählt, ist ihm unter den genannten Voraussetzungen überlassen. Der um 3,30 Euro geringere Erstattungsbetrag beim Frühstücksabzug kann jedoch vom Mitarbeiter nicht als Werbungskosten geltend gemacht werden, wie das beispielsweise bei einer geringeren Auszahlung des Kilometergeldes der Fall ist.

Irrtum 2: Der Arbeitgeber ist verpflichtet, dem Arbeitnehmer Übernachtungs- und Verpflegungspauschalen zu bezahlen

Die Wahrheit: Es gibt keine gesetzliche Pflicht für Unternehmen, ihren Mitarbeitern Übernachtungs- und Verpflegungspauschalen auszuzahlen. Wer keine Pauschalen erhält, hat jedoch die Möglichkeit, sie in seiner Steuererklärung als Werbungskosten anzuführen. Das gilt seit 2008 aber nicht mehr für Übernachtungspauschalen. Es ist lediglich vorgeschrieben, dass die gesetzlichen Pauschalen steuerfrei sind.

Irrtum 3: Reisekostenabrechnungen müssen unterschrieben sein

Die Wahrheit: Reisekostenabrechnungen sind laut Gesetz „formfrei“. Das bedeutet, dass sie von niemandem unterschrieben werden müssen, um gültig zu sein. Daher spielt es für die Reisekostenabrechnung und Auszahlung keine Rolle, ob eine Unterschrift vorhanden ist.

Irrtum 4: Kosten ohne Beleg lassen sich nicht abrechnen

Die Wahrheit: Wenn Geschäftsreisende für angefallene Leistungen keinen Beleg erhalten oder ihn sogar verloren haben, bleiben sie nicht auf ihren Kosten sitzen. Denn mit einem Eigenbeleg haben sie ebenfalls die Möglichkeit, eine herkömmliche Kostenabrechnung zu erstellen. Einen Nachteil hat man jedoch als vorsteuerabzugsberechtigter Selbständiger oder als Unternehmen: Da es sich bei einem Eigenbeleg nicht um eine ordnungsgemäße Rechnung handelt, ist kein Abzug der Vorsteuer möglich.

Irrtum 5: Versicherungsschutz auf Dienstreisen besteht nur mit einem Reiseantrag

Die Wahrheit: Ein Reiseantrag hat keinen Einfluss auf den Versicherungsschutz während einer Geschäftsreise. Ein Versicherungsschutz während einer Dienstreise besteht über den Arbeitgeber, unabhängig davon, ob ein Reiseantrag gestellt wurde oder nicht. Ein Unfall während einer Dienstreise wird dabei wie ein Arbeitsunfall behandelt.

Irrtum 6: Jede geschäftliche Reise ist eine Geschäftsreise

Die Wahrheit: Fahrten zur „regelmäßigen Arbeitsstätte“ sind keine Dienstreisen. Mitarbeiter dürfen für solche Fahrten keine steuerfreien Pauschalen erhalten. Beispiel: Wenn ein Mitarbeiter mehr als 46 Mal pro Kalenderjahr von seinem vertraglich vereinbarten Homeoffice in die Niederlassung fährt, handelt es sich um keine Dienstreisen, sondern um Fahrten zur „regelmäßigen Arbeitsstätte“.

Irrtum 7: Angaben zur Bewirtung müssen direkt auf Restaurantquittungen stehen

Die Wahrheit: Die Angaben für den Bewirtungsbeleg wie Ort, Datum, Anlass der Bewirtung und bewirtete Personen müssen nicht auf der Restaurantquittung stehen. Der Reisende selbst erstellt nachträglich ein Dokument mit allen erforderlichen Angaben und reicht es gemeinsam mit der Restaurantquittung zur Abrechnung der Reisekosten ein.

Irrtum 8: Bewirtungsangaben müssen den Arbeitgeber der bewirteten Person enthalten

Die Wahrheit: Es ist keine Pflicht, bei den Bewirtungsangaben das Unternehmen der bewirteten Person anzugeben. Übersteigen die Bewirtungskosten den Betrag von 150 Euro, ist das Restaurant verpflichtet, eine ordnungsgemäße Rechnung nach §14 UStG auszustellen. Diese Rechnung muss das vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmen nennen, das die Bewirtungskosten trägt bzw. zum Essen einlädt.

Irrtum 9: Wer auf einer Geschäftsreise bewirtet wird oder selbst einen Geschäftspartner einlädt, muss seine Verpflegungspauschale kürzen

Die Wahrheit: Entsprechende Regelungen in Unternehmen sind zulässig, aber nicht gesetzlich vorgeschrieben. Wird die Verpflegungspauschale des reisenden Mitarbeiters gekürzt, nachdem er zum Essen eingeladen wurde oder selbst einen Geschäftspartner bewirtet hat, ist es wichtig, die Abzüge am Ende des Jahres zu dokumentieren. Im anderen Fall hätte der Arbeitnehmer die Möglichkeit, die Abzüge bei seinen Werbungskosten steuerlich geltend zu machen.

Irrtum 10: Bei Rückreisen von Auslandsreisen gelten die Pauschalen der Länder, die man durchquert

Die Wahrheit: Bei Auslandsreisen gelten die Auslandspauschalen des Landes, in denen man zuletzt gearbeitet hat. Wer also auf Dienstreise in Italien war und durch die Schweiz nach Deutschland zurückreist, muss für alle Rückreisetage die Auslandspauschalen von Italien ansetzen. Bei der Hinreise erhalten die Reisenden die Pauschale des Landes, das um 24 Uhr Ortszeit erreicht wurde.

Ausnahme: Liegen zwischen Abreise und Ankunft 24 Stunden und der Reisende dabei nicht übernachtet hat, wird für diesen Zeitraum die Auslandspauschale von Österreich herangezogen – unabhängig vom Aufenthaltsort auf der Welt. Zum Beispiel: Reist der Mitarbeiter von Deutschland nach Australien, übernachtet nicht und verbringt einige Stunden in Singapur, muss dafür die Auslandspauschale von Österreich angesetzt werden.

Wenn Irrtümer zu Fehlern führen

Dass in der Praxis falsche oder fehlerhafte Reisekostenabrechnungen vorkommen, ist keine Seltenheit. Wichtig dabei ist, alle Reisedetails auf ihre Korrektheit zu prüfen, um möglichst falsche Angaben zu vermeiden. Denn stellen sich Fehler heraus, führt in manchen Fällen so eine Reisekostenabrechnung zur Kündigung.