Die 10 größten Fehler bei der Reisekostenabrechnung

Das Reisekostenrecht ist kompliziert. Missverständnisse können leicht entstehen und bei der Abrechnung von Reisen sind Fehler oft vorprogrammiert. Damit Sie die größten Fehler vermeiden und bei der Abrechnung der Reisekosten alles richtig machen, haben wir für Sie die 10 größten Irrtümer bei der Reisekostenabrechnung zusammengestellt.

1: Unternehmen kürzen grundsätzlich bei Hotelübernachtungen in Deutschland mit Frühstück den gesamten Erstattungsbetrag für den Mitarbeiter um den Frühstücksabzug in Höhe von 4,80 €.

Die Wahrheit: Es gibt zwei Wege, das Thema Frühstück auf Geschäftsreisen steuerlich zu behandeln: Der Arbeitgeber kann die Reisekostenabrechnung um 4,80 € kürzen (Frühstücksabzug) er kann aber auch den sogenannten in Höhe von 1,57 € vom Auszahlungsbetrag abziehen oder – alternativ – diese Summer als geldwerten Vorteil vom Mitarbeiter versteuern lassen. Der Ansatz des Sachbezugswert in Höhe von 1,57 € bedeutet einen baren Vorteil für den Reisenden in Höhe von 3,23 €. Er darf aber nur angesetzt werden, wenn die Aufwendungen vom Arbeitgeber dienst- oder arbeitsrechtlich ersetzt werden und die Rechnung auf den Arbeitgeber ausgestellt ist.

Welchen Weg ein Unternehmen geht, ob Sachbezugswert oder Frühstücksabzug, ist unter den genannten Voraussetzungen frei wählbar. Die um 3,23 € geringere Erstattung im Falle des Frühstückabzugs kann ein Mitarbeiter nicht bei den Werbungskosten geltend machen- , wie das beispielsweise der Fall ist, wenn ein Unternehmen ein im Vergleich zu den gesetzlichen Sätzen geringeres Kilometergeld  bezahlt.

2: Der Arbeitsgeber ist verpflichtet, dem Arbeitnehmer Übernachtungs- und Verpflegungspauschalen zu bezahlen.

Die Wahrheit: Es gibt keine gesetzliche Pflicht für Unternehmen, Mitarbeitern Übernachtungs- und Verpflegungspauschalen zu bezahlen. Wem keine Pauschalen gewährt werden, kann diese allerdings bei seiner Steuererklärung als Werbungskosten geltend machen. Das gilt seit 2008 aber nicht mehr für Übernachtungspauschalen. Vorgeschrieben ist nur, dass die gesetzlichen Pauschalen steuerfrei sind.

3: Reisekostenabrechnungen müssen unterschrieben sein.

Die Wahrheit: Reisekostenabrechnungen sind laut Gesetz „formfrei“. Das bedeutet, dass sie von niemandem unterschrieben sein müssen, damit sie gültig sind. Es ist darum für eine Reisekostenabrechnung und deren Auszahlung unerheblich, ob eine Unterschrift vorhanden ist.

4: Kosten ohne Beleg lassen sich nicht abrechnen.

Die Wahrheit: Haben Geschäftsreisende für Leistungen keinen Beleg erhalten oder den Beleg verloren, bleiben sie nicht auf den Kosten sitzen. Sie können einen Eigenbeleg schreiben. Damit ist eine ganz normale Kostenabrechnung möglich. Einen Nachteil hat man jedoch nur als vorsteuerabzugsberechtigter Selbständiger oder als Unternehmen: Da es sich bei einem Eigenbeleg nicht um eine ordnungsgemäße Rechnung handelt, ist kein Abzug der Vorsteuer möglich.

5: Versicherungsschutz auf Dienstreisen besteht nur mit einem Reiseantrag.

Die Wahrheit: Ein Reiseantrag ist für den Versicherungsschutz während einer Geschäftsreise unerheblich. Es besteht während einer Geschäftsreise ein Versicherungsschutz über den Arbeitgeber – unabhängig vom Reiseantrag.  Ein Unfall auf Dienstreise ist dabei gleichzusetzen mit einem Arbeitsunfall.

6: Jede geschäftliche Reise ist eine Geschäftsreise.

Die Wahrheit: Fahrten zur „regelmäßigen Arbeitsstätte“ sind keine Dienstreisen. Mitarbeiter dürfen für solche Fahrten keine steuerfreien Pauschalen erhalten. Beispiel: Wenn ein Mitarbeiter mehr als 46 Mal pro Kalenderjahr von seinem vertraglich vereinbarten Homeoffice in die Niederlassung fährt, sind das keine Dienstreisen, sondern Fahrten zur „regelmäßigen Arbeitsstätte“.

7: Angaben zur Bewirtung müssen direkt auf Restaurantquittungen stehen.

Die Wahrheit: Die Bewirtungsangaben (Ort, Datum, Anlass der Bewirtung, bewirtete Personen) müssen nicht auf der Restaurantquittung stehen, sie können auch auf einem separaten Stück Papier dokumentiert sein. Der Reisende selbst kann dieses Dokument anfertigen und gemeinsam mit der Restaurant-Quittung zur Abrechnung der Reisekosten einreichen.

8: Bewirtungsangaben müssen den Arbeitgeber der bewirteten Person enthalten.

Die Wahrheit: Es ist keine Pflicht, bei den Bewirtungsangaben das Unternehmen zu nennen, für das die bewirtete Person arbeitet. Auf dem Bewirtungsbeleg müssen für die Abrechnung der Reisekosten der Ort, Anlass, Datum und die bewirteten Personen stehen, nicht aber ihr Arbeitgeber. Übersteigen die Bewirtungskosten den Betrag von 150 Euro, so muss das Restaurant eine ordnungsgemäße Rechnung nach §14 UStG ausstellen. Auf dieser Rechnung muss dann das vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmen stehen, das die Rechnung bezahlt, also zum Essen einlädt.

9: Wer auf einer Geschäftsreise zum Essen eingeladen wird oder selbst einen Geschäftspartner einlädt, muss die Mahlzeit von der Verpflegungspauschale abziehen.

Die Wahrheit: Der Gesetzgeber schreibt das nicht vor. Entsprechende Regelungen in Unternehmen sind zulässig, aber nicht gesetzlich vorgeschrieben. Kürzen Unternehmen die Verpflegungspauschale, wenn der reisende Mitarbeiter eingeladen wird oder selbst einen Geschäftspartner einlädt, so müssten sie eigentlich die Abzüge am Ende eines Jahres dokumentieren. Denn der Arbeitnehmer könnte die Abzüge bei seinen Werbungskosten geltend machen.

10: Bei Rückreisen von Auslandsreisen gelten die Pauschalen der Länder, die man durchquert.

Die Wahrheit: Bei Auslandsreisen gelten die Auslandspauschalen des Landes, wo man zuletzt gearbeitet hat. Wer also auf Dienstreise in Italien war und durch die Schweiz nach Deutschland zurückreist, muss für alle Rückreisetage die Auslandspauschalen von Italien ansetzen. Bei der Hinreise erhalten die Reisenden die Pauschale des Landes, das um 24 Uhr Ortszeit erreicht wurde. Ausnahme: Zwischen Abreise und Ankunft liegen 24 Stunden und es wurde dabei nicht übernachtet. Dann wird für die Zeit zwischen Abreise und Ankunft die Auslandspauschale von Österreich genommen – egal, wo man sich auf der Welt bewegt. Beispiel: Wer von Deutschland nach Australien fliegt, unterwegs nicht übernachtet, sich einen halben Tag in Singapur die Beine vertritt, muss dafür die Auslandspauschale von Österreich ansetzen.