Darum bleiben Geschäftsreisen in der hybriden Arbeitswelt wichtig

Social Distancing, verschärfte Einreisebestimmungen, Reisewarnungen: Im März 2020 brachte die Coronapandemie den Reiseverkehr weltweit zum Erliegen. Somit musste auch der persönliche Kontakt auf Geschäftsreisen von heute auf morgen durch digitale Meetings ersetzt werden. Doch während mittlerweile in vielen Lebensbereichen wieder Normalität einkehrt, zeichnen sich in der Arbeitswelt dauerhafte Veränderungen ab: Hybride Arbeitsformen sind das New Normal – was bedeutet das für Dienstreisen?

Sind Dienstreisen heute noch wichtig?

Fakt ist: Auch wenn die Zahl der Dienstreisen durch Corona zurückgegangen ist, erholt sich die Anzahl der geschäftlich Reisenden bereits wieder seit Mitte 2021. Sowohl die Lufthansa als auch die Deutsche Bahn verzeichneten zu diesem Zeitpunkt wieder steigende Zahlen bei den dienstlich gebuchten Reisen.

Warum werden heute weniger Dienstreisen angetreten als früher?

Die Einschränkungen in der Arbeitswelt haben vormals festgelegte Strukturen sowie den Sinn und Zweck einer Dienstreise hinterfragt. Heute prüfen Unternehmen genauer, ob die Anwesenheit vor Ort wirklich notwendig ist. Das hat folgende Gründe:

1. Hybrides Arbeiten

Durch die vermehrte Nutzung des Homeoffice haben sich Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter daran gewöhnt, online mit Kolleginnen und Kollegen in Kontakt zu treten. Über betriebsinterne Kanäle werden Informationen ausgetauscht, Meetings abgehalten und Geschäftspartner “getroffen”.

Hybrides Arbeiten hat starre Strukturen aufgebrochen und quasi über Nacht für flache Hierarchien gesorgt. Seit dem ersten großen Lockdown legen Angestellte Arbeitszeit und -ort selbst fest und pflegen steten Austausch miteinander ‒ wenn auch digital. Die dadurch entstandenen Prozesse ersetzen viele Meetings im wahren Leben.

2. Work-Life-Balance

Angestellten ist eine ausgewogene Balance zwischen Leben und Arbeiten zunehmend wichtig. Durch die lange Zeit im Homeoffice haben sie sich längst daran gewöhnt, Termine, Verpflichtungen und Hobbys auch in die vormals festgelegten Arbeitszeiten zu legen. Das bedeutet für viele eine große Entlastung und geht außerdem mit erhöhter Produktivität einher.

3. Nachhaltigkeit

Nicht zuletzt ist eine Geschäftsreise immer mit dem Verbrauch von Ressourcen verbunden. Wird statt Bahn, Flugzeug oder Auto der digitale Meetingraum genutzt, spart das organisatorischen Aufwand, Kosten, Zeit und Energie.

Dennoch: Persönlicher Austausch bleibt unersetzlich

Klar ist: Die Art des Arbeitens wird sich dauerhaft verändern. Dabei war die Pandemie in vielen Bereichen Katalysator, der die Transformation hin zum flexiblen Arbeiten beschleunigt hat. So hat der weltweite Ausnahmezustand unter anderem bewiesen, dass Meetings häufig keine physische Anwesenheit erfordern, sodass sich beispielsweise lange Auslandsaufenthalte vermeiden lassen, die eine Arbeitserlaubnis erfordern.  Dennoch ist der persönliche Wert solcher Treffen umso deutlicher geworden ‒ denn wie auch das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie herausstellt, bietet der direkte Kontakt zahlreiche Vorteile:

• Kollegen kennenlernen: Im persönlichen Kontakt ist ein Kollege wesentlich besser einzuschätzen als rein digital. Nicht nur mögliche Missverständnisse können so geklärt werden. Es entsteht auch ein Gefühl für den gemeinsamen Umgang miteinander.
• Sozialer Austausch: In der langen Zeit im Homeoffice haben vielen Angestellten gelegentliche Unterhaltungen mit Kollegen gefehlt ‒ auch wenn diese online verfügbar waren. Persönliche Gespräche in Echtzeit mit erkennbarer Mimik werden daher heute besonders wertgeschätzt.
• Fachwissen erweitern: Ist der Geschäftspartner mit dem spezifischen Know-how nicht greifbar, werden viele Punkte nur oberflächlich geklärt. Trifft man sich dann persönlich, ist ein intensiver Austausch möglich, der beiden Seiten neue Erkenntnisse liefert.
• Ideen entwickeln: Im persönlichen Gespräch mit anderen entstehen wesentlich mehr Ideen, als wenn ein Angestellter allein im Homeoffice über etwas nachdenkt. Insbesondere aus diesem Grund werden nach wie vor häufig Meetings abgehalten.

Hinzu kommen Termine, die sich nur vor Ort durchführen lassen – wie beispielsweise Qualitätsprüfungen bei Zulieferbetrieben oder auch das Onboarding neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Um dies garantieren zu können, sind sowohl Geschäftsreisen als auch Bürozeiten Pflicht.

Fachkräftemangel verstärkt Dienstreisetätigkeit

Besonders in Deutschland wird eine weitere Entwicklung dafür sorgen, dass Unternehmen weiterhin auf Geschäftsreisen setzen: Der durch den demografischen Wandel verstärkte Fachkräftemangel verschärft den Talentwettbewerb.

Da Unternehmen also Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen mit spezifischen Fähigkeiten in ganz Deutschland oder auch weltweit beschäftigen müssen, werden diese nach wie vor Geschäftsreisen antreten. Nicht nur um ihre Geschäftspartner zu treffen ‒ sondern auch, um Vorgesetzte und Kollegen kennenzulernen.

Was bedeuten hybride Arbeitsformen für HR?

Die HR-Abteilungen der Unternehmen sorgen dafür, die notwendigen Prozesse und Strukturen für hybride Arbeitsmodelle zu schaffen. Für die reibungslose Zusammenarbeit – egal ob im Büro oder von zu Hause – braucht es vor allem die passende Kommunikations- und Kollaborationssoftware.

Je nach aktuellem Stand heißt das für Personaler häufig, im ersten Schritt die eigene Abteilung zu digitalisieren. Nur so ist es möglich, Arbeitszeiten, Abwesenheiten und vieles mehr ortsunabhängig erfassen zu können. Corona hat dabei an vielen Stellen noch einige Schwachstellen offenbart. Der Digitalisierungsschub, den die Pandemie in vielen Unternehmen und insbesondere in den HR-Abteilungen ausgelöst hat, kommt in Anbetracht dessen nicht überraschend.

Wenngleich in Zukunft persönliche Treffen zum Teil durch virtuelle Meetings ersetzt werden können, bleiben Geschäftsreisen weiterhin ein wichtiger Aufgabenbereich der HR-Verantwortlichen. Auch hier sorgt die Digitalisierung für eine Veränderung der Workflows.

Wie erleichtert HR-Software das geschäftliche Reisen?

Durch die Umstellung auf digitale Belege ist es zum Beispiel mithilfe einer Reisekostenabrechnung-Software möglich, Buchungsprozesse unkompliziert und von überall aus durchzuführen. Vorgesetzte und Geschäftsführende haben dank digitaler Lösungen so stets den vollständigen Überblick der anfallenden Kosten.

Durch den Wegfall der Zettelwirtschaft werden zudem nicht nur Personaler entlastet. Auch für die Mitarbeiter ist das Einreichen der Belege mithilfe digitaler Tools deutlich einfacher und zeitsparender. Der Überblick über die aktuelle Höhe der Reisekostenpauschale und der Sachbezugswerte gelingt so mit nur wenigen Klicks. Im besten Fall kann die Reisekostenabrechnung dank moderner Softwarelösungen sogar bereits auf der Rückfahrt in der Bahn erledigt werden.

Geschäftsreisen bleiben wichtig ‒ trotz digitaler Lösungen

Corona hat die Arbeitswelt nachhaltig verändert – und bereits vorhandene Trends verstärkt, die sich durch den demografischen Wandel und den daraus resultierenden Fachkräftemangel schon vor der Pandemie abgezeichnet haben. Einer davon ist Hybrides Arbeiten. Um dieses moderne Arbeitsmodell dauerhaft zu integrieren, ist eine konsequente Digitalisierung der HR notwendig. Doch die dadurch entstandene Flexibilisierung der Arbeitswelt wird nicht dafür sorgen, dass Geschäftsreisen entfallen werden. Im Gegenteil: Ihr Mehrwert wird im hybriden Zeitalter deutlich stärker wahrgenommen werden.